廣州銘展提供參展準(zhǔn)備工作倒計(jì)時(shí)的計(jì)劃表

1、參展展會(huì)準(zhǔn)備工作倒計(jì)時(shí)的計(jì)劃表（一）個(gè)月前（） 從展覽的規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)、專業(yè)程度、目標(biāo)市場(chǎng)等各方面，綜合專家意見，選定全··年展覽計(jì)劃；（） 與展覽主辦單位或代理公司進(jìn)行聯(lián)系取得初步資料；（） 選定場(chǎng)地（一般而言，首次參加國際大展，較難取得最佳位置）；（） 了解付款形式，考慮匯率波動(dòng)，決定財(cái)務(wù)計(jì)劃。（二）個(gè)月前（） 設(shè)計(jì)展覽結(jié)構(gòu)；（） 取得展覽管理公司的設(shè)計(jì)批準(zhǔn)；（） 選擇并準(zhǔn)備參展產(chǎn)品；（） 與國外潛在客戶及目前顧客聯(lián)絡(luò)；（） 制作展覽宣傳冊(cè)。（三）個(gè)月前（） 以廣告或郵件等進(jìn)行推廣活動(dòng)；（） 確定旅行計(jì)劃；（） 支付展覽場(chǎng)地及其他服務(wù)所須預(yù)先付款；（） 復(fù)查公司的參展

2、說明書、傳單、新聞稿等，并準(zhǔn)備必要的翻譯；（） 安排展覽期間翻譯員；（） 向服務(wù)承包商及展覽組織單位訂購廣告促銷。（四）個(gè)月前（） 繼續(xù)追蹤產(chǎn)品推廣活動(dòng)；（） 最后確定參展樣品，并準(zhǔn)備大量代表本公司產(chǎn)品品質(zhì)及特色的樣品，貼上公司標(biāo)簽，贈(zèng)送給索取樣品的客商；（） 將展位結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)做最后的決定；（） 計(jì)劃訪客回應(yīng)處理程序；（） 訓(xùn)練參展員工；（） 排定展覽期間的約談；（） 安排展覽現(xiàn)場(chǎng)或場(chǎng)外的招待會(huì)；（） 購買外匯。（五）天前（） 將運(yùn)貨文件、展覽說明書及傳單等額外影印本放入公事包；（） 搭乘飛機(jī)至目的地。（六）天前（） 抵達(dá)，飯店登記；（） 視查展覽廳及場(chǎng)地；（） 咨詢運(yùn)輸商，確定所有運(yùn)送物品的抵

3、達(dá)；（） 指示運(yùn)輸承包商將物品運(yùn)送至?xí)?chǎng)；（） 連絡(luò)所有現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)承包商，確定一切準(zhǔn)備就緒；（） 與展覽組織代表連絡(luò)，告知通訊方法；（） 訪問當(dāng)?shù)仡櫩汀?#183;·（七）天前（） 確定所有物品運(yùn)送完成；（） 查看所訂設(shè)備及所有用品的可得性及功能；（） 布置展位；（） 將所有活動(dòng)節(jié)目做最后的決定。（八）天前（） 將攤位架構(gòu)、設(shè)備及用品做最后的檢查；（） 將促銷用品發(fā)送直接分配中心；（） 與公司參展員工、翻譯員等進(jìn)行展覽前最后簡報(bào)。（九） 展覽期間（） 盡早到會(huì)場(chǎng)；（） 開展第一天即將新聞稿送到會(huì)場(chǎng)的記者通訊廳；（） 實(shí)地觀察后盡早預(yù)約明年場(chǎng)地；（） 詳細(xì)記錄每一個(gè)到訪客戶的情況及要求，

