外來發(fā)票管理辦法范本

外來發(fā)票管理辦法范本一、前言在公司日常運(yùn)營(yíng)過程中，外來發(fā)票的管理至關(guān)重要。它不僅關(guān)系到公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、稅務(wù)申報(bào)的合規(guī)性，更與公司的經(jīng)濟(jì)利益緊密相連。隨著業(yè)務(wù)的不斷拓展，公司收到的外來發(fā)票種類和數(shù)量日益增多，規(guī)范外來發(fā)票管理已成為保障公司健康發(fā)展的必要舉措。希望大家能夠充分認(rèn)識(shí)到外來發(fā)票管理的重要性，積極配合，共同做好此項(xiàng)工作。二、適用范圍本辦法適用于公司各部門在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中取得的各類外來發(fā)票，包括但不限于增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、機(jī)動(dòng)車銷售統(tǒng)一發(fā)票、海關(guān)進(jìn)口增值稅專用繳款書等。涵蓋了公司采購(gòu)貨物、接受勞務(wù)、購(gòu)置不動(dòng)產(chǎn)、支付服務(wù)費(fèi)用等所有涉及外來發(fā)票的業(yè)務(wù)場(chǎng)景。三、職責(zé)分工1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)制定和完善外來發(fā)票管理制度，明確工作流程與規(guī)范，并對(duì)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。負(fù)責(zé)對(duì)外來發(fā)票進(jìn)行審核，確保發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)不符合要求的發(fā)票，及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行處理。負(fù)責(zé)外來發(fā)票的認(rèn)證、抵扣、記賬等工作，按照稅法規(guī)定和公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行賬務(wù)處理，并妥善保管發(fā)票相關(guān)資料。定期組織公司內(nèi)部發(fā)票管理培訓(xùn)，提高各部門員工對(duì)外來發(fā)票管理的認(rèn)識(shí)和操作水平。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，按照規(guī)定及時(shí)取得合法有效的外來發(fā)票。確保發(fā)票內(nèi)容與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，不得接受虛假發(fā)票或不符合規(guī)定的發(fā)票。在取得發(fā)票后，對(duì)發(fā)票的基本信息進(jìn)行初步審核，如發(fā)票抬頭、稅號(hào)、金額、項(xiàng)目?jī)?nèi)容等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與開票方溝通解決。將審核無誤的發(fā)票及時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)部門，并配合財(cái)務(wù)部門做好發(fā)票的后續(xù)處理工作，如提供與發(fā)票相關(guān)的業(yè)務(wù)合同、付款憑證等資料。3.審計(jì)部門負(fù)責(zé)定期對(duì)公司外來發(fā)票管理情況進(jìn)行審計(jì)，審查發(fā)票取得、審核、使用、保管等環(huán)節(jié)是否符合本辦法及相關(guān)法律法規(guī)的要求。對(duì)審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題提出改進(jìn)建議，并跟蹤整改落實(shí)情況，確保公司外來發(fā)票管理工作不斷完善。四、外來發(fā)票的取得1.業(yè)務(wù)開展要求各部門在簽訂經(jīng)濟(jì)合同或協(xié)議時(shí)，應(yīng)明確發(fā)票開具的相關(guān)條款，包括發(fā)票類型、開具時(shí)間、發(fā)票內(nèi)容、違約責(zé)任等。優(yōu)先選擇能夠按規(guī)定及時(shí)、準(zhǔn)確開具發(fā)票的供應(yīng)商或服務(wù)提供商進(jìn)行合作。在業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中，業(yè)務(wù)人員應(yīng)積極主動(dòng)向?qū)Ψ剿魅“l(fā)票。對(duì)于需要預(yù)付款項(xiàng)的業(yè)務(wù)，應(yīng)在合同中約定在付款前或付款后的合理時(shí)間內(nèi)取得發(fā)票。嚴(yán)禁在未取得發(fā)票的情況下先行付款，特殊情況需經(jīng)財(cái)務(wù)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.發(fā)票基本要求發(fā)票的開具必須符合國(guó)家稅收法律法規(guī)的規(guī)定，應(yīng)具備發(fā)票的基本要素，包括發(fā)票名稱、發(fā)票代碼和號(hào)碼、開票日期、購(gòu)買方信息、銷售方信息、項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額、發(fā)票專用章等。發(fā)票抬頭必須為公司全稱，與公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照上的名稱一致，并準(zhǔn)確填寫公司納稅人識(shí)別號(hào)。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)清晰、真實(shí)、完整，不得涂改、挖補(bǔ)。若發(fā)票填寫有誤，應(yīng)及時(shí)要求開票方重新開具。取得的增值稅專用發(fā)票，應(yīng)確保發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)齊全，且密碼區(qū)清晰，未超出規(guī)定的打印區(qū)域。