Word長文檔的制作技巧練習(xí)用

1、Word長文檔的制作技巧在日常使用Word辦公的過程中，長文檔的制作是我們常常需要面臨的任務(wù)。比如營銷報(bào)告、畢業(yè)論文、宣傳手冊、活動(dòng)計(jì)劃等等類型的長文檔。由于長文檔的綱目結(jié)構(gòu)通常比較復(fù)雜，內(nèi)容也較多，如果不注意使用正確的方法，那么整個(gè)工作過程可能是費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且質(zhì)量還不能讓人滿意的。 本部分課程專門討論長文檔的制作的方方面面，在介紹合理制作觀念的同時(shí)，提供長文檔制作過程中有助于提高效率的必備技能，如果你能堅(jiān)持和完成課程中相應(yīng)的練習(xí)，掌握相應(yīng)的方法和技巧，那么相信你以后再面對長文檔的制作任務(wù)時(shí)，將會(huì)倍感輕松。一、應(yīng)用性任務(wù) (一) 如何制作長文檔的綱目結(jié)構(gòu)？ 文檔的綱目結(jié)構(gòu)是評價(jià)文檔好壞的重要標(biāo)

2、準(zhǔn)之一。同時(shí)，若要高效地完成一篇長文檔，文檔的綱目結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)是首先完成的工作，大綱視圖是構(gòu)建文檔綱目結(jié)構(gòu)的優(yōu)秀途徑，在后面的“在大綱視圖中工作”應(yīng)用能力練習(xí)部分，將介紹完成這個(gè)任務(wù)的具體方法。 (二) 如何為長文檔設(shè)置多級(jí)標(biāo)題編號(hào)？ 在樣式部分的課程中，我們曾經(jīng)初步介紹文檔的多級(jí)標(biāo)題編號(hào)。對于長文檔來說，用Word提供的編號(hào)功能來完成任務(wù)就更為必要，因?yàn)檫@比手動(dòng)編號(hào)效率高出不少。在后面的“多級(jí)標(biāo)題編號(hào)”應(yīng)用能力練習(xí)部分，將介紹完成這個(gè)任務(wù)的具體方法。 (三) 如何在文檔中讓插圖自動(dòng)編號(hào)及交叉引用題注？ 為了加強(qiáng)文檔的表達(dá)力，圖文并茂是有效的方法。但是長文檔的圖片可能有很多，難道還是一幅一幅地手動(dòng)

3、添加編號(hào)和題注嗎？不！讓我們充分利用Word的自動(dòng)化功能吧。在后面的“插圖的編號(hào)和交叉引用題注”應(yīng)用能力練習(xí)部分，將介紹完成這個(gè)任務(wù)的具體方法。 (四) 如何為長文檔編制目錄和索引？ 目錄和索引也是長文檔的重要組成部分，利用Word的相應(yīng)功能可以快速高效地制作它們。在后面的“目錄和索引的制作”應(yīng)用能力練習(xí)部分，將介紹完成這個(gè)任務(wù)的具體方法。二、基本應(yīng)用能力練習(xí) 本部分的基本應(yīng)用能力練習(xí)是和上面的應(yīng)用性任務(wù)對應(yīng)的。完成一個(gè)練習(xí)就獲得了相應(yīng)的解決問題的能力，把全部練習(xí)完成之后，綜合運(yùn)用于長文檔的制作過程中，就可以切實(shí)體會(huì)到工作效率的明顯提高。 (一) 合理的工作觀念 在進(jìn)入具體練習(xí)之前，我們先來討

4、論一下長文檔制作的工作觀念。經(jīng)過實(shí)踐證明，一個(gè)不錯(cuò)的做法是：先建立好文檔的綱目結(jié)構(gòu)，然后再進(jìn)行具體內(nèi)容的填充。也許你一直就是使用這個(gè)正確的辦法，但是也許你習(xí)慣想到那里寫到那里。 如果你屬于的第二種情況，那么為了效率和文檔質(zhì)量的提高，請嘗試改變一下工作方式。當(dāng)你發(fā)現(xiàn)先建立好合理的文檔框架，不僅有利于指導(dǎo)自己快速地完成實(shí)際內(nèi)容的寫作，而且也方便了閱讀者的理解時(shí)，我相信你會(huì)接受這個(gè)合理的工作觀念。 (二) 在大綱視圖中工作 在大綱視圖中建立綱目結(jié)構(gòu) 當(dāng)我們完成對一篇文檔的構(gòu)思后，根據(jù)上面提出的工作觀念，最好先把該文檔的綱目框架建立好。下面我們將通過制作一份名為“校園科技節(jié)活動(dòng)計(jì)劃”的文檔，學(xué)習(xí)在大綱

