第五章 秘書 辦會 工作 會議籌備秘書培訓-文書-事務-會議

第五章 秘書 “ 辦會 ” 的工作 學習目標 思考練習 主要內(nèi)容 知識框架圖 本章小結 通過講解秘書在會議 、 會談 、 會見以及公 務聚 、 會中所從事的事務工作 。 掌握會議及會議要素 ， 掌握工作例會中的 主要程序和原則 ， 能妥善組織小型工作例會； 掌握會見 、 會談的事務工作以及公務儀典 、 宴 請的籌劃和組織工作 、 聚會的設計組織和主持 工作 ， 能夠獨立籌劃小型會見會談事務 ， 獨立 設計組織聚會工作 。 第一節(jié) 會議事務工作 第三節(jié) 公務儀典、宴請活 動中的事務工作 第二節(jié) 會見會談中的事務 工作 第四節(jié) 秘書“辦會”工作 案例 第一節(jié) 會議事務工作 本節(jié)點睛 一、會議及會議要素 二、工作例會中的主要 程序和原則 三、大型會議中的會務 工作 四、會議改革的探討 秘書 “ 辦會 ” 的工作，指的就是秘書辦理會 議事務的工作。所謂 “ 會務 ” ，它是 “ 會議事務 ” 的簡稱，包括會議的籌劃準備、組織服務和 善后落實工作。 一、會議及會議要素 （ 一 ） 會議 會議就是把人們組織起來討論和研究問題 的一種形式。 根據(jù) 現(xiàn)代漢語詞典 的解釋 ， 會議一詞 有兩種含義 ， 一是指有組織有領導地商議事情 的集會 ， 如全體會議 、 廠務會議 、 工作會議 等；二是指一種經(jīng)常商討并處理重要事務的常 設機構或組織 ， 如中國人民政治 協(xié)商會議 、 部長會議等 。 秘書的 會議事務工作指的是第一種含義 。 美國 韋氏新大學詞典 中認為，會議是 “ 一種會晤的行為或過程 ” ，指的也是把眾多的 人員聚集起來討論問題的社會 活動方式。 會議是人類社會歷史發(fā)展的產(chǎn)物，它經(jīng)歷了如 下的演變過程（見圖 5 圖 5會議的演變過程 近代資本主義社會 部落聯(lián)盟 現(xiàn)代社會 部落 奴隸社會 封建社會 氏族社會 發(fā)展成為管理國家和組織公務活動的一種主要形式 氏族處理公共事務的氏族議事會 （二）會議要素 我們不能簡單隨意地將任何一種聚合或會 合都看做是真正意義上的會議。只有具備了構 成會議的十大要素，集體的活動或聚會才能構 成會議。只有明確了構成會議的基本要素，才 便于從整體上把握整個會議的全面工作，以利 于會議的順利進行。 構成會議的十大要素 ， 如表 5 表 5會議的十大要素 序號 會議要素 概念 1 會議名稱 包括：會議主辦單位或會議范圍、議的時間或屆別、會議的主題以及會議的類型。在實際工作中有的是可以被省略的 2 會議時間 包括通知開會的時間、會議開始時間、結束時間、每項議程時間 3 會議地點 指會議的具體地點 序號 會議要素 概 念 4 會議主持者 指主辦部門、主持會議的領導人 5 會議參與者 指會議的出席者、列席者或者因討論具體事項而特別要參會的人員 6 會議議題 會議的主要議題和其他要討論的問題 7 會議的形式 會議進行的具體方式方法，如討論、座談還是協(xié)商 8 會議的文書 包括書面會議通知在內(nèi)的一切會議書面材料 9 會議的結果 會議形成的結論、具體議題的解決辦法、確定的承辦部門以及具體落實步驟 10 會議的費用 小型會議是指用于會議的必要支出 續(xù) 表 （三）會議的不同分類 會議從其產(chǎn)生發(fā)展到現(xiàn)在，已經(jīng)涉及人類 生活的各個方面，包含的內(nèi)容十分廣泛，我們 只能按類概述，從不同的角度，依據(jù)不同的標 準，分出不同的類型。 按照會議的規(guī)模劃分 按照會議的規(guī)模劃分可以分為以下五種（見圖 5- 2）。 圖 5按照會議的規(guī)模劃分的五種會議 1 會議 特大型會議 大型會議 中型會議 小型會議 微型會議 指千人到數(shù)千人至萬人參加的會議 指百人左右到數(shù)百人至千人參加的會議 指數(shù)十人至近百人不等的會議 幾人至十人不等參加的會議 指萬人左右到百萬人參加的會議 按照會議的內(nèi)容含量劃分 按照會議的內(nèi)容含量給會議劃分類型，實 質上是根據(jù)某次會議討論議題的情況來劃分。 依據(jù)這一標準，可將會議分為兩類： 綜合性會議 。 綜合性會議指一次會議要討 論和研究多方面的問題 。 這一類會議往往因為 內(nèi)容含量大 、 涉及面廣 ， 故而要求準備工作做 的扎實 、 細致 ， 會議召開的時間 也較長 。 2 1 專題性會議 。這類會議一次只集中解決一 方面的問題，討論研究一方面的工作或事情。 會議議題具有單一性或專一性。如 經(jīng)驗交 流會； 節(jié)日慶祝活動會；高校招生工作會議 等。當然，這類會議在一個集中的議題下面根 據(jù)所涉及具體問題、工作、事情的不同，可以 分若干方面進行討論和研究。 