公司費用報銷制度doc.doc

-精品word文檔 值得下載 值得擁有-北京首信股份有限公司費用報銷制度第一章 總則第一條 為加強各項支出的監(jiān)控力度，規(guī)范借款報銷行為，有效控制費用規(guī)模，最大限度節(jié)約開支，特制定本制度。第二條 本制度的具體內容劃分為總則、借款制度、報銷制度、差旅費報銷制度、移動話費報銷制度、借款報銷審批權限的規(guī)定、罰則和附則八部分。第三條 本制度所指的借款報銷范圍包括年度預算內的支出、超年度預算的部分和預算外的支出。具體支出項目包括業(yè)務性支出和費用性支出兩部分，其中費用性支出是指日常費用、勞務費用、設備購置費用、各類會議（含展覽會、展示會）支出、廣告費用和其他支出。第四條 本制度的適用范圍包括公司總部各部門、公司所屬各事業(yè)部、研究院各研究所。第二章 借款制度第五條 各類借款（現金、支票、匯款）均需填寫經營財務部規(guī)定的專用單據。1、現金借款：需要填寫“北京首信股份有限公司現金借款單”一式三聯。第一聯為財務記帳聯，第二聯為存查聯，第三聯為借款人留存聯。借款人應妥善保存留存聯，報銷時出具此聯進行借款核銷。2、非現金借款：需要填寫“北京首信股份有限公司支票申請單”3、借款人應將借款單據的各項目填寫齊全，按借款審批權限經有關領導批準后方可去財務部領款。4、對下列特殊事項，除填制經營財務規(guī)定的借款單據外，還應填制規(guī)定的特殊單據(1)購買固定資產需填寫“固定資產購買申請單”一式三份。具體操作明細見固定資產管理規(guī)定。(2)辦公用品，禮品的借款需填制“辦公用品，禮品審批單”，經總裁辦批準后到經營財務部辦理借款手續(xù)。(3)差旅費借款應填制“出差申請表”（具體格式及填列方法見人力資源部下發(fā)的“員工考勤休假管理辦法”），經相關領導審批后到財務辦理借款手續(xù)。第六條 凡借支現金1萬元以上（含1萬元）者均需提前一天電話通知經營財務部，以便經營財務部備款。第七條 借款人應嚴格遵守費用報銷的時限規(guī)定，否則不得再次借款。特殊情況不能及時報銷而仍需借款者，須部門總經理核實并予以特殊說明后方可辦理借款手續(xù)。對于無正常理由逾期兩個月沒有履行報銷手續(xù)者，將按本制度第七章罰則的有關規(guī)定給予處罰。第八條 對各部門年度財務支出預算實行分類總量控制，凡超預算開支和預算外開支將嚴格審核嚴格控制。第三章 報銷制度第九條 經營財務部的報銷時間為上午8：30到11：45；下午1：00到4：30，請各部門在規(guī)定的時間內報銷，財務部門有權根據實際操作情況調整報銷時間。第十條 因報銷需要支取現金超過1萬元（含1萬元）的，均需提前一天電話通知經營財務部，以便財務部備款。第十一條 報銷的基本操作程序（1）報銷時：市內單據報銷，應填寫“本市費用報銷單”，經手人、驗收人、審批人均應在原始單據上簽字，如原始單據金額較小且數量較多，可加蓋騎縫章，原始單據為單張報銷時可不填“報銷單”；外埠差旅報銷，應填寫“外埠借款報銷單”，與差旅相關的單據（飛機票除外）可由審批人在“報銷單”上統一簽字，其他單據（如：餐費、禮品、招待、食品等）必須有審批人在原始單據上逐筆簽字，如單項費用超過500元應有主管副總裁審批簽字。（2）如報銷借款，需攜帶原借款單第三聯，用以注銷。（3）報銷單據應于粘貼單左側分類均勻粘貼，發(fā)票正面向上，大小不能超出粘貼單。（4）各事業(yè)部的現金報銷單據按上述規(guī)定粘貼簽字后，經辦人首先到事業(yè)部的財務部門，由主管財務人員對票據審核簽字后，方可到總部經營財務部辦理報銷手續(xù)。各事業(yè)部的財務人員要對單據粘貼是否正確，單據是否合法，單據計算是否正確進行認真審核。（5）各事業(yè)部及研究院應指定專門人員負責辦理報銷及請款事宜。第十二條 費用性借款的報銷規(guī)定1、費用性借款指除采購、銷售以外的所有借款。2、各類借款的報銷時間限制：（1）市內借款限5日內報銷完畢；外埠借款限15日內報銷完畢，否則一律不再借支。（固定資產報銷時限見固定資產管理制度）（2）個人借支的差旅費等借款，必須在報銷上一次借款后，才借支新的款項。