畜牧業(yè)公文管理辦法編寫(xiě)

1、公文管理辦法編寫(xiě)辦公室初審審核批準(zhǔn)日期年 月曰畜牧業(yè)發(fā)展有限公司1 總則1.1 為做好公司各部門(mén)的公文處理工作，提高公文處理工作，加強(qiáng)管理質(zhì)量和效 率，從而使公司規(guī)范化、制度化、公司參照國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法的原 則，結(jié)合本公司實(shí)際，制定本辦法。2 適用范圍2.1 本辦法適用于集 團(tuán) 公司的公文 處理管理工作。2 目的2.1 公司的公文是公司實(shí)施有效管理的公務(wù)文書(shū)， 是上呈下達(dá)， 用以貫徹公司領(lǐng) 導(dǎo)意圖和決策，發(fā)布規(guī)章，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)、布置洽談工作報(bào)告情況，交 流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。2.2 公司總經(jīng)辦是全系統(tǒng)公文處理工作的管理機(jī)構(gòu) ，主要負(fù)責(zé)公司并負(fù)責(zé)指導(dǎo)各 部門(mén)公文處理工作2.3 在公文

2、處理工作中 ，必須嚴(yán)格執(zhí)行公文管理制度的相關(guān)規(guī)定 ，確保公司 秘密的安全。3 公文種類(lèi)3.1 公司常用的公文種類(lèi)3.1.1 決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或撤銷(xiāo) 下級(jí)部門(mén)不適當(dāng)決定事項(xiàng)。3.1.2 通知適用于傳達(dá)公司領(lǐng)導(dǎo)指示及要求各所屬部門(mén)周知、辦理或執(zhí)行的事項(xiàng)，人事 任免、調(diào)動(dòng)及其他實(shí)物性?xún)?nèi)容的傳達(dá)；3.1.3 通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要事項(xiàng)或者情況；3.1.4 報(bào)告適用于上級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作，答復(fù)上級(jí)的詢(xún)問(wèn)；3.1.5 請(qǐng)示下級(jí)向上級(jí)就某一問(wèn)題或事項(xiàng)請(qǐng)求指示與批準(zhǔn)；3.1.6 批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)部門(mén)的請(qǐng)示事項(xiàng) ;3.1.7 意見(jiàn)對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解

3、和處理方法 ;3.1.8 函同級(jí)或與業(yè)務(wù)往來(lái)單位相互之間商洽工作，咨詢(xún)答復(fù)問(wèn)題，向政府有關(guān)部門(mén) 提出請(qǐng)示等。3.1.9 會(huì)議紀(jì)要 適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)；4 辦理4.1 公文一般由發(fā)文單位、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送單位、 正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間、抄送單位等部分組成。4.2 公文辦理分為收文和發(fā)文。 發(fā)文辦理一般包括簽收等級(jí)、 分發(fā)傳閱、 收回存 檔、銷(xiāo)毀等程序；發(fā)文辦法一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、用章、登記、發(fā)送、原 件歸檔銷(xiāo)毀等程序。4.3 公文簽收應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)， 簽收時(shí)須對(duì)來(lái)件嚴(yán)格檢查， 明確無(wú)誤后方可簽字或 蓋章。4.4 收文拆封后應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行認(rèn)真清點(diǎn)， 按

4、內(nèi)部或公開(kāi)文件分類(lèi)登記， 注明收文 日期、標(biāo)題（簡(jiǎn)要內(nèi)容）、來(lái)文單位、密級(jí)等并編號(hào)。4.5 公司人力資源部收文， 存檔一份， 另一份呈送公司領(lǐng)導(dǎo)。 根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)批示 送公司有關(guān)部門(mén)傳閱。4.6 因業(yè)務(wù)需要查閱某文件須經(jīng)人力資源部同意， 必要時(shí)需報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 密級(jí) 高的文件，應(yīng)鎖在保險(xiǎn)柜內(nèi)。4.7 公司正式文件須經(jīng)公司總經(jīng)理簽發(fā)。5 文件格式公司發(fā)文必須填寫(xiě)統(tǒng)一印制的 ?沈陽(yáng)牧源畜業(yè)發(fā)展有限公司發(fā)文稿紙? 。公文由 秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、主題 詞、抄送單位、 印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。 公文表現(xiàn)形式為本公司正式紅 頭文件。公文一律用 A4 紙，頁(yè)