2 按照會議召開的時間劃分 定期會議 。指按照一定的時間間隔或一定 的循環(huán)周期固定召開的會議，亦稱例會。如辦 公例會、各種定期召開的經(jīng)驗交流會、學術討 論會等。 1 3 不定期會議 。根據(jù)組織開展工作的需要， 隨時要召開的會議。如防汛緊急會、抗災緊急 會、 工作布置會、研討會等。 2 按照會議的級別劃分 按照會議的級別劃分是依據(jù)我國黨政領導 機構從中央到地方的不同等級劃分的，比如中 央級會議、省、市、自治區(qū)級會議等等。 4 按照會議的秘密程度劃分 依據(jù)會議討論議題的秘密程度，可將會議分為 （見圖 5 圖 5按照會議的秘密程度劃分的三種會議 5 會議 公開會議 內(nèi)部會議 機密會議 內(nèi)容無需保密的會議。如聯(lián)誼會、運動會、公制會、慶祝會 內(nèi)容只能在組織內(nèi)部公開的會議。如企業(yè)營銷策略研究會 會議內(nèi)容涉及組織的秘密，或不必擴大知情范圍的會議 按照會議的性質劃分 依據(jù)會議的性質 ， 可以把會議分為決策性 會議與非決策性會議兩類 ， 之下又可根據(jù)不同 的情況進行細分 。 決策性會議 。 包括立法性會議、黨務性會 議、行政性會議等。 6 1 非決策性會議 。 包括業(yè)務性會議、動員宣傳布置 性會議、紀念性會議、娛樂性會議、 新聞性會議等。 按照會議與會人員集中或分散情況劃分 由于現(xiàn)代會議形式的出現(xiàn) ， 有了與傳統(tǒng)的與集中 一處開會不同的異地開會形式 ， 因而也就有了與集中 開會對應的非集中會議形式 。 非集中的會議主要借助 現(xiàn)代通信技術召開會議 。 包括電話會議 、 電視會議 、 網(wǎng)絡會議等 ， 統(tǒng)稱為電子會議 ， 是在一定的電子設備 的支持下舉行的本地或異地會議 。 2 7 會議是一種十分廣泛的社會活動方式，給它分類 還可以從其他的角度和側面進行，如表 5 表 5會議的其他分類 分 類 標 準 類 型 按與會者的身份和國籍 國內(nèi)會議 國際會議 按與會者國別或與會各方的數(shù)量 雙邊會議 多邊會議 按會議議題所涉及的領域 經(jīng)濟性會議 政治性會議 軍事性會議 文化性會議 會議目標的實現(xiàn)，會議成果的取得是由諸 多因素決定的，其中十分重要的一個因素就是 會務工作開展與完成的情況。這既包括領導者 與組織者的政務工作完成和處理得如何，也包 括秘書人員的事務工作做得如何，而秘書會議 事務工作的繁簡，與會議的規(guī)模、級別、議題 的重要程度直接相關。 二、工作例會中的主要程序和原則 無論開展何種會議的會務工作，其總的要 求是：充分準備、嚴密組織、服務周到、確保 安全。秘書人員在工作例會中的主要會務工作 具體而又瑣碎，就其完成和處理的時間順序來 劃分，可以分為會前、會中、會 后三個階段進行。 （一）秘書在會前要做充分的 籌劃準備工作 秘書在會前要做的充分的籌劃準備工作包括以下 五個步驟（見圖 5 圖 5會前準備工作的步驟 明確要點 準備議題 安排會議議程 通知開會 會場準備 以上五項具體的內(nèi)容如下所述 。 明確要點 秘書做常規(guī)會務 ， 首先要明確領導開會的目的 、 任務 、 內(nèi)容 、 中心議題 ， 參加人員 、 會議地點 、 會 期 。 作為例會 ， 常常是在上一次會議結束時有所交 代 ， 秘書應當用心留意 。 準備議題 圍繞了解到的議題 ， 秘書要準備有關的上級文 件 、 本機關文書材料 ， 有關的制度規(guī)章 ， 有關的數(shù) 據(jù)圖表等 。 有的要先做會前調查 ， 以掌握有關的統(tǒng) 計數(shù)字 、 群眾反映和有關的能夠充分說明問題的資 料 。 1 2 質量高的工作會議，應當不討論事先無準備的議 題，這是秘書會務工作的第一條原則。秘書應該做好 兩方面準備（見圖 5 圖 5秘書應做的準備 準備 參加會議討論的人，應當事先知道議題，并為自己在會上討論的發(fā)言做好充分準備 秘書要為議題的最后議決準備好必要的材料，也就是秘書要為會上討論的問題準備好充分的材料 要求秘書在可能的情況下，例會前將有關材料發(fā)到與會人員手中 秘書所能做的，是盡量充分地準備好會上 要討論的問題的材料，一方面，為領導個人的 討論發(fā)言提供準備，提供依據(jù)；另一方面，為 會議的討論提供方向性資料，促使會議 “ 有議必 決 ” 。 安排會議議程 因為會上要討論的問題不只一個，所以，秘書要 根據(jù)事務的輕重緩急，安排好議程。科學地統(tǒng)籌安排 會議議程是秘書會務工作的第二個原則（見圖 5 圖 5如何安排會議議程 3 事關重大的 ， 需要大家開動腦筋進行討論的內(nèi)容 放在會前 放在后面 放在會期兩頭 一些例會上宣布周知的內(nèi)容 有的議題部分人可以不參加 ， 就可以遲到或早退 ，以避免不必要的 “ 聽會 ” 在不考慮其他因素時，一般應當先進行部分人員 的議題，再進行全體人員的議題。