設(shè)備備件采購流程的注意事項(xiàng).docx

設(shè)備備件采購流程的注意事項(xiàng)設(shè)備是企業(yè)生產(chǎn)的工具，隨著企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，設(shè)備的采購也就越來越多，企業(yè)總是在追求最小的投入帶來最大的產(chǎn)出。但是，采購人員不懂設(shè)備，設(shè)備人員不懂采購，生產(chǎn)、設(shè)備、采購脫節(jié)等問題的存在，導(dǎo)致了企業(yè)采購的設(shè)備問題不斷。新設(shè)備買回來用不起來，新設(shè)備達(dá)不到產(chǎn)能要求或合格率低，設(shè)備故障不斷等許多問題接踵而來，看似低價(jià)的設(shè)備卻帶來昂貴的運(yùn)行成本，“低成本采購”成為空談!企業(yè)在采購設(shè)備時(shí)，首先要考慮是否真正需要?？磥砗?jiǎn)單的問題，真要做好并不簡(jiǎn)單。某企業(yè)09年6月份的一份采購申請(qǐng)，要求在已經(jīng)擁有8臺(tái)空調(diào)6臺(tái)除濕機(jī)的廠房?jī)?nèi)再增加2臺(tái)除濕機(jī)，理由是近期濕度不達(dá)標(biāo)。審查這個(gè)需求時(shí)發(fā)現(xiàn)濕度計(jì)沒有檢定，集中所有濕度計(jì)在一個(gè)位置讀數(shù)竟相差6%。進(jìn)一步檢查發(fā)現(xiàn)，已有的設(shè)備中有2臺(tái)根本就處于損壞狀態(tài)，一臺(tái)空調(diào)排水在室內(nèi)，于是否決了采購申請(qǐng)，避免了額外的投資。還有一家企業(yè)，某產(chǎn)品使用進(jìn)口四折機(jī)完成四道彎折彎工藝，由于開發(fā)了一款新品，使其中兩道彎尺寸發(fā)生變化，于是申請(qǐng)?jiān)黾右慌_(tái)同樣設(shè)備。審查發(fā)現(xiàn)通過原模具開槽的辦法也可以滿足新產(chǎn)品需求，于是否決了采購申請(qǐng)，避免了損失。類似這樣的問題在實(shí)際工作中大量存在，要求我們的申請(qǐng)部門、設(shè)備部門認(rèn)真審查每一個(gè)需求，看是否真的沒有其他解決辦法，為企業(yè)節(jié)約每一份投資。其次要考慮設(shè)備的檔次定位，不同的背景，不同的用途要有不同的定位。參觀通道是企業(yè)的窗口，當(dāng)然要選用高檔一些的設(shè)備，新產(chǎn)品開發(fā)使用的專用設(shè)備就要低檔，避免新產(chǎn)品下馬造成設(shè)備閑置;首次國(guó)產(chǎn)化的設(shè)備定位也要低檔，避免項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。關(guān)于自動(dòng)化水平不是越高越好，而是根據(jù)需要，就像現(xiàn)在好多相機(jī)、手機(jī)的功能根本沒有有效利用一樣，設(shè)備盲目追求自動(dòng)化也會(huì)造成浪費(fèi)。產(chǎn)品的適應(yīng)范圍也要根據(jù)實(shí)際確定，一概選擇大范圍適應(yīng)勢(shì)必會(huì)造成資金的浪費(fèi)，比如加工中心的加工精度提高一點(diǎn)可能會(huì)帶來價(jià)格上的大幅度增長(zhǎng);但預(yù)留過小又會(huì)造成不能適應(yīng)生產(chǎn)規(guī)模擴(kuò)大和新產(chǎn)品開發(fā)，所以，要請(qǐng)相關(guān)企劃部門、研發(fā)部門等多部門參與評(píng)審。需求提出階段還有一個(gè)工期問題，往往許多生產(chǎn)部門不到最后不提申請(qǐng)，一旦提出馬上就要求到位，這可能就是一個(gè)導(dǎo)致成本上升的隱患。任何項(xiàng)目都有成本、質(zhì)量、工期三個(gè)相互制約的要素，被稱為鐵三角。除非是“政治項(xiàng)目”，比如大型工程典禮日期已定，工期就必須優(yōu)先，一般情況下工期要給其他兩個(gè)要素讓路。下面這則案例足以說明問題：某企業(yè)新研發(fā)的產(chǎn)品要馬上推出，需要一臺(tái)專用設(shè)備，招標(biāo)采購時(shí)由于中意的供應(yīng)商(也是最低價(jià))工期比要求的多15天而被否決。