2025合同管理規(guī)章：公章、資質(zhì)、合同及其它證書的使用與保管辦法

2025合同管理規(guī)章：公章、資質(zhì)、合同及其它證書的使用與保管辦法第一章總則第一條為規(guī)范公司公章、資質(zhì)、合同及其它證書的使用與保管，確保公司印章、資質(zhì)文件、合同文本及其他重要證書的合法性和有效性，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及公司章程規(guī)定，制定本辦法。第二條本辦法適用于公司及其分支機(jī)構(gòu)在日常經(jīng)營活動中公章、資質(zhì)、合同及其他證書的使用與保管工作。第三條公章、資質(zhì)、合同及其他證書是公司行使權(quán)利、履行義務(wù)的重要工具和憑證，必須嚴(yán)格按照本辦法的規(guī)定進(jìn)行使用和保管，確保其安全性和權(quán)威性。第四條公章、資質(zhì)、合同及其他證書的使用與保管應(yīng)當(dāng)遵循合法性、規(guī)范性、嚴(yán)密性的原則，確保其使用行為符合國家法律法規(guī)及公司章程的規(guī)定。第二章章印使用管理第五條公司公章是指公司對外行使權(quán)利、履行義務(wù)的官方印章，包括公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等。公章的使用必須嚴(yán)格遵守審批程序，確保其使用的合法性和適當(dāng)性。第六條公司公章的使用范圍包括但不限于簽署合同、協(xié)議、法律文件、財(cái)務(wù)報(bào)表及其他需要加蓋公章的文件。任何部門或個(gè)人不得超越其職責(zé)范圍使用公章。第七條公章的使用實(shí)行審批制度，使用部門應(yīng)當(dāng)填寫《公章使用申請表》，注明使用事項(xiàng)、內(nèi)容及用途，并經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字批準(zhǔn)后方可使用。第八條公章的使用應(yīng)當(dāng)實(shí)行登記制度，使用部門應(yīng)當(dāng)在《公章使用登記簿》上如實(shí)登記使用時(shí)間、使用內(nèi)容、經(jīng)辦人及審批人等信息，確保公章使用的可追溯性。第九條公司公章應(yīng)當(dāng)由公司綜合管理部統(tǒng)一保管，不得交由其他部門或個(gè)人擅自使用或保管。保管人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照本辦法的規(guī)定履行保管職責(zé)，確保公章的安全。第三章章印使用申請第十條凡需使用公司公章的部門或個(gè)人，應(yīng)當(dāng)填寫《公章使用申請表》，并提供相關(guān)材料，包括但不限于合同文本、協(xié)議草案、法律文件等。申請表應(yīng)當(dāng)詳細(xì)說明使用公章的事項(xiàng)、用途及內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。第十一條公司綜合管理部應(yīng)當(dāng)對公章使用申請進(jìn)行審核，核實(shí)申請事項(xiàng)的合法性和必要性，并報(bào)公司法定代表人或其授權(quán)代表審批。未經(jīng)批準(zhǔn)的公章使用申請，綜合管理部有權(quán)拒絕辦理。第十二條公章使用申請應(yīng)當(dāng)一事一議，不得將多個(gè)事項(xiàng)合并申請。特殊情況下，如緊急事項(xiàng)需要加蓋公章，應(yīng)當(dāng)由使用部門提出申請，并經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表口頭批準(zhǔn)后方可使用，但應(yīng)當(dāng)在事后及時(shí)補(bǔ)辦書面審批手續(xù)。第四章保管責(zé)任第十三條公章的保管實(shí)行專人負(fù)責(zé)制，公司綜合管理部應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)公章的日常管理工作，確保公章的安全和完整。第十四條公章保管人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守本辦法的規(guī)定，不得擅自將公章交由他人使用，不得擅自加蓋公章于空白文件或不明確的文件上。第十五條公章保管人員應(yīng)當(dāng)定期對公章的使用情況進(jìn)行檢查，并向公司綜合管理部負(fù)責(zé)人報(bào)告公章使用和保管情況，確保公章的使用行為符合本辦法的規(guī)定。第十六條公章保管人員在離職、調(diào)崗或因故暫時(shí)無法履行職責(zé)時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理公章的交接手續(xù)，并由綜合管理部負(fù)責(zé)人監(jiān)督交接過程，確保公章的連續(xù)性和安全性。第五章資質(zhì)管理第十七條公司資質(zhì)是指公司依法取得的各類資質(zhì)證書，包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、行業(yè)資質(zhì)證書等。資質(zhì)的使用和保管應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)及本辦法的規(guī)定，確保其合法性和有效性。第十八條公司資質(zhì)的使用實(shí)行審批制度，使用部門應(yīng)當(dāng)填寫《資質(zhì)使用申請表》，并提供相關(guān)材料，包括但不限于資質(zhì)證書復(fù)印件、使用事項(xiàng)說明等。申請表應(yīng)當(dāng)經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表審批后方可使用。