4、不要憑事后記憶；（） 對(duì)于沒有把握的產(chǎn)品需求，不要當(dāng)場(chǎng)允諾，及時(shí)回報(bào)總部作出合理答復(fù)，一旦應(yīng)承，必須按質(zhì)按期完成，以取得客戶合作信心；（） 每日與員工進(jìn)行簡報(bào)；（） 每天將潛在商機(jī)及顧客資料送回公司，以便即時(shí)處理及回應(yīng)。（十） 展覽結(jié)束（） 監(jiān)督攤位拆除；（） 處理商機(jī)；（） 寄出感謝卡。（二） 人員安排包括與會(huì)人員安排和展會(huì)工作人員安排兩個(gè)方面。與會(huì)人員安排估算參會(huì)人數(shù)，選擇特邀嘉賓，并作出各類與會(huì)人員的活動(dòng)、住宿、交通、游覽等安排。展會(huì)工作人員安排如果展會(huì)策劃者不擔(dān)任該展會(huì)的項(xiàng)目經(jīng)理，那么最重要的是盡早確定展會(huì)項(xiàng)目經(jīng)理，并讓其參與展會(huì)整體策劃。對(duì)于一個(gè)經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目經(jīng)理來說，由他來指定下面

5、各部門的負(fù)責(zé)人，并確定工作職責(zé)范圍和各個(gè)部門員工人數(shù)是合適的。如果一時(shí)沒有找到項(xiàng)目經(jīng)理的合適人選，那么就有必要根據(jù)展會(huì)工作需要對(duì)各類人員作出一個(gè)大致的安排。待任命項(xiàng)目經(jīng)理時(shí)，還可作適當(dāng)調(diào)整。（三） 場(chǎng)館安排場(chǎng)館安排即確定展會(huì)地點(diǎn)。主要考慮城市區(qū)位、場(chǎng)館容量和配套設(shè)施、出入是否方便、周圍環(huán)境等條件。當(dāng)然，場(chǎng)館的租賃價(jià)格也是一個(gè)需要重點(diǎn)考慮的因素。（四） 費(fèi)用安排要求策劃人員運(yùn)用合理的定價(jià)策略，確定展位價(jià)格和參會(huì)費(fèi)用，力求達(dá)到展會(huì)經(jīng)濟(jì)效益最大化。各項(xiàng)支出則要在保證與會(huì)人員滿意的前提下，堅(jiān)持履行節(jié)約的原則。··需要特別指出的是，對(duì)各種收支費(fèi)用應(yīng)盡可能細(xì)化，以便于掌控。（五） 宣傳

6、策劃在展會(huì)策劃工作中，宣傳策劃非常重要，一定要投入大量的財(cái)務(wù)和精力來做。宣傳策劃的成果最集中地體現(xiàn)在制定一份獨(dú)到的宣傳工作計(jì)劃、設(shè)計(jì)和制作會(huì)刊、制作宣傳冊(cè)和參展商服務(wù)手冊(cè)這幾個(gè)方面。制定宣傳工作計(jì)劃一份優(yōu)秀的宣傳工作計(jì)劃是策劃者對(duì)于媒體和宣傳方式（廣告還是新聞？） 的選擇， 應(yīng)根據(jù)宣傳推出的時(shí)間、頻度和強(qiáng)度以及策劃人與媒體記者、有關(guān)頭面人物的交情等多方面因素優(yōu)化組合后集大成的產(chǎn)物。本書第五章有較多的有關(guān)展會(huì)宣傳的內(nèi)容，其中有一份展覽新聞工作計(jì)劃表可供參閱。會(huì)刊設(shè)計(jì)與制作展覽會(huì)會(huì)刊主要是為展覽作宣傳用，列入?yún)⒄箚挝坏拿Q、地址、電話、聯(lián)系人、產(chǎn)品介紹。會(huì)刊設(shè)計(jì)是展覽會(huì)前期工作的重要組成部分。在會(huì)

