酒店內(nèi)部簽單管理制度

酒店內(nèi)部簽單管理制度?總則1.目的為規(guī)范酒店內(nèi)部簽單行為，加強(qiáng)酒店財(cái)務(wù)管理，確保酒店資金安全，明確各部門及相關(guān)人員在簽單業(yè)務(wù)中的職責(zé)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于酒店內(nèi)部各部門、員工以及與酒店有合作關(guān)系且經(jīng)酒店授權(quán)允許簽單的外部單位及個(gè)人。3.簽單定義簽單是指酒店允許特定的客戶在消費(fèi)后，無需當(dāng)時(shí)支付現(xiàn)金，而是在規(guī)定的結(jié)算周期內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一結(jié)算付款的一種消費(fèi)記賬方式。簽單主體資格審核1.內(nèi)部部門及員工酒店各部門因業(yè)務(wù)需要發(fā)生的招待、辦公等費(fèi)用可申請(qǐng)簽單。部門負(fù)責(zé)人需向財(cái)務(wù)部提交書面申請(qǐng)，注明簽單用途、預(yù)計(jì)簽單金額范圍等，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審批后，由財(cái)務(wù)部為其設(shè)立簽單賬戶，并分配相應(yīng)的簽單權(quán)限。酒店員工因工作需要發(fā)生的差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等，需按照酒店費(fèi)用報(bào)銷流程提前申請(qǐng)，經(jīng)審批通過后，可在規(guī)定的額度內(nèi)進(jìn)行簽單消費(fèi)。員工簽單權(quán)限由所在部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作實(shí)際情況提出建議，報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審批確定。2.外部單位及個(gè)人與酒店有長期合作關(guān)系的旅行社、會(huì)議策劃公司、大型企業(yè)等，如需申請(qǐng)簽單，應(yīng)向酒店市場(chǎng)營銷部提交正式申請(qǐng)函，內(nèi)容包括單位簡(jiǎn)介、合作意向、預(yù)計(jì)簽單金額、結(jié)算方式等。市場(chǎng)營銷部對(duì)申請(qǐng)單位進(jìn)行初步審核，評(píng)估其信譽(yù)狀況、消費(fèi)能力和合作潛力等。審核通過后，將申請(qǐng)材料提交至財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部對(duì)申請(qǐng)單位的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行詳細(xì)審查，必要時(shí)可要求提供相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表、信用證明等資料。審查通過后，報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部與申請(qǐng)單位簽訂簽單協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括簽單額度、結(jié)算周期、結(jié)算方式、違約責(zé)任等。簽單流程1.消費(fèi)前告知當(dāng)有符合簽單資格的客戶在酒店消費(fèi)時(shí)，酒店工作人員應(yīng)主動(dòng)告知客戶本酒店的簽單政策和流程。對(duì)于內(nèi)部部門及員工，由相關(guān)業(yè)務(wù)對(duì)接人員告知其簽單的注意事項(xiàng)，如簽單范圍、審批流程等。對(duì)于外部簽單客戶，由市場(chǎng)營銷部或接待部門向其介紹簽單的具體規(guī)定，包括簽單額度、結(jié)算周期等，并協(xié)助客戶填寫簽單申請(qǐng)表。2.簽單申請(qǐng)內(nèi)部部門及員工簽單：經(jīng)辦人在消費(fèi)發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)填寫簽單申請(qǐng)表，詳細(xì)注明消費(fèi)日期、消費(fèi)項(xiàng)目、消費(fèi)金額、消費(fèi)事由等信息，并附上相關(guān)的消費(fèi)憑證（如發(fā)票、消費(fèi)清單等）。申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審核，確認(rèn)消費(fèi)事項(xiàng)的真實(shí)性和合理性。外部單位及個(gè)人簽單：客戶在消費(fèi)前需填寫簽單申請(qǐng)表，申請(qǐng)表應(yīng)包括客戶名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、消費(fèi)項(xiàng)目、預(yù)計(jì)消費(fèi)金額、結(jié)算周期等內(nèi)容。