行政物資采購審計報告.doc

*公司關(guān)于對行政物資采購的專項(xiàng)審計報告內(nèi)審字2013第00*號審計組于2013年*月*日*月*日對人事行政部采購及管理進(jìn)行了審計，本次審計的主要目的是加強(qiáng)公司行政物資采購管理，規(guī)范行政物資采購行為，降低行政采購成本，保證供貨質(zhì)量和時效，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。審計組審閱了相關(guān)原始資料，與人事行政部人員進(jìn)行了面談，并抽查了會計憑證，采用了調(diào)查表、詢問、實(shí)地觀察、分析性復(fù)核等方法。涉及的時間范圍是從2012年1月1日至2013年4月31日?，F(xiàn)將本次審計情況報告如下：一、基本情況：（一）公司行政物資的采購主要分成2部分，一部分為辦公用品、日用品、藥品、禮品、工作服、及后勤消耗性物資，此類物資由行政專員負(fù)責(zé)采購；一部分為辦公設(shè)備、辦公家具、宿舍設(shè)備、食堂設(shè)備類、煤氣等，此類物資由總務(wù)負(fù)責(zé)采購。（二）本次審計抽查會計憑證21份。其中*經(jīng)手的1份，*經(jīng)手的1份，*經(jīng)手的10份，*經(jīng)手的9份。抽查的相關(guān)記錄詳見附件3：抽查行政物資采購相關(guān)的會計憑證。二、審計發(fā)現(xiàn)的細(xì)節(jié)說明（一）、采購相關(guān)的不相容職務(wù)未分離主要問題1：行政物資的請購、供應(yīng)商確認(rèn)、采購、驗(yàn)收、保管、對賬、支付申請都由同一采購人員完成。不符合不相容職務(wù)相互分離原則。（二）、采購計劃主要問題1：行政部不能提供采購計劃。行政部在調(diào)查問卷中回答有制定月度計劃，但審計中發(fā)現(xiàn)實(shí)際未制定月度計劃。采購計劃是采購管理中科學(xué)采購的前提條件，無采購計劃，所需各種物資保質(zhì)、保量、經(jīng)濟(jì)、及時的連續(xù)供應(yīng)得不到有效保障。（三）、采購流程主要問題1：行政物資采購大部分是先送貨，再補(bǔ)采購單。這樣先完成采購事項(xiàng)，再通過相關(guān)授權(quán)人員的審批，不符合公司正常的采購流程，不利于采購管理。主要問題2：大部分采購單無供應(yīng)商簽字、蓋章確認(rèn)。不符合公司的采購管理規(guī)定。公司采購控制程序中“1.6 各采購人員拿到審批后的采購單到財務(wù)蓋合同章，采購單傳給供應(yīng)商簽字蓋章后再進(jìn)行采購?！敝饕獑栴}3：部分物資先送貨，再出采購單，后來再補(bǔ)請購單。不符合公司的采購管理規(guī)定，也喪失了請購的意義。（四）、報價單不符合規(guī)定主要問題1：*經(jīng)手的大部分報價單格式雷同，沒有供應(yīng)商簽字或蓋章確認(rèn)，極可能是自行偽造的。主要問題2：有些采購項(xiàng)目未提供至少三家報價。有些采購項(xiàng)目未提供報價單。主要問題3：報價單有自相矛盾的現(xiàn)象。例如2013年1-2月日用品的報價單中，維達(dá)擦手紙報價有兩項(xiàng)，一項(xiàng)為180元/件，一項(xiàng)為185元/件。主要問題4：審計人員要求查看辦公用品、日用品的三家報價時，采購人員無法提供三家報價。（五）、行政物資管理方面主要問題1：未登記出入庫臺賬，無法清晰的查詢相關(guān)物資的賬面庫存數(shù)量，不利于實(shí)物監(jiān)管盤點(diǎn)。行政物資驗(yàn)收入庫以供應(yīng)商送貨單為準(zhǔn)，未另外編制入庫單。行政物資出入庫單據(jù)、各部門申請單據(jù)不統(tǒng)一，不利于單據(jù)的收齊、整理、統(tǒng)計和管理。主要問題2：行政物資采購的緊急采購頻率高。主要問題3：人事行政部未對行政物資進(jìn)行定期盤點(diǎn)工作。（調(diào)查問卷回答說有定期進(jìn)行盤點(diǎn)）主要問題4：人事行政部未對行政物資采購、耗用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析。