（3）因特殊情況不能按時報銷而仍需借款者，須在借款時提交經部門總經理審核批準的情況說明，并應注明未報銷款項的預計報銷時間，方可辦理再次借款手續(xù)。循環(huán)出差者其每次的差旅費借款不能混用應分次結算報銷，出差周期超過兩個月者應將票據寄回，由部門委派其他人員代為報銷。3、報銷勞務費等無法取得原始單據的支出，應填寫支出證明單。4、凡購買固定資產、禮品、大額辦公用品在報銷時，應在發(fā)票上注明供貨單位詳細地址、電話、聯系人，辦公用品金額超過1000元的應附清單。5、各單位如需自行購買辦公用品、禮品，需經總裁辦審核批準并辦理審批手續(xù)后方可報銷。6、市外差旅報銷時需持“出差申請”，如乘坐飛機需持“首信股份機票訂購結算單”。第十三條 業(yè)務性借款的報銷規(guī)定與開具各類發(fā)票的手續(xù)1、為銷售而進行的采購借款報銷規(guī)定（1）以銷售為目的而進行的商品、產品采購均應以轉帳方式（支票或匯款等）進行結算（指各事業(yè)部發(fā)生的采購業(yè)務），對方單位必須開具增值稅發(fā)票。借款時需向經營財務部提供購銷合同，按照購銷合同中的供貨單位付款，因金額較小無購銷合同的需在借款單上注明供貨單位的詳細名稱、地址、電話、聯系人，并提供經營財務部需要的其他證明資料。（2）借款后兩周內持增值稅發(fā)票和“商品、產品入庫單”到各自財務部辦理報銷手續(xù)。2、開具各類發(fā)票的手續(xù)（1）資金往來發(fā)票：經辦人持向對方單位收取的屬于銷售合同預收款項性質的現金、轉帳支票、匯款單直接到財務部辦理開具資金往來發(fā)票（國稅）的手續(xù)；對于收取的除此以外的其他屬于往來性質的款項，在申請開具相關票據的同時，應向財務部提供該款項屬于資金往來關系的證明。（2）服務性發(fā)票：凡技術服務、技術開發(fā)類收入均應開具服務性發(fā)票，經辦人持向對方單位收取的現金、轉帳支票、匯款單和技術服務（技術開發(fā)）協議以及“發(fā)票申請單”到財務部辦理開票手續(xù)。（3）銷售發(fā)票（包括普通發(fā)票、增值稅發(fā)票）：凡需開具銷售發(fā)票者均須填制“發(fā)票申請單”，經辦人對申請單上各項目應嚴肅對待，認真填寫，并按規(guī)定程序簽字審批，同時持銷售合同、收款證明（指匯票、支票、現金等）或收款承諾書、“商品、產品出庫單”以及“商品、產品銷售清單”（見下表）到財務部辦理。商品、產品銷售清單銷售部門： 銷售合同號碼： 年 月 日 單位：元產品、商品名稱規(guī)格型號計量單位銷售數量銷售單價銷售額合計注：本表各項應填寫齊全，不可缺項填報，（4）如與銷售對應的采購環(huán)節(jié)尚未履行增值稅發(fā)票報銷手續(xù)，而要求開具銷售發(fā)票的，除填制“商品、產品出庫單”和“商品、產品銷售清單”，并由部門總經理審批外，還須報至財務總監(jiān)審批后方可予以辦理開票手續(xù)。第四章 差旅費報銷制度第十四條 關于交通工具 公司一般人員因公出差時，可乘坐以下交通工具： 1、汽車或火車。 2、輪船：只限三等艙，超出標準的須經主管副總裁事先批準。3、飛機：只限經濟艙，但須經主管副總裁事先批準；對經過批準允許乘機的人員，其往返機場的專線汽車費及機場建設費等可憑單據實報實銷，不計算在包干費用中。 4、其他交通工具：實報實銷（不含出租車費）。公司中層以上干部（含）出差可根據具體情況自行選取交通工具。第十五條 關于出差住宿標準人員標準（元/天）一般人員150中層干部200副總裁以上及董事會人員實報實銷說明： l、在出差期間內，上述標準可以按照一次出差的總天數滾動累積核算，對超出標準的部分，按照以下規(guī)定報銷： （1）超出標準不足50（含）以內部分，報銷70，自己承擔30； （2）超出標準 50%以上部分，報銷 50%，自己承擔 50%。 2、當兩人或兩人以上共同出差時，住宿標準以同行中最高的為準（除副總裁）。 3、當單人出差或同行人員中男或女為單數時，單數方住宿標住可在相應規(guī)定的標準上增加60元。 4、對于經公司批準的赴外地參加各類會議、學習班、培訓班的人員，會議安排住宿的實報實銷，會議不安排住宿的人員，按公司相關出差住宿標準執(zhí)行。 