第十九條公司資質(zhì)的使用應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照其適用范圍和有效期限進(jìn)行，不得超出資質(zhì)證書規(guī)定的使用范圍和有效期限使用資質(zhì)。第二十條公司資質(zhì)的保管實(shí)行專人負(fù)責(zé)制，相關(guān)資質(zhì)證書應(yīng)當(dāng)由公司綜合管理部統(tǒng)一保管，并建立資質(zhì)管理檔案，確保資質(zhì)證書的安全和完整。第二十一條公司資質(zhì)的更新、年檢及變更應(yīng)當(dāng)由綜合管理部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，確保資質(zhì)證書的及時(shí)更新和合法有效性。第六章合同管理第二十二條公司合同是指公司與其他主體達(dá)成的具有法律效力的協(xié)議，包括但不限于買賣合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議等。合同的管理應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)及本辦法的規(guī)定，確保其合法性和有效性。第二十三條公司合同的簽訂實(shí)行審批制度，合同文本應(yīng)當(dāng)由公司法律事務(wù)部審核，并經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字批準(zhǔn)后方可簽訂。重大合同應(yīng)當(dāng)由公司董事會或股東大會審批通過后方可簽訂。第二十四條公司合同的履行應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行，合同履行過程中如遇問題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向公司法律事務(wù)部報(bào)告，并采取相應(yīng)措施維護(hù)公司合法權(quán)益。第二十五條公司合同的變更、解除或終止應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)及合同約定，確保其合法性。合同變更或解除應(yīng)當(dāng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。第二十六條公司合同的檔案管理應(yīng)當(dāng)由公司綜合管理部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，確保合同文本及相關(guān)資料的完整保存，便于隨時(shí)查閱和使用。第七章其他證書管理第二十七條公司其他證書是指公司依法取得的各類證書，包括但不限于項(xiàng)目審批證書、專利證書、商標(biāo)注冊證書等。其他證書的使用和保管應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)及本辦法的規(guī)定，確保其合法性和有效性。第二十八條公司其他證書的使用實(shí)行審批制度，使用部門應(yīng)當(dāng)填寫《其他證書使用申請表》，并提供相關(guān)材料，包括但不限于證書復(fù)印件、使用事項(xiàng)說明等。申請表應(yīng)當(dāng)經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表審批后方可使用。第二十九條公司其他證書的保管實(shí)行專人負(fù)責(zé)制，相關(guān)證書應(yīng)當(dāng)由公司綜合管理部統(tǒng)一保管，并建立其他證書管理檔案，確保其安全和完整。第三十條公司其他證書的更新、年檢及變更應(yīng)當(dāng)由綜合管理部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，確保其及時(shí)更新和合法有效性。第八章責(zé)任追究第三十一條違反本辦法的規(guī)定使用或保管公章、資質(zhì)、合同及其他證書的，公司將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人員進(jìn)行行政處分、經(jīng)濟(jì)賠償或追究法律責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，公司將依法移送司法機(jī)關(guān)處理。第三十二條公章、資質(zhì)、合同及其他證書的使用和保管人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照本辦法的規(guī)定履行職責(zé)，確保其安全和合法性。對于因工作失職或故意行為導(dǎo)致公司利益受損的，公司將依法追究其責(zé)任。第九章檔案管理第三十三條公司公章、資質(zhì)、合同及其他證書的使用和保管應(yīng)當(dāng)建立完整的檔案管理制度，確保其使用和保管行為有據(jù)可查。相關(guān)檔案資料應(yīng)當(dāng)由公司綜合管理部統(tǒng)一保管，并定期進(jìn)行整理和更新。第三十四條公章、資質(zhì)、合同及其他證書的使用和保管檔案應(yīng)當(dāng)包括但不限于使用申請表、審批記錄、使用登記簿、交接記錄等。相關(guān)檔案資料應(yīng)當(dāng)保存期限符合國家相關(guān)規(guī)定，確保其長期可用。第十章附則第三十五條本辦法由公司綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。公司各分支機(jī)構(gòu)及子公司應(yīng)當(dāng)參照本辦法的規(guī)定，制定相應(yīng)的公章、資質(zhì)、合同及其他證書的使用與保管辦法，并報(bào)公司綜合管理部備案。第三十六條本辦法自發(fā)布之日起施行，原相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦法為準(zhǔn)。第三十七條本辦法的解釋、修訂及執(zhí)行中的具體問題由公司綜合管