OA項目需求調(diào)研報告V3

精品文檔xxxxx銷售有限公司OA辦公系統(tǒng)需求調(diào)研報告版本 1 引言1.1 項目背景1.2 編寫依據(jù)本需求調(diào)研報告依據(jù)該項目現(xiàn)場調(diào)研的結(jié)果編寫完成。1.3 編寫目的本報告的編寫是為了對用戶的需求及相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，明確客戶的需求及相關(guān)數(shù)據(jù)。根據(jù)用戶的需求確定本系統(tǒng)的功能范圍。本需求主要為系統(tǒng)建設(shè)提供依據(jù)。1.4 預(yù)期讀者管理成員：項目經(jīng)理、項目實施顧問；客戶成員：高層領(lǐng)導(dǎo)、項目組。1.5 版本記錄修訂歷史記錄版本日期AMD修訂者說明V1.32015-06-09A宗秋良、趙杰起草需求調(diào)研報告（A-添加，M-修改，D-刪除）2 項目概述2.1 企業(yè)現(xiàn)狀（信息化）XXX公司2015年組織架構(gòu)圖1. 目前管理基本采用當(dāng)面安排，電話安排，和定期會議方式；2. 各部門業(yè)務(wù)用人工傳遞的審批方式進(jìn)行日常工作。 3. 辦公現(xiàn)狀 日常溝通：日常工作中，主要使用電子郵件、會議、口頭傳達(dá)、手工、電話、QQ等方式； 業(yè)務(wù)審批：以紙質(zhì)人工送領(lǐng)導(dǎo)審批的方式； 知識管理：紙質(zhì)文件存檔在檔案柜，電子文件存儲在部門各自電腦中，缺少知識共享；4. 文檔管理現(xiàn)狀 處于紙質(zhì)文檔管理階段，未實現(xiàn)集中、共享的知識管理體系； 沒有知識沉淀，人員調(diào)離后的資料損失嚴(yán)重；2.2 項目建設(shè)目標(biāo)通過搭建FE業(yè)務(wù)協(xié)作平臺，建立以計算機為手段的綜合管理信息系統(tǒng)，遵循流程自定的模式，以實現(xiàn)公司日常辦公、溝通、協(xié)作資源共享、高效的事務(wù)處理機制，提升管理水平，規(guī)范管理過程，提高效率，支持跨地域、跨部門進(jìn)行協(xié)同工作。3業(yè)務(wù)需求分析（滿足多種條件下的業(yè)務(wù)需求實現(xiàn)）收文管理、發(fā)文管理、督辦催辦、流程監(jiān)控、代理授權(quán)公文管理網(wǎng)絡(luò)通訊人力、財務(wù)、行政、后勤、檔案等日常管理流程工作流程協(xié)同辦公、會議管理、車輛管理、行政采購、固資管理行政辦公公共信息通知公告、新聞動態(tài)、內(nèi)部論壇、調(diào)查問卷OA辦公系統(tǒng)功能電子郵件即時通訊通訊錄個人設(shè)置、工作日志、待辦事宜、日程安排、消息提醒、個人計劃個人辦公公司文件、內(nèi)部刊物、內(nèi)部信息、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、政策法規(guī)知識共享提高辦事效率，隨時隨地，任何時間任何地點輕松辦公移動辦公員工管理部門管理參數(shù)設(shè)定權(quán)限設(shè)置角色管理日志記錄數(shù)據(jù)備份數(shù)據(jù)恢復(fù)系統(tǒng)管理3.1流程中心內(nèi)部申請單：包擴鄭州運營中心流程、鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)營部流程、公司各職能部門流程，以及經(jīng)銷商申請流程。