合同外簽證管理辦法.doc

*有限公司合同外簽證管理辦法 1、總則 為規(guī)范公司在施工生產(chǎn)、項(xiàng)目管理活動(dòng)中的經(jīng)濟(jì)行為，加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)合同外簽證管理、明確工作職責(zé)，使合同外簽證工作系統(tǒng)化、規(guī)范化、程序化，提高企業(yè)管理水平和競(jìng)爭(zhēng)力，特制訂本管理辦法。2、定義：2.1勞務(wù)分包合同：指承包勞務(wù)（或含部分輔材和小型機(jī)具）的分包合同。2.2專業(yè)分包合同：指承包分部分項(xiàng)工程（包工包料）的分包合同。2.3租賃合同：為項(xiàng)目正常施工提供與施工相關(guān)的物資、機(jī)械設(shè)備等的分包合同。2.4合同外簽證：指由分包單位完成或提供，但不在已經(jīng)簽訂的分包合同范圍內(nèi)的工作內(nèi)容及物資、機(jī)械等所需辦理的現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)資料。2.5簽證計(jì)工：完成的工作量無(wú)法用通常的計(jì)量方法和規(guī)則計(jì)算的，而只能用簽證計(jì)工的辦法確定完成工作量的內(nèi)容。3、適用范圍3.1本管理辦法適用于公司直接經(jīng)營(yíng)管理的項(xiàng)目所簽訂的分包合同的合同外簽證。3.2由公司組織供應(yīng)但需由項(xiàng)目部辦理結(jié)算的合同外簽證及現(xiàn)場(chǎng)委托加工的或?qū)ν庾庥?、周轉(zhuǎn)性材料、機(jī)械設(shè)備等合同外的簽證。3.3其他需要按簽證完成的工作。4、職責(zé)范圍4.1項(xiàng)目申請(qǐng)部門：項(xiàng)目在施工過(guò)程中，根據(jù)各部門的分工管轄范圍，需要辦理合同外簽證的部門提出申請(qǐng)，填報(bào)施工部位及工作內(nèi)容、簽證的原因或依據(jù)、預(yù)計(jì)發(fā)生的工作量或工日，并經(jīng)項(xiàng)目商務(wù)部審核并連續(xù)編號(hào)后交項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后簽發(fā)“合同外簽證工作指令”。簽證的工作內(nèi)容實(shí)施完成后，負(fù)責(zé)“合同外簽證工作記錄匯總表”中相關(guān)內(nèi)容的記錄和填報(bào)，并對(duì)此表內(nèi)容的真實(shí)性承擔(dān)責(zé)任。4.2項(xiàng)目商務(wù)部：負(fù)責(zé)審核本項(xiàng)目“合同外簽證工作指令”中的工作內(nèi)容是否在原合同范圍內(nèi)，對(duì)同一工作內(nèi)容、同一份合同是否有存在重復(fù)簽證現(xiàn)象，并對(duì)同一分包合同項(xiàng)下的所有合同外簽證進(jìn)行連續(xù)的工作指令編碼，然后在“合同外簽證工作指令”上填報(bào)計(jì)價(jià)依據(jù)及相關(guān)描述。簽證工作內(nèi)容結(jié)束后在“合同外簽證工作記錄匯總表”中簽署意見。并按最后經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審批過(guò)的 “合同外簽證工作指令”及對(duì)應(yīng)的“合同外簽證工作記錄匯總表” 辦理月度結(jié)算和完工結(jié)算中的“合同外簽證工程量結(jié)算匯總表”，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.3項(xiàng)目質(zhì)量部：依據(jù)“合同外簽證工作指令”中的施工部位及工作內(nèi)容，負(fù)責(zé)對(duì)分包單位施工的工程質(zhì)量、檔案資料、創(chuàng)優(yōu)標(biāo)準(zhǔn)或提供的物資、機(jī)械設(shè)備的質(zhì)量等進(jìn)行評(píng)定，待簽證工作內(nèi)容結(jié)束后在“合同外簽證工作記錄匯總表”中簽署意見。4.4項(xiàng)目安全部：依據(jù)“合同外簽證工作指令”中的施工部位及工作內(nèi)容，負(fù)責(zé)對(duì)分包單位安全施工及機(jī)械設(shè)備的安全狀況進(jìn)行評(píng)定，待簽證工作內(nèi)容結(jié)束后在“合同外簽證工作記錄匯總表”中簽署意見。4.5項(xiàng)目生產(chǎn)經(jīng)理、商務(wù)經(jīng)理、執(zhí)行經(jīng)理等項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)：在各自分管的職責(zé)范圍內(nèi)，在“合同外簽證工作指令”、“合同外簽證工作記錄匯總表”簽署意見，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.6項(xiàng)目經(jīng)理：根據(jù)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況，全盤綜合考慮，在“合同外簽證工作指令”、“合同外簽證工作記錄匯總表”上簽署最終意見。