高校檔案管理創(chuàng)新思維探析.doc

高校檔案管理創(chuàng)新思維探析 雷天琴LEITian-qin （寶雞文理學(xué)院，寶雞721016） （BaojiUniversityofArtsandSciences，Baoji721016，China） 摘要：為了促進高校檔案管理水平的提升速度，本文從高校檔案管理重要性及現(xiàn)狀著手，分析了目前加強高校檔案管理創(chuàng)新體系建設(shè)的必要性和途徑，并對高校檔案管理創(chuàng)新實踐情況進行了探討。 Abstract：Inordertopromotetheimprovementspeedofthearchivesmanagementlevelincollege,thispapertakestheimportanceandcurrentsituationofarchivesmanagementincollegesasthestartingpointtoanalyzethenecessityandwaytostrengthentheconstructionofinnovationsystemofarchivesmanagementincollegesanddiscusstheinnovationpracticeofarchivesmanagementincolleges. 關(guān)鍵詞：高校檔案；檔案管理；創(chuàng)新 Keywords：collegearchives；archivesmanagement；innovation ：G271：A ：1006-4311（xx）06-0175-02 0引言 隨著時代發(fā)展需求，高校管理工作中檔案管理逐漸成為其重要組成部分之一，它通過文字材料、圖表及音像文件等形式來直接記錄并反映學(xué)校的管理水平、發(fā)展軌跡以及學(xué)校特色。計算機技術(shù)的廣泛普及和應(yīng)用使現(xiàn)代社會邁向了信息化社會階段，因此高校檔案管理工作也必須隨之進行創(chuàng)新與改革，才能夠適應(yīng)其發(fā)展需求，并更好地為高校管理工作服務(wù)。 1高校檔案管理的重要性分析 自改革開放以來，高校教育事業(yè)呈現(xiàn)出飛速發(fā)展局面。高校檔案管理工作不僅對學(xué)校的教學(xué)歷史進行著真實記錄，還在其改革與發(fā)展過程中起著重要推進作用。 1.1高校檔案資源是高校發(fā)展的歷史憑證，能夠為高校發(fā)展提供良好的服務(wù)高校檔案具有較強的原始記錄性，其作用與功能是其他資料所無法替代的，它從多個角度以多種形式客觀記錄著學(xué)校教學(xué)與管理的每一個環(huán)節(jié)，真實地反映出學(xué)校由建校到逐步發(fā)展的整個歷史過程。完善的高校檔案資料能夠很好地服務(wù)于學(xué)校管理，高校管理團隊能夠通過檔案資料來總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，進而改正不足，以在高校未來的發(fā)展中能夠少走彎路，達到省時省力快速發(fā)展的目的。由此可見，檔案是把握高校發(fā)展規(guī)律的重要依據(jù)。 1.2高校檔案在高校評估中具有不可忽視的重要作用，其對評估結(jié)果有直接影響與作用高校評估是適應(yīng)高等教育改革發(fā)展形勢的行為，能夠促使高校轉(zhuǎn)變思想觀念，進而改革舊的教學(xué)方式并建立新型教學(xué)和教育管理模式，同時也是提高教育質(zhì)量的重大舉措。完善的高校檔案資料是高校評估的基礎(chǔ)與支撐，評估專家獲取受評高校信息的途徑主要有兩個：一是獲取按評估指標(biāo)體系、匯編的背景材料和支撐材料，這些材料多館藏檔案；再者就是通過現(xiàn)場聽課、聽取匯報并進行民意測評等形式來直接收集評估信息，而這種途徑由于受到人為及時間因素的影響，只能局部反映出暫時的表象。由此可見，高校檔案依然是評估專家對受評高校做出符合實際評價的原始依據(jù)。高校評估過程中，除了評估專家進校進行考察評估工作所能看到聽到的現(xiàn)實情況外，其余大部分均是通過審閱自評報告和查閱各種檔案資料來了解受評高校的情況。若高校檔案材料比較完整，并且具備真實性和完整性，那么結(jié)合調(diào)查走訪和民意測評等就能準(zhǔn)確對教學(xué)管理水平做出評價，反之就會影響評估結(jié)果。 2當(dāng)前高校檔案管理工作現(xiàn)狀分析 2.1高校檔案管理理念比較落后，檔案呈現(xiàn)方式和管理方式相對單一目前高校檔案管理依然保持著傳統(tǒng)的“以藏為主，重藏輕用”理念，并且高校對檔案管理的重視度依然不夠，使得專業(yè)管理人才相對缺乏，并且由于現(xiàn)代化的硬件管理設(shè)備投資較少，使高校檔案管理工作擁有較大的提升空間。高校檔案管理部門主要是針對紙質(zhì)檔案、聲像檔案和電子檔案這三類來進行，電子檔案雖然是發(fā)展趨勢，但由于受到前期較大投資的影響而基本還停留在口號階段，并未進行實際操作運行。高校在檔案管理工作中依然多通過手工來進行操作管理，對檔案的查找、檢索以及借閱等也依靠人工操作，使得整個管理工作效率較低，無法滿足越來越大批量的文件查閱和異地查詢等需求。 