結(jié)果，設(shè)備到位后卻由于工藝上的原因不能生產(chǎn)，設(shè)備閑置了20多天后才開始生產(chǎn)，為此企業(yè)白白多花了十幾萬元。所以，工期一定要綜合各方面因素敲定，這也要求各個(gè)部門的充分協(xié)同和具備大局意識(shí)。進(jìn)入采購階段，各個(gè)企業(yè)對(duì)此都重視起來，但往往很多風(fēng)險(xiǎn)不被認(rèn)識(shí)，看似采購很有競(jìng)爭(zhēng)力，其實(shí)浪費(fèi)早已隱藏其中。1.招標(biāo)的風(fēng)險(xiǎn)一般企業(yè)都在搞貨比三家，需要注意的是盡可能避免某個(gè)領(lǐng)域長(zhǎng)期使用固定的供應(yīng)商，而且參與的廠家資質(zhì)、能力要相當(dāng)。有的業(yè)務(wù)經(jīng)理為了流程“湊”三家，不在一個(gè)檔次的東西本來就不能比價(jià)格。結(jié)果是，要么開標(biāo)后明顯的低價(jià)根本不敢用，但不選他他還會(huì)投訴你;要么就是把實(shí)力強(qiáng)的廠家拉來作陪襯，時(shí)間一久誰還會(huì)繼續(xù)給你當(dāng)“托”?所以，供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)更新一定是動(dòng)態(tài)的，適時(shí)的，參與的廠家基本要處于同一個(gè)水平而且都有能力承擔(dān)項(xiàng)目?，F(xiàn)在行業(yè)發(fā)展非常迅猛，有的甚至幾個(gè)月都有大的變化，及時(shí)掌握這些變化，就會(huì)使我們的網(wǎng)絡(luò)具有競(jìng)爭(zhēng)力?，F(xiàn)在各個(gè)企業(yè)基本上都有了自己的招標(biāo)管理流程，也都很注意檢查這些流程的遵守情況，甚至專門成立了內(nèi)控部門。值得一提的是，監(jiān)控不能只停留在表面，不要使這些流程成為違規(guī)行為的保護(hù)傘。有這么一則案例：某機(jī)加工領(lǐng)域的一位供應(yīng)商反映我們的一位項(xiàng)目經(jīng)理吃拿卡要問題，說他人為操作現(xiàn)象嚴(yán)重。調(diào)查時(shí)發(fā)現(xiàn)，用戶反映的領(lǐng)域很長(zhǎng)一段時(shí)間大部分業(yè)務(wù)都給了甲供應(yīng)商，查招標(biāo)過程記錄并未發(fā)現(xiàn)違規(guī)，都是密封標(biāo)書，都在紀(jì)委監(jiān)督下打開。進(jìn)一步調(diào)查發(fā)現(xiàn)，他恰恰利用了這個(gè)程序保護(hù)，采取的辦法有兩個(gè)，一個(gè)是他多找廠家參與，開標(biāo)后他偷偷篩掉一部分，另一個(gè)辦法是給其他廠家錯(cuò)誤的誤導(dǎo)，如把精度、要求等過分夸大等，在他的誤導(dǎo)下，他希望的結(jié)果就產(chǎn)生了。這時(shí)，監(jiān)督流程反而成了他的保護(hù)傘。所以，對(duì)采購的控制不能僅僅采取表面的、流程的、特別是外行的“監(jiān)控”，關(guān)鍵還是要把項(xiàng)目經(jīng)理們培養(yǎng)成德才兼?zhèn)洳判?首先就要把好選人關(guān))。2.選設(shè)備的風(fēng)險(xiǎn)：設(shè)備采購要遵循四個(gè)原則(1.)母本參照原則：所有的設(shè)備一定要有成熟的母本參照，特別要注意進(jìn)口設(shè)備的國(guó)產(chǎn)化和新產(chǎn)品、新工藝方面。(2.)鎖定輸出原則：不要單純按供應(yīng)商提供的專業(yè)數(shù)據(jù)簽約，要把使用的最終需求寫進(jìn)去。(三)采購談判管理規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)要求1、效益性要求。對(duì)貨源信息，要盡可能廣泛收集，至少要覆蓋有影響的主要廠商，以“貨比三家”來保障物料購配的效益。所需物料總量規(guī)模比較大，或者單項(xiàng)采購數(shù)量規(guī)模比較大時(shí)，必須通過招標(biāo)形式來完成貨源信息的收集和采購談判等一系列的供貨商選擇工作。