項(xiàng)目投標(biāo)管理制度

1、項(xiàng)目投標(biāo)管理制度1 目的為規(guī)范項(xiàng)目投標(biāo)、投標(biāo)文件制作檢查、投標(biāo)保證金的繳納、退回、項(xiàng)目方案的制作檢查流程，明確各環(huán)節(jié)的工作職責(zé)，特制定本制度。2 適用范圍 公司所有的項(xiàng)目投標(biāo)和項(xiàng)目方案的制作。3 定義3.1 投標(biāo)：是指法定代表人或者項(xiàng)目授權(quán)人等相關(guān)人員在項(xiàng)目開標(biāo)日，攜帶投標(biāo)文件、公司證件等資料，參與采購(gòu)方（含政府采購(gòu)中心或招標(biāo)代理公司）組織的開標(biāo)過程。3.2投標(biāo)文件：指按照采購(gòu)方發(fā)出的招標(biāo)文件的要求，制作、準(zhǔn)備的投標(biāo)文書、公司資料及其它所有要求提交的資料。4 職責(zé)4.1業(yè)務(wù)拓展部業(yè)務(wù)人員：A.按照項(xiàng)目信息采集表的要求，通過與采購(gòu)方溝通獲取、現(xiàn)場(chǎng)勘察等方式，提供相應(yīng)的信息資料給標(biāo)書制作員；B.根

2、據(jù)標(biāo)書制作員的要求，及時(shí)補(bǔ)充相關(guān)的準(zhǔn)確信息。C.負(fù)責(zé)招標(biāo)項(xiàng)目的報(bào)名（需要報(bào)名時(shí)）。參與開標(biāo)，必要時(shí)作為公司的授權(quán)代表參加開標(biāo)。D.負(fù)責(zé)投標(biāo)保證金退還手續(xù)的辦理。E.項(xiàng)目中標(biāo)后，主導(dǎo)與業(yè)主方簽訂項(xiàng)目合同。F.項(xiàng)目運(yùn)作總結(jié)。G.若項(xiàng)目中標(biāo)，協(xié)助運(yùn)營(yíng)部項(xiàng)目進(jìn)場(chǎng)（主要是與業(yè)主方的銜接協(xié)調(diào)）。5.2 業(yè)務(wù)拓展部標(biāo)書制作員：A.根據(jù)項(xiàng)目的具體情況，向業(yè)務(wù)員提供項(xiàng)目信息采集表。B.了解當(dāng)?shù)氐淖畹凸べY標(biāo)準(zhǔn)和社會(huì)保險(xiǎn)繳納標(biāo)準(zhǔn)，為項(xiàng)目報(bào)價(jià)收集素材。C.根據(jù)項(xiàng)目開標(biāo)的各時(shí)間節(jié)點(diǎn)，組織投標(biāo)文件的制作?；驹瓌t是在開標(biāo)日前兩個(gè)工作日完成標(biāo)書的制作和裝訂（特殊情形如采購(gòu)變更等情況除外）。對(duì)于項(xiàng)目方案的制作，要在業(yè)務(wù)員要求

3、日期的前兩天，完成電子文檔的定稿。D.根據(jù)制作投標(biāo)文件和項(xiàng)目方案的需要，技術(shù)方案制作人員或者報(bào)價(jià)人員，要親臨作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行勘察，確保技術(shù)方案有針對(duì)性，能有效決解作業(yè)區(qū)域?qū)嶋H存在的問題，使技術(shù)文件和報(bào)價(jià)貼合實(shí)際（報(bào)價(jià)基準(zhǔn)由業(yè)務(wù)員提供業(yè)主預(yù)算為基準(zhǔn)）。E.投標(biāo)保證金匯出手續(xù)的辦理，退還的跟進(jìn)和協(xié)調(diào)。F.投標(biāo)時(shí)所需要的公司原件借出、移交和歸還手續(xù)的辦理。在開標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)，投標(biāo)授權(quán)代表人要做好公司原件與開標(biāo)組織方的移交，收回時(shí)要現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)原件的數(shù)量、是否完整或損壞。G.項(xiàng)目中標(biāo)后，根據(jù)運(yùn)營(yíng)部的需要，整理好相關(guān)的資料給運(yùn)營(yíng)部，以方便運(yùn)營(yíng)部的進(jìn)場(chǎng)準(zhǔn)備工作。H.項(xiàng)目總結(jié)。4.3 財(cái)務(wù)部A.項(xiàng)目投標(biāo)報(bào)名費(fèi)、投標(biāo)保證金的