這樣小范圍的會場 容易集中、會場好掌握，會議進程也容易緊湊地控制。 秘書也要科學安排工作會議的時間（見圖 5 圖 5科學安排工作會議的時間 工作會議的時間 上班開始半小時后，工作會議時間一般不超過 100分鐘，中間安排一次短暫休息 會議通知方式 通知開會 會議通知可以采用三種方法，即口頭通知、電話 通知和書面通知（見圖 5 圖 5會議通知的三種方式 4 口頭通知 電話通知 書面通知 適用于小型例會，三五個人的碰頭會 一般是與會者比較分散，尤其是不同單位部門的不定期會，常是以電話通知的形式通告 便條式或卡片式的會議通知卡 張貼式即黑板啟事欄的會議通知 秘書在通知開會時是口頭和書面并用。即使采用口頭通知，秘書也必須一一面告，不宜請人轉捎口信。這是秘書會務工作的第三個原則 一般通知標題可以省略為 “ 通知 ” 。 下面是三個例 子： 例文 1 通知 五月三十日 （ 周二 ） 下午兩點半在三樓小會議室 由趙總經(jīng)理主持召開各部門經(jīng)理會 ， 討論本公司上半 年銷售計劃落實問題 。 請各部門經(jīng)理準時參加 。 總經(jīng)理辦公室 月 日 例文 2 教學觀摩會通知 時間：一九九四年五月三十日 （ 周二 ） 下午兩點半 地址：三樓階梯教室 主講：音樂系趙鳴教授 內(nèi)容：嚴肅音樂的增長和發(fā)展 參加者：各系負責教學的主任 、 助理 。 校教科研所 月 日 例文 3 各部門科長會議通知 年 月 日 事由：為討論本季度生產(chǎn)計劃完成情況及主要問 題 ， 特召開會議 ， 請準時出席 。 受文者：各部門各科長 時間：五月三十日 （ 星期二 ） 下午 1： 30 3： 30。 地點：第一會議室 總經(jīng)理辦公室主任 上面三個例子，第一個是最常見的文字敘 述式會議通知；第二個和第三個比起文字敘述 式來更為直接、簡潔。特別是第三個，在一些 公司、企業(yè)，通知單是事先印制好的卡片，只 要秘書按與會者名單事先填好發(fā)放即可。 會場準備 會場是在發(fā)會議通知之前就定下的 。 小型 會議只需確認場所不變 ， 備好桌椅 、 水具 、 必 要的會議設備 ， 檢查電源 ， 做好清潔工作 ， 然 后準備好記錄用紙即可 。 5 會場準備有以下要求 （ 見圖 5。 圖 5會場準備的要求 要求 秘書會務工作的第四個原則就是會場寧略小而勿失于大 會場座位的不同排列是根據(jù)會議需要來設計的 會場布置要與會議主題、性質一致 事先制作一塊掛在會議室外的牌子，寫清正在開會，在什么時間結束，請勿打擾 在會議召開前檢查會場的桌椅、話筒、錄音等設備，還要留意消防、安全因素 （二）秘書在會中的組織和服務工作 工作例會中組織和服務工作相對簡單易 行，且工作量小，所以常設一位秘書。 簽到和檢查會場 與會者進入會場 ， 秘書人員要檢查核對與會人員 到會情況 ， 清點人數(shù) ， 弄清缺席人及缺席原因 ， 然后 報告會議主持人 。 還要提示和保證與會者就座于適當 的位置 ， 以便會議按時召開 ， 并將 會議出勤情況如實記錄 。 1 集中精力，做好會議記錄 會議記錄要求準確 、 清楚 、 簡潔 。 所以做 記錄的秘書 ， 要事先準備好記錄用紙 ， 要熟悉 與會者發(fā)言的口音 ， 做好會議記錄 。 2 服務性工作 小型會議上 ， 一切會議服務都是由一名秘書來 做 ， 不另安排服務員 。 會議中 ， 秘書要做好以下工 作 （ 見圖 5。 圖 5秘書在會中要做的工作 3 隨時接聽打進來的電話 ， 根據(jù)需要進行處理 接待隨時找人 為各位倒水、遞煙缸 適時掛圖、分送材料、放投影、錄音錄像 適當為領導提供提綱等必要文字材料 要求 協(xié)助會議按議程進行并形成會議結果 秘書在會議中的一項重要的組織工作 ， 是 輔助領導或主持人按議程進行會議內(nèi)容并協(xié)助 對會議所有議題形成結果 。 按議程進行會議內(nèi) 容是避免無限期地討論一個問題或者離開原定 議題 。 還要敦促會議形成結果 ， 比如討論的問 題要形成相對一致的意見 ， 明確要做的工作最 后由誰主抓或承辦 ， 一些事項的具體辦理方法 以及督辦方法等 。 4 歸檔 （三）秘書在會后的善后和 落實工作 秘書在會后的善后和落實工作有以下四部分組成 （見圖 5 圖 5秘書在會后的善后和落實工作的四個部分 秘書在會后的善后和落實工作的四個部 分 及時清理會議室，使一切復原，以便其他會議正常進行 及時下發(fā)會議文件，并對會上布置的工作做好催辦 整理 整理 ：及時整理有關會議材料 、 如紀要 、 簡報 、 決議或決定 ， 其中包括要領導審閱簽字 的 ， 要領導簽發(fā)送有關宣傳部門的 ， 以及要在 機關內(nèi)信息簡報上交流的內(nèi)容 。 