如下圖：內(nèi)部申請單FYNB2015 號申請部門申請人申請日期轉(zhuǎn)送部門申請事項說明部門經(jīng)理文員業(yè)務(wù)管理部經(jīng)理銷售總監(jiān)總經(jīng)理內(nèi)部申請單（FYNB2015 號） 鄭州運營中心流程：發(fā)起人-部門經(jīng)理-百得文員-業(yè)務(wù)管理部經(jīng)理-百得文員分發(fā)或發(fā)起人-部門經(jīng)理-百得文員-業(yè)務(wù)管理部經(jīng)理-銷售總監(jiān)-百得文員分發(fā)內(nèi)部申請單（FYNB2015 號） 鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)營部流程： 發(fā)起人-鄉(xiāng)鎮(zhèn)文員- 業(yè)務(wù)管理部經(jīng)理-鄉(xiāng)鎮(zhèn)文員分發(fā)（或）發(fā)起人-鄉(xiāng)鎮(zhèn)文員- 業(yè)務(wù)管理部經(jīng)理-銷售總監(jiān)-鄉(xiāng)鎮(zhèn)文員分發(fā)內(nèi)部申請單（FYNB2015 號） 公司各職能部門流程： 發(fā)起人部門經(jīng)理銷售總監(jiān)總經(jīng)理發(fā)起人部門經(jīng)理銷售總監(jiān)經(jīng)銷商申請單FYJXS2015 號申請部門申請人申請日期轉(zhuǎn)送部門申請事項說明區(qū)域經(jīng)理區(qū)域文員業(yè)務(wù)管理部經(jīng)理銷售總監(jiān)總經(jīng)理經(jīng)銷商申請表：（FYJXS2015 號）經(jīng)銷商流程：發(fā)起人-區(qū)域經(jīng)理-區(qū)域文員-業(yè)務(wù)管理部經(jīng)理-銷售總監(jiān)-總經(jīng)理-區(qū)域文員分發(fā)發(fā)起人-區(qū)域經(jīng)理-區(qū)域文員-業(yè)務(wù)管理部經(jīng)理-銷售總監(jiān)-區(qū)域文員分發(fā)授信審批流程：對經(jīng)銷商授信審批流程。如圖:授信表申請人所屬區(qū)域申請時間申請額度申請期限利率授信承諾提醒區(qū)域經(jīng)理區(qū)域文員財務(wù)經(jīng)理銷售總監(jiān)總經(jīng)理授信：發(fā)起人-區(qū)域經(jīng)理-區(qū)域文員-財務(wù)經(jīng)理-銷售總監(jiān)-總經(jīng)理-區(qū)域文員分發(fā)財務(wù)審批流程：包括擬辦事項申請單、業(yè)務(wù)招待申請單。如圖：擬辦事項申請單部門流水號申請人擬發(fā)生日補辦與否事項性質(zhì)借款與否預(yù)算原因事項類別預(yù)估費用大寫附件申請事項說明部門經(jīng)理銷售總監(jiān)總經(jīng)理出納財務(wù)部擬辦事項申請單：發(fā)起人部門經(jīng)理銷售總監(jiān)總經(jīng)理出納發(fā)起人部門經(jīng)理銷售總監(jiān)出納業(yè)務(wù)招待申請單申請人流水號擬發(fā)生日部門補辦與否招待人數(shù)借款與否陪同人數(shù)預(yù)估費用招待標(biāo)準(zhǔn)附件招待對象及名單陪同人員名單部門經(jīng)理銷售總監(jiān)總經(jīng)理出納財務(wù)部業(yè)務(wù)招待申請單：發(fā)起人部門經(jīng)理銷售總監(jiān)總經(jīng)理出納發(fā)起人部門經(jīng)理銷售總監(jiān)出納 服務(wù)中心審批流程：包括配件要貨計劃、退換貨報告。兩種業(yè)務(wù)通過協(xié)同方式實現(xiàn)。訂單管理部：業(yè)務(wù)流程包括要貨計劃。如圖：要貨計劃表客戶名稱聯(lián)系電話申請人訂貨時間訂貨類別提貨時間訂貨型號單位氣源數(shù)量訂單員訂單管理部門經(jīng)理總經(jīng)理秘書訂單管理部（18號前提交次月月度計劃）要貨計劃：（經(jīng)銷商）發(fā)起人-訂單員-訂單管理部門經(jīng)理-總經(jīng)理秘書行政人事部：包括外出單、請假單、出差申請單、調(diào)休單。