采購物流手冊.docx

編 寫 人： 指導老師： 提交時間： 編制說明【編制目的】采購物流手冊為遼寧善道堂健康有限公司（以下簡稱善道堂）的采購物流管理提供方案、方法和流程?！臼褂梅秶勘臼謨詢H供善道堂采購物流人員及相關人員作為工作手冊閱讀、參考?！臼謨灾贫取?. 采購物流手冊由集團統(tǒng)一制定和修改，其版權、解釋權和維護權歸公司總部所有；各相關人員僅有使用權及修改建議權。為避免資料外泄，各使用者不得帶出公司，不得翻印、不得外借他人，不得向外泄密透露。2. 本手冊升級時，由采購物流部或相關部門提出調整修改意見，由采購物流部組織討論修改，經集團總部審批后正式生效，由采購物流部存檔。3. 采購物流手冊由善道堂實行編碼管理，相關部門一部一冊，并統(tǒng)一記錄在案，故請各部門妥善保管，不得遺失。4. 采購物流手冊的第一保管責任人為相關部門負責人；各崗位人員對手冊的培訓學習，應由善道堂相關部門負責人統(tǒng)一安排、集中學習?！臼褂谜f明】采購物流手冊內容包括采購流程、采購預算管理、物流管理規(guī)范及工具表單等內容。采購物流手冊是善道堂人成功的操作經驗，也是善道堂人智慧的結晶。正是這些工作流程和操作規(guī)范的長期堅持和積累，才鑄就了善道堂強大的經營競爭力，希望各位同事及員工能夠在實際工作中貫徹執(zhí)行和堅持不懈，并為采購物流手冊的不斷升級而積累更多的經驗與智慧，善道堂連鎖輝煌的發(fā)展期待您寶貴的建議！ 目 錄1組織職能41.1部門架構41.2采購物流職能42采購物資分類53采購計劃管理63.1采購計劃流程63.2采購計劃流程規(guī)范73.3采購計劃變更流程83.4采購計劃變更流程規(guī)范94物料采購管理104.1物料采購流程（合同類）104.2物料采購流程（合同類）規(guī)范124.3物料采購流程（零采類）134.4物料采購流程（零采類）規(guī)范144.5合同變更采購流程154.6合同變更采購流程規(guī)范164.7緊急采購流程174.8緊急采購流程管理規(guī)范175供應商管理195.1供應商管理流程195.2供應商管理流程規(guī)范206價格體系管控216.1招標流程216.2招標流程管理規(guī)范226.3詢價流程236.4詢價流程規(guī)范247采購結算管理257.1采購付款流程257.2采購付款流程規(guī)范257.3采購預付款流程267.4采購預付款流程規(guī)范268物流管理278.1配送流程278.1.1自主配送流程（倉庫門店）278.1.2自助配送流程（倉庫-門店）規(guī)范288.1.1自主配送流程（門店-客戶）298.1.2自助配送流程（門店-客戶）規(guī)范298.2物流商管理318.2.1物流商管理流程318.2.2物流商管理規(guī)范338.2.3第三方物流準入機制338.2.4第三方物流退出機制349工具表單341 組織職能1.1 部門架構1.2 采購物流職能部門名稱采購物流部工作概要以正確的價格在正確的時間，從正確的供應商處買到正確數(shù)量的和質量的商品及服務。工作職能l 采購計劃管理：在調查和分析采購需求的基礎上進行采購決策，制訂采購計劃及資金計劃，指導采購作業(yè)；l 供應商管理：根據采購計劃進行市場調研、選擇、評審及考核供應商等工作，建立完善供應商檔案l 采購價格管理：建立并更新重要物資的價格檔案，指導采購作業(yè)與價格談判，提高采購效率。l 采購招標管理：規(guī)范招標工作標準，確保按照公平、公正和公開的原則執(zhí)行。l 采購合同管理：建立采購合同臺帳，并進行分類管理，監(jiān)督合同的執(zhí)行。l 采購進度控制：監(jiān)督采購合同簽訂與執(zhí)行，開展采購跟單與催貨工作并進行交期管理，監(jiān)督合同執(zhí)行。l 采購質量控制：建立采購認證體系，對供應商及采購物資的質量進行檢驗和認證，確保采購物資符合要求。