歸檔 ： 一切會議材料 ， 要及時按規(guī)定格式 整理好 ， 做好歸卷工作 ， 以備存檔 。 另外通過對工作例會程序的介紹，例會的原則可 歸納為以下六條（見圖 5 圖 5工作例會的原則 會場寧略小而勿失于大 科學地統(tǒng)籌安排會議議程 做好會議服務工作 事先準備議題 做好會議缺席部門或人員的落實工作 秘書在通知開會時采用口頭和書面并用 三、大型會議中的會務工作 要開好一個會，尤其是大型會議，精心的 準備和組織，是開好會的重要保證。一般大型 會議的會務人員很多，會議籌備部門和會務工 作人員常是由與會各單位暫時抽調來組成的， 一些重要的、需要早動手的工作，也是由主辦 單位負責會務的同志提前落實 的。下面就一般大型會議中秘 書的會務工作做簡單介紹。 （一）會議的“前站” 大型會議的議題是由領導中樞決定的，秘 書的工作，是根據(jù)會議的規(guī)模范圍，組建好會 務班子，即大會籌備處（臨時性秘書機構）或 叫秘書處、會務組等等。大型會議的籌備處由 會議的主辦單位主抓并負責組建會務班子。一 般會務工作人員分為四套班子，即：秘書組、 行政組、宣傳組、保衛(wèi)組。 秘書組在會前的工作 撰寫會議方案和所需的會議文字材料 大型會議方案中主要明確 8項內(nèi)容，如表 5 表 5大型會議方案的內(nèi)容 1 1 方案的內(nèi)容 概 述 確定會議議題 凡是開會，秘書人員都要協(xié)助領導確定或者選擇收集到的議題，有時為防止意外還要另外準備一到兩個備用議題。一般而言，總是先有了議題，才決定開會，然而實現(xiàn)情況是復雜的 確定會議名稱 會議的名稱應根據(jù)會議的議題、性質在會議方案中明確擬定 確定會議的時間 一般要視會議議題的復雜程度、重要程度、緊急程度而定，力求做到緊湊而有效，避免不必要的拖延與浪費 方案的內(nèi)容 概 述 確定與會人員 包括會議出席人、列席人、特邀人員 確定會議地點 結合與會人員的人數(shù)、范圍、會期長短、分布地區(qū)，本著精簡節(jié)約、方便工作的原則選擇對大多數(shù)與會人員方便的地點 擬定會議議程和日程 議程和日程是兩個不同的概念 編制會議經(jīng)費預算 編制經(jīng)費預算要本著節(jié)約、節(jié)省的原則將會議期間的每一筆開支詳細列出，報經(jīng)有關領導審查后確定 擬訂會議文件材料的準備辦法以及會議組織和具體分工 主要包括大會發(fā)言材料、會議日程表、全體參會人員名單、住宿安排、主席臺座次、分組名單、討論專題和分組討論場所、作息時間表、會議參閱文件、會議下發(fā)材料 續(xù) 表 議程和日程 ：會議議程指對已確定的議題列出討 論的先后順序，是安排日程的前提和基礎。會議日程 是結合會議議程對會議期間的所有活動作逐日的具體 的時間安排，以保證會議的正常進行。 其中對會議議程和日程的安排尤為重要。會議議 程擬定的合理與否直接關系到會議能否實現(xiàn)預定的目 標、取得預期的效果，也關系到能否高效率地召開會 議。日程的確定是結合已確定的議程將會議議題的討 論以及會議期間的其他活動按日排列，以便會議中的 所有活動能夠有條不紊地進行。 其中會議議程表的格式，如表 5 表 5 協(xié)會專業(yè)技術研討會會議日程表 日 期 時 間 內(nèi) 容 地 點 9月 5日 星期四 8:000 報到并領取會議資料 圓通飯店 1層大廳 9:000 同志報告 圓通飯店 5層會議廳 14:000 同志專業(yè)技術講座 圓通飯店 5層會議廳 日 期 時 間 內(nèi) 容 地 點 9月 6日 星期五 8:000 分組討 論 第一組 圓通飯店 2層小會議廳 第二組 圓通飯店 3層小會議廳 第三組 圓通飯店 4層小會議廳 14:000 參觀相關技術操作 13:40圓通飯店門口發(fā)車到高新技術開發(fā)區(qū) 續(xù) 表 落實大會發(fā)言人、發(fā)言內(nèi)容及時間，以確 定和組織撰寫、修改、審閱大會的典型材料、 發(fā)言等，以便具體安排會議日程。 落實文件材料的打印、校對、裝訂工作。 編制“大會手冊”，手冊內(nèi)容主要是會議名 稱（會標）、會議時間（安排）、文娛活動、 作息時間，大會發(fā)言程序、討論時間地點等。 準備與會人員名單與通訊地址聯(lián)絡方式的 表格，用于編制大會名錄。 2 3 4 5 行政組在會前的工作 行政組在會前的工作包括以下八部分。 印制會議胸卡或代表證、工作證、服務證、 資料袋、座簽等。 1 2 其印制有如下要求（見圖 5 圖 5印制證件的要求 印 制 證 件 沒有特殊要求 有特殊要求 直接與廣告制作公司或門市部聯(lián)系，會有各種不同樣式供選擇，只要比較價格，保證印制質量和交貨時間就可以 可以與制作商協(xié)商，秘書一定把要求講清楚，把價格談清楚 發(fā)送會議通知。