如下圖：請假單申請表部門人員入職日期申請日期假別請假開始日期請假結(jié)束日期天數(shù)累計請假天數(shù)部門經(jīng)理行政人事部經(jīng)理人事專員銷售總監(jiān)行政人事部請假單：（3天以上）發(fā)起人-部門經(jīng)理-銷售總監(jiān)行政人事部經(jīng)理-人事專員（3天以內(nèi)）發(fā)起人-部門經(jīng)理行政人事部經(jīng)理-人事專員外出申請單申請人申請部門前往地點外出時間預(yù)計返回時間外出事由部門經(jīng)理行政人事部經(jīng)理人事專員行政人事部外出單：發(fā)起人-部門經(jīng)理行政人事部經(jīng)理-人事專員出差申請單包括以下三種流程：出差申請單職務(wù)分類流水號申請人部門出差開始日期出差結(jié)束日期出差地點預(yù)算內(nèi)補辦與否預(yù)估費用借款與否附件新建 / 刪除城際交通費住宿費其他合計事由部門經(jīng)理業(yè)務(wù)管理部經(jīng)理行政人事部經(jīng)理人事專員銷售總監(jiān)行政人事部：出差申請單：（部門經(jīng)理及以上職務(wù)）發(fā)起人-銷售總監(jiān)行政人事部經(jīng)理-人事專員行政人事部出差申請單：（業(yè)務(wù)部門及市場部） 發(fā)起人-部門經(jīng)理-業(yè)務(wù)管理員行政人事部經(jīng)理-人事專員行政人事部出差申請單：（公司職員）發(fā)起人-部門經(jīng)理行政人事部經(jīng)理-人事專員人員調(diào)休單調(diào)休人姓名工號部門調(diào)休前應(yīng)休息日期調(diào)休后實際休息開始日期調(diào)休后實際休息結(jié)束日期調(diào)休事由部門經(jīng)理銷售總監(jiān)行政人事部經(jīng)理人事專員行政人事部調(diào)休單：（公司職員）發(fā)起人-部門經(jīng)理行政人事部經(jīng)理-人事專員（部門經(jīng)理及以上）部門經(jīng)理-銷售總監(jiān)行政人事部經(jīng)理-人事專員3.2行政辦公：協(xié)同管理：實現(xiàn)點對點、一對多的工作協(xié)同；支持協(xié)同事項中進(jìn)行關(guān)聯(lián)、痕跡保留；能上傳各自部門內(nèi)的協(xié)同模板供大家應(yīng)用。會議管理：實現(xiàn)了會議的智能化管理。用戶可查看各個會議室的當(dāng)前使用情況，避免使用沖突；各角色能自主發(fā)起部門及會議，并通知相關(guān)參會人員，參會人員能進(jìn)行參會反饋；會議室管理員、會議管理員能對會議室、公司層面會議類型進(jìn)行原始數(shù)據(jù)的登記，并對預(yù)定的情況進(jìn)行會議報表統(tǒng)計，以便管理查詢； 車輛管理：提供了對單位公用車輛的檔案管理和使用管理，包括對車輛的基本信息、使用記錄進(jìn)行各種管理操作；結(jié)合工作流提供車輛申請功能；實現(xiàn)車輛預(yù)警等功能，3.3網(wǎng)絡(luò)通訊此系列模塊功能提供一系列通訊模塊，包括電子郵件和即時通訊，為協(xié)同辦公提供方便：電子郵件： 融合個人的郵箱，實現(xiàn)通過oa自動登陸；.即時通訊：實現(xiàn)點對點、部門內(nèi)部、公司內(nèi)部間的在線溝通交流；通訊錄：根據(jù)系統(tǒng)人員情況，自動生成公司通訊錄；個人可以對通訊錄進(jìn)行導(dǎo)出和條件查詢。3.4個人辦公：此系列模塊主要起輔助工作的作用，是全體員工工作的好助手。個人設(shè)置：設(shè)置個人信息；查看設(shè)置用戶個人密碼；修改用戶的姓名、聯(lián)系方式等基本信息。待辦事宜：待辦事宜模塊集中了用戶當(dāng)前需辦理的工作和需處理的事務(wù)。包括系統(tǒng)大部分模塊，如郵件、消息、日程安排、辦文、閱文等；用戶登錄系統(tǒng)后，各類待辦事宜分類列出，點擊相應(yīng)鏈接即可進(jìn)入相應(yīng)頁面辦理，起到引導(dǎo)用戶完成工作的作用。日程安排：方便個人安排每天日程，將個人計劃自動添加到日程中；消息提醒：設(shè)置消息提醒功能 每當(dāng)用戶登陸系統(tǒng)時彈出提示窗口。