對(duì)于取得的電子發(fā)票，應(yīng)注意查驗(yàn)其真實(shí)性，防止重復(fù)報(bào)銷。五、外來發(fā)票的審核1.業(yè)務(wù)部門初審業(yè)務(wù)人員在取得外來發(fā)票后，應(yīng)首先對(duì)發(fā)票進(jìn)行初審。審核內(nèi)容包括發(fā)票的基本信息是否正確，發(fā)票內(nèi)容與實(shí)際業(yè)務(wù)是否相符，發(fā)票金額與合同約定、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等是否一致，發(fā)票是否加蓋發(fā)票專用章等。若發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)與開票方聯(lián)系，要求對(duì)方重新開具或進(jìn)行更正。對(duì)于不符合要求的發(fā)票，不得提交給財(cái)務(wù)部門。業(yè)務(wù)人員在初審?fù)ㄟ^后，應(yīng)在發(fā)票背面簽字，并注明業(yè)務(wù)事項(xiàng)、經(jīng)手人等信息，然后將發(fā)票連同相關(guān)業(yè)務(wù)資料（如合同、訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、送貨單等）一并提交給財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門復(fù)審財(cái)務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門提交的發(fā)票及相關(guān)資料后，進(jìn)行復(fù)審。復(fù)審內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性以及與業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性等。利用稅務(wù)部門提供的發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)或其他合法途徑，對(duì)發(fā)票的真?zhèn)芜M(jìn)行查驗(yàn)。對(duì)于增值稅專用發(fā)票，還需進(jìn)行認(rèn)證，確保發(fā)票的抵扣信息準(zhǔn)確無誤。審核發(fā)票的開具是否符合稅法規(guī)定，如發(fā)票適用稅率是否正確，發(fā)票項(xiàng)目是否屬于可抵扣范圍等。對(duì)于不符合抵扣規(guī)定的發(fā)票，不得用于進(jìn)項(xiàng)稅額抵扣。檢查發(fā)票相關(guān)的業(yè)務(wù)資料是否齊全、合規(guī)，發(fā)票金額與業(yè)務(wù)資料所反映的金額是否一致。對(duì)存在疑問或不符合要求的發(fā)票，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通核實(shí)，必要時(shí)要求業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充提供相關(guān)資料。對(duì)于審核通過的發(fā)票，財(cái)務(wù)人員應(yīng)在發(fā)票上加蓋“已審核”印章，并在相關(guān)報(bào)銷憑證或記賬憑證上簽字確認(rèn)。對(duì)于審核不通過的發(fā)票，應(yīng)明確告知業(yè)務(wù)部門原因，并要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行處理。六、外來發(fā)票的認(rèn)證與抵扣1.認(rèn)證時(shí)限取得的增值稅專用發(fā)票、機(jī)動(dòng)車銷售統(tǒng)一發(fā)票、海關(guān)進(jìn)口增值稅專用繳款書等可抵扣憑證，應(yīng)在規(guī)定的認(rèn)證期限內(nèi)進(jìn)行認(rèn)證。目前，增值稅一般納稅人取得2017年1月1日及以后開具的增值稅專用發(fā)票、海關(guān)進(jìn)口增值稅專用繳款書、機(jī)動(dòng)車銷售統(tǒng)一發(fā)票、收費(fèi)公路通行費(fèi)增值稅電子普通發(fā)票，取消認(rèn)證確認(rèn)、稽核比對(duì)、申報(bào)抵扣的期限。但為了確保公司財(cái)務(wù)核算的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，我們鼓勵(lì)業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門在取得發(fā)票后盡快進(jìn)行認(rèn)證處理。2.認(rèn)證流程財(cái)務(wù)人員通過增值稅發(fā)票綜合服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行發(fā)票認(rèn)證操作。在認(rèn)證前，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)發(fā)票信息，確保與實(shí)際業(yè)務(wù)相符。對(duì)于掃描認(rèn)證的發(fā)票，應(yīng)保證掃描信息的準(zhǔn)確性。認(rèn)證過程中，如發(fā)現(xiàn)發(fā)票無法認(rèn)證、密文有誤等情況，財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)與開票方聯(lián)系，查明原因并進(jìn)行相應(yīng)處理。如屬于開票有誤，應(yīng)要求開票方重新開具正確的發(fā)票；如屬于其他原因，應(yīng)按照稅務(wù)部門的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。認(rèn)證通過的發(fā)票，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行申報(bào)抵扣。財(cái)務(wù)人員應(yīng)按照稅法規(guī)定和公司財(cái)務(wù)制度，準(zhǔn)確計(jì)算當(dāng)期可抵扣的進(jìn)項(xiàng)稅額，并在納稅申報(bào)時(shí)如實(shí)填寫相關(guān)數(shù)據(jù)。3.