5、視圖中建立文檔綱目結(jié)構(gòu)的基本方法。 該文檔的最終效果文件放在文章末尾的鏈接中，這里可先 下載處理前的文檔?？梢韵却蜷_該文檔看一下綱目結(jié)構(gòu)初步建立后的大致效果，然后我們的任務(wù)就是根據(jù)這個(gè)效果自己再動(dòng)手制作一遍，從而體會(huì)在大綱視圖中制作文檔綱目結(jié)構(gòu)的方便和快捷。 1. 啟動(dòng)Word2003，新建一個(gè)空白文檔，然后單擊Word窗口左下方的“大綱視圖”按鈕(圖 1)，切換到大綱視圖。 圖 12. 切換到大綱視圖后，可以看到窗口上方出現(xiàn)了“大綱”工具欄(圖 2)，該工具欄適專門為我們建立和調(diào)整文檔綱目結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的，大家在后面的使用中將體會(huì)到非常的方便。 圖 2 3. 接下來我們先把一級(jí)標(biāo)題輸入，可以看到輸

6、入的標(biāo)題段落被Word自動(dòng)賦予“標(biāo)題1”樣式(圖 3)，Word為什么會(huì)這樣做呢？原因在于，這節(jié)省了我們用常規(guī)方法處理文檔時(shí)手動(dòng)設(shè)置標(biāo)題樣式的時(shí)間。假設(shè)我們文檔很長，標(biāo)題段落很多的時(shí)候，就很容易體會(huì)到Word這個(gè)自動(dòng)化的好處了。 圖 3 4. 接下來我們把文檔的二級(jí)標(biāo)題輸入，將插入點(diǎn)定位于“參加對象”段落末尾，按下回車后得到新的一段，如果直接輸入你會(huì)發(fā)現(xiàn)Word仍然把它當(dāng)成一級(jí)標(biāo)題，用什么方法告訴Word現(xiàn)在輸入的是二級(jí)標(biāo)題呢？方法一是按下鍵盤“Tab”鍵，方法二是單擊“大綱”工具欄的“降級(jí)”按鈕(圖 4)。執(zhí)行其中任何一個(gè)操作后可以看到段落控制符(就是段落前面的小矩形)向右移動(dòng)一格，表示該標(biāo)

7、題段落降了一級(jí)(圖 5)。 圖 4圖 5 5. 接著輸入“參加對象”的下屬二級(jí)標(biāo)題段落“數(shù)學(xué)系”，回車后Word默認(rèn)新得到的一段為“二級(jí)標(biāo)題”段落，因此我們可以直接輸入“物理系”，用同樣的方法輸入下面的其它系。 6. 進(jìn)行到這里，相信大家可以用相同的方法輸入“活動(dòng)宗旨”、“活動(dòng)時(shí)間安排”等一級(jí)標(biāo)題段落的下屬段落了。請大家參照提供的最終效果文件，把剩余的二級(jí)標(biāo)題段落輸入。當(dāng)然，你會(huì)發(fā)現(xiàn)Word也自動(dòng)為二級(jí)標(biāo)題段落賦予“標(biāo)題2”樣式。在實(shí)際工作中，你也許有更多的標(biāo)題等級(jí)，后面標(biāo)題等級(jí)的處理以此類推，Word內(nèi)置了“標(biāo)題1”到“標(biāo)題9”9個(gè)標(biāo)題樣式，可以處理大綱中出現(xiàn)的一級(jí)標(biāo)題到九級(jí)標(biāo)題，應(yīng)該夠用了