2.2檔案管理專業(yè)人才相對缺乏由于檔案管理工作具有較強的綜合性，處于高度信息化的今天，則要求檔案管理人員更要具備多方面的知識與技能，不僅要熟悉檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)以及工作流程，還要對計算機、軟件運用、網(wǎng)絡(luò)和多媒體等信息技術(shù)有足夠的了解，加之一直以來檔案管理不受重視，使得原本就較少的專業(yè)人員又被過濾掉一批，從而導(dǎo)致目前專業(yè)人才缺乏局面。 2.3高校之間缺乏檔案資料共享機制我國各高校所設(shè)立的同類型專業(yè)較多，高校各自都會有很多科研項目與課題研究，但由于高校間的相對獨立并封閉，導(dǎo)致這些科研項目和課題研究得不到共享，出現(xiàn)重復(fù)投資局面，造成人力、物力、財力的資源浪費。 3加強高校檔案管理創(chuàng)新體系建設(shè) 創(chuàng)新是時代進步的動力，只有堅持不斷的創(chuàng)新才能滿足并推進社會發(fā)展，高校檔案管理工作亦是如此，加強高校檔案管理創(chuàng)新可以從管理思路、管理模式和管理手段三方面著手。 3.1檔案管理思路的創(chuàng)新首先要樹立新觀念，建立以人為本思想為指導(dǎo)的檔案管理工作中心作為出發(fā)點，以觀念創(chuàng)新作為管理創(chuàng)新的前提，進而加強并開辟高校檔案管理發(fā)展的新途徑。其次，在管理內(nèi)容上，盡管目前高校有大量的文獻資源，但僅依靠檔案館館藏資源依然無法滿足用戶需求，這就要求必須實時調(diào)整并充實館藏內(nèi)容，進行有目的、有計劃的收集和工作，并對現(xiàn)有資源進行優(yōu)化，使之能夠系統(tǒng)化和規(guī)范化。再次，要重視專業(yè)人才的引進與培養(yǎng)。結(jié)合檔案管理專業(yè)工作特點來有目的引進專業(yè)人才，并且要營造良好環(huán)境，技能重用人才，又能培養(yǎng)人才，使之身處個性能夠得到尊重、理解并鼓勵創(chuàng)新的積極工作環(huán)境，并且具有通暢的職業(yè)升職保障，真正選拔能夠解決實際問題的專業(yè)人才為檔案干部，培養(yǎng)優(yōu)秀的復(fù)合型人才為檔案管理建設(shè)做出貢獻。 3.2檔案管理模式的創(chuàng)新當(dāng)今多數(shù)高校檔案管理部門多歸屬于校辦科室，其職責(zé)是服務(wù)于學(xué)校管理工作，而沒有決策權(quán)利。隨著高校管理體制的改革，檔案管理工作的重要作用逐漸被發(fā)掘并被利用，這使得高校管理者逐漸意識到檔案管理的重要性，并先后將其沖校辦部門分離為獨立職能部門，從被動的執(zhí)行配合發(fā)展為能夠主動決策，此管理模式的創(chuàng)新對促進高校檔案管理變革具有重要意義。 3.3檔案管理手段的創(chuàng)新傳統(tǒng)檔案管理手段多為手工執(zhí)行，與信息技術(shù)廣泛普及的現(xiàn)代化管理手段相比，其較低的工作效率已無法滿足行業(yè)需求。運用現(xiàn)代化管理手段來替代傳統(tǒng)手工管理是高校檔案管理改革創(chuàng)新的重點之一，盡快做好庫藏資料的錄入工作以實現(xiàn)檔案檢索自動化，能夠提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。并科學(xué)合理協(xié)調(diào)高校檔案管理的服務(wù)與被服務(wù)關(guān)系、保密與開放關(guān)系、社會與部門利益關(guān)系來提高其創(chuàng)新發(fā)展程度。 4高校檔案管理創(chuàng)新的實踐情況分析 4.1人本管理理念已逐漸被多數(shù)高校運用到檔案管理工作中人本管理理念是加強知識管理的核心所在，通過最大程度促使檔案管理人員發(fā)揮其主管能動性與積極性來進行改革創(chuàng)新，才能整體推進檔案管理工作水平。校方通過積極配合并支持，真正重視檔案管理工作并通過資金投入來加強硬件設(shè)備的現(xiàn)代化程度，才能將高校檔案管理工作推向新高度。 4.2各高校的檔案管理工作中對人才資源管理方面有所變革多數(shù)高校在檔案管理工作中開始實施全員聘任競爭上崗制度，并按崗位制定薪資待遇水平，這一變革極大地調(diào)動了檔案管理人員的工作熱情與主動性。并通過建立科學(xué)的激勵機制來鼓勵工作人員接收專業(yè)深入學(xué)習(xí)與成長，在職培訓(xùn)和繼續(xù)教育等形式均能及時更新并擴充檔案管理人員的專業(yè)知識和技能，這對調(diào)高整個檔案管理隊伍專業(yè)水平有著重要作用。 總而言之，檔案管理工作在整個高校管理中占有重要地位，只有做好檔案的收集以及歸檔工作的基礎(chǔ)上，才能實現(xiàn)主動服務(wù)，充分發(fā)揮檔案資料的價值。檔案管理人員應(yīng)以科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，結(jié)合檔案管理創(chuàng)新思維，通過不斷進行檔案服務(wù)思路創(chuàng)新、管理模式創(chuàng)新、管理手段創(chuàng)新來提升檔案管理工作的效率，為高校管理工作發(fā)展做