5、對在外地出差人員，因住親友家而無住宿發(fā)票，有本人寫出申請，經主管副總裁批準后，按每天20元核銷住宿費。 第十六條 關于伙食補貼 公司員工出差補貼不分部門和級別一律實行包干制，具體標準如下： 1、對于經公司批準的赴外地參加各類會議、學習班、培訓班的人員，按照出差總天數給予每人每天50元伙食補貼。 2、除了以上原因出差外，因公出差的人員，按照出差總天數每天給予一定的伙食補貼，標準為100元/天。（注：出差總天數以來回程票據為準計算）。 3、對于在出差期間因公請客戶用餐的，按照每請客一次扣除30元的標準，核減當日伙食補貼（以報銷餐費票據為準）。 4、對于去北京遠郊區(qū)出差而當天不能夠返回的人員，每天按照50元給予伙食補貼，其住宿標準參照外地出差標準執(zhí)行。 第十七條 關于出租車等交通費 在外地出差期間因公發(fā)生的出租車費用按照以下標準進行報銷： 1、中層以上干部（含），按實際票據每天報銷50元。 2、一般人員，按實際票據每天報銷30元。以上標準在出差期間累積計算。 第十八條 關于訂購機票的規(guī)定1、出差乘坐飛機必須于出差前在“出差申請”上注明，經過主管副總裁批準后方可購買機票.2、購買機票必須到總裁辦指定的機票供應商處訂購，認證機票供應商如下：禾田假日（24小時服務，可提供上海，廣州異地訂、送票服務）：訂票電話卡號：010768）保時捷客貨航空服務有限公司（24小時服務，不能異地訂票）：訂票電話有變更見總裁辦公室通知。3、在廣州、上海和蘇州訂購機票，須在總裁辦指定的認證機票供應商處購買，其他地點可暫時由個人自訂機票。打折機票，按實際費用報銷，報銷金額最高不超過票價的90%。第五章 移動話費報銷制度第十九條 本規(guī)定適用于公司內部所有部門和員工。因工作需要，公司為部分工作人員報銷移動電話費用，費用在規(guī)定的標準范圍內憑發(fā)票報銷。 第二十條 除了公司已經配備移動電話的干部外，公司為中層及中層以上干部配備首信牌移動電話，由本人自備SIM卡，供工作中使用，其他人員一律自備移動電話和SIM卡。第二十一條 各類人員須在以下標準范圍內報銷移動電話話費，超過部分自付：單位（元）類別范圍職別每月額度公司級領導副總裁,財務總監(jiān)800中層管理人員市場總部正、副職500業(yè)務單元正、副職500總裁辦正職500其他管理部室正、副職350研究所正、副職350一般人員市場/銷售/服務250其他人員200第二十二條 中層及中層以上級別干部移動電話話費報銷的名單及標準由總裁辦公室提出，報總裁批準后，在總裁辦公室和經營財務部備案。第二十三條 業(yè)務單元和市場總部固定從事市場開發(fā)、銷售和客戶服務工作的人員（統稱市場人員）移動電話話費報銷的名單經本單位審核把關、主管副總裁批準后，報總裁辦公室和經營財務部備案。第二十四條 各管理部室、研究所和業(yè)務單元可為主管及部門經理以上人員報銷移動電話話費，其他人員一般不予報銷移動電話話費，移動電話話費報銷的名單經本單位審核把關、主管副總裁審核簽字后報總裁批準，在總裁辦公室和經營財務部備案。第二十五條 公司內其他人員因公報銷移動電話話費，需提出書面申請，經單位領導同意，由主管副總裁審核簽字后，報總裁批準，在總裁辦公室和經營財務部備案。第二十六條 所有人員的話費報銷程序為：在規(guī)定范圍內，各單位直接到經營財務部報銷。移動電話話費限額采用累計報銷方式，每月20-25日由各部門統一將移動電話話費報銷統計表和本部門員工移動話費單據收集后統一到經營財務部報銷，全年累計話費數額超過限額后將不予報銷。因工作調整或離職，將根據在職時間計算話費累計標準，超標部分由個人負擔。第二十七條 外單位贈予公司的移動電話話費，以及外單位贈予或借給中層及中層以上干部使用的移動電話話費，須到總裁辦公室登記備案，由總裁統一分配使用。 第二十八條 由公司購置的移動電話要妥善保管、使用，如有丟失，由個人賠償購機費。 第二十九條 因各種原因離職，使用公費購置移動電話的人員須及時到總裁辦公室辦理移動電話移交手續(xù)，方可辦理離職手續(xù)，否則公司有權采取措施追回或收取費用。 