行政辦公物品管理制度.doc

行政辦公物品管理制度一總則1、為了使酒店籌備期間行政辦公物品管理規(guī)范化，保證公司財產(chǎn)完好無損，根據(jù)企業(yè)管理的一般要求，結(jié)合本公司具體情況，制定本制度。2、公司行政辦公物品由辦公室統(tǒng)一采購、配發(fā)、管理，嚴(yán)格實行先入庫、后領(lǐng)用的制度。3、公司各部門所領(lǐng)用一切非原材料性質(zhì)的辦公物品，嚴(yán)格實行“以舊換新”制度。二適用范圍1、本制度適用于籌備期間公司所屬各部門。2、本制度所指行政辦公物品為員工日常辦公所用文具（含水筆、筆記本、釘書器等）、辦公自動化所需用的耗材（含U盤、錄音筆、墨盒等）、辦公設(shè)備（含電腦、復(fù)印機、打印機、傳真機等）以及辦公家具（含桌、椅、柜等）。三行政辦公物品的分類行政辦公物品分三類：辦公固定資產(chǎn)、辦公低值資產(chǎn)、辦公用品。1、辦公固定資產(chǎn)指使用期限在兩年以上，在使用過程中保持原有的實物形態(tài)的各種辦公家具及辦公設(shè)備。2、辦公低值資產(chǎn)指使用期限較長，在使用過程中不易消耗的各種辦公家具及辦公設(shè)備。3、辦公用品指使用期限較短，價值較低，在使用過程中容易消耗的各種辦公類資產(chǎn)。四辦公室籌備期的職責(zé)：辦公室是行政辦公物品的綜合管理部門，負(fù)責(zé)對行政辦公物品費用支出情況進(jìn)行監(jiān)督、控制，其職責(zé)主要包括：1、每月25日匯總各部門的辦公物品申請單并報入下月資金計劃；2、供應(yīng)商的選擇及采購；3、辦公物品的驗收、入庫；4、辦公物品的配發(fā)、調(diào)撥和維修；5、配合財務(wù)部對行政辦公物品進(jìn)行盤點、建立行政辦公物品臺賬、月度辦公用品出入庫臺賬。五資產(chǎn)負(fù)責(zé)人的主要職責(zé)：認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司的行政辦公物品管理制度；負(fù)責(zé)公司資產(chǎn)的保管和資產(chǎn)出入庫、調(diào)撥、維修與監(jiān)督記錄、建立行政辦公物品臺賬、月度辦公用品出入庫臺賬、個人臺賬、部門臺賬；合理調(diào)配各部門的辦公設(shè)備等資產(chǎn)。嚴(yán)格執(zhí)行辦公用品領(lǐng)用登記單登記、做到出庫必錄。六籌備期辦公物品采購1、每月25日公司各部門上報下月度的辦公物品申請單，交由辦公室審核后編制統(tǒng)一采購計劃和資金使用計劃，納入公司全面預(yù)算，報公司財務(wù)部列入每月全公司資金計劃。2、全公司認(rèn)真貫徹辦公用品“以舊換新”制度，資產(chǎn)負(fù)責(zé)人需向申請部門回收申請單中已耗用、損壞的非原材料性質(zhì)的辦公用品。并根據(jù)回收數(shù)量以及庫存數(shù)量在申請單上備注合理的采購數(shù)量。3、辦公資產(chǎn)的采購由辦公室按貨比三家的方法進(jìn)行詢價后，連同辦公物品申請單和詢價后的辦公資產(chǎn)采購詢價單上報董事長，經(jīng)審批后方可到財務(wù)部領(lǐng)取支票進(jìn)行購買。4、辦公物品驗收：（1）辦公室主任與資產(chǎn)負(fù)責(zé)人共同驗收采購辦公物品，并按照申請單核對。驗收完畢后填寫辦公物品驗收單并簽字，上報董事長審批。審批通過后，辦公室登記行政辦公物品臺帳、辦公用品出入庫臺賬。（2）若驗收發(fā)現(xiàn)與申購要求不符、或辦公物品質(zhì)量不合格，則物品不可入庫。由采購人員負(fù)責(zé)與供應(yīng)商交涉、進(jìn)行退換貨。辦公資產(chǎn)退貨后，由采購員在辦公資產(chǎn)采購詢價單中選擇供應(yīng)商另行采購。（3）固定資產(chǎn)由財務(wù)部根據(jù)入庫單和購物發(fā)票進(jìn)行賬務(wù)處理。辦公物品申請單和購物明細(xì)復(fù)印件、以及固定資產(chǎn)的照片由辦公室統(tǒng)一保管。3、采購員持購買辦公用品的相關(guān)票據(jù)及辦公物品申請單根據(jù)公司財務(wù)規(guī)定報銷。七籌備期辦公用品配發(fā)1、辦公用品每月領(lǐng)用一次，由辦公室資產(chǎn)負(fù)責(zé)人于每月5日配發(fā)。