20222生態(tài)環(huán)境檔案著錄細(xì)則

生態(tài)環(huán)境檔案著錄細(xì)則ii目 次前言 ii用圍 1范引文件 1語定義 1錄識號 2錄文字 2錄目著格式 2錄據(jù)庫 3錄息源 5錄目則 611生態(tài)環(huán)境檔案著錄細(xì)則本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級生態(tài)環(huán)境主管部門及其所屬單位的檔案著錄，可用于建立生態(tài)環(huán)境檔案的檢索系統(tǒng)。本標(biāo)準(zhǔn)引用了下列文件或其中的條款。凡是注明日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。凡是未注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本標(biāo)準(zhǔn)。GB/T3860文獻(xiàn)主題標(biāo)引規(guī)則GB/T7408數(shù)據(jù)元和交換格式信息交換日期和時間表示法HJ/T7中國檔案分類法環(huán)境保護(hù)檔案分類表下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。3.1生態(tài)環(huán)境檔案ecologicalandenvironmentalarchives在生態(tài)環(huán)境保護(hù)各項工作和活動中直接形成的，對國家、社會和單位具有利用價值、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種形式和載體的歷史記錄。3.2著錄description3.3著錄項目descriptionitem揭示檔案內(nèi)容和形式特征的記錄事項。3.4條目entry組成檔案目錄的單元，是對檔案的內(nèi)容和形式特征所作的一條記錄，它由著錄項目組成，是著錄的結(jié)果。3.5著錄格式descriptionformat著錄項目在條目中的排列順序及其表達(dá)方式。333.6檔案目錄archivescatalog按照一定的次序編排而成的條目的匯集，是檔案管理、檢索和報道的工具。著錄標(biāo)識符號規(guī)定如下：a）=并列題名；；用于分隔兩個（）（）d）+用于正本與附件、附件與附件、多種稿本之間的連接；[]()[]a）案卷題名；b）文件題名；c）e）（；e）（）案卷級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)見表1。44表1 案卷級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)序號著錄項目字段名字段類型字段長度約束性1檔號DH字符型40必選2案卷題名AJTM字符型200必選3總頁數(shù)YS數(shù)值型/必選4保管期限BGQX字符型4必選5備注BZ字符型80可選6起止日期QZRQ日期型20必選7載體類型ZTLX字符型20可選8件數(shù)JS數(shù)值型/必選9載體單位ZTDW字符型4可選10密級MJ字符型20可選11主題詞或關(guān)鍵詞ZTCHGJC字符型40可選12檔案館（室）代號DAGSDH字符型10可選卷內(nèi)文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)見表2。表2卷內(nèi)文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)序號著錄項目字段名字段類型字段長度約束性1檔號DH字符型40必選2文件編號WJBH字符型40必選3責(zé)任者ZRZ字符型50必選4文件題名TM字符型200必選5日期RQ日期型8必選6頁數(shù)YS數(shù)值型/必選7備注BZ字符型80可選8密級MJ字符型20可選9保密期限BMQX字符型20可選10公開屬性GKSX字符型20可選11控制標(biāo)識KZBS字符型20可選12保管期限BGQX字符型4必選13稿本GB字符型20必選14文種WZ字符型10可選15載體類型ZTLX字符型20可選16載體數(shù)量ZTSL數(shù)值型/可選17載體單位ZTDW字符型4可選18載體規(guī)格ZTGG字符型20可選19標(biāo)準(zhǔn)編號及有關(guān)記載BZBH字符型60可選20電子文檔號DZWDH字符型40可選21分類號FLH字符型20可選22縮微號SWH字符型20可選23主題詞或關(guān)鍵詞ZTCHGJC字符型30可選24提要TY字符型400可選55歸檔文件目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)見表3。