8、吧。 7. 當(dāng)你把所有的二級(jí)標(biāo)題輸入完成后，可以發(fā)現(xiàn)凡是含有下屬標(biāo)題的一級(jí)標(biāo)題段落前面的段落控制符有原來的小矩形變成十字形(圖 6)。 圖 68. 為什么把這些符號(hào)成為段落控制符呢？現(xiàn)在用鼠標(biāo)指針單擊一下“參加對象”前面的段落控制符，可以發(fā)現(xiàn)該段落以及它的下屬段落被選中；雙擊“活動(dòng)主體內(nèi)容”前面的段落控制符，可以看到它的下屬段落被折疊(圖 7)，再雙擊一下又可將其展開。可見這個(gè)小小的符號(hào)，在我們需要進(jìn)行相關(guān)的操作控制時(shí)，為我們帶來了不少方便。 圖 79. 前面提到的“折疊”的一個(gè)用途為，將所有含有下屬標(biāo)題的一級(jí)標(biāo)題段落折疊，我們更容易觀看整個(gè)文檔的一級(jí)標(biāo)題綱要。當(dāng)然，更方便的方法是使用“大綱”

9、工具欄上的“顯示級(jí)別”命令，比如我們想看看文檔的一級(jí)標(biāo)題，則單擊“顯示級(jí)別”下拉按鈕，在彈出的列表中選擇“顯示級(jí)別1”即可(圖 8)。 圖 8 在大綱視圖中調(diào)整綱目結(jié)構(gòu) 上面的學(xué)習(xí)過程我們了解了在大綱視圖中從頭建立文檔綱目框架的基本方法。通常，一篇文檔的綱要建立后，可能還會(huì)調(diào)整修改幾次才能達(dá)到滿意的效果。下面我們就來介紹一下在大綱視圖中調(diào)整修改文檔綱目框架的方法。 1. 還是在上面的案例文件中，假設(shè)我們想把“活動(dòng)宗旨”及其下屬段落移動(dòng)到“參加對象”段落之前。為了讓“活動(dòng)宗旨”及其下屬段落能夠被整體移動(dòng)，于是先雙擊一下它前面的段落控制符，把它折疊起來。同時(shí)，也把“參加對象”段落折疊，這樣可以直接

10、把“活動(dòng)宗旨”整體段落移動(dòng)到“參加對象”一級(jí)標(biāo)題之前。 2. 把它們都折疊好后，單擊“大綱”工具欄的“上移”按鈕(圖 9)，即可完成移動(dòng)(圖 10)。 圖 9 圖 103. 通過這個(gè)操作大家可以體會(huì)一下折疊的好處，同時(shí)類似的移動(dòng)操作，都可以仿照進(jìn)行。 4. 下面來練習(xí)更改級(jí)別的操作?；痉椒椋合冗x中需要更改級(jí)別的段落，然后通過“大綱”工具欄的按鈕操作。 5. 假設(shè)我們想把“校園科技節(jié)活動(dòng)計(jì)劃”段落的級(jí)別改為“正文文本”，以便讓它作為文檔名稱，這樣在后面的多級(jí)標(biāo)題編號(hào)時(shí)，它就不會(huì)被編號(hào)。先選中“校園科技節(jié)活動(dòng)計(jì)劃”段落，然后單擊“大綱”工具欄上的“降為正文文本”按鈕即可(圖 11)。 圖 11

11、6. 其它類似的標(biāo)題的升或降可以仿照操作。 到這里為此，我們初步學(xué)習(xí)了在大綱視圖中建立和調(diào)整文檔綱目框架的基本方法，練習(xí)了各種常見的操作。這部分內(nèi)容的特點(diǎn)是，只要了解了基本操作原理，其它類似的操作均可仿照進(jìn)行。當(dāng)文檔的綱目框架建立和修改好后，我們就可以切換到普通或頁面視圖進(jìn)行具體內(nèi)容的填寫工作了。 但是下面我們還要進(jìn)行一個(gè)練習(xí)，那就是多級(jí)標(biāo)題編號(hào)。我們在樣式課程的最后進(jìn)行過相關(guān)練習(xí)，這里還想提醒大家的是，當(dāng)在大綱視圖中建立好文檔的綱目框架后，由于Word自動(dòng)把標(biāo)題樣式套用于相應(yīng)的標(biāo)題段落中，所以已經(jīng)可以直接為文檔的標(biāo)題編號(hào)了，下面我們介紹一下具體的操作方法。(三) 多級(jí)標(biāo)題編號(hào) 假設(shè)我們的多級(jí)