4、支付。B.投標(biāo)保證金退還的確認(rèn)。C.中標(biāo)服務(wù)費(fèi)的支付D.履約保證金的支付。E.履約保證金退還的確認(rèn)。F.投標(biāo)文件、項(xiàng)目方案制作及投標(biāo)過程中發(fā)生費(fèi)用的支付或者報(bào)銷。G按月收取業(yè)主方支付的保潔作業(yè)服務(wù)費(fèi)。4.4 運(yùn)營(yíng)部A.項(xiàng)目中標(biāo)后，履約保證金支付手續(xù)的辦理及退還手續(xù)的辦理和跟進(jìn)。B.向業(yè)務(wù)拓展部提交進(jìn)場(chǎng)需要的資料清單。C.組織項(xiàng)目進(jìn)場(chǎng)，項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)。D.關(guān)注業(yè)主對(duì)環(huán)衛(wèi)現(xiàn)場(chǎng)要求的更新，爭(zhēng)取多獲得先進(jìn)標(biāo)段等榮譽(yù)證書。4.5 綜合管理部A.保存公司所有的證照、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書、業(yè)績(jī)合同、中標(biāo)通知書等資料的原件。B.對(duì)保存的公司原件進(jìn)行臺(tái)帳管理，對(duì)于需年檢和有有效期的，要在臺(tái)帳中注明到期時(shí)間，并根據(jù)各證照

5、年審、換證所需要的時(shí)間，提前做好各證照的年檢和換證工作，確保所有公司證照都處在有效期內(nèi)。車輛行駛證的年檢，由使用部門自行負(fù)責(zé)。C.原件的借出和歸還登記、查驗(yàn)等管理工作。5 工作內(nèi)容5.1 項(xiàng)目方案5.1.1 獲取項(xiàng)目信息業(yè)務(wù)員根據(jù)所獲取的信息，填寫項(xiàng)目信息采集表，并注明方案需要完成的時(shí)間，經(jīng)業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人簽字審核后，發(fā)給標(biāo)書制作員。標(biāo)書制作人員對(duì)項(xiàng)目信息采集表進(jìn)行核對(duì)，對(duì)于信息遺漏或不完整、不清楚的，與業(yè)務(wù)員溝通及時(shí)補(bǔ)充完整。5.1.2 作業(yè)區(qū)域的現(xiàn)場(chǎng)勘察業(yè)務(wù)員要對(duì)作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行勘察，若業(yè)務(wù)員認(rèn)為有必要讓標(biāo)書制作人員進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)勘察的，業(yè)務(wù)部可邀請(qǐng)相關(guān)人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)勘察，所產(chǎn)生的費(fèi)用由業(yè)務(wù)承包費(fèi)用中承擔(dān)

6、?？辈飕F(xiàn)場(chǎng)時(shí)應(yīng)詳細(xì)填寫現(xiàn)場(chǎng)勘察記錄表。5.1.3 項(xiàng)目方案的制作標(biāo)書制作人員收到業(yè)務(wù)員的項(xiàng)目信息采集表和現(xiàn)場(chǎng)勘察記錄表后，確認(rèn)信息收集和現(xiàn)場(chǎng)勘察的信息全面、完整。開始制作項(xiàng)目方案。 A.根據(jù)業(yè)務(wù)部要求的時(shí)間，填寫標(biāo)書、方案制作進(jìn)度跟蹤表，確保方案制作穩(wěn)步推進(jìn)。B.投標(biāo)主管每天確認(rèn)方案制作的實(shí)際進(jìn)展是否與標(biāo)書、方案制作進(jìn)度跟蹤表計(jì)劃的進(jìn)度一致，一旦方案制作受阻或者滯后，應(yīng)立即解決。要求方案電子版本最終定稿日期，比業(yè)務(wù)員要求的日期至少提前兩天。 C.方案的制作中，所有用到的掃描電子文檔，必須采用彩色掃描，圖片應(yīng)清晰、完整。同類的掃描文檔前面，必須編輯所放文檔的目錄，如在放置公司榮譽(yù)證書掃描件前，先