表3歸檔文件目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)序號著錄項目字段名字段類型字段長度約束性1檔號DH字符型40必選2文件編號WJBH字符型40必選3責(zé)任者ZRZ字符型50必選4文件題名TM字符型200必選5日期RQ日期型8必選6密級MJ字符型20可選7頁數(shù)YS數(shù)值型/必選8備注BZ字符型80可選9機(jī)構(gòu)名稱JGMC字符型20必選10保密期限BMQX字符型20可選11公開屬性GKSX字符型20可選12控制標(biāo)識KZBS字符型20可選13保管期限BGQX字符型4必選14稿本GB字符型20必選15文種WZ字符型10可選16載體類型ZTLX字符型20可選17載體數(shù)量ZTSL數(shù)值型/可選18載體單位ZTDW字符型4可選19載體規(guī)格ZTGG字符型20可選20標(biāo)準(zhǔn)編號及有關(guān)記載BZBH字符型60可選21電子文檔號DZWDH字符型40可選22分類號FLH字符型20可選23縮微號SWH字符型20可選24主題詞或關(guān)鍵詞ZTCHGJC字符型30可選25提要TY字符型400可選26檔案館（室）代號DAGSDH字符型10可選77）+“的”+文種。示例：生態(tài)環(huán)境部、XX有限公司關(guān)于審查XX項目環(huán)境影響報告書的請示、評審意見、會議紀(jì)要、批復(fù)示例：生態(tài)環(huán)境部辦公廳關(guān)于加強(qiáng)環(huán)境保護(hù)檔案安全工作的通知示例：XXX同志在XX年全國生態(tài)環(huán)境系統(tǒng)扶貧工作會議上的講話：堅決扛起脫貧攻堅政治責(zé)任協(xié)同打好污染防治和精準(zhǔn)脫貧攻堅戰(zhàn)即為并列題名，應(yīng)當(dāng)著錄，著錄時應(yīng)當(dāng)在并列題名前加“=”號。與正題名并列的漢語拼音不能視為并列題名，不予著錄。示例：聯(lián)合國開發(fā)署（UNDP）工作組關(guān)于中國臭氧層保護(hù)的考察報告（CPR/89/029）=REPORTOFAUNITEDNATIONSDEVELOPMENTMISSIONTOINVESTIGATEOZONELAYERPROTECTIONINCHINA（CPR/89/029）示例：第二次全國污染源普查公報：時期資料為XXXX年度[]示例：生態(tài)環(huán)境部令（第25號）[生態(tài)環(huán)境部關(guān)于修改部分部門規(guī)章的決定]示例：國務(wù)院關(guān)于印發(fā)《大氣污染防治行動計劃》的通知，在備注項注明：“大氣十條”++件原文的，應(yīng)當(dāng)在備注項中說明。示例：國家核安全局關(guān)于頒發(fā)XX有限公司民用核安全設(shè)備制造許可證的通知+民用核安全設(shè)備制造許可證()（[]機(jī)構(gòu)名稱著錄機(jī)關(guān)單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)名稱，如：辦公室、法規(guī)處、綜合處等。（9932020010按照GB/T740881～45～67～80示例：2020年6月5日著錄為“20200605”（0示例1：2018年5月×日，著錄為“20180500”示例2：××××年×月×日，著錄為“00000000”接。示例：2019年1月5日至2019年11月15日著錄為“20190105-20191115”+示例：紙質(zhì)+光盤（）著錄每卷檔案中的實有件數(shù)。載體數(shù)量用阿拉伯?dāng)?shù)字記錄。著錄檔案載體的尺寸及型號等。一件檔案有多種載體規(guī)格時，應(yīng)當(dāng)同時著錄，并用“+”連接。示例1：35㎜（表示膠片長度）示例2：A4+A310109.1.2.79.1.2.89.3.39.3.49.4.2.29.4.2.4著錄國際、國內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)書（刊）號和有特殊意義的記載事項，如出版物的國際標(biāo)準(zhǔn)書號（NUDC示例：ISBN978-7-5086-3312-1200依據(jù)HJ/T7有關(guān)規(guī)定著錄。（）著錄檔案館（室）的代號，無相應(yīng)代號可不著錄。（（-43位阿拉伯?dāng)?shù)字；分類號依據(jù)HJ/T74342WS）3BGS）（）010D3D0”標(biāo)識。示例1：G258-045-1234-028（表示G258全宗的、第45目錄的、第1234卷的、第28件的檔案）示例2：G258-SA22-1234-120（表示G258全宗的、分類為SA22即生態(tài)環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)管理的、第1234卷的、第120件的檔1111案）示例3：G258-DQGJ-1234-100（G258