5、面上邊距 3.8 厘米，下邊距 3,4 厘米，左邊距2.8 厘米，右邊距 2.6 厘米，行距 28 磅。文頭占 A4 紙三分之一或五分之二面 積，字體為標(biāo)宋體 67 點(diǎn)。發(fā)文字號(hào)在公司標(biāo)識(shí)下空 2 行，用 3 號(hào)仿宋體字排布。 字號(hào)下 1 行處設(shè)分割線，左右與文頭對(duì)齊，中間加五角星。5.1 辦文時(shí)需注意下列事項(xiàng)和要求：5.1.2 秘密等級(jí)涉及公司機(jī)密的公文，應(yīng)當(dāng)按照有骨干法規(guī)，標(biāo)名密級(jí)，其中?機(jī)密 ?及公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明分?jǐn)?shù)序號(hào)。5.1.3 緊急程度緊急公文應(yīng)該根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明?特急 ?、 ?急件 ? 。5.1.4 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí) 應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)；聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。5

6、.1.5 發(fā)文字號(hào)包括代字、年份、序號(hào)，由辦公室統(tǒng)一編排。5.1.6 上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人姓名。 其中，請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的 姓名和電話(huà)。5.1.7 公文標(biāo)題、正文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要的概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類(lèi)， 一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā) 文單位（使用單位全稱(chēng)版頭專(zhuān)用公文稿紙， 可以不標(biāo)明發(fā)件單位名稱(chēng)） 公文標(biāo)題 不宜過(guò)長(zhǎng)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。公文 標(biāo)題在紅色分隔線下空 2 行，用 2 號(hào)標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回 行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱(chēng)，間距恰當(dāng)。正文用 3 號(hào)仿宋體字，每頁(yè) 22 行，每行 28 個(gè)字，位于主送單位名稱(chēng)下 1 行，每自

7、然段左空 2 字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行或分開(kāi)5.1.8 主送單位指公文的主要受理單位， 應(yīng)當(dāng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)， 統(tǒng)稱(chēng)。隸屬關(guān)系和層 次要分明，標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確，同一性質(zhì)和級(jí)別的單位之間用頓號(hào)，其他用逗號(hào)，最后 一主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)和標(biāo)冒號(hào)。 單位排序按公司有關(guān)文件規(guī)定處理。 主送單位應(yīng)在公 文標(biāo)題下空 1 行，左側(cè)頂格用 3 號(hào)仿宋體標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍用頂格。5.1.9 正文另見(jiàn)本辦法第五章?草擬公文 ?。5.1.10 抄送單位指除主單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位， 應(yīng)當(dāng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)、 統(tǒng)稱(chēng)。抄送單位在主題詞下 1 行；左右各空 1 字，用 3 號(hào)仿送字體標(biāo)識(shí) 抄送， 后標(biāo)冒號(hào)； 抄送

8、單位間用逗號(hào)隔開(kāi)， 回行與冒號(hào)后的抄送單位對(duì)齊； 在最后一個(gè) 抄送單位后標(biāo)句號(hào)。5.1.11 附件公文如有隨文印發(fā)的附件，應(yīng)當(dāng)正在正文之后，成文日期之前注明附件順序 和名稱(chēng)。注明的附件和實(shí)際所附的文件、 材料名稱(chēng)應(yīng)完全一致。 供領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā) 的參考資料要齊全，但不作為文件的附件。附件在正文下空 1 行左空 2 字用 3 號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)附件，后標(biāo)冒號(hào)和名稱(chēng)（如附件 ;1.某某某） ;附件名稱(chēng) 后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào) .附近與正文一起裝訂 ,并在附件左上角第 1 行頂格標(biāo)識(shí) 3 好黑體 字附件有序號(hào)的標(biāo)識(shí)序號(hào)（如；附件 1 ）序號(hào)前后應(yīng)一致。5.1.12 印鑒公文除 ?會(huì)議紀(jì)要 ?外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上

9、報(bào)的公文，有主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位都應(yīng)加蓋印章5.1.13 成文日期以公司負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)， 經(jīng)過(guò)會(huì)議批準(zhǔn)的， 以通過(guò)之日為準(zhǔn)。 聯(lián)合下 發(fā)的公文，發(fā)文單位都應(yīng)加蓋印章。5.1.14 附注公文有附注(需要 說(shuō)明的其他事 項(xiàng))用 3 號(hào)仿宋體字，居左空 2 字圓括號(hào)標(biāo) 準(zhǔn)在成文的日期下一行。5.1.15 主題詞按國(guó)務(wù)院公文主題詞表 及其行業(yè)規(guī)范的主題詞表的要求標(biāo)注主題詞， 外 表詞應(yīng)在主題詞后加注?，以朋別。列在文件尾部分 橫線之上，主題詞用 3 號(hào)黑字體，居左 頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)冒號(hào)；詞目用 3 號(hào)宋體字；主 題詞一般不 超過(guò)5 個(gè)，詞目之間空 1 字。5.2 公文中各組成