第三十條 各單位應將本單位報銷移動電話話費的人員姓名、移動電話號碼和報銷標準報總裁辦公室備案，納入統一管理。工作發(fā)生變動時，須及時調整話費標準，報總裁辦公室和經營財務部備案。凡是在公司報銷移動電話話費的員工，必須保證通信正常，若兩次不能保證正常聯系，公司將不予報銷當月移動電話話費；兩個月不予報銷話費，公司將取消話費報銷資格。第三十一條 經營財務部每季度將報銷移動電話話費的情況反饋給總裁辦公室。第六章 借款報銷審批權限的規(guī)定第三十二條 年度預算內各項支出的借款、報銷審批權限1、日常費用：（1）公司總部各部門、研究院各研究所：2000元以下由部門總經理、研究所所長審批，2000元以上（含2000元）、1萬元以下的支出由分管本部門、本研究所工作的副總裁審批；超過1萬元（含1萬元）的應由主管副總裁、財務總監(jiān)同時審批；10萬元以上（含10萬元）的開支除應由主管副總裁、財務總監(jiān)簽字外，還需總裁審批。（2）各事業(yè)部：2萬元以下由事業(yè)部負責人審批，2萬元以上（含2萬元）的支出由分管本部門工作的副總裁審批，同時報財務總監(jiān)審批，10萬元以上（含10萬元）的開支除應由主管副總裁、財務總監(jiān)簽字外，還需總裁審批。2、差旅費：（1）公司總部各部門、研究院各研究所：一律由主管本部室工作的副總裁審批。按規(guī)定進行報銷。（2）各事業(yè)部：由事業(yè)部負責人審批。按規(guī)定進行報銷3、勞務費：（1）勞務費的審批權限視同對公司日常費用的審批權限。（2）所有勞務費開支需報人力資源部審核、備案并統一發(fā)放。（3）報銷金額為含稅金額，財務部門據以代扣代繳個人所得稅，稅率見下表：序號金額稅率11000元（含）以下不上稅210004000元（含）扣除800元后，按20%3400020000元（含）扣除20%后，按20%42000050000元（含）扣除20%后，按20%再加征5成550000元以上扣除20%后，按20%再加征10成4、對于各類展覽展示費、在各類媒體（包括報紙、電視、雜志、戶外廣告牌等）發(fā)生的廣告宣傳費、新聞發(fā)布會、國外的市場開發(fā)等有關企業(yè)對外宣傳方面的事宜，一律由各個單位提出計劃，報市場部初審，經總裁批準，在預算計劃內使用。金額在10萬元以下（含）的，由分管市場方面工作的副總裁審核，財務總監(jiān)批準；金額在10萬元以上（不含）的，由分管市場方面工作的副總裁、財務總監(jiān)審核后，報總裁批準；超計劃部分一般不得報銷，特殊情況，必須經總裁批準。5、為統一企業(yè)對外形象，對于經營公關的紀念品、宣傳品等，統一由總裁辦公室提出計劃辦理采購，建帳入庫、填單發(fā)放，領用單位應寫明物品去向，否則，罰總裁辦?？偛棉k申請的采購禮品計劃報總裁批準。執(zhí)行時，金額在10萬元以下（含）的，由主管副總裁審核，財務總監(jiān)批準；金額在10萬元以上（不含）的，由主管副總裁、財務總監(jiān)審核后，報總裁批準。如各單位需自行采購或制作紀念品，宣傳品。需事先向總裁辦公室提出計劃。經總裁辦公室批準后辦理。6、有關福利性質的費用一律由總裁辦公室統一辦理。其他各部門、各事業(yè)部、研究院各研究所均無權自行使用。7、對于列入年度財務預算的基本建設項目、基建房屋大修項目，由投資管理委員會審核，董事會批準，并按歸口管理的辦法，由部門領導簽署意見后，一次使用資金在50萬元以下（含）的，由歸口處室的主管副總裁、財務總監(jiān)批準，使用資金在50萬元以上（不含）的，加由總裁批準。8、租賃費：各個單位向外單位租賃汽車（一個月以上或變相租賃汽車）、廠房，都必須經過總裁批準后據實報銷。9、固定資產支出：根據公司固定資產管理的規(guī)定，有關部門、事業(yè)部、研究院各研究所負責人簽署意見后，一次使用資金在10萬元以下（不含）的，由各部室，事業(yè)部，研究院各研究所負責人批準，使用資金在10（含）-30萬元（不含）的，由主管副總裁批準，30萬元以上（含）由總裁批準。第三十三條 超年度預算支出的審批權限對于超出年度預算的借款和報銷，1萬元以下由部門主管副總裁和財務總監(jiān)審批，1萬元以上還應報總裁審批。第三十四條 預算外支出的審批權