公司相關方管理制度

公司相關方管理制度?一、總則（一）目的為加強公司對相關方的管理，明確各方責任和義務，規(guī)范相關方活動，有效控制與相關方活動有關的風險，保障公司的生產經(jīng)營安全、穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于與公司有業(yè)務往來的供應商、承包商、分包商、合作伙伴、訪客等所有相關方。（三）管理原則1.合法合規(guī)原則：相關方活動必須遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司各項規(guī)章制度。2.風險控制原則：識別、評估和控制與相關方活動有關的風險，確保公司利益不受損害。3.合作共贏原則：與相關方建立良好的合作關系，實現(xiàn)互利共贏、共同發(fā)展。4.全過程管理原則：對相關方的選擇、準入、作業(yè)過程、退出等環(huán)節(jié)進行全過程管理。二、相關方分類與定義（一）供應商向公司提供原材料、設備、物資、服務等的單位或個人。（二）承包商承接公司工程項目、設備維修、技術改造等業(yè)務的單位。（三）分包商承包商將其承包的部分工程或工作分包給其他單位的，該其他單位為分包商。（四）合作伙伴與公司在技術研發(fā)、市場拓展、資源共享等方面開展合作的單位或個人。（五）訪客因工作、業(yè)務洽談、參觀交流等原因進入公司場所的外部人員。三、相關方選擇與準入（一）供應商選擇與準入1.需求識別：各部門根據(jù)生產經(jīng)營需要，識別所需采購的物資、服務等，明確對供應商的要求，如產品質量、價格、交貨期、售后服務等。2.供應商搜索與篩選：通過市場調研、行業(yè)推薦、網(wǎng)絡搜索等方式，收集潛在供應商信息，建立供應商名錄。對潛在供應商進行初步篩選，排除不符合基本要求的供應商。3.供應商評估：資質審查：審查供應商的營業(yè)執(zhí)照、生產許可證、資質證書、稅務登記證等相關資質文件，確保其具備合法經(jīng)營資格。業(yè)績評價：了解供應商的歷史業(yè)績，包括產品質量、交貨及時性、售后服務等方面的表現(xiàn)，可向其過往客戶進行調查。實地考察：對重要供應商進行實地考察，了解其生產經(jīng)營場所、設備設施、質量管理體系、人員狀況等情況。樣品檢測：要求供應商提供樣品進行檢測，確保其產品符合公司質量要求。4.準入審批：根據(jù)供應商評估結果，填寫供應商準入審批表，報相關部門負責人、分管領導審批。審批通過后，將供應商納入合格供應商名錄。（二）承包商選擇與準入1.項目需求提出：業(yè)務部門根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需要，提出工程項目、設備維修、技術改造等項目需求。2.承包商招募：通過招標、邀標、競爭性談判等方式，招募潛在承包商。發(fā)布項目招標公告或邀請函，明確項目要求、投標截止日期、評標標準等。3.承包商資格預審：對參與投標的承包商進行資格預審，審查其營業(yè)執(zhí)照、資質證書、安全生產許可證、業(yè)績證明等相關資料，確保其具備承擔項目的能力和資質。4.評標與定標：組建評標委員會，按照評標標準對承包商的投標文件進行評審，確定中標候選人。根據(jù)評標結果，報公司領導審批后確定中標承包商。5.合同簽訂：與中標承包商簽訂承包合同，明確雙方的權利義務、工作范圍、質量標準、工期要求、付款方式、安全責任等條款。6.準入備案：承包商簽訂合同后，將其相關信息及合同副本報公司相關部門備案，辦理準入手續(xù)。（三）分包商選擇與準入1.分包商選擇：承包商根據(jù)項目需要，選擇分包商。分包商的選擇應遵循本制度中供應商選擇的相關流程和標準。2.分包合同簽訂：承包商與分包商簽訂分包合同，明確分包工作內容、質量標準、工期要求、付款方式、安全責任等條款。3.分包商備案：承包商將分包商相關信息及分包合同副本報公司相關部門備案，公司對分包商進行登記管理。（四）合作伙伴選擇與準入1.合作需求識別：各部門根據(jù)公司戰(zhàn)略發(fā)展需要，識別潛在的合作領域和合作伙伴。