項(xiàng)目經(jīng)理是項(xiàng)目合同外簽證的最終責(zé)任人，并承擔(dān)每一筆簽證的審批責(zé)任。5、合同外簽證的操作程序5.1申請(qǐng)部門管理人員或分包單位需合同外簽證時(shí)，應(yīng)先向主管部門經(jīng)理提出口頭申請(qǐng)，由部門經(jīng)理根據(jù)本人掌握的合同水平初步確定是否應(yīng)簽證，如屬于合同承包范圍內(nèi)工作內(nèi)容，則告知提出申請(qǐng)人根據(jù)合同的有關(guān)條款已在承包范圍內(nèi)，不應(yīng)提出申請(qǐng)。當(dāng)申請(qǐng)部門經(jīng)理認(rèn)為應(yīng)屬合同外簽證，應(yīng)填寫“合同外簽證工作指令”中的相關(guān)內(nèi)容，提交商務(wù)部審核并統(tǒng)一編號(hào)。表格中的施工部位及工作內(nèi)容、簽證原因或依據(jù)、預(yù)計(jì)工作量（或工日）應(yīng)盡量描述清楚，有助于項(xiàng)目商務(wù)部和項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)審核。5.2商務(wù)部在接到申請(qǐng)部門經(jīng)理提交的“合同外簽證工作指令”后應(yīng)認(rèn)真分析“合同外簽證工作指令”中所提出的申請(qǐng)內(nèi)容，根據(jù)合同及相關(guān)協(xié)議會(huì)同相關(guān)部門確定是否屬于承包范圍外的簽證工作。如屬于合同承包范圍內(nèi)應(yīng)告知申請(qǐng)人根據(jù)合同的有關(guān)條款已在承包范圍內(nèi)，駁回申請(qǐng)。經(jīng)分析確屬合同外簽證，商務(wù)部經(jīng)辦人對(duì)該份合同項(xiàng)下的“合同外簽證工作指令”填寫連續(xù)的“工作指令編號(hào)”，并在“合同外簽證工作指令”中寫明依據(jù)合同的某條款屬合同外簽證并由經(jīng)辦人及商務(wù)部經(jīng)理簽字確認(rèn)，然后依次報(bào)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5.3項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請(qǐng)部門和商務(wù)部的意見審核是否批準(zhǔn)“合同外簽證工作指令”。如有不同意見，應(yīng)與申請(qǐng)部門經(jīng)理和商務(wù)部經(jīng)理溝通提出不同意見的理由，根據(jù)不同情況分別由申請(qǐng)部門經(jīng)理或商務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)與分包進(jìn)行商談，結(jié)果向項(xiàng)目經(jīng)理報(bào)告。最后經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理同意，并在“合同外簽證工作指令”上簽字批準(zhǔn)。5.5申請(qǐng)部門經(jīng)理根據(jù)由商務(wù)部、項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)班子成員簽字確認(rèn)的“合同外簽證工作指令”，安排分包單位執(zhí)行，申請(qǐng)單位應(yīng)做好記錄。5.6在簽證項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，申請(qǐng)部門應(yīng)當(dāng)做好簽證工作有關(guān)的記錄，并填寫“合同外簽證工作記錄匯總表”。項(xiàng)目質(zhì)量部和安全部在各自職責(zé)范圍內(nèi)檢查簽證工作質(zhì)量和安全情況，并在“合同外簽證工作記錄匯總表”上簽署意見。申請(qǐng)部門的記錄人員及分包單位負(fù)責(zé)人應(yīng)在“匯總表”上簽字后報(bào)送商務(wù)部，該記錄將作為簽證結(jié)算的依據(jù)。5.7商務(wù)部在接到申請(qǐng)部門報(bào)送的“合同外簽證工作記錄匯總表”后，認(rèn)真審閱“合同外簽證工作記錄匯總表”中的內(nèi)容（含簽證的內(nèi)容、范圍、數(shù)量等），根據(jù)合同規(guī)定簽署結(jié)算意見。5.8項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)審核各部門根據(jù)實(shí)際情況簽字確認(rèn)后的“合同外簽證工作記錄匯總表”。并簽署意見。5.9項(xiàng)目經(jīng)理審批完成后，商務(wù)部將“合同外簽證工作記錄匯總表”復(fù)印件返還分包方一份，原件留存商務(wù)部，作為分包單位月度結(jié)算和完工結(jié)算的依據(jù)。