l 采購結算管理：規(guī)范采購付款結算的支付流程，加強對個支付環(huán)節(jié)的審核與控制，保證采購資金運用合理。l 采購成本控制：嚴格執(zhí)行采購預算，監(jiān)督采購詢價，議價及訂購過程中費用的使用情況，加強成本分析以控制采購成本。l 采購外包管理：規(guī)范采購外包業(yè)務的決策執(zhí)行過程，提高采購外包業(yè)務的實施效果，規(guī)范承包商的選擇實施過程及要求，提高采購外包決策的正確性。l 采購績效管理：定期對采購作業(yè)及各采購人員進行績效考核，并根據采購結果實施獎懲，分析采購過程中的薄弱環(huán)節(jié)與問題，制訂改進計劃，提高采購效率。，l 采購風險管理：建立采購風險控制體系，制定規(guī)避措施及環(huán)節(jié)，確保采購工作正常進行。2 采購物資分類采購物資可分為用于消耗品類、固定資產類、辦公用品幾類。見下表。類別包含內容消耗品售賣商品、日用百貨、維修工具及配件、餐具、廚具、包材等其他運營消耗性物資食 品餐飲原材料、售賣食品固定資產建筑物、機器設備、運輸設備、裝飾材料、物品其他參照財務發(fā)文，辦公用品書寫用品、展示用品、文件管理、電腦用品其 他以上類別未包含物資3 采購計劃管理3.1 采購計劃流程3.2 采購計劃流程規(guī)范流程 步驟規(guī)范 負責部門/崗位 工具表單 物資需求遞交 各門店由申請對接人每月18日遞交物資計劃需求單，采購部進行物資匯總。 餐飲原材料按現(xiàn)有管理規(guī)范要求遞交。工作重點 各門店物資名稱準確、統(tǒng)一，遞交時間一致、按期。 采購部/采購計劃員；門店申請對接人； 物料采購申請單 制訂采購計劃 根據上一步的匯總，采購部根據物資交期，3-5個工作日內制作物資采購計劃。 工作重點 了解物資交期，及需求部門要求到貨時間，合理排序。采購計劃及預計到貨時間進行反饋。 采購部/計劃崗采購計劃表 采購資金計劃審批 根據上一步采購計劃，以及前期采購價格。同時制定采購資金計劃。每月25日遞交采購資金計劃并報批；5個工作日完成審批； 工作重點 前期采購價格匯總、參照，新產品具有高效率的詢價手段或方式；采購資金預算準確性；審核審批時限控制；資金支付順序安排； 采購部/貿易公司副總/采購計劃員；集團財務、董事長采購資金計劃表3.3 采購計劃變更流程3.4 采購計劃變更流程規(guī)范流程 步驟規(guī)范 負責部門/崗位 工具表單 變更需求遞交 各中心及子公司提出變更需求，并將審批后變更單遞交采購部。 工作重點： 變更需求之前的協(xié)調，確定不同類型需求變更的申請審批權限。 各中心及子公司/對接人物資需求變更單 計劃變更申請 采購部根據變更需求判定計劃審批否， 若計劃未審批，走計劃流程；若計劃已審批，判定是否執(zhí)行采購，未執(zhí)行的走合同或零采流程；執(zhí)行采購的，采購部編制計劃變更單。審批后走合同或零采流程； 工作重點： 變更需求判定及申請周期； 采購部/采購計劃采購計劃變更單 變更執(zhí)行 已執(zhí)行采購的，采購部門執(zhí)行合同變更流程；未執(zhí)行采購的，采購部門遞交計劃變更單，由主管領導、集團財務、董事長審批后采購部執(zhí)行變更作業(yè)； 工作重點： 變更流程時限控制； 采購部/貿易公司副總/集團財務/董事長4 物料采購管理4.1 物料采購流程（合同類）4.2 物料采購流程（合同類）規(guī)范流程 步驟規(guī)范 負責部門/崗位 工具表單 按資金計劃、采購申請分解采購任務 按已審批的資金計劃或采購申請，下達采購任務。合理安排采購順序。計劃外的控制采購頻率，加大集中采購力度。 