2.合作伙伴洽談：與潛在合作伙伴進行洽談，了解其合作意愿、合作能力、合作方案等。3.合作方案制定：根據(jù)洽談結果，制定合作方案，明確合作目標、合作內容、雙方權利義務、利益分配機制等。4.合作協(xié)議簽訂：雙方達成一致后，簽訂合作協(xié)議，確保合作的順利開展。5.準入備案：將合作伙伴相關信息及合作協(xié)議副本報公司相關部門備案。（五）訪客準入1.預約登記：訪客應提前與公司接待部門或相關人員聯(lián)系，進行預約登記。提供訪客姓名、單位、來訪事由、聯(lián)系方式、預計來訪時間等信息。2.審批放行：接待部門或相關人員對訪客預約信息進行審核，審批通過后發(fā)放訪客證。訪客憑訪客證在公司指定區(qū)域活動，并遵守公司相關規(guī)定。四、相關方培訓與溝通（一）培訓管理1.培訓需求識別：根據(jù)相關方的業(yè)務特點、工作內容及公司要求，識別培訓需求。2.培訓計劃制定：針對培訓需求，制定年度培訓計劃，明確培訓內容、培訓方式、培訓時間、培訓對象等。3.培訓實施：按照培訓計劃組織開展培訓活動，可采用內部培訓、外部培訓、在線學習、現(xiàn)場指導等多種方式。4.培訓效果評估：通過考試、實際操作、問卷調查、現(xiàn)場觀察等方式對培訓效果進行評估，了解相關方對培訓內容的掌握程度和應用能力。5.培訓記錄與檔案管理：對培訓活動進行記錄，包括培訓時間、培訓地點、培訓內容、培訓講師、培訓對象、培訓效果評估等信息，建立培訓檔案。（二）溝通管理1.溝通機制建立：建立公司與相關方的定期溝通機制，如月度會議、季度會議、年度總結會等，及時交流工作進展、存在問題及解決方案等。2.日常溝通渠道：設立多種溝通渠道，如電話、郵件、即時通訊工具、面對面溝通等，方便雙方及時溝通交流。3.信息共享：建立信息共享平臺，及時發(fā)布公司政策、業(yè)務動態(tài)、項目進展等信息，同時要求相關方反饋其工作信息，確保信息的及時、準確傳遞。4.投訴與建議處理：設立投訴與建議郵箱、電話等渠道，受理相關方的投訴和建議。對投訴和建議進行及時調查處理，并將處理結果反饋給相關方。五、相關方作業(yè)過程管理（一）供應商作業(yè)過程管理1.訂單管理：采購部門根據(jù)生產經(jīng)營需求向供應商下達采購訂單，明確采購物資的規(guī)格、數(shù)量、交貨期、質量要求等。2.物資驗收：物資到貨后，倉庫管理人員按照采購合同和驗收標準進行驗收。驗收內容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質量、外觀等。對驗收合格的物資辦理入庫手續(xù)，對不合格物資及時通知采購部門與供應商協(xié)商處理。3.供應商績效評價：定期對供應商的供貨質量、交貨及時性、售后服務等方面進行績效評價。評價結果作為供應商后續(xù)合作、訂單分配、付款等的重要依據(jù)。（二）承包商作業(yè)過程管理1.安全管理：安全協(xié)議簽訂：承包商在作業(yè)前必須與公司簽訂安全協(xié)議，明確雙方的安全責任和義務。安全培訓教育：對承包商作業(yè)人員進行公司級和項目級安全培訓教育，使其熟悉公司安全規(guī)章制度和作業(yè)現(xiàn)場安全環(huán)境。安全檢查與監(jiān)督：公司安全管理部門定期對承包商作業(yè)現(xiàn)場進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時要求承包商整改。承包商應設立現(xiàn)場安全負責人，負責作業(yè)現(xiàn)場的安全管理工作。2.質量管理：質量協(xié)議簽訂：與承包商簽訂質量協(xié)議，明確質量標準和驗收要求。質量控制措施：承包商應建立質量管理體系，加強施工過程中的質量控制。公司質量管理人員對施工質量進行監(jiān)督檢查，確保工程質量符合要求。3.進度管理：進度計劃制定：承包商根據(jù)合同要求制定詳細的施工進度計劃，并報公司相關部門備案。