如何進(jìn)行ERP系統(tǒng)上線前數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

如何進(jìn)行ERP系統(tǒng)上線前數(shù)據(jù)準(zhǔn)備第一步：搞清楚有哪些數(shù)據(jù)要準(zhǔn)備我們可以簡(jiǎn)單地將ERP實(shí)施所要準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)分為兩大類：即靜態(tài)數(shù)據(jù)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，也可稱為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和事務(wù)數(shù)據(jù)。靜態(tài)數(shù)據(jù)是指開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)所需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如物料基本信息、客戶、供應(yīng)商數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)的科目體系等。其特點(diǎn)是它在整個(gè)數(shù)據(jù)的生命周期中基本保持不變，同時(shí)它是動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)，公司所有業(yè)務(wù)人員通過(guò)調(diào)用靜態(tài)數(shù)據(jù)來(lái)保持同一數(shù)據(jù)在整個(gè)系統(tǒng)中的唯一性。動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)是指每筆業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)產(chǎn)生的事務(wù)處理信息。例如銷售訂單、采購(gòu)訂單、生成指令等。動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)按照時(shí)點(diǎn)來(lái)分，又可以分為期初數(shù)據(jù)和日常數(shù)據(jù)。其中上線時(shí)點(diǎn)的數(shù)據(jù)對(duì)ERP上線前的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備尤其重要，它代表系統(tǒng)在期初上線這樣的時(shí)間點(diǎn)上，公司動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的當(dāng)前狀態(tài)，我們稱其為期初數(shù)據(jù)（或者稱為初始數(shù)據(jù)）。期初數(shù)據(jù)既包括上線時(shí)點(diǎn)所有物料庫(kù)存的數(shù)量、金額，財(cái)務(wù)科目的余額，也包括那些未完未結(jié)的業(yè)務(wù)單據(jù)，象未交貨的銷售訂單、未付款的采購(gòu)訂單等。我們可以將數(shù)據(jù)的分類和數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的先后次序列表，并對(duì)每項(xiàng)數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)一個(gè)收集表，下發(fā)到各部門，摸底調(diào)查。在所有的數(shù)據(jù)中，物料數(shù)據(jù)是數(shù)量最多、分布最廣的。這里所指的物料包含的范圍很廣，既包括原材料、半成品、產(chǎn)成品，也包括設(shè)備、固定資產(chǎn)等。物料分類則是根據(jù)物料的某些屬性對(duì)物料進(jìn)行歸類。所以要首先把工作重心放在物料數(shù)據(jù)準(zhǔn)備上。第二步：制定編碼規(guī)則和完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集在明確有哪些數(shù)據(jù)要準(zhǔn)備后，就可以著手編碼了。實(shí)際上，數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作中最難的是制定編碼規(guī)則，這也是最占用時(shí)間的工作。一個(gè)考慮周全的編碼體系需要跨部門反復(fù)討論。不同的數(shù)據(jù)可能有不同的編碼結(jié)構(gòu)，但必須遵循共同的編碼原則：(1)唯一性必須保證一個(gè)編碼對(duì)象僅被賦予一個(gè)代碼，一個(gè)代碼只反映一個(gè)編碼對(duì)象。(2)實(shí)用性編碼體系應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需求，既充分考慮企業(yè)發(fā)展對(duì)信息編碼的需求、又兼顧企業(yè)的現(xiàn)狀。要從實(shí)用性出發(fā)，掌握好編碼的顆粒度，過(guò)細(xì)的編碼不實(shí)用，過(guò)粗的編碼不管用。(3)統(tǒng)一的編碼結(jié)構(gòu)編碼由一個(gè)或者若干不同分類角度的分類碼構(gòu)成，統(tǒng)一的編碼結(jié)構(gòu)含意如下：任何對(duì)象在其整個(gè)生命周期內(nèi)標(biāo)識(shí)碼保持不變，所有分類碼具有相同的編碼結(jié)構(gòu)。(4)標(biāo)準(zhǔn)化編碼應(yīng)提高標(biāo)準(zhǔn)化程度，充分考慮到與外部環(huán)境的接軌而盡可能與相關(guān)國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相吻合。例如使用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)所確定的行業(yè)分類作為行業(yè)編碼，郵政編碼作為地區(qū)編碼等(5)便于ERP系統(tǒng)處理由于編碼將在計(jì)算機(jī)信息處理系統(tǒng)中得以實(shí)現(xiàn)，故編碼應(yīng)當(dāng)符合數(shù)據(jù)處理的要求，便于用計(jì)算機(jī)處理。(6)易用性編碼應(yīng)盡可能好記易用。所以要在滿足要求的情況下盡可能的短小，常用的編碼應(yīng)盡量避免字母與數(shù)字混合，以提高錄入效率。完成編碼規(guī)則后，依據(jù)編碼規(guī)則逐條確定靜態(tài)數(shù)據(jù)和編碼，從而完成整個(gè)靜態(tài)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理工作。