工作重點 采購順序的安排 采購部/采購組 確定價格 根據資金計劃，采購組判定單筆合同額，小于等于20萬元的，走詢價流程；大于20萬元的，走招標流程； 工作重點 明確采購價格管理制度內容及管理層級采購部/采購組 確認合同 價格確定后，采購各組確定合同條款。合同條款進行審批。 工作重點 不同類型物資的合同條款附件內容的確認采購部/采購組/貿易公司副總/董事長合同文本 4.3 物料采購流程（零采類）4.4 物料采購流程（零采類）規(guī)范流程 步驟規(guī)范 負責部門/崗位 工具表單 按資金計劃分解采購任務 計劃類的分解已審批的資金計劃，按審批結果、及下達采購任務。合理安排采購順序。計劃外的控制采購頻率，加大集中采購力度。 工作重點 采購順序的安排； 采購部/采購組 確定價格 計劃與非計劃均走詢價流程；零采單設置額度為單筆采購額小于等于3萬元。 工作重點 價格管理制度的規(guī)范以及管理層級；采購部/采購組 確認采購單 供應商、價格確定后，進行審批。 工作重點 審批權限的應用； 采購部/采購組/副總/集團財務/董事長采購單 4.5 合同變更采購流程4.6 合同變更采購流程規(guī)范流程 步驟規(guī)范 負責部門/崗位 工具表單 合同/訂單變更需求 采購計劃變更產生合同/訂單變更需求； 工作重點 控制變更需求產生頻率，變更原因的跟綜； 采購部/采購計劃員 采購計劃變更單 判斷、修改合同 判斷變更類型，規(guī)格變化的，終止合同或訂單；規(guī)格未變化的，修改合同條款，貿易公司副總審核，采購組判定是否數(shù)量減少，若為數(shù)量減少直接簽訂修改合同或訂單；若為數(shù)量增加，需遞交財務及總董事長進行審批。 工作重點 變更類型的判斷； 采購部/采購組 簽訂執(zhí)行變更合同 按類型不同進行簽批，按修改條款簽訂補充合同；執(zhí)行采購計劃變更； 工作重點 不同類型采購物料合同附件不同，審核及審批人職責內容。 各中心負責人/貿易公司副總/集團財務/董事長 4.7 緊急采購流程4.8 緊急采購流程管理規(guī)范流程 步驟規(guī)范 負責部門/崗位 工具表單 緊急物資需求 采購部接到緊急物資需求; 工作重點 分析緊急需求原因，記錄、存檔、調整； 采購部/采購組/采購計劃 確定價格 根據緊急程度確定采購價格及供應商； 工作重點 采購部的快速反應，緊急采購價格及供應商判定依據； 采購部/采購組 零采單 采購執(zhí)行 各中心單筆申請小于等于2000元的可自行采買；單筆小于等于2萬元，副總審批財務借款，大于2萬元的董事長審批財務借款采購； 工作重點 各部門之前相互配合； 采購部/采購組/副總；集團財務；董事長； 5 供應商管理5.1 供應商管理流程5.2 供應商管理流程規(guī)范流程 步驟規(guī)范 負責部門/崗位 工具表單 尋找供方 通過各種渠道搜集供應商信息，選擇基本符合要求的供應商，填寫供應商基本信息表；估算申請價格，超過20 萬按招標流程篩選供應商；工作重點 供應商搜集渠道，供應商基本條件判定 采購部/采購組 供應商基本信息表 考察 確定是否考察供應商，填寫考察申請，需要考察的，采購部組織人員考察，形成考察報告報副總審核。 工作重點 考察的內容、考察人員、報告形成 采購部/采購組/副總 供應商考察評審表采樣 考察完畢后，確定是否采買樣品。需要采購樣品的，樣品審核，通過后，形成樣品評審報告報批；通過后執(zhí)行采購； 工作重點 采購樣品的判定條件 采購部/采購組/副總 樣品評審表6 價格體系管控6.1 招標流程6.2 招標流程管理規(guī)范流程 步驟規(guī)范 負責部門/崗位 工具表單 招標文件確定 確定招標需求，采購部組織編制招標文件，擬定招標內容及資格審查文件，搜集供應商信息進行初步篩選，組建評標小組，采購組織供應商考察，確定入圍供應商； 工作重點 標前會議的組織，招標文件內容編寫，技術文件及商務文件的擬定 采購部/采購組 招標申請單 發(fā)標、收標、開標 將招標文件發(fā)送給供應商，采購部按規(guī)定日期收標，開標確定入圍供應商；評審結束后進行開標； 工作重點 組織、協(xié)調、按期完成； 采購部/采購組 評標報告 定標 開標完成后，形成評標報告，召開定標會進行審核，審核通過后發(fā)送中標通知書。 