不得抵扣情形用于簡(jiǎn)易計(jì)稅方法計(jì)稅項(xiàng)目、免征增值稅項(xiàng)目、集體福利或者個(gè)人消費(fèi)的購(gòu)進(jìn)貨物、勞務(wù)、服務(wù)、無形資產(chǎn)和不動(dòng)產(chǎn)，其進(jìn)項(xiàng)稅額不得從銷項(xiàng)稅額中抵扣。非正常損失的購(gòu)進(jìn)貨物，以及相關(guān)的勞務(wù)和交通運(yùn)輸服務(wù)；非正常損失的在產(chǎn)品、產(chǎn)成品所耗用的購(gòu)進(jìn)貨物（不包括固定資產(chǎn)）、勞務(wù)和交通運(yùn)輸服務(wù)，其進(jìn)項(xiàng)稅額不得抵扣。購(gòu)進(jìn)的貸款服務(wù)、餐飲服務(wù)、居民日常服務(wù)和娛樂服務(wù)，進(jìn)項(xiàng)稅額不得抵扣。取得的發(fā)票不符合稅法規(guī)定的要求，如發(fā)票開具不規(guī)范、未在規(guī)定期限內(nèi)認(rèn)證等，其進(jìn)項(xiàng)稅額不得抵扣。財(cái)務(wù)人員應(yīng)嚴(yán)格按照稅法規(guī)定，對(duì)不得抵扣的進(jìn)項(xiàng)稅額進(jìn)行準(zhǔn)確判斷，并作相應(yīng)的賬務(wù)處理。如已認(rèn)證抵扣的發(fā)票，后續(xù)發(fā)現(xiàn)屬于不得抵扣情形的，應(yīng)及時(shí)作進(jìn)項(xiàng)稅額轉(zhuǎn)出處理。七、外來發(fā)票的賬務(wù)處理與歸檔1.賬務(wù)處理財(cái)務(wù)人員根據(jù)審核通過且認(rèn)證（或查驗(yàn)）無誤的發(fā)票，按照公司財(cái)務(wù)制度和會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的要求進(jìn)行賬務(wù)處理。將發(fā)票作為原始憑證，編制記賬憑證，登記相關(guān)賬簿。在賬務(wù)處理過程中，應(yīng)確保會(huì)計(jì)科目使用正確，金額記錄準(zhǔn)確。對(duì)于涉及增值稅的業(yè)務(wù)，要正確核算進(jìn)項(xiàng)稅額、銷項(xiàng)稅額等相關(guān)內(nèi)容。對(duì)于費(fèi)用類發(fā)票，應(yīng)按照費(fèi)用的性質(zhì)和歸屬期間，合理分?jǐn)傆?jì)入相應(yīng)的成本費(fèi)用科目。對(duì)于資產(chǎn)類發(fā)票，應(yīng)按照資產(chǎn)的確認(rèn)條件和計(jì)量原則，進(jìn)行資產(chǎn)的入賬處理。2.歸檔管理財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立外來發(fā)票檔案管理制度，對(duì)發(fā)票及相關(guān)資料進(jìn)行妥善保管。發(fā)票檔案應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，如按照發(fā)票類型、業(yè)務(wù)年度、業(yè)務(wù)部門等進(jìn)行分類。發(fā)票及相關(guān)資料應(yīng)定期裝訂成冊(cè)，裝訂時(shí)應(yīng)確保資料的完整性，包括發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)、記賬憑證、業(yè)務(wù)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。裝訂成冊(cè)后，應(yīng)在封面上注明所屬年度、月份、發(fā)票種類、起止號(hào)碼、裝訂人等信息。發(fā)票檔案應(yīng)存放在專門的檔案室或文件柜中，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全。同時(shí)，應(yīng)建立檔案借閱制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱手續(xù)，防止檔案丟失或損壞。發(fā)票檔案的保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，發(fā)票及相關(guān)資料的保管期限為10年。保管期滿后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。八、監(jiān)督與檢查1.定期自查財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)公司外來發(fā)票的管理情況進(jìn)行自查，一般每季度進(jìn)行一次。自查內(nèi)容包括發(fā)票的取得、審核、認(rèn)證、抵扣、賬務(wù)處理、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)，檢查是否符合本辦法及相關(guān)法律法規(guī)的要求。在自查過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄發(fā)現(xiàn)的問題，并及時(shí)進(jìn)行整改。對(duì)于自查中發(fā)現(xiàn)的發(fā)票管理薄弱環(huán)節(jié)，應(yīng)針對(duì)性地完善相關(guān)制度和流程，加強(qiáng)內(nèi)部控制。2.內(nèi)部審計(jì)審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)公司外來發(fā)票管理情況進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，一般每年進(jìn)行一次。審計(jì)內(nèi)容包括發(fā)票管理制度的執(zhí)行情況、發(fā)票業(yè)務(wù)流程的合規(guī)性、發(fā)票相關(guān)資料的真實(shí)性和完整性等。審計(jì)部門在審計(jì)過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照審計(jì)準(zhǔn)則和公司內(nèi)部審計(jì)制度的要求，客觀、公正地開展審計(jì)工作。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)于在發(fā)票管理中存在違規(guī)行為的部門或個(gè)人，公司將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。如因發(fā)票管