12、標(biāo)題編號(hào)的目標(biāo)效果為下圖(圖 12) 圖 121. 還是在上面的案例文檔中，選擇菜單“格式項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”命令，打開“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”對話框，選擇“多級(jí)編號(hào)”選項(xiàng)卡，選中第二行第二種編號(hào)方案然后單擊“自定義”按鈕，打開“自定義多級(jí)符號(hào)列表”對話框。 2. 選中“級(jí)別”列表框內(nèi)的“1”，然后選擇編號(hào)樣式為“一、二、三”，在編號(hào)格式框內(nèi)“一”字符之前輸入“第”，之后輸入“部分.”(圖 13)。上面的設(shè)置表示文檔中一級(jí)標(biāo)題段落按“第X部分”格式編號(hào)。 圖 133. 接著選中級(jí)別列表框內(nèi)的“2”，按下圖設(shè)置文檔中二級(jí)標(biāo)題段落的標(biāo)號(hào)格式(圖 14)。 圖 144. 設(shè)置完成后單擊“確定”按鈕，返回文檔編

13、輯窗口，可以看到文檔已經(jīng)根據(jù)我們的自定義格式對標(biāo)題進(jìn)行編號(hào)，實(shí)際外觀效果和前面的目標(biāo)外觀效果是一致的。 5. 編號(hào)完成后，就可以切換到“頁面視圖”，進(jìn)行文檔正文內(nèi)容的填充工作了。 通過這個(gè)編號(hào)練習(xí)，相信大家能夠體會(huì)到使用Word的編號(hào)功能的高效和快捷。由于自定義的操作也比較方便，因此我們可以輕松地制作符合自己個(gè)性的編號(hào)外觀，從而高效地完成工作。值得一提的是，當(dāng)制作的長文檔是頁數(shù)過百的產(chǎn)品手冊、文化出版物等時(shí)，就更能體會(huì)Word編號(hào)功能的高效率了。 (四) 插圖的編號(hào)和交叉引用題注 文檔的綱目框架和多級(jí)標(biāo)題編號(hào)都完成后，就進(jìn)入了正文內(nèi)容的填充工作。在這個(gè)過程中，為了讓文檔更具表達(dá)力，我們可能需要

14、插入很多圖片，比如你正在閱讀的本文，筆者為了大家更容易理解和操作，就插入了很多圖片。 插入圖片之后，隨之而來的工作就是為插圖編號(hào)，用Word的術(shù)語講，針對圖片、表格、公式一類的對象，為它們建立的帶有編號(hào)的說明段落，即稱為“題注”。你在本文中看到的每幅圖片下方的“圖1、圖2”等文字就稱為題注，通俗的說法就是插圖的編號(hào)。 為插圖編號(hào)后，還要在正文中設(shè)置引用說明，比如本文中用括號(hào)括起來的“(圖1)、(圖2)”等文字，就是插圖的引用說明。很顯然，引用說明文字和圖片是相互對應(yīng)的，我們稱這一引用關(guān)系為“交叉引用”。 明白概念以后，下面我們將學(xué)習(xí)如何讓W(xué)ord自動(dòng)為插圖編號(hào)，以及使用Word的“交叉引用”功

15、能，在文檔正文中為插圖設(shè)置引用的說明文字，即“交叉引用題注”。 在進(jìn)行具體的練習(xí)之前，請大家準(zhǔn)備一篇長文檔，以及數(shù)幅圖片，然后跟隨下面的操作步驟一同練習(xí)，這樣可以獲得較好的學(xué)習(xí)效果。 1. 在Word2003中打開你準(zhǔn)備的長文檔，插入點(diǎn)定位于第一張圖片的插入位置，選擇菜單“插入圖片來自文件”命令，找到圖片的存放位置，把第1張圖片插入文檔。 2. 選中這張圖片，再單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇“題注”命令，打開“題注”對話框。假設(shè)我們需要的編號(hào)格式為“圖1、圖2”等，于是單擊“新建標(biāo)簽”按鈕，在彈出的“新建標(biāo)簽”對話框中輸入“圖”，注意不要輸入任何數(shù)字，實(shí)際編號(hào)的數(shù)字Word會(huì)自動(dòng)處理的。輸入