大型會議的會議通知內(nèi)容比較復 雜，除了要通知的時間、會期、地點、內(nèi)容之外，一 定要加上回執(zhí)單，回執(zhí)單一般采用表格式，主要填報 所有參會人的姓名、性別、職務職稱、民族、年齡、 會后返程交通要求等等，有的學術性交流會還要提交 論文題目。秘書通過回執(zhí)單的統(tǒng)計，可以掌握與會人 數(shù)、早做安排。因此，會議通知要考慮到往返時間， 早發(fā)為宜。 準備必要的請柬和給領導人的會議 邀請函，交給會務機構領導。 2 3 安排會議食宿。食宿安排的總原則是讓與 會人員吃好、住好，又不可造成浪費，一般不 同的會議會有不同的規(guī)格，要盡可能安排好。 住宿的安排一定要將工作做細，以防不經(jīng)意間 出現(xiàn)厚此薄彼的現(xiàn)象，造成矛盾。 4 安排住宿的要求包括以下幾點（見圖 5 圖 5安排住宿的要求 安排住宿的要求 與會人員多，需要選擇多處住宿時，就要按檔次、設施和服務的不同進行安排 在優(yōu)先照顧長者、尊者、體弱者和領導的基礎上，按地區(qū)和小組集中，不同檔次的房間要合理調配 安排時應先根據(jù)與會人員名單，列出住宿表，報經(jīng)有關領導審批后按表住宿 做好登記、收費、發(fā)證工作，在房間門上標出住宿者的地區(qū)或姓名，便于聯(lián)系 安排就餐的要求包括以下幾點（見圖 5 圖 5安排就餐的要求 安排就餐的要求 一般要統(tǒng)一就餐標準，少數(shù)民族和年老多病者可作特殊照顧和安排 只要伙食標準定下來，可以采用固定餐位或憑餐券就餐的辦法，一般是就餐時若干人組成一桌均可 安排會議場所。包括主、分會場、討論場 所以及文娛場所。秘書人員一旦確定了會議召 開的具體地點，就應在會前將會場按會議的要 求布置好。要按照會議的要求對會場大小，燈 光設備，通風，會議駐地的交通，購物，休閑 及其他輔助設施等情況進行檢查落實，并對主 會場、分會場以及小組討論場所 進行合理布置。 5 安排會議醫(yī)療保障工作。醫(yī)療衛(wèi)生方面的 準備包括伙食、飲水、住宿、會場、周圍環(huán)境 和個人衛(wèi)生諸多方面。要安排有經(jīng)驗的應急醫(yī) 務人員，準備必要的急救藥品，對飲食、環(huán)境 衛(wèi)生做必要的檢查和處理，清除隱患，保證隨 時提供應急醫(yī)療服務。特別要考慮到可能出現(xiàn) 的突發(fā)性疾病，應給予及時的救 護，也要注意防止流行性疾病的 發(fā)生。 6 安排文娛活動、往返需用車輛、車場、司機及司 機的活動。如果會期較長，為豐富生活，調節(jié)高度緊 張的工作狀態(tài)，在會隙或晚間，常要安排一些文娛活 動。無論是安排的電影、舞會、音樂會、健身活動或 觀光等等都應在會前落實到位，從時間、內(nèi)容到交通 安排等都不容忽視。目前會議用車一般采用租用運營 車隊的方式，只要事先商定好具體用車時間，不必考 慮停放車場和司機的安排。 訂購參會人員會后的車船航票?，F(xiàn) 在一般都是會務委托駐會的飯店解決定 票問題或直接采用網(wǎng)上預定方法。 7 8 宣傳組的會前工作 宣傳組的會前工作包括以下兩部分（見圖 5。 圖 5宣傳組的會前工作的內(nèi)容 3 宣傳組 的會前 工作內(nèi) 容 宣傳會議的意義、目的、任務和要求，聯(lián)系安排必要的新聞報道采訪，準備召開記者招待會 設計并定制會標、會徽、會議宣傳性標語、牌匾、專欄和宣傳展板 保衛(wèi)組的會前工作 主要負責會議安全保衛(wèi)工作的檢查和落實。 保衛(wèi)組應注意必要的值勤、崗哨、門衛(wèi)、消防、 安全門、特殊事件處理等安全工作的準備。有 的還要考慮主控室和有關安全保衛(wèi)設備的使用 工作。目前有的采用臨時與保安公司簽訂協(xié)議 的方式，在會議期間雇傭保安人員。 一切“前站”工作在會議召開前 就緒，由各組負責人落實后，向大 會籌備處匯報，保證會議如期召開。 4 （二）會中的各項會務工作 會中的各項會務工作中的主要從以下四 套班子的工作來討論。 秘書組 秘書組人員在會中一般按工作內(nèi)容分成 兩部分（見圖 5 1 圖 5 秘書組人員在會中的工作內(nèi)容 秘書人 員的工 作 收集和初加工以及信息反饋 深加工和信息發(fā)布 一部分是進會，參加或召集小范圍座談討論會，了解與會人員的會議反映，了解會議情況，保證會議議程、日程的正常進行 一部分秘書人員要負責編發(fā)會議簡報，及時報道會議情況，適時下發(fā)會議材料 按既定日程和議程組織會議及會間活動 做好大、小會議調度工作，堅持候會制度 候會制度 ：候會就是等候參與會議的具體 議程。有些會議，議題繁多，必須參加后一議 題討論的代表如果與前一議題無關，秘書人員 必須通知有關人員在指定的時間到指定的地方 等候，保證會議前后相接，既可節(jié)省時間、又 不至于使會議秩序混亂，保證各議題討論的緊 湊，又避免無謂的“聽會”。