10、部 分的標(biāo)識(shí)規(guī)則， 參照國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式 (GB/T9704-1999 ) 國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。6 行文規(guī)則6.1 行文應(yīng)確有必要，注重效用。6.2 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定， 一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。 屬于緊 急報(bào)告事項(xiàng)可以越級(jí)報(bào)告，但不得越級(jí)請(qǐng)示。6.3 公司依據(jù)其職權(quán)范圍、 隸屬關(guān)系和有關(guān)公文處理辦法的規(guī)定， 公司可向其所 屬各部室行文， 可根據(jù)其 業(yè)務(wù)范圍向地方業(yè)務(wù)主管部門(mén)行文，向有關(guān)工商、稅務(wù) 等管理部 門(mén)及施工、 監(jiān)理等單位發(fā)函。6.4 除上級(jí)單位負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外， 不得直接向上級(jí)部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)送 ?請(qǐng) 示 ?、?意見(jiàn) ?和? 報(bào)告 ?。7 發(fā)文辦理7.1 發(fā)文辦理指以

11、公司名義制 發(fā)公文的 過(guò)程，包括草 擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕 印、用印、分 發(fā) 等程序。公司的發(fā)文程序一般為：主辦部門(mén)擬稿一部門(mén)負(fù)責(zé)人及主管領(lǐng)導(dǎo)審核一有 關(guān)部門(mén)會(huì)簽（如需會(huì)簽）一返回該部門(mén)閱知（如有問(wèn)題需要修改，修改后程序 從 頭開(kāi)始）f辦公室主任審核f公司負(fù)責(zé)人簽發(fā)f辦公室編號(hào)、印制f辦公室用印 f辦公室分發(fā)。7.1.2 根據(jù)有關(guān)規(guī)定，公司公文主要 內(nèi)容如下：7.1.3 向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示、 報(bào)告工作。7.1.4 公司機(jī)構(gòu)設(shè)置、職能配置、任免和聘用干部。7.1.5 印發(fā)經(jīng)公司審查通過(guò)的綜合性會(huì)議紀(jì)要、 規(guī)章制度。7.1.6 授予或撤消公司 級(jí)先進(jìn)單位和模范人物 稱(chēng)號(hào)。7.1.7 答復(fù)有關(guān)單位的提

12、問(wèn)。7.1.8 涉外工作的有關(guān)事項(xiàng)。7.1.9 其他需要行文的重要事項(xiàng)。7.2 草擬公文7.2.1 符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。7.2.2 情況屬實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述清楚，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直達(dá)不曲，字 詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。7.2.3 公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文的職權(quán)、與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確 定。7.2.4 擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。7.2.5 人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào) 引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明具體的年、月、日。7.2.6 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為?一、 ? ，第二層為? （一）?

13、，第三層為? 1、?， 第四層為 ?（1） ?。行政規(guī)章規(guī)范性文體：根據(jù)實(shí)際需要，采用章、節(jié)、條、 款、項(xiàng)、目等標(biāo)明層次；副標(biāo)題第一層為 3 號(hào)黑體字，第二層為 3 號(hào)楷體字。7.2.7 應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。7.2.8 文內(nèi)使用簡(jiǎn)稱(chēng)，應(yīng)當(dāng)先用全稱(chēng)并注明簡(jiǎn)稱(chēng)。使用國(guó)際組織外文名稱(chēng)或其 縮寫(xiě)形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。7.2.9 公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、 縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外， 應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯 數(shù)字。7.3 擬制公文7.3.1 凡以公司名義發(fā)文 ,由各部室或車(chē)間擬制的文稿，在送辦公室主任審核 前，由各部

14、室或車(chē)間主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，審核的內(nèi)容為：是否確有發(fā)文的必要； 是否符合國(guó)家方針、政策、法律、法規(guī)的規(guī)定；是否真實(shí)、準(zhǔn)確；是否符合行文 規(guī)則；附件材料是否齊全、完整，內(nèi)容是否符合要求；經(jīng)主辦部門(mén)負(fù)責(zé)人和主管 領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后方可送交辦公室。7.3.2 對(duì)涉及其他部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，應(yīng)在充分協(xié)商并取得一致意見(jiàn)后方 可行文；如有分歧，經(jīng)協(xié)調(diào)仍不能取得一致時(shí)，主辦部門(mén)可以列明各方理?yè)?jù)，提 出建設(shè)性意見(jiàn)，并與有關(guān)部門(mén)會(huì)簽。未經(jīng)協(xié)商一致，如擅自行文，一經(jīng)查實(shí)，公 司有權(quán)責(zé)令糾正或撤消。公文會(huì)簽由主辦部門(mén)負(fù)責(zé)送達(dá)有關(guān)部門(mén)，會(huì)簽過(guò)程一般不得超過(guò) 3 個(gè)工作日公文送交負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)由辦公室主任進(jìn)行審核后方可送