申請(qǐng)表經(jīng)市場(chǎng)營銷部或接待部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至財(cái)務(wù)部進(jìn)行額度審核。3.額度審核財(cái)務(wù)部收到簽單申請(qǐng)表后，首先核對(duì)客戶的簽單額度是否足夠支付本次消費(fèi)金額。若額度不足，財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)通知市場(chǎng)營銷部或接待部門，由其與客戶溝通，協(xié)商解決支付方式或調(diào)整簽單額度。對(duì)于超過簽單額度的消費(fèi)申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部需按照簽單審批流程，報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審批。審批通過后方可進(jìn)行簽單操作。4.簽單確認(rèn)經(jīng)額度審核通過后，財(cái)務(wù)部在簽單申請(qǐng)表上加蓋"簽單確認(rèn)章"，并留存一份申請(qǐng)表及相關(guān)消費(fèi)憑證作為記賬依據(jù)。同時(shí)，財(cái)務(wù)部將簽單申請(qǐng)表的一聯(lián)交至酒店收銀臺(tái)，收銀臺(tái)據(jù)此為客戶辦理消費(fèi)記賬手續(xù)。另一聯(lián)申請(qǐng)表由市場(chǎng)營銷部或接待部門留存，以便跟蹤簽單情況和與客戶進(jìn)行結(jié)算溝通。5.消費(fèi)記錄酒店收銀臺(tái)在辦理簽單消費(fèi)手續(xù)時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確記錄每筆消費(fèi)的詳細(xì)信息，包括消費(fèi)時(shí)間、消費(fèi)項(xiàng)目、消費(fèi)金額、簽單賬號(hào)等，并在每日營業(yè)結(jié)束后，將簽單消費(fèi)記錄與財(cái)務(wù)部進(jìn)行核對(duì)，確保賬目一致。財(cái)務(wù)部應(yīng)定期對(duì)簽單消費(fèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分析，監(jiān)控簽單業(yè)務(wù)的發(fā)生情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常消費(fèi)行為，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。簽單額度管理1.額度設(shè)定原則根據(jù)客戶的信譽(yù)狀況、消費(fèi)能力和合作關(guān)系等因素，合理設(shè)定簽單額度。對(duì)于信譽(yù)良好、消費(fèi)頻繁且消費(fèi)金額較大的客戶，可適當(dāng)提高簽單額度；對(duì)于信譽(yù)一般或消費(fèi)較少的客戶，應(yīng)嚴(yán)格控制簽單額度。簽單額度應(yīng)與酒店的經(jīng)營狀況和資金承受能力相適應(yīng)，避免因簽單額度過高導(dǎo)致酒店資金風(fēng)險(xiǎn)增加。2.額度調(diào)整內(nèi)部部門及員工簽單額度調(diào)整：部門因業(yè)務(wù)發(fā)展需要或員工工作變動(dòng)等原因，需調(diào)整簽單額度時(shí)，應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人向財(cái)務(wù)部提交書面申請(qǐng)，說明調(diào)整原因和調(diào)整后的額度。財(cái)務(wù)部審核后，報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審批。外部單位及個(gè)人簽單額度調(diào)整：簽單客戶因業(yè)務(wù)合作規(guī)模擴(kuò)大或自身財(cái)務(wù)狀況改善等原因，提出增加簽單額度申請(qǐng)時(shí)，市場(chǎng)營銷部應(yīng)重新評(píng)估客戶情況，并向財(cái)務(wù)部提交書面報(bào)告。財(cái)務(wù)部審核通過后，報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審批。若客戶出現(xiàn)信譽(yù)問題或消費(fèi)異常等情況，財(cái)務(wù)部有權(quán)根據(jù)實(shí)際情況降低其簽單額度，并及時(shí)通知市場(chǎng)營銷部和客戶。3.額度監(jiān)控財(cái)務(wù)部應(yīng)建立簽單額度監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)客戶的簽單余額進(jìn)行核對(duì)和分析。當(dāng)客戶簽單余額接近或超過簽單額度時(shí)，財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)通知市場(chǎng)營銷部或接待部門，提醒客戶注意簽單額度使用情況，并督促其盡快結(jié)算。對(duì)于超過簽單額度的客戶，財(cái)務(wù)部應(yīng)暫停其簽單權(quán)限，直至客戶結(jié)清超出部分款項(xiàng)或經(jīng)審批調(diào)整簽單額度后，方可恢復(fù)其簽單資格。