7、編輯所要放置榮譽(yù)證書的目錄，圖片放置順序與目錄順序一致。文檔的編排序號(hào)，按照ISO：9001質(zhì)量管理體系中關(guān)于文件編寫序號(hào)規(guī)則要求編排，如1、1.1、1.2；2、2.1、2.2.方案成型時(shí)，商務(wù)部分、技術(shù)部分和報(bào)價(jià)部分，正文內(nèi)容選用12號(hào)宋體字，標(biāo)題選用18號(hào)宋體加粗字體，副標(biāo)題選用16號(hào)宋體加粗字體。D.方案電子文本的檢查分為三個(gè)層次：自查、互查和總查。自查：就是負(fù)責(zé)商務(wù)、技術(shù)、報(bào)價(jià)的人員，對(duì)自己所負(fù)責(zé)制作的內(nèi)容進(jìn)行自檢、自糾。互查：就是自己檢查別人制作的內(nèi)容，即商務(wù)負(fù)責(zé)人檢查報(bào)價(jià)內(nèi)容，技術(shù)負(fù)責(zé)人檢查商務(wù)內(nèi)容，報(bào)價(jià)負(fù)責(zé)人檢查技術(shù)內(nèi)容?？偛椋悍桨傅碾娮游母宄尚秃?，對(duì)完整的方案進(jìn)行檢查?？偛橛赏?/p>

8、標(biāo)主管進(jìn)行。E.檢查記錄 互查和總查的結(jié)果，要詳細(xì)記錄在標(biāo)書、方案檢查記錄表中，檢查人和責(zé)任人都需簽名確認(rèn)。對(duì)于檢查發(fā)現(xiàn)的問題，相應(yīng)的負(fù)責(zé)人要立即進(jìn)行糾正。 F.方案經(jīng)審核后，交標(biāo)書制作員打印裝訂。5.1.4 方案的打印和裝訂 A.方案批量打印裝訂前，應(yīng)先打印一份，進(jìn)行檢查：a.有無空白頁。b.版面是否完整，紙張是否有褶皺。c.頁碼是否完整。d.打印顏色是否正常，紙質(zhì)是否符合要求。e.以上各項(xiàng)均符合要求，再根據(jù)需要的份數(shù)進(jìn)行打印。B.業(yè)務(wù)員要對(duì)方案詳細(xì)閱讀，以方便回答業(yè)主方針對(duì)方案提出的問題。5.2 投標(biāo)文件5.2.1 投標(biāo)信息的獲取 對(duì)于業(yè)務(wù)部前期跟進(jìn)、運(yùn)作的項(xiàng)目，業(yè)務(wù)員要在即將掛網(wǎng)公示的前

9、夕，通知標(biāo)書制作員具體掛網(wǎng)公示時(shí)間，以方便跟進(jìn)。5.2.2 項(xiàng)目報(bào)名A.項(xiàng)目掛網(wǎng)后，標(biāo)書制作員要根據(jù)報(bào)名的截止日期，立即與部門領(lǐng)導(dǎo)溝通確定授權(quán)代表，并根據(jù)招標(biāo)公告的要求準(zhǔn)備報(bào)名所需要的資料。 B.如果報(bào)名需要帶相關(guān)的原件，由標(biāo)書制作員向管理部辦理原件借出手續(xù)：借出原件的名稱、份數(shù)、使用地點(diǎn)、使用人、借出日期等，借出經(jīng)辦人和借證人均需簽字存檔。C.標(biāo)書制作員在郵寄原件給業(yè)務(wù)員時(shí)，應(yīng)附上原件清單和份數(shù)，并簽名，且預(yù)留業(yè)務(wù)員簽收和回寄簽名的位置。D.業(yè)務(wù)員收到報(bào)名資料和所需要的原件后，立即報(bào)名購(gòu)買招標(biāo)文件。招標(biāo)文件分為紙質(zhì)文件和電子文檔，業(yè)務(wù)員收到電子文檔后，應(yīng)第一時(shí)間發(fā)給投標(biāo)主管。在報(bào)名資料快遞來

10、不及的情況下，投標(biāo)主管可安排人員把資料送去報(bào)名。5.2.4 投標(biāo)文件制作5.2.4.1制作標(biāo)書、方案制作進(jìn)度跟蹤表 A.投標(biāo)主管根據(jù)招標(biāo)文件上注明的開標(biāo)日期，填寫標(biāo)書、方案制作進(jìn)度跟蹤表，要求標(biāo)書電子版本最終定稿日期，比開標(biāo)日期至少提前兩個(gè)工作日。B.投標(biāo)主管每天確認(rèn)標(biāo)書制作的實(shí)際進(jìn)展是否與標(biāo)書、方案制作進(jìn)度跟蹤表計(jì)劃的進(jìn)度一致，一旦方案制作受阻或者滯后，應(yīng)立即解決。確保標(biāo)書制作穩(wěn)步推進(jìn)。5.2.4.2閱讀招標(biāo)文件在收到業(yè)務(wù)員的招標(biāo)文件后，負(fù)責(zé)商務(wù)、技術(shù)和報(bào)價(jià)的人員應(yīng)人手一份，認(rèn)真閱讀招標(biāo)文件。6.2.4.3標(biāo)書的制作要求A.標(biāo)書商務(wù)負(fù)責(zé)人員要特別關(guān)注：a.對(duì)參與投標(biāo)公司的資質(zhì)要求、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)中

