辦公文秘_秘書職場概述

1 模塊一秘書職場概述 第一部分秘書職場發(fā)展及其特點 知識目標(biāo) 了解秘書的定義 種類和角色 理解秘書工作的特點 內(nèi)容和原則 對秘書和秘書工作有一個初步的認識 養(yǎng)成秘書職業(yè)意識的重要性 能力目標(biāo) 能區(qū)分不同類型的秘書 分別理解其作用 2 第一單元秘書職場發(fā)展沿革 秘書工作源遠流長 如今 秘書已是我國黨政機關(guān) 企事業(yè)單位普遍設(shè)置的一個職位 在世界范圍內(nèi)也是最常見的社會職業(yè)之一 秘書有各種類型 他們在各自的崗位上 按照秘書工作的基本原則 發(fā)揮重要的作用 一 秘書職業(yè)發(fā)展沿革 秘書 一詞在我國由來已久 但在不同歷史時期 其涵義有所不同 據(jù)史籍記載 秘書 一詞在我國最早出現(xiàn)于漢代 最初的涵義不是指人 而是指物 一是指宮中秘藏之書 如 漢書 敘傳 博學(xué)有俊才 與劉向校秘書 3 二 秘書職業(yè)的類別 秘書是個統(tǒng)稱 如果從不同的角度來劃分 我國現(xiàn)代秘書可以分為以下不同的類別 一 按服務(wù)對象劃分 從秘書服務(wù)的對象來劃分 可分為公務(wù)秘書和非公務(wù)秘書兩類 1 公務(wù)秘書公務(wù)秘書是指為黨政機關(guān) 軍隊 社會團體 國營 或集體 企事業(yè)單位服務(wù)的秘書 公務(wù)秘書是國家工作人員 由組織或人事部門選調(diào) 從國家或所在單位 集體企事業(yè) 領(lǐng)取工薪 在編制上屬于所服務(wù)的機關(guān)或單位 我國的秘書人員 多數(shù)屬于公務(wù)秘書 它又包括兩類 4 集體秘書 集體秘書是與專職秘書相對而言的 集體秘書是指為某一機關(guān)或某一單位的領(lǐng)導(dǎo)集體服務(wù)的秘書 我國各級黨政機關(guān) 軍隊 企事業(yè)單位和社會團體的秘書 大都屬于集體秘書 集體秘書所從事的工作 不是為某一個領(lǐng)導(dǎo)者服務(wù)的 而是為所在機關(guān) 單位的領(lǐng)導(dǎo)班子服務(wù)的 專職秘書 專職秘書是指專門為某個領(lǐng)導(dǎo) 專家服務(wù)的秘書 有時也稱為某某領(lǐng)導(dǎo)或?qū)＜业乃饺嗣貢?專職秘書服務(wù)的對象雖然是某個領(lǐng)導(dǎo)或?qū)＜?但仍屬于國家干部編制的工作人員 同樣是從國家或所在單位 集體 領(lǐng)取工薪 這與私人出資聘用的私人秘書不同 5 2 非公務(wù)秘書 私人秘書 非公務(wù)秘書是指由私人出資聘請并為聘請者服務(wù)的秘書 這類秘書又可分為外資企業(yè)秘書 中外合資企業(yè)秘書 中外合作企業(yè)秘書 民辦企事業(yè)秘書 民辦團體秘書 專業(yè)戶或個體戶秘書以及其他個人聘用的秘書等 這類秘書不屬于國家編制的工作人員 其工薪由聘用者支付 6 二 按從事行業(yè)和職能劃分 按照秘書人員所從事的行業(yè)和職能劃分 可分為八類 1 業(yè)務(wù)秘書 中小企業(yè)最普遍需要的 就是業(yè)務(wù)秘書 他們是老板最得力的助手 在公司里負責(zé)商業(yè)書信往返 檔案 電報 報關(guān) 押匯 驗貨等業(yè)務(wù) 以及接待客戶 了解報價 推銷等實際作業(yè) 通常獨立工作 2 一般秘書 一般秘書是指公務(wù)機關(guān)或私人機構(gòu)中 主職為秘書的一般助理人員 負責(zé)打字 記錄 整理 收發(fā) 檔案及文書管理工作 其與私人秘書的主要區(qū)別在于主管不在時給予授權(quán)的程度 亦即其職務(wù)內(nèi)之決定權(quán)不高 7 3 法律秘書 法律秘書是指協(xié)助公司或主管處理法律問題的秘書 他必須熟知一般商業(yè)法律 如勞動法 公司法等法律和規(guī)章 尤需具有準(zhǔn)確及謹慎的處事能力 4 醫(yī)學(xué)秘書 醫(yī)學(xué)秘書是指在各醫(yī)院或醫(yī)學(xué)研究單位任職的秘書 這類秘書必須具備一些醫(yī)學(xué)知識 了解專用醫(yī)學(xué)名詞 能協(xié)助醫(yī)生照顧病人 了解病人心理 特別需要耐心 愛心和細心的人 5 