工作重點 評標報告與中標判定相符條件； 采購部/采購組/副總；集團財務；董事長； 中標通知書 6.3 詢價流程6.4 詢價流程規(guī)范流程步驟規(guī)范負責部門/崗位工具表單詢比價 采購組按采購任務及價格管理制度要求進行詢價、比價； 工作重點 詢價來源、物資需求準確性、時限要求； 采購部/采購組 詢價單比價單 價格審批、確定供貨商 比價單審核，供應價格及周期合適供應商，執(zhí)行采購； 工作重點 供應商的審核，價格及周期判斷。 采購部/采購組 7 采購結算管理7.1 采購付款流程7.2 采購付款流程規(guī)范流程步驟規(guī)范負責部門/崗位工具表單確定付款方式確認付款方式工作重點前期與財務部門的溝通，以及資金計劃上報準確性采購部/采購組付款申請采購部協(xié)帶合同、發(fā)票、入庫單以及合同中要求的付款需要提供的其他所需資料，按合同付款要求遞交付款申請；工作重點付款相關資料的準備，以及特殊情況的處理方式，如：首次合作供應商不能提供發(fā)票及收款收據的，與財務之間的協(xié)調。采購部/采購組付款審批單付款審批資料準備完畢后，采購組遞交貿易公司副總、各中心負責人、集團財務審核，董事長進行權限審批；工作重點付款審批的時限要求；采購部/采購組/貿易公司副總/集團財務/董事長；7.3 采購預付款流程7.4 采購預付款流程規(guī)范流程步驟規(guī)范負責部門/崗位工具表單預付款申請/發(fā)票跟催按合同條款，申請預付款；工作重點特殊情況下，不能先提供發(fā)票的情況處理及溝通；采購部/采購組付款審批資料準備完畢后，采購組遞交貿易公司副總，集團財務審核，董事長進行權限審批；工作重點預付款項審批的跟綜，付款后采購執(zhí)行確認；采購部/采購組/貿易公司副總/集團財務/董事長；8 物流管理8.1 配送流程8.1.1 自主配送流程（倉庫門店）8.1.2 自助配送流程（倉庫-門店）規(guī)范流程步驟規(guī)范負責部門/崗位工具表單配送計劃門店向倉庫發(fā)出需求，倉庫按要求備貨，備貨完成向物流部發(fā)出配送需求單，物流部接收單據，制訂配送計劃，協(xié)調安排配送時間、車輛、負責人員；工作重點：配送需求單發(fā)出時間要求；門店/物流部配送需求單配送計劃表配送物流部門運輸車輛及負責人員按配送計劃時間進行各門店物資配送。送達后門店接貨人員簽字回單。完成配送。工作重點：按配送計劃時間完成配送任務；物殊交通情況下的處理預案；物流部/配送負責人送貨單8.1.1 自主配送流程（門店-客戶）8.1.2 自助配送流程（門店-客戶）規(guī)范流程步驟規(guī)范負責部門/崗位工具表單配送計劃各門店需求單位整合遞交物流部，物流部制訂配送計劃；計劃中包含送達時間、客戶地點、行車路錢等；計劃審核后進行分單；工作重點：各門店需求整合時間、物資備貨時間段及保溫設備的使用；門店/物流部配送需求單配送計劃表配送物流通知門店備貨時間，物流車輛門店提貨；按計劃要求送達客戶；工作重點：配送時間的控制；特殊交通情況的處理預案；門店/物流部送貨單8.2 物流商管理8.2.1 物流商管理流程8.2.2 物流商管理規(guī)范流程 步驟規(guī)范 負責部門/崗位 工具表單 尋找物流商 通過各種渠道搜集物流商信息，選擇基本符合要求的供應商，填寫物流商基本信息表； 工作重點 物流商搜集渠道，物流商基本條件判定 物流部物應商基本信息表 周期評審 1) 對已錄用合作的物流商半年進行一次周期評估；2) 周期評估的主要內容包括：服務質量、價格水平、配送效率、配合程度；3) 運營部根據以上4點評估內容，對物流商過往半年的數(shù)據加以統(tǒng)計分析，匯總后錄入物流商周期評估表，并得出評估結果。