三、審計建議為加強(qiáng)公司行政物資采購管理，建立健全公司內(nèi)部控制制度，節(jié)約人力物力，促進(jìn)各級采購人員降本增效，針對本次行政物資采購專項(xiàng)檢查發(fā)現(xiàn)的問題，審計組提出以下整改建議：1、規(guī)范采購流程。（1）、分離不相容職務(wù)。建議分離行政物資采購中的不相容職務(wù)，增加管控的節(jié)點(diǎn)。并制定行政采購人員定期輪崗制度，并遵循。例如采購與驗(yàn)收、保管職務(wù)分離。（2）、嚴(yán)格按照公司正常的采購流程進(jìn)行采購。即先請購，審批后再采購。（3）、提供三家報價。按照公司要求提供至少三家報價，并將對詢比議價、報價等資料妥善保管。2、加強(qiáng)采購計劃性。（1）、編制采購計劃。建議對行政物資進(jìn)行年度、季度、月度計劃，按照計劃進(jìn)行采購。并規(guī)定計劃外采購事項(xiàng)的審批程序。（2）、加強(qiáng)緊急采購的管理。例如規(guī)定緊急采購的物資類型、金額上限、采購頻率等。3、每月編制購銷存報表。（1）、編制購銷存報表。加強(qiáng)管理行政物資的出入庫單據(jù)，編制行政物資的購銷存報表。規(guī)范相關(guān)的申請單據(jù)、出入庫單據(jù)，便于整理、查看、分析、統(tǒng)計等。（2）、定期盤點(diǎn)。制定行政物資定期盤點(diǎn)方案，定期對行政物資進(jìn)行盤點(diǎn)，并作相關(guān)記錄。（3）、統(tǒng)計分析。定期對行政物資采購金額、耗用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析。制定采購目標(biāo)，結(jié)合行政物資采購預(yù)算、采購計劃進(jìn)行對比分析。四、內(nèi)部審計人員的評論審計人員認(rèn)為行政物資采購管理不到位，存在嚴(yán)重的漏洞，亟待完善行政物資采購管理，建議制定行政物資采購管理制度，并遵循。審計過程中行政部無法提供詳細(xì)、整理規(guī)范的信息資料。本次審計由于人事行政部的抵觸、不積極不及時提供資料、采購人員休假的工作交接不到位，導(dǎo)致此項(xiàng)審計無法取得完整、系統(tǒng)的資料，無法按計劃時間完成審計項(xiàng)目。行政物資采購不符合不相容職務(wù)分離的原則，從而增大業(yè)務(wù)人員舞弊的可能性。行政物資采購計劃工作不夠，應(yīng)進(jìn)行年度、季度或月度采購計劃。行政物資的存貨管理工作不夠到位，應(yīng)編制出入庫臺賬，并定期對存貨進(jìn)行盤點(diǎn)，定期對采購金額、耗用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析。制定目標(biāo)，從而降低行政物資采購成本。行政物資的緊急采購過于頻繁，大部分物資先送貨再出請購單、采購單，建議加強(qiáng)管理緊急采購的情況，嚴(yán)格按照正常的采購流程執(zhí)行。附：1、審計方案2、審計通知書3、抽查行政物資采購相關(guān)憑證4、行政回復(fù)的調(diào)查問卷 5、審計工作底稿行政物資采購專項(xiàng)審計報告內(nèi)審字2013第00*號根據(jù)年度審計計劃的安排，審計部于2013年*月*日*月*日對人事行政部采購及管理進(jìn)行了專項(xiàng)審計。本次審計的主要目的是加強(qiáng)行政物資采購管理，規(guī)范行政物資采購行為，降低行政采購成本，保證供貨的及時性與質(zhì)量，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。時間范圍涵蓋2012年1月1日至2013年4月31日。（在概述欄請勿將與審計報告無關(guān)的內(nèi)容寫入，主要寫審計時間、審計目的。）本次審計主要發(fā)現(xiàn)如下：1、崗位設(shè)置不合理，不相容職位未分離2、未編制月度采購計劃3、部分物資采購無三家比價資料且價格偏高一、項(xiàng)目概況：1、公司行政物資的采購主要分成2部分：一部分為辦公用品、日用品、藥品、禮品、工作服、及后勤消耗性物資，此類物資由行政專員負(fù)責(zé)采購；一部分為辦公設(shè)備、辦公家具、宿舍設(shè)備、食堂設(shè)備類、煤氣等，此類物資由總務(wù)負(fù)責(zé)采購。