教育秘書 教育秘書是指在學(xué)校中 協(xié)助處理有關(guān)教學(xué) 教務(wù)等行政工作的秘書 這類秘書必須了解教育的原則及法令規(guī)章 多半由學(xué)校學(xué)生畢業(yè)以后直接擔(dān)任 8 6 廣告秘書 廣告與媒體單位 常雇傭這類負責(zé)宣傳與公關(guān)工作的秘書 其本質(zhì)雖為內(nèi)勤 但亦常有接待客戶或與業(yè)務(wù)性質(zhì)有關(guān)的外勤工作 7 工程秘書 工程秘書是協(xié)助工程師 設(shè)計師 建筑師等專業(yè)人士 從事技術(shù)研究或技術(shù)執(zhí)行的秘書 需要具備一般工程的知識及專業(yè)用語 8 演藝秘書 演藝秘書是需具備戲劇 舞臺方面的學(xué)識與經(jīng)驗的助理人員 甚至須具備表演天分和能力 這類秘書專門為著名演員 電視電影公司 傳播界 演藝團體工作 必須了解企劃的過程 具備組織溝通的能力 9 三 按工作內(nèi)容劃分 按照秘書人員所從事的工作內(nèi)容劃分 可分為文字秘書 機要秘書 信訪秘書 通訊秘書 事務(wù)秘書 生活秘書 1 文字秘書 文字秘書是指以撰擬 處理文稿為主要工作的秘書人員 即人們通常所說的一個機關(guān)或單位的 筆桿子 秀才 2 機要秘書 機要秘書是指在黨 政 軍機關(guān)從事機密文電的翻譯 處理及保管的秘書 機要秘書通常包括譯電員 機要保密員等 3 信訪秘書 信訪秘書是指辦理人民群眾來信工作的秘書人員 10 4 通訊秘書 通訊秘書是指負責(zé)管理通訊事務(wù)以及各種通訊設(shè)備 如電話總機 電傳 傳真等 的秘書人員 5 事務(wù)秘書 事務(wù)秘書是指負責(zé)總務(wù) 后勤以及機關(guān)日常行政事務(wù)工作的秘書人員 6 生活秘書 生活秘書是指在生活方面給領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)和幫助的秘書人員 生活秘書通常是專為較高級別的領(lǐng)導(dǎo)配備的 按照秘書人員所從事的工作性質(zhì)來劃分 可分為黨務(wù)秘書 行政秘書 軍事秘書 司法秘書 外交秘書 新聞秘書 文化秘書 教學(xué)秘書 科技秘書等 11 四 按職責(zé)范圍和工作任務(wù)劃分 我國黨政機關(guān)的秘書 按照其承擔(dān)職責(zé)范圍的大小和工作任務(wù)輕重的不同 在縱向上分為以下三個層次 1 高級秘書 高級秘書 是指秘書長 辦公廳 室 主任 其職責(zé)是 參與政務(wù) 管理事務(wù) 協(xié)助首長綜合情況 研究政策 掌握機要 推行工作 以及主持日常行政事務(wù)工作等 2 中級秘書 中級秘書 是指辦公廳 室 主任及其下屬的秘書處長或秘書科長 秘書股長 文字秘書 他們負責(zé)起草文稿 辦理公文 調(diào)查研究 收集和整理信息資料等工作 其工作成效 對領(lǐng)導(dǎo)者的決策有重要影響 12 3 初級秘書 初級秘書 是指在辦公廳 室 秘書處 科 內(nèi)從事文件收發(fā)保管 打字 印校 接待 聯(lián)絡(luò) 會務(wù)工作和辦理其他事務(wù)工作的人員 他們不一定有秘書的職稱 但通常也被稱為秘書工作人員 13 三 秘書工作的原則 秘書工作的基本原則 就是準(zhǔn)確 迅速 求實 保密 1 準(zhǔn)確準(zhǔn)確 是對秘書工作質(zhì)量的要求 秘書工作的準(zhǔn)確性涉及的方面很多 概括地說就是 辦文要準(zhǔn)確 辦事要穩(wěn)妥 情況要屬實 主意要慎重 秘書人員無論是為領(lǐng)導(dǎo)提供信息或向領(lǐng)導(dǎo)反映其他情況 還是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)起草文稿 審核文稿 都必須力求準(zhǔn)確 數(shù)字要準(zhǔn)確 時間要準(zhǔn)確 概念要準(zhǔn)確 名稱要準(zhǔn)確 不能使用 可能 大概 大約 差不多 之類字眼 抄寫 打印 登記文件 都應(yīng)反復(fù)校對 核實 處理和傳遞文件 也不能寫錯 投錯 14 2 迅速迅速 是對秘書工作效率的要求 秘書工作應(yīng)及時 高效 無論是辦文 辦事 