工作重點 評審內容、評審人員物流部物流商周期評審表8.2.3 第三方物流準入機制1、第三方物流應具備的條件擁有有效的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、道路運輸許可證以及其他物流運輸資質的合法企業(yè)。注冊資本？萬元人民幣及以上。通過ISO9001質量管理體系認證。擁有？臺以上運輸車輛，滿足100公里范圍以外的配送業(yè)務司機、叉車工、等特殊崗位從業(yè)人員應具備相應的資格證書。2、第三方物流信息來源各種物流行業(yè)專業(yè)期刊；物流相關行業(yè)協(xié)會；公開招標；第三方物流主動聯(lián)絡；其他途徑8.2.4 第三方物流退出機制 發(fā)生以下情節(jié)的第三方物流，由門店運營部與物流部根據實際情況填寫第三方物流評價表，經由物流中心總監(jiān)審批，取消其合格第三方物流的資格：1、物流過程出現(xiàn)品質不良、包裝破損、數(shù)量不足，未及時解決的；2、未按運輸合同或訂單要求送貨，且不積極處理的；3、第三方物流在其經營活動中有違法行為，與其繼續(xù)合作會間接或直接影響公司聲譽的。4、由于第三方物流聯(lián)絡信息變更，沒有及時通知，造成長期無法聯(lián)絡的。對于取締合格資格的第三方物流，應當在合格第三方物流一覽表中做取締記錄，但對于其第三方物流的編號及相關資料都要保留，不得刪除或替換。5、第三方物流評價物流中心每年12月底前組織對合格第三方物流進行一次業(yè)績評價（分數(shù)在？分以上者為合格），并將第三方物流評價表歸檔管理。對業(yè)績評價（或單項制約）不合格的第三方物流提出限期整改，整改后重新評價仍然不合格的，取消其合格第三方物流資格。對業(yè)績評價不合格的第三方物流，自評價之日起，凍結與其簽訂的業(yè)務合同，整改合格后，方可解凍。對于整改不合格被取消合格第三方物流資格的，自合格第三方物流資格取消之日起，終止與其簽訂的業(yè)務合同。9 工具表單9.1 物料需求計劃表(常規(guī))物料需求計劃表(常規(guī))編號：申請中心或公司名稱：申請日期： 提單人： 序號產品名稱規(guī)格/型號單位需求數(shù)量用途預計使用時間申請部門申請人采購組別備注12345678審核： 審批：采購接單：注：1、表頭涂灰色部分為必填項；2、規(guī)格、型號不能明確的，標明參數(shù)并提供產品圖片及描述或提供樣品；3、若申購審批時需要物資預算的，請至少提前3-5個工作日聯(lián)絡采購部。9.2 物料采購需求表（緊急/臨時）物料采購需求表（緊急/臨時）編號：申請中心或公司名稱： 臨時 緊急 申請日期： 提單人： 序號物品名稱規(guī)格/型號單位數(shù)量用途預計使用時間申請部門申請人采購組別備注12345678緊急原因：審核： 審批：采購接單：注：1、表頭涂灰色部分為必填項；2、規(guī)格、型號不能明確的，標明參數(shù)、提供產品圖片及描述或提供樣品；3、緊急采購原因不能填寫清晰的請另附表說明；4、若申購審批時需要物資預算的，請至少提前2-3個工作日聯(lián)絡采購部。9.3 物資貿易公司采購資金計劃匯總表年（ ）月物資貿易公司采購資金計劃匯總表各中心/子公司： 制表日期：單位：萬元序號月份計劃資金合計備注1月份上旬 填寫3月合計金額填寫附件以及頁數(shù)中旬下旬中旬下旬 小計 合計（大寫） 采購組負責人：計劃復核：貿易公司副總審核：集團財務審核 董事長批示：備注：1、實際采購時金額可能與預計有所偏差，以實際采購金額為準。 