15、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。未經(jīng)辦公室主任審核的文稿， 公司領(lǐng)導(dǎo)不予簽發(fā)。 審核的重點(diǎn)是： 是否需要行文； 辦文程序是否正確； 是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求； 公文格式是否符 合規(guī)定等。經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。聯(lián)合行文一般由主辦部門(mén)先簽署意見(jiàn)，協(xié)辦單位依次會(huì)簽。一般不使用 復(fù)印件會(huì)簽。7.3.6 文件簽發(fā)的權(quán)限為： 以公司名義發(fā)文，統(tǒng)一在主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，由總經(jīng)理或董事長(zhǎng)簽發(fā)。7.3.7 公文正式印制前，辦公室應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否 完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。7.3.8 凡以公司名義發(fā)文的文稿，經(jīng)各主辦部門(mén)負(fù)責(zé)人及主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，一 律送交辦公

16、室主任審核； 未經(jīng)辦公室主任審核的文稿， 公司負(fù)責(zé)人不予簽發(fā)。 如 遇主辦部門(mén)負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)出差等情況，文件簽發(fā)后需履行后續(xù)補(bǔ)簽手續(xù)。7.3.9 辦公室應(yīng)對(duì)公司負(fù)責(zé)人簽發(fā)后的公文進(jìn)行復(fù)核編號(hào)后方可交付打印。公 文的校對(duì)、繕印、用印、分發(fā)由辦公室負(fù)責(zé)完成。8 收文辦理8.1 收文辦理指對(duì)收到的公文的辦理過(guò)程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批 辦、承辦、催辦等程序。8.1.1 報(bào)送公司的公文（包括信件、傳真），必須經(jīng)辦公室統(tǒng)一簽收、登記、 編號(hào)、分發(fā)，不得直接送公司所屬各部室或車(chē)間；公司所屬部門(mén)收到的公文，應(yīng) 送辦公室統(tǒng)一登記處理。 寫(xiě)明公司領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人親收的文件， 由公司領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人或由其指定的代收人拆

17、封8.1.2 公司所屬各單位代表公司參加的重要會(huì)議帶回的文件， 應(yīng)交辦公室登記， 按收文程序處理。如需留存的，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，可留復(fù)印件。8.2 緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說(shuō)明。對(duì)不屬 于本部門(mén)職權(quán)范圍或者不宜由本部門(mén)辦理的， 應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回交辦的部門(mén)， 并說(shuō)明 理由。8.2.1 主批人審批公文時(shí)，對(duì)有具體辦理事項(xiàng)的，應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)、姓名和 審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒(méi)有具體辦理事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。8.2.2 送負(fù)責(zé)人批示件或者交有關(guān)部門(mén)辦理的公文，辦公室要負(fù)責(zé)催辦，做到 緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦。9 公文歸檔9.1 公文辦理完畢，應(yīng)當(dāng)根據(jù)中華人

18、民共和國(guó)檔案法和公司規(guī)定，及時(shí)整 理（立卷）、歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。9.1.1 歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、 特征和保存價(jià)值整理（立卷）， 要保證歸檔公文的齊全、 完整，能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況， 便于保管和 利用。9.1.2 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部門(mén)整理（立卷）、歸檔，其他部門(mén)保存 復(fù)制件或者其他形式的公文副本。9.1.3 歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門(mén)移 交。9.1.4 擬制、修改和簽批公文，書(shū)寫(xiě)及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求 （不能使用純藍(lán)墨水、紅墨水、圓珠筆、鉛筆）。10 公文管理10.1.1 上級(jí)公司的公文，除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批 準(zhǔn)可以翻印。翻印時(shí)應(yīng)當(dāng)注明翻印的公司、日期、人數(shù)和印發(fā)范圍。屬秘密文件 的，按保密法有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。10.1.2 公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)該加蓋印章。10.1.3 公文被撤銷(xiāo)，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起 不產(chǎn)生效力。10.1.4 不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別并經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，可以 銷(xiāo)毀。10.1.5 銷(xiāo)毀秘密公文應(yīng)