絕不允許拖拉 凡是能在當(dāng)天完成的 絕不拖到明天 凡是能在 小時內(nèi)辦完的 絕不延至 小時以后 領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)作出的決定 要及時傳達下去 下面反映的情況 意見 要迅速向領(lǐng)導(dǎo)部門反映 3 求實求實 是對秘書工作的基本要求 秘書工作必須尊重客觀事實 不僅不能脫離社會實際 而且更不能為了個人或小團體的利益而弄虛作假 秘書工作是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù) 必須做到實事求是 否則就會造成領(lǐng)導(dǎo)工作的失誤 甚至嚴重損害黨和國家的聲譽 15 4 保密保密 既是對秘書人員的要求 也是秘書工作的基本原則 秘書人員經(jīng)常接觸黨和國家的一些機密文件 經(jīng)常參加一些重要會議 了解不少重要機密 包括秘密文件 資料 機要電文以及領(lǐng)導(dǎo)人的重要活動安排等 如不注意保密 一旦泄露 就會造成嚴重的損失 因此 秘書人員一定要遵守保密紀律 認真做好保密工作 16 四 秘書工作的主要內(nèi)容 秘書工作有廣義和狹義兩種 廣義的秘書工作即秘書部門的工作 也稱辦公室工作 狹義的秘書工作是指由正式秘書部門的人員所承擔(dān)的工作 即人們通常所說秘書業(yè)務(wù)工作 五 秘書工作的基本特點 秘書工作的性質(zhì)與任務(wù) 決定了秘書工作具有下列特點 17 1 從屬性從屬性是現(xiàn)代秘書工作最根本的屬性和特點 這是因為 第一 秘書工作不能脫離領(lǐng)導(dǎo)而獨立存在 秘書工作總是圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作而開展的 領(lǐng)導(dǎo)工作涉及哪里 秘書工作的范圍就必須延伸到哪里 第二 秘書在處理任何問題時 只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示精神辦理 不能超越職權(quán)范圍自作主張 自行其是 第三 秘書人員雖然也常常參與領(lǐng)導(dǎo)班子的某些會議 與領(lǐng)導(dǎo)者共同研究各種有關(guān)問題 但秘書人員在會上只有發(fā)言權(quán) 而無表決權(quán) 18 2 被動性秘書機構(gòu)的輔助地位 決定了秘書工作的被動性 3 事務(wù)性秘書工作絕大多數(shù)都是具體的事務(wù)工作 如收發(fā)文件 起草文件 打印校對 接聽電話 迎來送往 布置會場 派車買票 安排食宿等 雖然很瑣碎 很繁雜 但都需要秘書人員一件一件地去辦 有人說秘書工作 上管天文地理 下管雞毛蒜皮 這兩句俏皮話也說明了秘書工作具有事務(wù)性的特點 19 4 綜合性由于秘書機構(gòu)是綜合性辦事機構(gòu) 秘書工作也就具有明顯的綜合性 六 秘書工作的作用 在現(xiàn)代社會中 由于人們社會活動的范圍越來越大 現(xiàn)代管理工作日趨復(fù)雜 因而秘書工作的作用比過去顯得更加突出 現(xiàn)代秘書工作的作用 歸納起來 主要有以下幾方面 20 1 樞紐作用在現(xiàn)代社會中 各級各類機關(guān)的秘書部門 都處于本單位領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)之下 各個職能部門之間的中心位置 是領(lǐng)導(dǎo)進行管理的中介環(huán)節(jié)和中樞機構(gòu) 因此 現(xiàn)代秘書工作具有溝通上下左右 聯(lián)系四面八方的樞紐作用 2 參謀助手作用領(lǐng)導(dǎo)者的主要職責(zé)在于決策和管理 秘書人員在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策和管理時 既要為領(lǐng)導(dǎo)辦事 當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的助手 又要為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策 當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的參謀 