3.5公共信息公共信息用于實現(xiàn)公司各部門之間內(nèi)部信息發(fā)布、交流和共享。系統(tǒng)要支持不同風(fēng)格的信息欄目的設(shè)置，可實現(xiàn)各類信息的編錄、審核和發(fā)布，信息發(fā)布格式可自定義，各類公共信息由授予權(quán)限的欄目管理員統(tǒng)一管理和發(fā)布。通知公告：是單位內(nèi)部的公告欄，以方便內(nèi)部人員及時了解相關(guān)公告。登記了新公告欄后，即可發(fā)布到首頁的最新消息里。工作動態(tài)：每個部門都可以發(fā)布本部門的工作動態(tài)，以方便內(nèi)部人員相互通曉部門之間的工作。首頁的工作動態(tài)是各部門工作動態(tài)的集合。調(diào)查問卷：實現(xiàn)基于web的某一主題的觀點開展意見征求?？梢灾付▍⑴c的部門或人員，也可以不指定。內(nèi)部論壇：可設(shè)置多個論壇區(qū)，論壇區(qū)下面可設(shè)置多個版面，授權(quán)用戶（通常為部門負(fù)責(zé)人）可在各版面提出話題發(fā)起討論，并可進(jìn)行咨詢、解答和收集意見等活動。以期實現(xiàn)對公司重大發(fā)展，重要決策，重點政策的民主討論。3.6知識管理實現(xiàn)信息共享功能，實現(xiàn)過往及新生成電子文檔（通知、公告、文件等）、內(nèi)部刊物、規(guī)章制度及標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的共享，方便存取、匯集、管理和查詢。資訊來源可以是辦結(jié)公文、收集整理的外部來文、法律法規(guī)，或者由個人收藏資料里共享出來的資料等。由于政務(wù)信息來源于不同部門，因此，要能支持自定義不同的分類欄目，并指定不同欄目管理員和管理部門，由欄目管理員收集、管理和發(fā)布各類資訊。具體欄目可以定義顯示在部門文件夾或公司文件夾中。信息檢索：提供整個系統(tǒng)所有公文和信息的關(guān)鍵字、發(fā)布時間等檢索或全文檢索引擎。3.7領(lǐng)導(dǎo)日程實時安排領(lǐng)導(dǎo)和自己的工作日程，根據(jù)權(quán)限查看他人的日程安排。并能設(shè)定提示時間；領(lǐng)導(dǎo)日程自動添加到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)個人日程中；需支持短信提醒。3.8移動辦公信息瀏覽：對業(yè)務(wù)、公文、新聞、通知公告的信息展現(xiàn)。參照協(xié)同辦公平臺可以查看信息的詳細(xì)內(nèi)容。業(yè)務(wù)查詢：能夠通過查詢各類審批事項的基本信息。包括業(yè)務(wù)的基本信息、辦理日志信息和附件列表。會議管理：查看會議通知信息。公文查詢：通過查詢各類收文、發(fā)文的信息。包括公文的基本信息、辦理日志信息和正文。業(yè)務(wù)簽批：能夠在手機上簽批待辦業(yè)務(wù)，并與協(xié)同辦公平臺保持同步。簽批可以實現(xiàn)流程的提交、回退、完成、結(jié)束操作。簽批時可以查看歷史審批意見、填寫并保存審批意見。支持使用常用審批語。公文簽批：在手機上簽批待辦公文，并與協(xié)同辦公平臺保持同步。簽批可以實現(xiàn)流程的提交、回退、完成、結(jié)束操作。簽批時可以查看歷史審批意見、填寫并保存審批意見。支持使用常用審批語。日程查看：個人日程安排查詢3.9系統(tǒng)管理：用戶管理：包含下列功能顯示用戶列表，查看用戶信息；添加刪除用戶，修改用戶信息；檢索用戶資料信息；修改設(shè)定各用戶在各模塊的權(quán)限；查看所有在線用戶的情況。部門設(shè)定：設(shè)定單位樹狀組織結(jié)構(gòu)，部門名稱等；角色管理：設(shè)定角色名稱,支持一人多職功能；權(quán)限設(shè)置:用于設(shè)置各操作員使