16、完成后單擊“確定”返回“題注”對話框(圖 15)。 圖 153. 由于我們希望每次插入圖片后Word能夠自動(dòng)為插圖編號(hào)，所以單擊“自動(dòng)插入題注”按鈕，在打開的對話框中進(jìn)行設(shè)置。 4. 打開“自動(dòng)插入題注”對話框，在插入時(shí)添加題注列表框中勾選“Microsoft Word圖片”復(fù)選框，然后選擇使用標(biāo)簽為“圖”，默認(rèn)的編號(hào)輸入為“1、2、3”，如果你要更改編號(hào)數(shù)字，可以單擊“編號(hào)”按鈕，在彈出的對話框中進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置完成，單擊“確定”后返回Word編輯窗口。以后插入圖片時(shí)，Word就會(huì)自動(dòng)為它們添加編號(hào)了(圖 16)。同樣的，如果文檔中的表格、公式需要自動(dòng)編號(hào)，這這里勾選對應(yīng)復(fù)選框即可。 圖 16

17、5. 為了便于測試，先把插入的第1張圖片刪去，然后再把它插入進(jìn)來，可以看到Word自動(dòng)在它下方添加了題注“圖1”。 6. 接下來把光標(biāo)定位到第2張圖片的插入位置，插入第2張圖片，也可以看到Word自動(dòng)在它下方添加了題注“圖2”。 7. 把準(zhǔn)備好的其余圖片都插入文檔中，下面我們將練習(xí)使用Word“交叉引用”功能為插圖設(shè)置引用說明。 8. 在正文中需要添加插圖1引用說明的位置輸入“()”，然后將光標(biāo)定位于其中，選擇菜單命令“插入引用交叉引用”命令，打開“交叉引用”對話框，在“引用類型”下拉列表內(nèi)選擇“圖”，在“引用內(nèi)容”下拉列表內(nèi)選擇“只有標(biāo)簽和編號(hào)”，然后在“引用哪一個(gè)題注”列表框內(nèi)選中“圖1”

18、，單擊“確定”后(圖 17)，就設(shè)置好了圖1的引用說明。 圖 179. 這時(shí)“交叉引用”對話框并沒關(guān)閉，我們可以把插入點(diǎn)定位于需要添加圖2的引用說明的位置，然后選中“引用哪一個(gè)題注”列表框內(nèi)的“圖2”，單擊“插入”按鈕即可為圖2添加引用說明。 10. 用同樣的方法為其它插圖在正文中添加引用說明。 11. 文檔中所有插圖的引用說明添加完成后，我們來測試一下使用Word“交叉引用”功能的好處。 12. 先故意刪除文檔中間的某幅圖片，包括它的題注以及引用說明。如果我們先前是用常規(guī)方法手動(dòng)為插圖輸入題注和引用說明，那么現(xiàn)在被刪除的這幅圖片后面的所有插圖的題注和引用說明的編號(hào)就都不對了，需要重新手動(dòng)修改

19、。 13. 不過由于前面我們是使用的是Word自動(dòng)添加題注以及“交叉引用”功能為插圖添加的引用說明，所以現(xiàn)在就只需全選中文檔，按下鍵盤“F9”，Word就可以自動(dòng)更新域，讓后面的題注和引用說明中的序號(hào)自動(dòng)更新為正確狀態(tài)。 如果你對Word域概念比較了解，那么可以很自然地理解Word這個(gè)聰明的功能。如果你是域的初學(xué)者，也許覺得這個(gè)功能比較奇妙，不過恰好可以把這里作為了解Word域的開端，同時(shí)可以初步地把Word的域理解為一種變量，它會(huì)聰明地根據(jù)實(shí)際情況的改變而變化。域是Word的精髓之一，它有著廣泛的應(yīng)用，比如后面將介紹的目錄、索引等，它們的本質(zhì)都是域。(四) 插圖的編號(hào)和交叉引用題注 文檔的綱

20、目框架和多級(jí)標(biāo)題編號(hào)都完成后，就進(jìn)入了正文內(nèi)容的填充工作。在這個(gè)過程中，為了讓文檔更具表達(dá)力，我們可能需要插入很多圖片，比如你正在閱讀的本文，筆者為了大家更容易理解和操作，就插入了很多圖片。 插入圖片之后，隨之而來的工作就是為插圖編號(hào)，用Word的術(shù)語講，針對圖片、表格、公式一類的對象，為它們建立的帶有編號(hào)的說明段落，即稱為“題注”。你在本文中看到的每幅圖片下方的“圖1、圖2”等文字就稱為題注，通俗的說法就是插圖的編號(hào)。 為插圖編號(hào)后，還要在正文中設(shè)置引用說明，比如本文中用括號(hào)括起來的“(圖1)、(圖2)”等文字，就是插圖的引用說明。很顯然，引用說明文字和圖片是相互對應(yīng)的，我們稱這一引用關(guān)系為