如大會安排代表發(fā) 言、演講，要提前落實好發(fā)言、演講人，并按 時把他們引領到指定地點等候準時發(fā)言。 秘書組要組織會議決定、決議的修改和定 稿。有的決定、決議，是秘書在會前就著手準 備的，有的則要根據(jù)會上議定的內(nèi)容或表決的 結果在會議期間撰寫的。還要抓緊做會議總 結，為領導準備會議后期發(fā)言。 行政組 首先 ，要組織會議簽到工作。簽到是與會 人員到會時的一道必要的手續(xù)，也是會場管理 的一項重要內(nèi)容。 2 目前常見的簽到方法有四種（見圖 5 圖 5簽到方法 常見的簽 到方法 簿式 簽到 秘書代簽法 證件式簽到 電子自動簽到 秘書代簽法 ：由秘書人員在到來者的名下畫圈。 證件（卡片）式簽到 ：與會代表在預先發(fā)給他們 的證件或卡片上簽上自己的姓名，然后上交即可。 簿式簽到 ：與會代表在入場時到秘書人員事先準 備好的簽到簿上簽署自己的姓名、職務、所在單位等， 以示到會。 電子自動簽到 ：代表將印有代表固定號碼的卡片 送入簽到機，簽到機立即將姓名、號碼傳到中心，并 把簽到卡退還代表。電子簽到的優(yōu)點在于快捷方便， 不會因速度慢而在會場入口處出現(xiàn)混亂擁擠的現(xiàn)象。 簽到完畢，與會人員進入會場后，秘書人 員要填寫會議出席情況報告表，在主持人宣布 會議正式召開前報告主持人。會議出席情況報 告表包括會議名稱和屆次、日期、應到人數(shù)、 缺席人數(shù)，實到人數(shù)等內(nèi)容。 其次 ，是分發(fā)文件。分發(fā)的文件包括報告、講話 稿，演講稿、計劃、方案、決定討論稿、草案、規(guī)定、 章程、制度、開幕詞、閉幕詞、議案、提案、討論的 問題等。分發(fā)不僅要避免出現(xiàn)差錯，而且常要趕時間， 有時一部分分發(fā)下去看完后還要回收，秘書人員一定 要親自分發(fā)、回收，還要清點下發(fā)與回收的文件材料 份數(shù)。如需回收的文件，分發(fā)前在右上角必須注明回 收字樣，以便與會人員妥善保管。 最后 ，行政組還要征求與會者對食宿的意見，對 特殊與會人員加強醫(yī)療服務，抓緊會務費用結算工作， 組織安排好會議期間的文娛活動，搞好返程交通的落 實。 宣傳組 結合會議要求組織各種形式的宣傳工作，聯(lián) 系并協(xié)助新聞單位做好報道，保證信息的及時發(fā) 布與交流。 保衛(wèi)組 杜絕各種不安全隱患，必要時與有關交通管 理和治安管理部門協(xié)調，保證會議順利進行。 3 4 （三）會后的落實工作 會后的落實工作從以下四套班子的工作來 討論。 秘書組 完成會議紀要等等會議材料，做好下發(fā)工 作。有關的報告、決定、決議修改后，要經(jīng)主 要負責人審閱簽發(fā)，然后印發(fā)。 1 需回收的文書，大會結束后及時收回；遺失的經(jīng)查清，報領導處理 需公開發(fā)表重要文件，報領導審批簽字后及時交新聞單位發(fā)表 正式印發(fā)的文件及時印發(fā) 會議記錄、發(fā)言稿、原始材料等均應立卷、歸檔 秘書人員應根據(jù)文書的性質與重要程度分情況妥 善處理（見圖 5 圖 5秘書人員對各種文書的處理 文書 需要承辦、轉辦以及要形成其他材料的文件，要及時交付有關人員，歸口處理 行政組 作好與會人員的財務結算，賬目票據(jù)要結 清；做好離會時的協(xié)助退房、返回送站工作； 做好駐地、會場的善后工作。要保證與會者及 時離會，必要的，要協(xié)助寄發(fā)會議材料。 宣傳組 與新聞單位共同協(xié)作，做好新聞發(fā)布會、 新聞播發(fā)和會議宣傳工作。向駐會 場所表示謝意，必要時要發(fā)感謝信。 2 3 保衛(wèi)組 做好會后的一切物資清點清查工作，協(xié)助做 好會議材料的妥善處理工作。 以上，是大型會議的會務工作，以典型的代 表會會務為例。大型會議還應當包括展示會、展 銷會、博覽會、交流會等等，這種會務，比起我 們所介紹的內(nèi)容和形式都更豐富， 也更復雜。 展 銷 會 4 四、會議改革的探討 會議是必要的，它是發(fā)揚民主，集思廣 益，溝通信息，推動工作，解決問題的一種 十分重要的方法。但目前，我們國家從上至 下不同程度地存在著會風不正問題。 規(guī)模越來越大、級別越來越高、陪會嚴重 會議討論問題東拉西扯，議而不決決而不行 會風不正的問題（見圖 5 圖 5會議存在的問題 存在的 問題 會議鋪張浪費、講究吃會、游會、玩會、撈會 時間過長 形成“馬拉 松”會 會議過多，形成“會?！?隨著我國經(jīng)濟體制與政治體制改革的不斷 深入和發(fā)展，會風不正問題越來越成為管理工 作中嚴重的腐敗現(xiàn)象，會風問題已經(jīng)到了非改 不行的時候了。研究會議改革，主要應當從兩 個方面入手。一個是會議該不該開；一個是該 開的會議怎么開。