2、集團財務審核統(tǒng)籌資金，并給出可支付額度建議，交由董事長參考； 3、董事長確定支付額度，并簽字確認允許支付；9.4 采購申請分類匯總表/任務表（緊急/臨時類）采購申請分類匯總表/任務表（緊急/臨時類）編號組別申請公司/中心產品名稱規(guī)格/型號單位需求數(shù)量用途申請時間預計使用時間申請部門申請人備注貿易公司編號計劃部： A組： B組： C組：9.5 資金計劃明細表年（ ）月資金計劃明細表序號月份申請公司/中心產品名稱規(guī)格/型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）用途預計使用時間申請部門申請人預計支付時間123456小計金額（大寫）：計劃復核： 日期：采購組： 日期：貿易公司副總： 日期：備注：實際采購時金額可能與預計有所偏差，以實際采購金額為準。9.6 前期業(yè)務需支付資金明細表 （ ）月前期業(yè)務需支付資金明細表各中心及子公司：序號合同編號/零采單號簽訂/制單時間供應商名稱采購內容需付款額（元）用途款項原由預計支付時間備注1 如：驗收款10% 2 3 4 5 6 合計采購組：計劃復核：貿易公司副總：備注：此明細表內的資金內容為當月未支付成功，遺留至下月支付的款項金額 實際采購時金額可能與預計有所偏差，以實際采購金額為準。9.7 物資需求變更單物資需求變更單申請中心或公司申請時間變更單號變更類型型號變化 數(shù)量增加 數(shù)量減少變更原因申請部門申請人審核審批采購接單9.8 合同擬訂審批表合同擬訂審批表 合同名稱:使用部門：合同編號:擬訂時間： 甲方：乙方：合同負責人：乙方聯(lián)系人及電話： 乙方開戶銀行及賬號：合同總額：首付款比例及金額：支付首付款日期:質保金比例及金額：招投標/履約保證金:合同內容及支付方式：法務部/律師意見 （附件有/無） （確認是/否）：經辦部門負責人：使用部門負責人：騰鴻負責人：財務部：董事長審批：9.9 采 購 單(零采）-代借款單采 購 單(零采）-代借款單 編號：CGRW+月份+序列號使用中心及子公司名稱申請中心或子公司名稱申請部門申請人計劃 臨時/緊急序號申請時間申請單編號產品名稱規(guī)格/型號單位數(shù)量單價總價預計使用時間用途供應商名稱聯(lián)系電話備注合計（大寫）制單人：詢價人：采購人：采購審核：審 批：集團財務審核：注：單筆供應商采購額小于等3萬元的走零采單。9.10 供應商基本信息表 供應商基本信息表 編號：供應商名稱企業(yè)法人單位地址聯(lián)系人注冊資金聯(lián)系電話員工人數(shù)聯(lián)系傳真企業(yè)生產經營狀況加工生產形式外委生產、加工自生產、外委加工自生產加工主要生產設備包裝形式 外委加工：廠內包裝主要設備包裝種類：木質 紙箱 其他經營范圍：銷售形式批發(fā)（ ） 零售（ ） 其他：主要產品情況產品名稱型號/品種品牌年產量單價生產周期注：需供方提供相應資質文件，如：企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、代碼證、納稅人資格證等相關資質文件.9.11 供應商考察評審表供應商考察評審表供應商名稱企業(yè)詳細地址經營范圍法定代理人電話業(yè)務代理人電話注冊資金企業(yè)類型資質等級專業(yè)等級是否與我公司合作過外部業(yè)績考察部門經辦人部門審核以上由采購部門填寫，以下由其他部門填寫公司成立時間公司（廠區(qū)）面積開戶銀行及帳號質量體系其他參與考察部門9.12 樣品評審單樣品評審單供應商名稱編 號日 期序號編碼品名規(guī)格包裝形式單位圖片商品基本情況（外觀、產地、供應商情況、QS） 填寫部門填寫人注：以上由采購部門填寫采購部品控部營運部審批采購部主管副總營運部主管副總評審結果9.13 招標申請書招標申請書招標人（單位）標的類別招標方式招標項目規(guī)模資審方式招標內容管理部門意見采購部意見集團公司意見9.14 評標報告評標報告招標情況評標委員會組建評標依據評標程序評標結果及推薦意見評