2、2013年1月1日至2013年4月31日，總金額XX元。本次審計抽查會計憑證21份，累計金額XX元，占總采購金額的XX%。（需要告訴管理層）二、本期審計發(fā)現(xiàn)：1、崗位設(shè)置：采購相關(guān)的不相容職務(wù)未分離行政物資的請購、供應(yīng)商確認(rèn)、采購、驗(yàn)收、保管、對賬、支付申請都由同一采購人員完成。不符合不相容職務(wù)相互分離原則。容易導(dǎo)致采購人員利用權(quán)力進(jìn)行舞弊。（提出采購需求是否也是采購人員提出的，請檢查行政物資的賬齡數(shù)量，是否存在不合理采購來說明問題。對于行政物資是否為制定采購，這一塊需要明確）審計建議：2、采購計劃未編制月度采購計劃：行政部在調(diào)查問卷中回答有制定月度計劃，但審計中發(fā)現(xiàn)實(shí)際未制定月度計劃。未編制閱讀的采購計劃，容易導(dǎo)致各種物資保質(zhì)、保量、經(jīng)濟(jì)、及時的連續(xù)供應(yīng)得不到有效保障。審計建議：3、采購流程行政物資采購大部分是先送貨，再補(bǔ)采購單。這樣先完成采購事項(xiàng)，再通過相關(guān)授權(quán)人員的審批，不符合公司正常的采購流程，不利于采購管理。（這種不是什么問題，重點(diǎn)不在這里。）審計建議：大部分采購單無供應(yīng)商簽字、蓋章確認(rèn)。不符合公司的采購管理規(guī)定。公司采購控制程序中“1.6各采購人員拿到審批后的采購單到財務(wù)蓋合同章，采購單傳給供應(yīng)商簽字蓋章后再進(jìn)行采購?！保ü?yīng)商一般只在報價單、訂單上、送貨單上進(jìn)行確認(rèn)，需要詢問采購人員不簽字的原因在哪里）審計建議：部分物資先送貨，再出采購單，后來再補(bǔ)請購單。不符合公司的采購管理規(guī)定，也喪失了請購的意義。（是否有緊急采購流程，與問題一重復(fù)。）審計建議：4、報價單管理*經(jīng)手的大部分報價單格式雷同，沒有供應(yīng)商簽字或蓋章確認(rèn)，極可能是自行偽造的。（審計人員存在主觀捏造審計問題，應(yīng)該刪除此類發(fā)現(xiàn)，或者進(jìn)一步分析。）審計建議：有些采購項(xiàng)目未提供至少三家報價。有些采購項(xiàng)目未提供報價單。（這一塊需要細(xì)化，需要舉例說明，項(xiàng)目多的需要列表，另外審計人員可以依靠京東網(wǎng)、超市價格、當(dāng)當(dāng)網(wǎng)等的價格進(jìn)行參考，提供不提供報價單不是問題，只是個表面問題。）審計建議：報價單有自相矛盾的現(xiàn)象。例如2013年1-2月日用品的報價單中，維達(dá)擦手紙報價有兩項(xiàng)，一項(xiàng)為180元/件，一項(xiàng)為185元/件。（這一塊需要細(xì)化，需要舉例說明，項(xiàng)目多的需要列表，另外審計人員可以依靠京東網(wǎng)、超市價格、當(dāng)當(dāng)網(wǎng)等的價格進(jìn)行參考，另外需要與財務(wù)付款等，可能存在議價，第一次議價為185元，第二次議價為180元，需要與采購進(jìn)一步確認(rèn)。）審計建議：審計人員要求查看辦公用品、日用品的三家報價時，采購人員無法提供三家報價。（這一塊需要細(xì)化，需要舉例說明，項(xiàng)目多的需要列表，另外審計人員可以依靠京東網(wǎng)、超市價格、當(dāng)當(dāng)網(wǎng)等的價格進(jìn)行參考。）審計建議：5、行政物資管理方面未登記出入庫臺賬，無法清晰的查詢相關(guān)物資的賬面庫存數(shù)量，不利于實(shí)物監(jiān)管盤點(diǎn)。行政物資驗(yàn)收入庫以供應(yīng)商送貨單為準(zhǔn)，未另外編制入庫單。行政物資出入庫單據(jù)、各部門申請單據(jù)不統(tǒng)一，不利于單據(jù)的收齊、整理、統(tǒng)計和管理。（重新審計，這個重點(diǎn)是是否形成了出入庫臺賬，另外審計人員是否根據(jù)出入庫單或者供應(yīng)商的送貨單得到的賬面數(shù)進(jìn)行