辦公室檔案管理制度

辦公室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)全公司檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理公司工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）辦公室職責(zé)1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，定期進(jìn)行檢查和考核。4.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交辦公室。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案的及時(shí)收集和妥善保管。3.配合辦公室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案的保管工作，維護(hù)檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，做到賬物相符。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議等。2.公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等材料。4.公司各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。5.公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。6.公司員工的人事檔案，包括入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核材料等。7.公司財(cái)務(wù)檔案，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。8.公司業(yè)務(wù)檔案，如項(xiàng)目策劃書、可行性研究報(bào)告、招投標(biāo)文件、客戶資料等。9.公司行政管理檔案，如辦公用品采購記錄、車輛使用記錄、固定資產(chǎn)臺(tái)賬等。10.公司黨群工作檔案，如黨組織活動(dòng)記錄、工會(huì)工作文件等。11.其他與公司工作相關(guān)的有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對(duì)破損、褪色的文件材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為行政管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、業(yè)務(wù)管理類、黨群工作類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或折疊。四、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在次年第一季度內(nèi)將上一年度形成的檔案整理完畢，并移交辦公室歸檔。2.對(duì)于一些重要的、時(shí)效性較強(qiáng)的檔案，應(yīng)及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員將整理好的檔案移交辦公室檔案管理人員。2.辦公室檔案管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、檢查，確認(rèn)無誤后辦理歸檔手續(xù)。3.檔案管理人員將歸檔的檔案按照分類編號(hào)順序上架存放，并在檔案目錄中注明歸檔日期。五、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限為5年以下。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到辦公室查閱。2.查閱涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱公司檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)審批后，查閱人員到辦公室檔案管理人員處查閱檔案。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得損害公司利益和他人權(quán)益。2.利用檔案時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)檔案的機(jī)密性和完整性，不得擅自公開或傳播檔案內(nèi)容。3.對(duì)于利用檔案過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)向檔案管理人員或辦公室負(fù)責(zé)人報(bào)告。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.辦公室定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門人員參加。3.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出存毀意見。（二）銷毀1.對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。3.監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類存儲(chǔ)。2.檔案信息錄入：將檔案目錄及相關(guān)信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索。3.系統(tǒng)功能開發(fā)：根據(jù)公司檔案管理的實(shí)際需求，開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，如檔案收集、整理、歸檔、查閱、利用、鑒定、銷毀等。4.數(shù)據(jù)安全管理：采取有效的數(shù)據(jù)安全措施，保障檔案信息的安全，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和篡改。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握