11、商務(wù)部分的要求。b.投標(biāo)保證金的數(shù)量、到賬日期要求、匯款要求。c.需要帶到開標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)的原件。d.授權(quán)委托書、法人身份證明書、開標(biāo)一覽表、承諾書等證明材料的封裝要求、提交方式。E.標(biāo)書正、副本的份數(shù)、裝訂方式、密封要求等。f.其它與商務(wù)標(biāo)制作有關(guān)的要求。g.投標(biāo)保證金的匯出，商務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)投標(biāo)保證金匯出手續(xù)的辦理，并跟進(jìn)到賬情況。 B. 標(biāo)書技術(shù)負(fù)責(zé)人要特別關(guān)注：a. 車輛的數(shù)量和排班要求；人員的數(shù)量和排班要求。b. 車輛、人員作業(yè)時(shí)間的要求。c. 作業(yè)內(nèi)容的要求d. 作業(yè)質(zhì)量的要求。e. 道路情況的說明和現(xiàn)場(chǎng)勘察資料。f. 關(guān)于作業(yè)和管理、質(zhì)量的要求。g. 其他與技術(shù)標(biāo)制作有關(guān)的要求。 C.標(biāo)書

12、報(bào)價(jià)負(fù)責(zé)人要特別關(guān)注：a. 要求的人員、車輛數(shù)量。b. 車輛作業(yè)時(shí)間、人工保潔時(shí)間的要求。c. 工人待遇、福利的要求。d. 作業(yè)質(zhì)量的要求。e. 其他與報(bào)價(jià)有關(guān)的要求。5.2.4.3標(biāo)書制作中所有用到的掃描電子文檔，必須采用彩色掃描，圖片要清晰、完整。同類的掃描文檔前面，必須編輯所放文檔的目錄，如在放置公司榮譽(yù)證書掃描件前，先編輯所要放置榮譽(yù)證書的目錄。圖片放置順序與目錄順序一致。文檔的編排序號(hào)，按照ISO：9001質(zhì)量管理體系中關(guān)于文件編寫序號(hào)規(guī)則的要求編排，如1、1.1、1.2；2、2.1、2.2.方案成型時(shí)，商務(wù)部分、技術(shù)部分和報(bào)價(jià)部分，正文內(nèi)容選用12號(hào)宋體字，標(biāo)題選用18號(hào)宋體加粗字

13、體，副標(biāo)題選用16號(hào)宋體加粗字體。5.2.4.4標(biāo)書的檢查標(biāo)書的檢查分為電子文檔的檢查和紙質(zhì)文檔的檢查兩部分A. 標(biāo)書電子文檔的檢查 電子文本的檢查分為三個(gè)層次：自查、互查和總查。自查：就是負(fù)責(zé)商務(wù)部分、技術(shù)部分、報(bào)價(jià)部分的人員，對(duì)自己所負(fù)責(zé)制作的內(nèi)容進(jìn)行自檢、自糾?；ゲ椋壕褪亲约簷z查別人制作的部分，即商務(wù)負(fù)責(zé)人檢查報(bào)價(jià)部分，技術(shù)負(fù)責(zé)人檢查商務(wù)部分，報(bào)價(jià)負(fù)責(zé)人檢查技術(shù)部分。總查：方案的電子文稿成型后，對(duì)完整的方案進(jìn)行檢查?？偛橛赏稑?biāo)主管進(jìn)行。B. 檢查記錄 互查和總查的結(jié)果，要詳細(xì)記錄在標(biāo)書、方案檢查記錄表中，檢查人和責(zé)任人都需簽名確認(rèn)。對(duì)于檢查發(fā)現(xiàn)的問題，相應(yīng)的負(fù)責(zé)人要立即進(jìn)行糾正。5.2.