7、刊上刊登有關(guān)參展單位的各類廣告，效果相當(dāng)明顯。其設(shè)計(jì)制作主要包括以下幾個(gè)方面：（） 開本。展覽會(huì)會(huì)刊一般設(shè)計(jì)為開本（×） 或（×） 大小。（） 封面設(shè)計(jì)。封面上設(shè)計(jì)有展覽會(huì)的中英文名稱，標(biāo)有“會(huì)刊”、“特刊” 等字樣， 文字色必須與背景色有一定的區(qū)分度，突出而醒目，一般處于封面的中上方位置。同時(shí)可設(shè)計(jì)有展覽會(huì)舉辦日期、舉辦地點(diǎn)以及主辦單位等，這類文字的字體一般要比展覽會(huì)的名稱小一些。整個(gè)封面應(yīng)設(shè)計(jì)成與展覽有關(guān)的內(nèi)容、色彩。（） 內(nèi)容。內(nèi)容部分可包括：序言、目錄、公司簡介、領(lǐng)導(dǎo)賀詞、展位分布圖、參展商索引、參展公司簡介、展會(huì)活動(dòng)、行業(yè)簡訊、廣告插頁等部分。 序言。簡介該展會(huì)的

8、重要性、目的和已取得的成績以及深遠(yuǎn)意義，以及表述期望等內(nèi)容。 公司簡介。主要介紹主辦公司的公司性質(zhì)、經(jīng)營范圍、公司宗旨以及公司地址、聯(lián)系方式等內(nèi)容。 展位分布圖。該部分包括展館立面分布圖、各個(gè)展館平面分布圖（標(biāo)明展位號(hào)、參展企業(yè)所在位子、通道、出入口、洗手間等）。 參展商索引。該部分簡單介紹參展企業(yè)及其所在展館。 參展商名錄。該部分對(duì)參展公司進(jìn)行簡單介紹，包括公司標(biāo)識(shí)、展區(qū)展位號(hào)、公司簡介（公司性質(zhì)、經(jīng)營范圍、公司宗旨、聯(lián)系方式等）。一般國際性展覽應(yīng)中文、英文兩部分都有，以便于國外企業(yè)參考。 展會(huì)活動(dòng)（日程安排）。此部分介紹展會(huì)具體活動(dòng)安排，包括活動(dòng)內(nèi)容、活動(dòng)具體時(shí)間、活動(dòng)地點(diǎn)、主辦承辦單位以

9、及活動(dòng)內(nèi)容簡介。一般活動(dòng)內(nèi)容按順序?yàn)樾侣劙l(fā)布會(huì)、展會(huì)開幕式、展會(huì)活動(dòng)、展商聯(lián)誼會(huì)等。 行業(yè)簡訊。此部分為相關(guān)行業(yè)的行情動(dòng)態(tài)、業(yè)內(nèi)新聞、發(fā)展趨勢(shì)等方面的介紹性文章。 展覽跟蹤調(diào)查表。往往在會(huì)刊的最后部分設(shè)計(jì)這一表格，用來聽取參展商、參觀者對(duì)有關(guān)本次展覽各個(gè)方面的反映。在展覽結(jié)束以后將這張表格反饋到主辦公司，主辦公司則以此作參考，以期改進(jìn)、完善。··實(shí)例：第三屆浙江國際建筑裝飾材料及裝備貿(mào)易博覽會(huì)會(huì)刊“第三屆浙江國際建筑裝飾材料及裝備貿(mào)易博覽會(huì)會(huì)刊” 是為在浙江世界貿(mào)易中心舉行的“第三屆浙江國際建筑裝飾材料及裝備貿(mào)易博覽會(huì)” 設(shè)計(jì)制作并用以介紹該展會(huì)的專刊。會(huì)刊設(shè)計(jì)為×

10、; 開本，共頁，銅版紙彩印本。封面以藍(lán)白為主調(diào)色，封面上方為本屆展會(huì)的標(biāo)識(shí)，基本為黑色， 與背景色形成強(qiáng)烈反差，鮮明而突出。左下部分設(shè)計(jì)為本屆展會(huì)的主辦單位、支持單位、協(xié)辦單位、承辦單位等內(nèi)容，并將一些與展會(huì)相關(guān)的圖片編排在封面的邊角部位，與展覽主題產(chǎn)生聯(lián)系。畫面整體對(duì)比鮮明、醒目，背景和諧統(tǒng)一。內(nèi)容部分：序言。簡介本次展會(huì)的重要性和目的，歷屆展會(huì)所取得的成績，表達(dá)良好期望等內(nèi)容。公司簡介。介紹主辦公司的公司性質(zhì)、經(jīng)營范圍、服務(wù)宗旨、公司規(guī)模以及公司近年來取得的成就和公司地址、聯(lián)系方式等。展位分布圖。該部分包括本次展覽所在地“浙江世界貿(mào)易中心” 展館立面分布圖、各個(gè)展館平面分布圖（標(biāo)明展位號(hào)、

