時間管理法則四象限PPT課件.pptx

時間管理之四象限原理 你是否有時間管理不良的征兆 看看一下這些問題 你是否同時在進行幾個方案 但似乎無法全部完成 你是否因為顧慮其它的事情 而無法集中精力來做目前的事 如果工作被中斷 你是否特別生氣 你是否每天回家的時候都是筋疲力盡 有覺得好像沒做什么事情 你是否覺得老是沒有什么時間做運動或者是休閑 甚至是只是隨便玩玩都沒有時間 對于以上的這些問題 只要有兩個回答是 是 的話那你的時間管理就有問題了 我們經常遇到這樣的問題 1 電話又響了 有急事的 請示的 投訴的 朋友聊天的等等都是不得不接的電話 可是 手頭上正在寫一個計劃 一個上午了 還沒寫幾個字 2 最近領導分配了好多事情需要做 一起堆進來 我都不知道怎么辦 這個也說馬上要交 那個也說馬上要交 我有不是三頭六臂 3 整天就像救火車 哪里有火情就往哪里趕 可是天天忙救火 就沒有時間靜下來想想 火災 從哪里來 四象限 法是美國的管理學家科維提出的一個時間管理的理論 把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分 分為四個 象限 一 既緊急又重要 如客戶投訴 即將到期的任務 財務危機等 二 重要但不緊急 如建立人際關系 人員培訓 制訂防范措施等 三 緊急但不重要 如電話鈴聲 不速之客 部門會議等 四 既不緊急也不重要 如上網(wǎng) 閑談 郵件 寫博客等 重要性 緊迫程度 二 重要但不緊急 一 重要而且緊急 四 不重要且不緊急 三 不重要但緊急 重要性 緊迫程度 二 重要但不緊急1 準備工作 編制計劃 維持關系 2 去拜訪VIP客戶 3 計劃給員工進行培訓 4 回訪客戶 一 重要而且緊急1 緊急狀況 迫切問題 限期完成 2 一會兒要參加重要會議 3 與客戶溝通要做合同 4 準備事項 四 不重要且不緊急1 處理一般性文件 2 看電視消磨時光 3 歸檔本周所有文件 三 不重要但緊急1 造成干擾的緊急事件 2 打若干個溝通的電話 3 幫助客戶解決一個難題 第一象限 沒什么好說的 立即去做 我們工作中的主要壓力來自于第一象限 其實第一象限80 的事務來自于第二象限 重要但不緊急 沒有被處理好的事情 也就是說這個壓力和危機是自己給自己的 所以關鍵是盡可能解決多的來自第二象限的事情才能是的壓力減緩 很多重要的事都是因為一拖再拖或事前準備不足 而變成迫在眉睫 該象限的本質是缺乏有效的工作計劃導致本處于 重要但不緊急 第二象限的事情轉變過來的 這也是傳統(tǒng)思維狀態(tài)下的管理者的通常狀況 就是 忙 第二象限 有計劃去做 不能因為不緊急就不去解決它 我們應該第一時間將任務進行分解 然后一個一個解決 并制定時間表 在規(guī)定的時間內完成就不會讓第二象限的事情偷溜到第一象限中去 荒廢這個領域將使第一象限日益擴大 使我們陷入更大的壓力 在危機中疲于應付 反之 多投入一些時間在這個領域有利于提高實踐能力 縮小第一象限的范圍 做好事先的規(guī)劃 準備與預防措施 很多急事將無從產生 這個領域的事情不會對我們造成催促力量 所以必須主動去做 這是發(fā)揮個人領導力的領域 這更是傳統(tǒng)低效管理者與高效卓越管理者的重要區(qū)別標志 建議管理者要把80 的精力投入到該象限的工作 以使第一象限的 急 事無限變少 不再瞎 忙 第三象限 盡量別做 當你疲憊的時候 可以通過一些不重要的而且不緊急的事情來調整戲臺和身體 但是不要在這個象限中投入過多的盡力 否則就是浪費生命了 但我們往往在忙得焦頭爛額 不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā) 這部分范圍倒不見得都是休閑活動 因為真正有創(chuàng)造意義的休閑活動是很有價值的 然而像閱讀令人上癮的無聊小說 毫無內容的電視節(jié)目 辦公室聊天等 這樣的休息不但不是為了走更長的路 反而是對身心的毀損 剛開始時也許有滋有味 到后來你就會發(fā)現(xiàn)其實是很空虛的 2020 2 4 10 第四象限 交給他人去做 第四象限的事情是我們忙碌而且盲目的源頭 最好的方法是放權交給別人去做 或者通過委婉的拒絕以減少此類事務的發(fā)生 表面看似第一象限 因為迫切的呼聲會讓我們產生 這件事很重要 的錯覺 實際上就算重要也是對別人而言 我們花很多時間在這個里面打轉 自以為是在第一象限 其實不過是在滿足別人的期望與標準 重要性 緊迫程度 二 重要但不緊急65 80 一 重要而且緊急20 25 四 不重要且不緊急 1 三 不重要而且緊急15 成功的時間分配管理 案例 某人一周的事務清單 臨時參加各部門協(xié)調會 不重要但緊急 解決客人投訴 重要而且緊急 編寫下個月部門員工排班 重要但不緊急 歸檔大堂副理本周所有文件 不重要也緊急 去拜訪VIP客人 重要但不緊急 計劃給前廳員工及其領班進行關于發(fā)票登記的培訓 重要但不緊急 陪朋友買手機 不重要也不緊急 向上次聯(lián)系的客戶詢問產品使用情況 搜集反饋資料 重要但不緊急 核查下午客人信用額度報表 重要而且緊急 發(fā)傳真取消客人預授權 重要而且緊急 打若干個溝通的電話 不重要但緊急 核查當日所有掛賬賬單及其消費小單是否準備齊全 重要而且緊急 保安員報告有兩客人在停車場打架斗毆 重要而且緊急 去當當網(wǎng)購買最近很火的一本書 杜拉拉升職記 不重要也不緊急 幫助一名新同事解決系統(tǒng)中一個遇到的難題 不重要但是緊急 效果 達到預期目標效率 產出 投入的比值 有效果有效率 沒效果有效率 有效果沒效率 沒效果沒效率 有效率 有效果 一 二 三 四 擴展應用 意愿 愿意投入工作的態(tài)度 能力 完成任務的條件 1有意愿有能力 3無意愿有能力 2有意愿無能力 4無意愿無能力 擴展應用 處理沖突的取向 有原則 無原則 不協(xié)作 肯協(xié)作 抗爭 自我犧