能集中采購的物料，必須集中采購，以保證規(guī)模采購所能獲得的折價(jià)效益。能穩(wěn)定供貨關(guān)系的，必須穩(wěn)定供貨關(guān)系，以保證連續(xù)采購的供貨折價(jià)效益。2、保障性要求。對(duì)供貨商實(shí)行分級(jí)管理，一般要求分為三個(gè)層次：能直接大量供貨的主供貨商，只是小批量供貨的輔助供貨商，以及作為下一步選擇的后備供貨商。當(dāng)主供貨商的供貨發(fā)生問題時(shí)，由輔助供貨商和后備供貨商提供物料供給。一方面把供貨商之間的競(jìng)爭(zhēng)引入到供貨履約的監(jiān)督中來，以保障供貨質(zhì)量和效益;另一方面避免發(fā)生任何形式的因物料購配導(dǎo)致的企業(yè)組織運(yùn)行中斷事件。3、穩(wěn)定性要求。對(duì)于主供貨商、輔助供貨商和后備供貨商的選擇，必須根據(jù)供貨質(zhì)量、價(jià)格、信譽(yù)、供貨商的發(fā)展前景預(yù)測(cè)等四方面的內(nèi)容，加權(quán)綜合評(píng)價(jià)后進(jìn)行選擇。所選擇的后備供貨商必須在供貨能力上保持一定的倍數(shù)限制，以絕對(duì)保證物料供給的可靠性。4、嚴(yán)密性要求。與供貨商談判商定物料供貨協(xié)議草案，內(nèi)容必須具體、嚴(yán)密，對(duì)物料的品類、型號(hào)、質(zhì)量、數(shù)量、供貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、驗(yàn)貨程序等內(nèi)容都必須明文界定，以為供貨履約提供.某廠在采購一臺(tái)檢漏設(shè)備時(shí)，希望節(jié)拍在5分鐘以內(nèi)，但在廠家專業(yè)人員的信誓旦旦之下，就僅僅按廠家的技術(shù)參數(shù)簽了合同(過程指標(biāo)很細(xì)，沒有涉及節(jié)拍)，結(jié)果，節(jié)拍到了15分鐘，雙方就此反反復(fù)復(fù)多次協(xié)商不通，設(shè)備至今閑置。(3.)事前論證原則：采購前要組織相關(guān)部門充分論證可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)加以規(guī)避。第一要注意技術(shù)要求的正確轉(zhuǎn)化，實(shí)事求是，不夸大不縮小。要求提的過高會(huì)導(dǎo)致采購成本上升，過低不能滿足要求。第二要注意標(biāo)準(zhǔn)化問題，對(duì)新采購設(shè)備使用的部件品牌、規(guī)格要限制，要考慮與公司現(xiàn)有的部件品牌、規(guī)格的整合，可能的情況下，盡量減少公司使用備件的種類。一般來說要禁止供應(yīng)商非標(biāo)元器件的使用和程序的加密。(4.)事后檢驗(yàn)原則：技術(shù)協(xié)議要逐條驗(yàn)收，參加驗(yàn)收人員實(shí)行追溯制。需要注意兩點(diǎn)：一個(gè)是隱蔽工程的驗(yàn)收，一個(gè)是極限參數(shù)的驗(yàn)收。如某總裝線規(guī)定了節(jié)拍要求，但由于人員技能、工藝等原因，設(shè)備運(yùn)行幾個(gè)月了，這項(xiàng)指標(biāo)還是不能檢驗(yàn)，這種情況下可以以備忘錄的形式留存，其他驗(yàn)收完成后通過。除此之外，招標(biāo)時(shí)要注意遵循無傾向性原則(不能簡(jiǎn)單的就某廠家的產(chǎn)品參數(shù)作為招標(biāo)要求而限制了其他廠家)和無理解歧義原則，更重要是供應(yīng)商的選擇原則。(1)對(duì)于簡(jiǎn)單的設(shè)備采購可以使用“選低價(jià)原則”，就是誰的價(jià)格低選誰的，這是很多企業(yè)都在用的，這里的價(jià)格不僅僅是買設(shè)備的一次性投入，要看綜合運(yùn)行成本(包括能耗、合格率等)，要看付款方式、保險(xiǎn)、運(yùn)費(fèi)、服務(wù)、隨機(jī)備件、以后的備件供應(yīng)等許多因素。(2)復(fù)雜程度高的設(shè)備不僅要比較價(jià)格，還要比較其方案、配置等技術(shù)要素，使用“評(píng)高分原則”。如價(jià)格占70%，最低價(jià)滿分，其他與之相比，每高出10%減10分