因此 秘書工作既有助手作用 又有參謀作用 21 3 形象作用人們常常把秘書部門稱為 關(guān)口 或 窗口 所謂 關(guān)口 是指在一個機關(guān)里 秘書部門要負責(zé)把住文字關(guān) 用印關(guān) 保密關(guān)等 因為各種文件 信息的上傳下達大都要經(jīng)過這里傳遞和輸送 所謂 窗口 是指內(nèi)外聯(lián)系 群眾來信來訪 各方來人洽談業(yè)務(wù)或協(xié)調(diào)工作等 大都由秘書部門出面辦理 22 第二單元秘書職場特點分析我國現(xiàn)代秘書事業(yè)經(jīng)過二十多年的發(fā)展有了明顯的變化 由傳統(tǒng)秘書傳 幫 帶的培養(yǎng)模式到現(xiàn)代秘書職業(yè)教育的迅猛發(fā)展 從傳統(tǒng)秘書知識和能力的低學(xué)歷到現(xiàn)代秘書隊伍的本?？苹?從傳統(tǒng)秘書知識能力的技能低到現(xiàn)代秘書隊伍素養(yǎng)的極大提高 從傳統(tǒng)秘書 半路出家 當(dāng)秘書的就業(yè)模式到現(xiàn)代秘書的職業(yè)資格考試制度 從傳統(tǒng)秘書的手工操作到現(xiàn)代秘書工作的辦公自動化 等等 23 一 新時期秘書工作的基本特點 一是智能服務(wù) 這是職能范疇的不同 傳統(tǒng)秘書的職能范疇除文書撰擬是比較高層次的服務(wù)外 其他的服務(wù)大多都是低層次的事務(wù)性服務(wù) 二是主動服務(wù) 這是工作方式的不同 秘書工作具有突出的被動性 這是與生俱來的 不容置疑的屬性 三是現(xiàn)代技能性服務(wù) 也是轉(zhuǎn)型時期秘書工作的新特點 這是工作手段的不同 四是較高的法律素質(zhì) 秘書應(yīng)緊跟我國法制建設(shè)的步伐 24 二 我國當(dāng)代秘書工作發(fā)展的基本趨勢 就全世界而言 秘書工作不僅存在于政府機關(guān)和企事業(yè)單位 而且遍布于社會各個行業(yè) 我國進入WTO后 隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展 秘書工作也加速了與國際接軌的進程 其發(fā)展趨勢為 一 職場任職資格化 秘書的任職資格 是指從事秘書活動應(yīng)具備的條件和身份 由于長期缺乏規(guī)范化的職業(yè)資格鑒定制度 這支龐大的就業(yè)群體一直處于 無照經(jīng)營狀態(tài) 25 二 秘書工作職業(yè)化 秘書工作職業(yè)化 是指秘書人員所從事的工作相對穩(wěn)定 并成為他們的主要謀生手段 對社會而言 秘書工作的職業(yè)化是社會經(jīng)濟發(fā)展到一定程度的標(biāo)志 對領(lǐng)導(dǎo)而言 秘書工作的職業(yè)化是領(lǐng)導(dǎo)管理工作科學(xué)化的標(biāo)志 對秘書本人而言 秘書工作的職業(yè)化是其職業(yè)意識強化的標(biāo)志 三 辦公信息自動化 辦公信息自動化 簡稱辦公自動化 是指將現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備運用于辦公活動中 使辦公活動實現(xiàn)科學(xué)化 自動化和信息化 從而最大限度地提高工作效率和質(zhì)量 26 四 知識結(jié)構(gòu)專業(yè)化 新時期的秘書除了應(yīng)具備社會科學(xué) 自然科學(xué)等最基本的知識外 還應(yīng)掌握與工作相關(guān)的專業(yè)知識 秘書的專業(yè)知識包括兩方面 第一 每個秘書人員都應(yīng)具備的秘書業(yè)務(wù)知識 它包括文體寫作知識 檔案管理知識 調(diào)查研究知識 信訪工作知識 會務(wù)組織知識等 不掌握這些知識 就不具備從事秘書職業(yè)的資格 第二 秘書人員所在單位和部門的專業(yè)知識 這一層次的知識因秘書服務(wù)對象的不同而有所差別 每個行業(yè)都有自己的行業(yè)知識 如果一個秘書對自己所服務(wù)的單位或部門的行業(yè)知識不甚了解 必定不能勝任工作 27 第二部分秘書職業(yè)素養(yǎng) 知識目標(biāo) 了解秘書職業(yè)道德特點 