21、“交叉引用”。 明白概念以后，下面我們將學(xué)習(xí)如何讓W(xué)ord自動(dòng)為插圖編號(hào)，以及使用Word的“交叉引用”功能，在文檔正文中為插圖設(shè)置引用的說明文字，即“交叉引用題注”。 在進(jìn)行具體的練習(xí)之前，請大家準(zhǔn)備一篇長文檔，以及數(shù)幅圖片，然后跟隨下面的操作步驟一同練習(xí)，這樣可以獲得較好的學(xué)習(xí)效果。 1. 在Word2003中打開你準(zhǔn)備的長文檔，插入點(diǎn)定位于第一張圖片的插入位置，選擇菜單“插入圖片來自文件”命令，找到圖片的存放位置，把第1張圖片插入文檔。 2. 選中這張圖片，再單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇“題注”命令，打開“題注”對話框。假設(shè)我們需要的編號(hào)格式為“圖1、圖2”等，于是單擊“新建標(biāo)簽”按

22、鈕，在彈出的“新建標(biāo)簽”對話框中輸入“圖”，注意不要輸入任何數(shù)字，實(shí)際編號(hào)的數(shù)字Word會(huì)自動(dòng)處理的。輸入完成后單擊“確定”返回“題注”對話框(圖 15)。 圖 153. 由于我們希望每次插入圖片后Word能夠自動(dòng)為插圖編號(hào)，所以單擊“自動(dòng)插入題注”按鈕，在打開的對話框中進(jìn)行設(shè)置。 4. 打開“自動(dòng)插入題注”對話框，在插入時(shí)添加題注列表框中勾選“Microsoft Word圖片”復(fù)選框，然后選擇使用標(biāo)簽為“圖”，默認(rèn)的編號(hào)輸入為“1、2、3”，如果你要更改編號(hào)數(shù)字，可以單擊“編號(hào)”按鈕，在彈出的對話框中進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置完成，單擊“確定”后返回Word編輯窗口。以后插入圖片時(shí)，Word就會(huì)自動(dòng)為它

23、們添加編號(hào)了(圖 16)。同樣的，如果文檔中的表格、公式需要自動(dòng)編號(hào)，這這里勾選對應(yīng)復(fù)選框即可。 圖 165. 為了便于測試，先把插入的第1張圖片刪去，然后再把它插入進(jìn)來，可以看到Word自動(dòng)在它下方添加了題注“圖1”。 6. 接下來把光標(biāo)定位到第2張圖片的插入位置，插入第2張圖片，也可以看到Word自動(dòng)在它下方添加了題注“圖2”。 7. 把準(zhǔn)備好的其余圖片都插入文檔中，下面我們將練習(xí)使用Word“交叉引用”功能為插圖設(shè)置引用說明。 8. 在正文中需要添加插圖1引用說明的位置輸入“()”，然后將光標(biāo)定位于其中，選擇菜單命令“插入引用交叉引用”命令，打開“交叉引用”對話框，在“引用類型”下拉列表

24、內(nèi)選擇“圖”，在“引用內(nèi)容”下拉列表內(nèi)選擇“只有標(biāo)簽和編號(hào)”，然后在“引用哪一個(gè)題注”列表框內(nèi)選中“圖1”，單擊“確定”后(圖 17)，就設(shè)置好了圖1的引用說明。 圖 179. 這時(shí)“交叉引用”對話框并沒關(guān)閉，我們可以把插入點(diǎn)定位于需要添加圖2的引用說明的位置，然后選中“引用哪一個(gè)題注”列表框內(nèi)的“圖2”，單擊“插入”按鈕即可為圖2添加引用說明。 10. 用同樣的方法為其它插圖在正文中添加引用說明。 11. 文檔中所有插圖的引用說明添加完成后，我們來測試一下使用Word“交叉引用”功能的好處。 12. 先故意刪除文檔中間的某幅圖片，包括它的題注以及引用說明。如果我們先前是用常規(guī)方法手動(dòng)為插圖輸