14、4.5標(biāo)書的打印投標(biāo)主管安排專人負(fù)責(zé)標(biāo)書的打印，并安排相應(yīng)的人員協(xié)助。A.紙質(zhì)文檔的檢查a.有無空白頁。b.版面是否完整，紙張是否有褶皺。c.頁碼是否完整。d.打印顏色是否正常，紙質(zhì)是否符合要求。e.以上各項(xiàng)均符合要求，再根據(jù)需要的份數(shù)進(jìn)行打印。B.標(biāo)書的簽字、蓋章a. 在彩色打印的標(biāo)書的每一頁進(jìn)行蓋章。b. 在蓋章的同時(shí)，把需要授權(quán)代表和法人簽字的地方按順序簽字。簽字的地方，要加蓋公章。c. 簽完字、蓋好章后，要逐頁的再檢查一次，確定無誤后，根據(jù)正、副本數(shù)量的要求進(jìn)行彩色復(fù)印。每本標(biāo)書的封面都要蓋章，并需要蓋騎縫章。以上檢查的結(jié)果記錄在標(biāo)書、方案檢查記錄表中，并簽字確認(rèn)。5.2.4.6標(biāo)書封

15、裝A. 根據(jù)招標(biāo)文件中關(guān)于正本、副本、開標(biāo)一覽表、法人授權(quán)委托書、法人身份證明書等的包裝要求，對(duì)標(biāo)書進(jìn)行包裝。包裝要求方正、整齊、美觀。B. 按照招標(biāo)文件的要求貼上封條。封條的書寫要符合招標(biāo)文件的要求。C. 封套上所有縫的位置，都要蓋上騎縫章。D. 對(duì)于開標(biāo)時(shí)需要的原件，若招標(biāo)文件有包裝的要求，要按要求包裝。若沒有具體要求，包裝要能充分保護(hù)證件。里面要附上原件的清單，包裝外面要貼上公司名稱、項(xiàng)目名稱等信息。5.2.4.7標(biāo)書的運(yùn)輸標(biāo)書和原件的運(yùn)輸時(shí)應(yīng)用行李箱裝好，避免標(biāo)書在箱內(nèi)移動(dòng)。同時(shí)還應(yīng)帶上公章、牛皮紙、封條、雙面膠等物品備用，在標(biāo)書個(gè)別地方運(yùn)輸損壞時(shí)修復(fù)。5.3 開標(biāo)A. 參與開標(biāo)時(shí)，授

16、權(quán)代表應(yīng)至少提前半小時(shí)到達(dá)開標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)，辦理相關(guān)手續(xù)。B. 唱標(biāo)時(shí)，對(duì)各參與單位的報(bào)價(jià)，應(yīng)做好詳細(xì)的記錄。C. 退還原件時(shí)，要當(dāng)場(chǎng)核對(duì)確認(rèn)，防止原件丟失和損壞。在開標(biāo)過程中，授權(quán)代表對(duì)原件負(fù)責(zé)。5.4 原件的退還開完標(biāo)后，授權(quán)代表要把原件還給標(biāo)書制作人。簽收人與授權(quán)代表要當(dāng)面確認(rèn)。簽收人回公司后，將原件還給管理部。管理部經(jīng)辦人確認(rèn)簽收后，需在原件借出記錄表上簽字。5.5 投標(biāo)保證金的退還及履約保證金的支付5.5.1開標(biāo)結(jié)束后，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)跟進(jìn)投標(biāo)保證金的退還，并建立臺(tái)帳跟進(jìn)。對(duì)于沒有中標(biāo)的標(biāo)段，跟進(jìn)人應(yīng)于招標(biāo)結(jié)果公示后第二個(gè)工作日，咨詢投標(biāo)保證金的退還手續(xù)。若需要去現(xiàn)場(chǎng)辦理退還手續(xù)的，則要求業(yè)務(wù)員前去辦理。跟進(jìn)人要及時(shí)與財(cái)務(wù)溝通，確認(rèn)投標(biāo)保證金的到賬情況。5.5.2對(duì)于中標(biāo)的標(biāo)段，若采購(gòu)方要求將投標(biāo)保證金轉(zhuǎn)為履約保證金。則有幾個(gè)原則：a.甲方寫收據(jù)的付款方要是本公司。b.運(yùn)營(yíng)部補(bǔ)寫相同金額的履約保證金付款申請(qǐng)單給財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)做調(diào)賬處理。c.需補(bǔ)交的履約保證金部分，由運(yùn)營(yíng)部辦理支付手續(xù)。5.6 總結(jié)開標(biāo)結(jié)束后，業(yè)務(wù)拓展部要組織總結(jié)。5.6.1中標(biāo)情況的總結(jié)A. 報(bào)價(jià)的比較和分析B. 技術(shù)、商務(wù)亮點(diǎn)的地方和可以繼續(xù)改進(jìn)的地方。C. 把總結(jié)形成記錄。5.6.2 未中標(biāo)情況的總結(jié)A. 未中標(biāo)的原因分析a. 報(bào)價(jià)b. 技術(shù)c. 商務(wù)d. 標(biāo)書裝訂、包裝。e. 其他f. 預(yù)防和改進(jìn)