意義 作用 秘書職業(yè)道德范疇 熟悉秘書的角色定位 謙虛慎獨 大局觀念 奉獻精神 保密意識 能力目標(biāo) 通過秘書職業(yè)氛圍體驗訓(xùn)練 改善學(xué)生學(xué)習(xí)習(xí)慣 通過案例 理解理想 責(zé)任 技能 紀律 良心 榮譽的秘書職業(yè)特點 能正確認識角色定位 養(yǎng)成謙虛慎獨 樂于奉獻 注重保密的職業(yè)操守 28 第一單元秘書基本職業(yè)素質(zhì)有人說 素質(zhì)是人在某些方面的本能特點 也有人說 素質(zhì)是實踐中增長的修養(yǎng) 知識水平高 工作能力強的 常常被人們說成是有素質(zhì)的 素質(zhì)是成事之基 是立身之要 在新的歷史條件下 對秘書人員的政治素養(yǎng) 專業(yè)知識 綜合能力 心理素質(zhì) 人際關(guān)系 思想觀念等方面 都提出了新的更高的要求 秘書人員只有不斷提高自身的綜合素質(zhì) 才能當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手 否則 就會事倍功半 甚至事與愿違 29 一 秘書的政治素養(yǎng)秘書工作是一項政治性 政策性很強的工作 因此秘書人員首先要有良好的政治素養(yǎng) 堅定正確的政治方向 思想敏銳 強烈的事業(yè)心 較高的理論政策水平 實事求是的思想作風(fēng) 淡泊明志 樂于奉獻 踏實細致 一絲不茍 第二 要有強烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感 第三 要有實事求是的思想作風(fēng) 實事求是是我們黨的優(yōu)良傳統(tǒng)和作風(fēng) 秘書工作要注意發(fā)揚這種傳統(tǒng)和作風(fēng) 30 二 秘書的知識素養(yǎng)一是基礎(chǔ)知識 基礎(chǔ)知識是秘書素養(yǎng)的根基 基礎(chǔ)知識越扎實 越豐富 秘書的潛力發(fā)揮就越大 一是社會科學(xué)基礎(chǔ)知識 如語文 歷史 政治 哲學(xué) 細述之 則有外語 計算機 寫作基礎(chǔ) 現(xiàn)代漢語 古今中外文學(xué) 邏輯學(xué)基礎(chǔ)等 二是自然科學(xué)基礎(chǔ)知識 如數(shù)學(xué) 物理 化學(xué) 生物 天文地理等 二是專業(yè)知識 專業(yè)知識是秘書素養(yǎng)的核心內(nèi)容 它包括兩方面的知識 一是秘書學(xué)科專業(yè)知識 主要有秘書學(xué) 秘書史 秘書業(yè)務(wù)三大部分 31 三是相關(guān)知識 相關(guān)學(xué)科知識指與秘書專業(yè)密切相關(guān)的一些學(xué)科知識 主要有行政管理學(xué) 社會學(xué) 心理學(xué) 公共關(guān)系學(xué) 新聞學(xué) 運籌學(xué) 法學(xué) 編輯學(xué) 領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)等 32 三 秘書的心理素質(zhì)秘書人員由于工作崗位的特殊性 不僅人際關(guān)系較復(fù)雜 而且在緊張的工作中所遇到的矛盾和困難挫折也較多 如果沒有較強的心理承受能力 就難以應(yīng)付工作中所出現(xiàn)的各種情況 產(chǎn)生心理上的不適應(yīng) 所以提高秘書人員的心理素質(zhì)具有十分重要的現(xiàn)實意義 33 四 秘書的綜合能力一是表達能力 表達能力有兩種方式 一是口頭表達能力 二是文字表達能力 口頭表達能力就是如何運用口頭語言表達思維的能力 秘書人員在上情下達 下情上達的工作過程中均離不開口頭表達 口頭表達一要清晰自然 二要準(zhǔn)確 簡練 三要有條不紊 四要有說服力 五要反應(yīng)敏捷 六要注意分寸 34 二是領(lǐng)悟能力 領(lǐng)導(dǎo)意圖是指領(lǐng)導(dǎo)人為實現(xiàn)其工作目標(biāo) 完成其職責(zé)任務(wù)而產(chǎn)生的工作意見 思想意圖等內(nèi)容的統(tǒng)稱 秘書必須迅速準(zhǔn)確地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的想法 