5.10商務(wù)部根據(jù)“合同外簽證工作指令”、“合同外簽證工作記錄匯總表”辦理月度結(jié)算中“合同外簽證工程量匯總表”并建立臺(tái)帳，對(duì)合同外簽證逐項(xiàng)登記，每月的合同外簽證進(jìn)行匯總分析，并報(bào)項(xiàng)目主管領(lǐng)導(dǎo)。6、關(guān)于合同外簽證的有關(guān)規(guī)定6.1有明確范圍的圖紙?jiān)O(shè)計(jì)變更、圖紙修改按合同規(guī)定的計(jì)價(jià)辦法計(jì)算。應(yīng)盡量按實(shí)物工程量計(jì)算簽證費(fèi)用，當(dāng)不能按實(shí)物量確定簽證費(fèi)用時(shí)方可按簽證計(jì)工計(jì)算費(fèi)用，當(dāng)簽證計(jì)工也無(wú)法確定費(fèi)用時(shí)才能使用計(jì)時(shí)工的辦法。簽證計(jì)工必須由工程、商務(wù)及相關(guān)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)共同參與并做好相關(guān)記錄。6.2申請(qǐng)部門應(yīng)認(rèn)真填寫“合同外簽證記錄單匯總表”，在簽證單中，有圖的需附詳細(xì)的圖紙及有關(guān)說(shuō)明。經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況對(duì)報(bào)送合同外簽證的范圍、內(nèi)容和數(shù)量認(rèn)真核對(duì)，記錄單中的施工內(nèi)容應(yīng)與“合同外簽證工作指令”的工作內(nèi)容相一致。對(duì)簽證計(jì)工，部門經(jīng)理應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審查，審批后應(yīng)當(dāng)簽署詳細(xì)意見（要求必須在三個(gè)工作日之內(nèi)予以簽認(rèn)）。所有合同外簽證必須由經(jīng)辦工長(zhǎng)在當(dāng)天的施工日記上做詳細(xì)的記錄。計(jì)時(shí)工的安排應(yīng)當(dāng)合理、緊湊，簽工時(shí)根據(jù)工作的時(shí)間如實(shí)簽發(fā)，每八小時(shí)按一個(gè)工日計(jì)算。6.3如果某計(jì)時(shí)工項(xiàng)目需要多人工作，但工作時(shí)間不足八小時(shí)，可以進(jìn)行折算。6.4任何簽計(jì)時(shí)工的部門必須對(duì)簽證用工的事實(shí)、數(shù)量、質(zhì)量負(fù)責(zé)。商務(wù)部為簽工的審核部門，應(yīng)當(dāng)根據(jù)事實(shí)進(jìn)行嚴(yán)格審核，任何不符合事實(shí)和數(shù)量的簽證商務(wù)部均可否定。較大的計(jì)時(shí)工項(xiàng)目事先應(yīng)會(huì)同商務(wù)部協(xié)商確定，如沒有共同協(xié)商確定的，商務(wù)部在審核時(shí)有權(quán)扣除。6.5資料簽字齊全、按時(shí)報(bào)送的簽證方為有效簽證。合同外簽證工程完成后一周內(nèi)應(yīng)及時(shí)報(bào)送商務(wù)部，未報(bào)或超過(guò)規(guī)定時(shí)間的視為自動(dòng)放棄。6.6簽證應(yīng)當(dāng)一事一簽，或一項(xiàng)一簽，不得重復(fù)、不切實(shí)際的亂報(bào)或在項(xiàng)目經(jīng)理簽字確認(rèn)后有意涂改的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)該簽證單作廢且對(duì)簽證單位處以該簽證單簽證金額的雙倍罰款，從當(dāng)期工程款中扣除。簽證單由項(xiàng)目部相關(guān)人員相互傳遞，不得由簽證單位人員傳遞。簽證單的原件由商務(wù)部保留，簽證單位只留存復(fù)印件。6.7簽證單需按照規(guī)定的格式編制（見附件）。6.8無(wú)“合同外簽證工作指令”、“合同外簽證工作記錄匯總表”的商務(wù)部則不予計(jì)算簽證費(fèi)用。附件：合同外簽證工作指令合同外簽證工作記錄匯總表附件：合 同 外 簽 證 工 作 指 令工程名稱合同編碼分包單位工作指令編號(hào)施工期限年 月 日至于 年 月 日施工部位及工作內(nèi)容：簽證原因或依據(jù)：預(yù)計(jì)工作量（或工日）：申請(qǐng)部門經(jīng)理： 相關(guān)描述：計(jì)價(jià)依據(jù)： 合同價(jià)格 計(jì)日工作合同外約定商務(wù)部經(jīng)辦人：商務(wù)部經(jīng)理： 分包單位負(fù)責(zé)人：項(xiàng)目部意見項(xiàng)目生產(chǎn)經(jīng)理： 項(xiàng)目商務(wù)經(jīng)理：項(xiàng)目執(zhí)行經(jīng)理：項(xiàng)目經(jīng)理：備注;分包方必須保留好完整的相關(guān)