解決好這兩個問題，會風才 能端正，辦事效率自然提高。 （一）健全會議制度，嚴格會議紀律 要徹底根除工作中存在的弊端，都必須從制度與 紀律入手才能解決。會議改革，首先應當把好會議審 批關（見圖 5 圖 5會議的審批 會 議 審 批 關 人把關 制度把關 會議方案報批制度 會議方案報批制度 ：要建立一套會議方案 報批制度，明確什么規(guī)模、什么級別、會議支 出在什么范圍內(nèi)的會議，應當事先報送哪一級 審批。秘書工作中強調會議方案的設計，會議 方案報批制度中應當明確規(guī)定，申請開會，要 有詳盡的會議方案，會議方案中要明確會議目 的，明確會議要取得的成果。 （二）壓縮會議支出，計算會議成本，公開會議支出 針對壓縮會議費用問題，有人提出了對會 議費用的各種標準化計算。如果每位與會者心 中都有一本會議支出的經(jīng)濟賬，精打細算，科 學安排會議的投入與產(chǎn)出，會風 必定大為好轉。 會議成本 ：計算會議成本，就是按照與會人員的 工作職稱、工作水平、工作量來計算會議期間所有人 力、物力、財力的開支，計算出會議成本，以明確會 議的代價，提醒有關人員，減少沒有必要的會議。人 們曾經(jīng)借鑒過日本太陽公司計算會議成本的方法，即 會議成本 = 2A B T（ A：每小時職工平均工資的 3 倍； B：參加會議的人數(shù)； T：是以小時計算的開會時 間； 2這種計算方法是否科 學值得研究，但講究效率、講究成本的精神，值得學 習。 （三）統(tǒng)一辦會 奢侈會風造成的不僅是資金浪費問題，“會 ?！敝羞€會使人力物力無限消耗。針對這種情 況，現(xiàn)在有不少“會議公司”，專門承接各類會 議事務，而且完全是經(jīng)營性的。 會議公司 ：會議的主辦單位只要付錢、講 清會議目的，會議公司便以完善的會務工作向 主辦單位提供服務。目前，北京有幾家會議公 司，各大飯店的公關部門和其他部門，也承接 類似的事務。像“展覽公司”，在辦各類展覽會， 展銷會、游園會、“廟會”的意義上， 也是一個會務性公司業(yè)務。 廟 會 目前看來，會議公司能夠生存和發(fā)展，說明人們 對統(tǒng)一辦會的需要。但會議公司也有其自身的優(yōu)點和 缺點，如表 5 表 5會議公司的優(yōu)缺點 會議公司的優(yōu)點 會議公司的缺點 經(jīng)常辦會，可以在辦會的經(jīng)驗上不斷總結，會議就辦得好 多是不同單位參加的大會，會議開支都是公款，所以沒人做一個精確的計算 會議公司在物質上也有相應的基礎，有比較完善的現(xiàn)代會議設備設施 節(jié)省了部分人力 會議公司沒有一個收費標準 也節(jié)省財力 （四）限制會議的時間、地點 目前，一些“會?！爆F(xiàn)象形成的原因，是無 人“督會”。一些領導人物，都是被當成特邀的 來賓請來講話、聽會的，囿于各方面原因，會 已開了，也不便指責。目前有的地方已經(jīng)開始 建立會議的監(jiān)督機制，比如明確規(guī)定不準在旅 游旺季到旅游勝地組織會議。對于限制會議的 時間，也是很有必要的。 （五）利用先進的技術設備使 會議現(xiàn)代化 利用先進的技術設備，可以克服會議的時 間緊、場所限制、人員集中、資料準備工作緊 張、交通不便等等困難，大大減少財政開支， 提高效率。 電子計算機的廣泛使用，可使會議計算機化。計 算機在會議中的應用有以下方面（見圖 5 圖 5計算機在會議中的主要應用 計算機在會議中的應用 用電子日程表安排會議，并及時發(fā)出信號，提醒準時開會 與會者進行信息傳遞、文件的起草討論、以及各種會議材料統(tǒng)計 進行會議記錄，編制會議簡報，自動檢索會議內(nèi)容 除此之外，還有一些具體的會議改革方法 （見圖 5 圖 5會議改革的方法 會議改革方法 話稿印發(fā)給與會者 限定發(fā)言人數(shù)和發(fā)言時間 會議改革是老話題，又總有新內(nèi)容，說明 會議改革任務的艱巨。會議的質量水平，有時 的確不完全取決于秘書，但是畢竟具體的會議 事務都是由秘書承辦的，所以會議改革中秘書 的責任是重大的。 第二節(jié) 會見會談中的事務工作 本節(jié)點睛 一、安排會見工作 二、安排會談工作 當今世界，信息與科學技術已經(jīng)大大縮短了 人與人、地區(qū)與地區(qū)、國家與國家之間的距離， “地球村”開始成為現(xiàn)實。無論是政府組織、企業(yè) 公司，還是社會團體，為交往與合作而舉行的會 見和會談就越來越多，它已成為領 導工作的一個非常重要的組成部分。 一、安排會見工作 會見，即與別人會面、相見，多指外交場合，也 稱會晤。其具體概念如下（見圖 5 。 