感悟其中的要點所在 領(lǐng)悟太慢會耽誤工作 領(lǐng)悟錯了則會 南轅北轍 反而給自己添亂 要使自己和領(lǐng)導(dǎo)之間形成 心有靈犀一點通 的默契 關(guān)鍵在于領(lǐng)悟能力的不斷提高 秘書的領(lǐng)悟能力包括理解能力 分析能力 判斷能力和學(xué)習(xí)能力等 35 三是辦事能力 秘書工作本身具有極其明顯的事務(wù)性特征 如文書事務(wù) 接待事務(wù) 會議事務(wù) 領(lǐng)導(dǎo)交辦事務(wù)等 辦事范圍廣 內(nèi)容多 任務(wù)繁雜 這就要求秘書應(yīng)具備很強的辦事能力 對于任何一個單位來講 所有這些事都是有價值和必要的 秘書處理事務(wù)時 應(yīng)圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作的要求 培養(yǎng)自己獨立處理事務(wù)的能力 盡管秘書工作帶有被動性 但秘書應(yīng)有工作的主動性 在 不越位 不錯位 的基礎(chǔ)上 發(fā)揮自己獨立辦事的能力 真正成為領(lǐng)導(dǎo)的助手 這種辦事能力包括組織能力 策劃能力 應(yīng)變能力等 36 四是溝通能力 溝通是一種信息交換過程 使人們?yōu)榱舜_定目標(biāo) 用一定的符號 把信息 思想和情感在人與人之間進行傳遞的過程 主要溝通形式有橫向溝通和縱向溝通 橫向溝通一般指部門與部門 員工與員工之間平行溝通 縱向溝通主要是上下級關(guān)系之間的溝通 一般包括自上而下 自下而上兩種溝通 領(lǐng)導(dǎo)從上至下的下行溝通是縱向溝通的主體 而秘書自下而上的上行溝通是縱向溝通的關(guān)鍵 秘書是溝通決策層與執(zhí)行層 溝通勞資雙方 溝通單位內(nèi)各部門 溝通單位與社會等方面關(guān)系的重要人物 要使秘書工作卓有成效 秘書就必須具備很強的溝通能力 提高溝通能力要做到以善待人 以情感人 以理服人 以利動人 這種溝通能力包括交際能力 協(xié)調(diào)能力 談判能力等 37 五是信息處理能力 秘書部門是單位的綜合辦事機構(gòu) 是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的 領(lǐng)導(dǎo)工作離不開信息 信息貫穿于領(lǐng)導(dǎo)工作的全過程 尤其當(dāng)今是一個信息化時代 秘書部門為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的一項重要內(nèi)容就是加強調(diào)研 提高調(diào)查能力和研究能力 提供有價值的信息服務(wù) 從而為領(lǐng)導(dǎo)決策當(dāng)好參謀 因此 秘書人員應(yīng)具備較強的信息處理能力 六是操作能力 包括辦公設(shè)備 通訊工具的使用和保管等方面 38 五 秘書的職業(yè)形象和氣質(zhì)秘書部門俗稱 窗口 窗口 作用發(fā)揮好壞與秘書職業(yè)道德有直接關(guān)系 也與秘書人員自身的職業(yè)形象和氣質(zhì)有著更緊密的聯(lián)系 由于秘書人員工作性質(zhì)和工作場合的特殊性 決定了秘書職業(yè)形象的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范 概括而言 那就是 整潔清爽 端莊大方 忠誠精干 謙遜敏捷 秘書的職業(yè)氣質(zhì) 是秘書人員最本質(zhì)的東西 是秘書人員氣質(zhì)和素質(zhì)的自然流露 秘書的氣質(zhì)應(yīng)該是內(nèi)秀而充實 成熟而優(yōu)雅 誠實而和藹 深沉而含蓄 獨特而不俗 不管是秘書的職業(yè)形象 還是秘書的職業(yè)氣質(zhì) 都是可以經(jīng)過訓(xùn)練和自我完善培養(yǎng)出來的 39 第二單元秘書職業(yè)道德規(guī)范秘書人員是秘書工作的主體 能否做好秘書工作 在很大程度上取決于秘書人員所具備的素質(zhì)修養(yǎng)和職業(yè)道德修養(yǎng) 這些素質(zhì)修養(yǎng)和職業(yè)道德修養(yǎng)是秘書工作的性質(zhì) 任務(wù)和特點所要求的 素質(zhì)修