進度跟蹤與協(xié)調：公司項目管理部門定期跟蹤承包商的施工進度，及時協(xié)調解決影響進度的問題，確保項目按時完成。（三）分包商作業(yè)過程管理1.監(jiān)督管理：承包商負責對分包商的作業(yè)過程進行監(jiān)督管理，確保分包工作符合合同要求和公司相關規(guī)定。2.信息報送：承包商應定期向公司相關部門報送分包商的作業(yè)進度、質量、安全等信息。（四）合作伙伴作業(yè)過程管理1.合作監(jiān)督：指定專人對合作伙伴的合作項目進行監(jiān)督，確保合作項目按照合作協(xié)議順利推進。2.協(xié)調溝通：及時協(xié)調解決合作過程中出現(xiàn)的問題，加強雙方的溝通與協(xié)作，確保合作目標的實現(xiàn)。（五）訪客作業(yè)過程管理1.陪同引導：訪客進入公司后，應由公司接待人員或相關人員陪同引導，確保其在指定區(qū)域活動，不得擅自進入非開放區(qū)域。2.行為規(guī)范告知：向訪客告知公司的行為規(guī)范和安全注意事項，要求訪客遵守公司規(guī)定。六、相關方風險管理（一）風險識別與評估1.風險識別：各部門結合相關方的特點和業(yè)務活動，識別可能存在的風險，如質量風險、安全風險、供應風險、合作風險等。2.風險評估：采用定性與定量相結合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險的等級和可能性。（二）風險應對措施1.風險規(guī)避：對于高風險且無法有效控制的相關方活動，采取風險規(guī)避措施，如終止合作、更換供應商等。2.風險降低：通過加強管理、完善制度、增加控制措施等方式，降低風險發(fā)生的可能性和影響程度。3.風險轉移：購買保險、簽訂免責條款等方式，將部分風險轉移給保險公司或其他方。4.風險接受：對于風險發(fā)生可能性較小且影響程度較低的風險，采取風險接受策略，定期進行監(jiān)測和評估。（三）風險監(jiān)控與預警1.風險監(jiān)控：建立風險監(jiān)控機制，定期對相關方風險進行監(jiān)控，及時掌握風險狀態(tài)的變化。2.預警管理：設定風險預警指標和閾值，當風險指標達到預警值時，及時發(fā)出預警信號，采取相應的風險應對措施。七、相關方退出管理（一）供應商退出1.退出情形：供應商提供的產品或服務質量長期不符合要求，經(jīng)多次整改仍無改善。供應商交貨嚴重延遲，影響公司生產經(jīng)營。供應商違反合同約定或公司相關規(guī)定。供應商經(jīng)營狀況惡化，無法繼續(xù)提供穩(wěn)定的產品或服務。2.退出流程：采購部門提出供應商退出申請，說明退出原因。相關部門對退出申請進行審核，報分管領導審批。審批通過后，通知供應商辦理退出手續(xù)，停止與其合作，并對相關后續(xù)事宜進行妥善處理，如庫存物資清理、未結算款項處理等。（二）承包商退出1.退出情形：承包商施工質量嚴重不符合要求，無法滿足項目交付標準。承包商工期嚴重延誤，造成公司重大損失。承包商違反安全管理規(guī)定，導致發(fā)生安全事故。承包商違反合同約定，拒不履行義務。2.退出流程：項目管理部門提出承包商退出申請，說明退出原因。相關部門對退出申請進行審核，報分管領導審批。審批通過后，通知承包商辦理退出手續(xù)，要求其清理施工現(xiàn)場，提交項目資料，并對已完成工作進行驗收結算。（三）分包商退出1.退出情形：分包商工作質量不符合要求，影響整體工程質量。分包商未按合同約定完成分包工作，導致工期延誤。分包商違反安全管理規(guī)定，對項目造成安全隱患。承包商與分包商解除分包合同。2.退出流程：承包商提出分包商退出申請，說明退出原因。公司相關部門對退出申請進行審核備案。承包商通知分包商辦理退出手續(xù)，清理分包工作現(xiàn)場，進行費用結算。（四）合作伙伴退出1.退出情形：合作項目無法達到預期目標，合作雙方協(xié)商一致終止合作。合作伙伴違反合作協(xié)議，嚴重損害公司利益。合作伙伴經(jīng)營狀況惡化，無法繼續(xù)履行合作義務。2.退出流程：合作雙方協(xié)商提出合作伙伴