11、參展企業(yè)所在位置、通道、出入口、洗手間等）。參展商索引。該部分以各分館為順序簡單介紹各分館內(nèi)的參展企業(yè)。參展商名錄。該部分為中英文對(duì)照式設(shè)計(jì)。主要對(duì)參展公司進(jìn)行簡單介紹，包括公司標(biāo)識(shí)、展區(qū)展位號(hào)、公司簡介（公司性質(zhì)、經(jīng)營范圍、宗旨、聯(lián)系方式等）。展會(huì)活動(dòng)（日程安排）。該部分介紹本次展會(huì)具體活動(dòng)安排， 按順序?yàn)樾侣劙l(fā)布會(huì)、博覽會(huì)開幕式、建材行業(yè)現(xiàn)場(chǎng)推廣、綠色家裝選材周、 和成套衛(wèi)浴新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、組委會(huì)推薦“浙江裝飾材料指定推薦品牌強(qiáng)”、展覽會(huì)系列嘉獎(jiǎng)項(xiàng)目評(píng)選、年中國室內(nèi)設(shè)計(jì)大賽獲獎(jiǎng)作品巡回展、展商聯(lián)誼晚宴等個(gè)部分組成。每個(gè)部分系統(tǒng)介紹了活動(dòng)內(nèi)容、活動(dòng)具體時(shí)間、活動(dòng)地點(diǎn)、主辦承辦單位以及活動(dòng)內(nèi)容簡

12、介等。宣傳冊(cè)圖片和設(shè)計(jì)制作一本精美的宣傳冊(cè)是一種很好的展會(huì)宣傳方式， 眾所周知， 銷售是從封皮開始的。“宣傳冊(cè)” 可以是一張印在廉價(jià)紙上的散頁傳單，也可以是對(duì)折的有個(gè)封面的傳單或者是色彩豐富的、封面光滑的宣傳冊(cè)。其中應(yīng)包括的關(guān)鍵信息有展會(huì)的主辦者，展會(huì)名稱（主題）、舉辦地點(diǎn)和時(shí)間、哪些人會(huì)參加等。對(duì)宣傳冊(cè)的設(shè)計(jì)者而言，應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn)：（） 宣傳冊(cè)中應(yīng)該有深淺顏色的強(qiáng)對(duì)比。（） 應(yīng)使用簡短、明了的句子。（） 作者自己不能做最后的校對(duì)。如果作者曾經(jīng)犯過一個(gè)錯(cuò)誤，那么他再犯這個(gè)錯(cuò)誤的概率將增加。（） 充分利用圖片，主要的幾幅圖片必須精心制作。（） 變換的字體類型不要超過種。（） 突出注冊(cè)表，并標(biāo)明關(guān)鍵的聯(lián)系方式，如電話號(hào)碼、電子郵件地址、傳真號(hào)碼和其他信息也應(yīng)該包括在注冊(cè)表中。（） 適當(dāng)留空。這樣會(huì)讓眼睛在閱讀的過程中不至于感到疲勞。··參展商服務(wù)手冊(cè)一般情況下，主辦方會(huì)向參展商郵寄“參展商服務(wù)手冊(cè)”。服務(wù)手冊(cè)的內(nèi)容包括：（） 各種供租用的辦公用具的型號(hào)及價(jià)格；（） 展位使用的帷簾、地毯的型號(hào)和價(jià)格；（） 可供使用的服務(wù)人員情況；（） 所有的電力供應(yīng)情況，包括電源要求、照明和電工；（） 關(guān)于熟練工