辦公室負(fù)責(zé)辦理領(lǐng)用手續(xù)，嚴(yán)格填寫辦公用品領(lǐng)用登記單，并進(jìn)行辦公用品出入庫臺帳登記，寫明物品的編號、名稱、規(guī)格、單價、領(lǐng)用人、領(lǐng)用時間等。2、辦公用品每月一次領(lǐng)清，不再另行申領(lǐng)。如有特殊需求提前與辦公室申請，如無庫存需要購買的并且不在資金計劃范圍內(nèi)的，必須做出資金追加計劃，報董事長審批方可購買。3、個人辦公用品的發(fā)放 (1)新員工入職按標(biāo)準(zhǔn)配備鉛筆一支、筆筒一個、簽字筆(可更換筆芯)兩支、筆記本一本。 (2)資產(chǎn)負(fù)責(zé)人根據(jù)個人辦公用品領(lǐng)取情況詳實填寫個人臺賬并對應(yīng)記錄辦公用品出入庫臺賬。4、部門辦公用品的發(fā)放 (1)部門辦公用品：剪刀、膠條、膠棒、橡皮、回形針、直尺、訂書器（訂）、涂改液等，按區(qū)域分配，每個辦公區(qū)分配一套（至少兩人一套）。 (2)計算器除必備部門（如財務(wù)部）按區(qū)域分配。 (3)資產(chǎn)負(fù)責(zé)人根據(jù)辦公用品領(lǐng)用登記單將部門辦公用品記錄進(jìn)部門臺賬。 (4)電話、計算器、訂書器、文件夾、筆筒、打孔機、剪刀、直尺、起釘器、鼠標(biāo)、鍵盤等耐用辦公用品，已于員工入職時按標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放，原則上不再增補，如重復(fù)申領(lǐng)，應(yīng)說明原因或憑毀損原物以舊換新。如出現(xiàn)人為損壞或丟失由個人負(fù)責(zé)賠償。八、關(guān)于簽字筆使用的特別規(guī)定為了進(jìn)一步控制辦公用品的使用成本，減少浪費，公司對于簽字筆使用做如下特別規(guī)定：1、公司于員工入職時配備統(tǒng)一規(guī)格的黑色簽字筆兩只，并要求妥善保管與使用。2、對于簽字筆的發(fā)放采用筆芯的以舊換新方式。資產(chǎn)負(fù)責(zé)人根據(jù)辦公物品申請單回收已耗用的筆芯。3、各部門不可申請采購其他規(guī)格簽字筆，由采購員在辦公室指定供應(yīng)商處購買與公司統(tǒng)一規(guī)格的筆芯。4、驗收完成后按辦公用品配發(fā)程序發(fā)放，并在個人臺賬中記錄領(lǐng)用周期。九、辦公用紙的管理1、在辦公室設(shè)置“廢紙收集箱”和“可再利用紙收集箱”。2、打印復(fù)印用紙管理： (1)減少非必要的打印復(fù)印。 (2)運用適當(dāng)?shù)拇蛴?fù)印技巧減少打印紙張消耗。 a、使用“打印預(yù)覽”功能，在預(yù)覽確認(rèn)正確無誤后再打印; b、使用“頁面設(shè)置”功能，打印時可將打印設(shè)置成雙面打?。粡?fù)印時可將復(fù)印機設(shè)置成雙面復(fù)印。 c、打印時可將文檔字體號設(shè)備設(shè)置成小四或小四以下字體;(3)打印后還可再利用的紙張，若不屬于保密文件，打印者應(yīng)將其收集放置在“可再利用紙收集箱”中，以供再次利用。 (4)打印內(nèi)部文件時，應(yīng)首先使用 “可再利用紙收集箱”中的單面紙張;3、廢紙的管理 無法再利用的廢棄紙張應(yīng)直接投入辦公室設(shè)置的“廢紙收集箱”內(nèi)。資產(chǎn)負(fù)責(zé)人應(yīng)將廢紙和其他廢棄物分開，單獨收集?！皬U紙收集箱”中一律不得投入其他辦公廢棄物或雜物。十、籌備期辦公設(shè)備的維修1、辦公室是辦公資產(chǎn)日常維護、維修的責(zé)任部門。2、辦公設(shè)備需要維修時，由資產(chǎn)負(fù)責(zé)人與辦公室主任對報修設(shè)備共同進(jìn)行鑒定，之后進(jìn)行相應(yīng)的維修、更換。一般性修理應(yīng)在三個工作日內(nèi)修理完畢，其它較為復(fù)雜的修理應(yīng)在七個工作日內(nèi)修理完畢。維修相關(guān)付款事項執(zhí)行資金計劃。不經(jīng)過辦公室而私自送修的，辦公室不予承認(rèn)。3、由于人為原因造成辦公資產(chǎn)損壞，要按照物品的原價進(jìn)行賠償。4、若聘請單位到我公司進(jìn)行維修，相關(guān)付款事項執(zhí)行資金計劃。十一、辦公用品的歸還對于離職員工，在辦理離職手續(xù)時，必須在辦理完辦公用品歸