25、入題注和引用說明，那么現(xiàn)在被刪除的這幅圖片后面的所有插圖的題注和引用說明的編號(hào)就都不對了，需要重新手動(dòng)修改。 13. 不過由于前面我們是使用的是Word自動(dòng)添加題注以及“交叉引用”功能為插圖添加的引用說明，所以現(xiàn)在就只需全選中文檔，按下鍵盤“F9”，Word就可以自動(dòng)更新域，讓后面的題注和引用說明中的序號(hào)自動(dòng)更新為正確狀態(tài)。 如果你對Word域概念比較了解，那么可以很自然地理解Word這個(gè)聰明的功能。如果你是域的初學(xué)者，也許覺得這個(gè)功能比較奇妙，不過恰好可以把這里作為了解Word域的開端，同時(shí)可以初步地把Word的域理解為一種變量，它會(huì)聰明地根據(jù)實(shí)際情況的改變而變化。域是Word的精髓之一，它

26、有著廣泛的應(yīng)用，比如后面將介紹的目錄、索引等，它們的本質(zhì)都是域(五) 目錄和索引的制作 通常，長文檔的正文內(nèi)容完成之后，我們還需要制作目錄和索引。 所謂“目錄”，就是文檔中各級(jí)標(biāo)題的列表，它通常位于文章扉頁之后。目錄的作用在于，方便閱讀者可以快速地檢閱或定位到感興趣的內(nèi)容，同時(shí)比較容易了解文章的綱目結(jié)構(gòu)。 所謂“索引”，就是以關(guān)鍵詞為檢索對象的列表，它通常位于文章封底頁之前。索引的作用在于，閱讀者可以根據(jù)相應(yīng)的關(guān)鍵詞，比如人名、地名、概念、術(shù)語等，快速定位到正文的相關(guān)位置，獲得這些關(guān)鍵詞的更詳細(xì)的信息。在我們使用過的中學(xué)數(shù)理化課本中，最后通常都有索引，列出了重要的概念、定義、定理等，方便我們快

27、速查找這些關(guān)鍵詞詳細(xì)信息。 很顯然，如果手動(dòng)為長文檔制作目錄或索引，工作量都是相當(dāng)大的。而且弊端很多，比如當(dāng)我們對文檔的標(biāo)題內(nèi)容更改候，又得再次更改目錄或索引。所以學(xué)習(xí)一下Word的“目錄和索引”功能，掌握自動(dòng)生成目錄和索引的方法，是提高長文檔制作效率的有效途徑之一。 目錄的制作 使用Word2003為文檔創(chuàng)建目錄，最好的方法是根據(jù)標(biāo)題樣式。具體地說，就是先為文檔的各級(jí)標(biāo)題指定恰當(dāng)?shù)臉?biāo)題樣式，然后Word就會(huì)識(shí)別相應(yīng)的標(biāo)題樣式，從而完成目錄的制作。通過前面“在大綱視圖中工作”部分的學(xué)習(xí)，我們已經(jīng)知道，在大綱視圖中創(chuàng)建好文檔的綱目框架時(shí)，Word自動(dòng)為各級(jí)標(biāo)題賦予了樣式。在這種情況下，我們完成正

28、文的輸入后，就可以直接制作文檔目錄了。 下面的練習(xí)我們將提供一個(gè)名為“思科樂器銷售概要(原始文件)”的原始案例文檔，它放在文章末尾的下載鏈接中，由于操作過程學(xué)要用到，所以請大家先去下載好。同時(shí)也建議下載最終效果文件，對學(xué)習(xí)目標(biāo)有個(gè)初步了解之后再進(jìn)行操作，更利于學(xué)習(xí)掌握的效果。 1. 打開“思科樂器銷售概要(原始文件)”案例文檔，由于各級(jí)標(biāo)題運(yùn)用了恰當(dāng)?shù)臉?biāo)題樣式，所以可以直接進(jìn)入創(chuàng)建目錄的步驟了。 2. 文檔目錄通常位于文檔名稱之后，于是將插入點(diǎn)定位于“思科銷售概要”下一段，按下鍵盤“Ctrl+Enter”插入了一個(gè)分頁符，然后在“思科銷售概要”下方適當(dāng)位置輸入“目錄”，設(shè)置為“居中對齊”。 3