圖 5會見的具體概念 會見 接見或召見 晉見 謁見或覲見 尊者、長者和身份、級別、地位高者會見卑者、小者和身份、級別、地位低者 卑者、小者和身份、級別、地位低者會見尊者、長者和身份、級別、地位高者 拜見或拜會 在君主制國家 在外交上 會見就其內(nèi)容和性質來說，有禮節(jié)性的，也有實 質性的，與會談相比，禮儀性更強些（見圖 5 圖 5會見的種類 會見的種類 禮節(jié)性的會見 實質性的會見 時間較短，話題較寬泛，氣氛也較輕松活潑 涉及雙邊的政治、經(jīng)濟、軍事、文化以及其他內(nèi)容中的一方面或多方面交換意見，因而時間較長，話題較集中，氣氛緊張 在為領導安排會見時，秘書人員必須做的 具體工作有以下幾方面： （一）客人提出會見要求 會見如果是由客人提出，秘書人員應將對 方要求會見的目的、人數(shù)、人員姓名、職務以 及會見內(nèi)容及時報告給領導，在領導的統(tǒng)一籌 劃與安排下盡早給對方回復，以便約定會見時 間。如因故不能會見，應向對方婉言解釋。 （二）主人（我方）提出會見要求 如果我方作為主人主動提出會見要求，即會見邀 請，秘書人員需要安排好以下事務工作，如表 5 示。 表 5秘書人員的事務工作 序號 事務工作 注意事項 1 確定主方參加人員 確定參加會見的領導，然后指定陪同人員。參加人不宜過多，只要求有關人員參加 2 確定會見時間及地點 應充分考慮雙方各自的時間安排以及方便程度，一般可安排在客人抵達的第二天或宴請之前。地點一般可選在客人所住賓館的會議室，也可選擇主人所在地的會客室 3 準備資料 準備會見材料，幫助領導擬定會見談話的話題及內(nèi)容 4 安排座次 會見應選擇桌椅、沙發(fā)，擺放在適當?shù)奈恢?，安排賓主對稱而坐。座位的安排習慣上按國際上通行的右為上， 5 約妥會見時間 主人主動將會見人姓名、會見目的、以及具體安排告知對方，并要求回復。得到肯定回復后，約妥會見時間 序號 事務工作 注意事項 6 安排具體會見事務 布置會見場所，準備會見時的飲料，安排會見人員食宿、交通車輛和具體事宜。如要發(fā)布新聞，要事先約定新聞單位 7 會見迎接 會見時，主人提前半小時到達，通常由秘書人員在大樓門口迎接，主人在會客室迎接；對重要客人，主人應到門口迎接 8 引見介紹 秘書人員引見時，常以手勢示意，且讓客人走在前面。賓主初次見面須作介紹，秘書介紹的內(nèi)容包括身份、姓名、單位，客人落座后，秘書人員要及時端上茶水或其他飲料 9 會見拍照 會見時如需攝影，一般要在主客會面握手時或主客就座寒暄前拍攝。儀式隆重的會見，攝影是在主客進入會客廳前，由秘書人員引到特定的地方拍攝 10 會見結束 秘書人員應微笑著把客人送到大門口，為表示尊重對方，可送到小轎車前握別，揮手且送客人遠去后退回 11 整理會見紀要 秘書人員及時地整理出會見紀要，總結會見成果 續(xù) 表 其中在安排座次中，常見的安排法有如下 三種（見圖 5 主賓 主人 客 人 主 人 譯員 辦 公 室 主人 客 人 客 人 圖 5常見的座次安排法 二、安排會談工作 會談，指雙方共同商談，是雙方或多方就某些重 大問題，如貿(mào)易項目，政治、經(jīng)濟、文化等領域的重 大問題的磋商或談判。會談一般均為實質性的，雙方 或多方都是以實現(xiàn)自身的一定利益為目的，希圖與對 方達成某種共識 ,因而會談往往時間較長，可能出現(xiàn)波 折，有時同一問題的會談會分多次進行。 秘書人員安排領導的會談工作，與安排領導的會 見工作基本相同，所以此處主要介紹會談桌的選擇和 座次的安排。會談一般都在桌面上進行，選擇專設的 會談桌進行會談。常見的會談桌及座次安 排有以下幾種情況。 （一）適合于雙邊的會談桌安排 適合于雙邊的會談桌安排有以下兩種情況（見圖 5 圖 5雙邊的會談桌安排 6 4 2 1 3 5 7 7 5 3 1 2 4 6 主 人 譯 員 譯 員 主 賓 （二）三方會談時方形會談桌的安排 三方會談時方形會談桌的安排情況如下 （見圖 5 圖 5三方會談時方形會談桌的安排 （三）多邊會談時的環(huán)形圓桌環(huán)形橢圓桌和方形會談桌的安排 多邊會談時的環(huán)形圓桌環(huán)形橢圓桌和方形會談桌的 安排情況如下（見圖 5 圖 5多邊會談時的環(huán)形圓桌環(huán)形 橢圓桌和方形會談桌的安排 空間 空間 空間 會談取得了成果，如果要簽訂意向書、協(xié) 議或合同，秘書人員要協(xié)助組織好簽字儀式。 通過以上的介紹，可以得出會見、會談與 會議的區(qū)別。 圖 5會見 、 會談與會議的區(qū)別 會見、會談與會議的區(qū)別（見圖 5 會見 、 會談與會議的區(qū)別 從范圍看 從目的看 會議是一方內(nèi)部召開 會見、會談則是雙方或多方進行意見交換 會議的參加者往往目的相同，都是為了解決某一問題的 會見和會談涉及的問題是大家共同關心的，都是要爭取各自更多的利益 安排和組織會見和會談的秘書，要注意把 握相互尊重，互惠互利，求大同存小異，最大 限度爭取我方利益的原則。 第三節(jié) 公務儀典、宴請活動中的 事務