第三步：期初數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和系統(tǒng)上線有了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，就有了ERP運(yùn)行的基礎(chǔ)。但ERP上線后，系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)是不是能夠反映現(xiàn)實(shí)情況，就要看期初數(shù)據(jù)能不能及時(shí)準(zhǔn)確地錄入系統(tǒng)了。由于期初數(shù)據(jù)反映的是上線那個(gè)時(shí)間點(diǎn)的數(shù)據(jù)，因此過(guò)早準(zhǔn)備是沒(méi)有意義的，這些事務(wù)處理數(shù)據(jù)都是動(dòng)態(tài)的，每天都在變化。因此完成期初數(shù)據(jù)準(zhǔn)備需要更精密的時(shí)間表，通常會(huì)這樣安排計(jì)劃。根據(jù)ERP項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度，確認(rèn)上線時(shí)間，并進(jìn)行項(xiàng)目管控。在上線之前一個(gè)月內(nèi)進(jìn)行全面的庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)，并在財(cái)務(wù)上進(jìn)行盤(pán)盈盤(pán)虧處理。盤(pán)點(diǎn)時(shí)使用新的編碼規(guī)則。要求各業(yè)務(wù)部門在上線之前盡可能處理完未結(jié)清的訂單和應(yīng)收應(yīng)付單據(jù)，以減少手工和系統(tǒng)切換的難度，同時(shí)也降低日后對(duì)賬的工作量。在上線之前兩周，集中人力將靜態(tài)數(shù)據(jù)導(dǎo)入或者錄入系統(tǒng)。在上線時(shí)點(diǎn)將庫(kù)存期初、科目余額和未結(jié)單據(jù)錄入系統(tǒng)?？梢晹?shù)據(jù)量的多少適當(dāng)提前或者滯后錄入，但要保持系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)與實(shí)際情況相符。在上線后的一個(gè)月內(nèi)，通過(guò)核對(duì)手工賬和實(shí)物，檢查系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，并查出差異所在，進(jìn)行調(diào)整。數(shù)據(jù)生命周期管理至此，整個(gè)ERP項(xiàng)目上線之前的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備宣告完成。但作為一個(gè)完整的系統(tǒng)，上線還只是ERP應(yīng)用的開(kāi)始。相比前期的痛苦，上線后保持?jǐn)?shù)據(jù)的“純潔”更顯得重要。在系統(tǒng)運(yùn)行期間，還要做到以下幾點(diǎn)。成立專門的編碼維護(hù)部門，根據(jù)編碼規(guī)則添加新的編碼。上線后，需要對(duì)部分業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)程進(jìn)行調(diào)整，以適應(yīng)系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)。應(yīng)用管理員及時(shí)處理系統(tǒng)中的異常數(shù)據(jù)。定期對(duì)數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)完整，在出現(xiàn)數(shù)據(jù)災(zāi)難時(shí)可以恢復(fù)到最近一個(gè)數(shù)據(jù)點(diǎn)，最大限度地減少損失。清理垃圾數(shù)據(jù)和已經(jīng)失效的數(shù)據(jù)。根據(jù)業(yè)務(wù)和管理的需要，增加新的數(shù)據(jù)項(xiàng)或者更改原數(shù)據(jù)定義等。保證數(shù)據(jù)質(zhì)量的方法數(shù)據(jù)質(zhì)量是數(shù)據(jù)的生命，因?yàn)殄e(cuò)誤的數(shù)據(jù)沒(méi)有任何現(xiàn)實(shí)的意義，反而是系統(tǒng)無(wú)法上線或者掉線的導(dǎo)火索。保證數(shù)據(jù)質(zhì)量是時(shí)時(shí)刻刻要做的事情。在這方面，經(jīng)驗(yàn)更顯寶貴，不過(guò)我們還是可以探詢出一些成型的方法。在上線前做數(shù)據(jù)收集時(shí)，要事先做好下發(fā)表格。如果數(shù)據(jù)量較少，可以用Excel模板做表格，并鎖定不允許修改的部分，以利于匯總、排序。如果數(shù)據(jù)量比較大，最好另編一個(gè)小程序，以自動(dòng)控制重復(fù)的數(shù)據(jù)，同時(shí)便于同步檢查。在上線時(shí)，先通過(guò)管理措施減少期初數(shù)據(jù)量，再對(duì)每一條期初數(shù)據(jù)都力保準(zhǔn)確。要盡早對(duì)賬，因?yàn)樵酵韺?duì)賬數(shù)據(jù)的差異越大，越難對(duì)得上。在上線后，要從管理上嚴(yán)格要求業(yè)務(wù)處理與數(shù)據(jù)錄入同步進(jìn)行，不能積壓?jiǎn)螕?jù)一次性補(bǔ)錄。做好以上幾點(diǎn)，可以控制住數(shù)據(jù)質(zhì)量。但不管如何努力，數(shù)據(jù)都不大可能百分百的準(zhǔn)確。我們所談的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確是指數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤率控制在可以接受的范圍之內(nèi)，并逐步求精。企業(yè)要有一套高效的管理制度保證及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理數(shù)據(jù)差異。在ERP實(shí)施期間，企業(yè)要為數(shù)據(jù)的損失做好“買單”的準(zhǔn)備，有時(shí)重復(fù)工作是不可避免的，也可能會(huì)因處理賬實(shí)不符而需要財(cái)務(wù)費(fèi)用。在ERP應(yīng)用期間，短期的對(duì)不上賬，只要是控制在范圍之內(nèi)，就可以接受，俗話說(shuō)“一段濁水、一段清水”，只要堅(jiān)持嚴(yán)格管