29、. 將插入點(diǎn)放在“目錄”下方恰當(dāng)位置，選擇菜單“插入引用索引和目錄”命令，打開“索引和目錄”對話框，選擇“目錄”選項(xiàng)卡(圖 18)。 圖 184. 在這里我們將設(shè)置與創(chuàng)建目錄相關(guān)的內(nèi)容。比如可以單擊“格式”框的下拉箭頭，在彈出的下拉列表中選擇Word預(yù)設(shè)置的若干種目錄格式，通過預(yù)覽區(qū)可以查看相關(guān)格式的生成效果，這里我們選擇“正式”(圖 19)。 圖 195. 單擊“顯示級(jí)別”框的選擇按鈕，可以設(shè)置生成目錄的標(biāo)題級(jí)數(shù)，Word默認(rèn)使用三級(jí)標(biāo)題生成目錄，這也是通常情況，如果你需要調(diào)整，在此設(shè)置即可。這里我們操持默認(rèn)。 6. 單擊“制表前導(dǎo)符”框的下拉箭頭，可以在彈出的列表種選擇一種選項(xiàng)，設(shè)置目錄內(nèi)

30、容與頁號(hào)之間的連接符號(hào)格式，這里默認(rèn)的格式為點(diǎn)線。 7. 完成與目錄格式相關(guān)的選項(xiàng)設(shè)置之后，單擊“確定”按鈕，Word即可自動(dòng)生成目錄(圖 20)。 圖 208. 目錄生成后，也許外觀并不符合我們的要求，在這種情況下，我們可以方便地根據(jù)自己的要求進(jìn)行更改。 9. 假設(shè)我們想把目錄中一級(jí)標(biāo)題文字改為“藍(lán)色”，則進(jìn)行如下操作：用和前面相同的方法進(jìn)入“索引和目錄”對話框，并選擇“目錄”選項(xiàng)卡，單擊“修改”按鈕。如果你的“修改”按鈕是灰色的，則單擊“格式”框的下拉箭頭，在彈出的下拉列表中選擇“來自模板”選項(xiàng)(圖 21)。 圖 2110. 打開“樣式”對話框，由于我們要對目錄中一級(jí)標(biāo)題文字進(jìn)行修改，故選

31、中樣式列表框中的“目錄1”，然后單擊“修改”按鈕(圖 22)，打開“修改樣式”對話框。 圖 2211. 單擊“修改樣式”對話框中的“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“字體”命令(圖 23)，顯示“字體”對話框。通過改對話框把字體顏色改為藍(lán)色即可，然后依次單擊確定，最后會(huì)彈出是否替換所選目錄的詢問，單擊“是”后(圖 24)，目錄中一級(jí)標(biāo)題根據(jù)我們的修改變?yōu)樗{(lán)色。 圖 23圖 2412. 如果有其它的修改要求，可以參照上面的操作方法進(jìn)行。最后，值得注意的是，如果當(dāng)目錄制作完成后又對文檔進(jìn)行了修改，不管是修改了標(biāo)題或正文內(nèi)容，為了保證目錄的絕對正確，請對目錄進(jìn)行更新。操作方法為：將鼠標(biāo)移至目錄區(qū)域單擊

32、右鍵，在彈出的菜單中選擇“更新域”命令，打開“更新目錄”對話框，選擇“更新整個(gè)目錄”單選框，然后單擊“確定”即可更新目錄(圖 25)。 圖 25索引的制作 上面的練習(xí)中我們介紹了目錄的創(chuàng)建、修改與更新，基本包括了目錄制作的常見任務(wù)，接下來我們來進(jìn)行索引的制作。 索引的制作主要包含兩個(gè)步驟：一是對需要?jiǎng)?chuàng)建索引的關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)記，用Word術(shù)語講就是標(biāo)記索引項(xiàng)，這個(gè)步驟我們將告訴Word，我們希望哪些關(guān)鍵詞參與索引的創(chuàng)建；二是調(diào)出“索引和目錄”對話框，通過相應(yīng)的命令創(chuàng)建索引。 1. 還是在上面的案例文檔中，進(jìn)行下面的練習(xí)之前建議保存一下學(xué)習(xí)成果。 2. 需要提前說明一下的是，或許該文檔在實(shí)際工作中并不需要?jiǎng)?chuàng)建索引，下面的操作只是利用它介紹索引創(chuàng)建的方法，我們假設(shè)主要以人名或公司名為關(guān)鍵詞創(chuàng)建索引。 3. 下面進(jìn)行標(biāo)記索引項(xiàng)。在文檔“二、公司”部分找到第一次出現(xiàn)“Ralph Weems”的位置，并選中它，然后