結(jié)算管理1.結(jié)算周期酒店與簽單客戶應(yīng)在簽單協(xié)議中明確規(guī)定結(jié)算周期。一般情況下，內(nèi)部部門及員工簽單結(jié)算周期為每月[X]日，外部單位及個(gè)人簽單結(jié)算周期根據(jù)合作情況可分為每月、每季度或半年結(jié)算一次。結(jié)算周期開始時(shí)，財(cái)務(wù)部應(yīng)向簽單客戶發(fā)送結(jié)算通知單，注明上期簽單消費(fèi)金額、結(jié)算截止日期等信息，提醒客戶按時(shí)辦理結(jié)算手續(xù)。2.結(jié)算方式酒店支持多種結(jié)算方式，包括現(xiàn)金結(jié)算、銀行轉(zhuǎn)賬、支票結(jié)算等。簽單客戶應(yīng)按照簽單協(xié)議約定的結(jié)算方式進(jìn)行付款。對(duì)于銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算，客戶應(yīng)在結(jié)算日前將款項(xiàng)足額轉(zhuǎn)入酒店指定的銀行賬戶，并在轉(zhuǎn)賬備注中注明簽單賬號(hào)和結(jié)算月份。財(cái)務(wù)部收到款項(xiàng)后，應(yīng)及時(shí)核對(duì)到賬情況，并與簽單消費(fèi)記錄進(jìn)行匹配核銷。對(duì)于支票結(jié)算，客戶應(yīng)開具正規(guī)的支票，并在支票上注明簽單賬號(hào)、結(jié)算金額等信息。財(cái)務(wù)部收到支票后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行背書處理，并在支票有效期內(nèi)到銀行辦理入賬手續(xù)。如支票出現(xiàn)退票等情況，財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)與客戶聯(lián)系，要求其重新付款。3.逾期結(jié)算處理若簽單客戶未能在規(guī)定的結(jié)算周期內(nèi)完成結(jié)算，財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，了解逾期原因，并督促其盡快付款。對(duì)于逾期未結(jié)算的客戶，財(cái)務(wù)部可按照簽單協(xié)議約定，向其收取逾期滯納金。滯納金的收取標(biāo)準(zhǔn)為逾期未結(jié)算金額的[X%]，按日計(jì)算。若客戶逾期時(shí)間較長且經(jīng)多次催收仍未付款，財(cái)務(wù)部應(yīng)暫停其簽單權(quán)限，并將相關(guān)情況通報(bào)市場(chǎng)營銷部或接待部門。市場(chǎng)營銷部或接待部門應(yīng)協(xié)助財(cái)務(wù)部與客戶協(xié)商解決付款問題，必要時(shí)可通過法律途徑維護(hù)酒店的合法權(quán)益。簽單審批管理1.審批流程內(nèi)部部門及員工簽單審批：經(jīng)辦人填寫簽單申請(qǐng)表后，依次經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審批。部門負(fù)責(zé)人主要審核消費(fèi)事項(xiàng)的真實(shí)性和合理性；財(cái)務(wù)總監(jiān)負(fù)責(zé)審核簽單額度及財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；總經(jīng)理根據(jù)酒店整體經(jīng)營情況和管理要求進(jìn)行最終審批。外部單位及個(gè)人簽單審批：客戶填寫簽單申請(qǐng)表后，先由市場(chǎng)營銷部或接待部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，再提交財(cái)務(wù)部進(jìn)行額度審核，最后經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審批。市場(chǎng)營銷部或接待部門負(fù)責(zé)人重點(diǎn)審核客戶合作意向和消費(fèi)情況；財(cái)務(wù)部審核簽單額度和財(cái)務(wù)狀況；總經(jīng)理進(jìn)行全面決策審批。2.特殊情況審批對(duì)于一些緊急或特殊情況下的簽單消費(fèi)，如重要客戶的臨時(shí)招待、突發(fā)事件的應(yīng)急處理等，無法按照正常審批流程進(jìn)行簽單申請(qǐng)時(shí)，經(jīng)辦人可先電話向部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理匯報(bào)情況，經(jīng)同意后先行消費(fèi)。事后應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊簽單申請(qǐng)表和相關(guān)審批手續(xù)。對(duì)于超過簽單額度較大且情況特殊的消費(fèi)申請(qǐng)，除按照常規(guī)審批流程外，財(cái)務(wù)部可組織相關(guān)部門進(jìn)行專題會(huì)議討論，評(píng)估消費(fèi)的必要性和對(duì)酒店經(jīng)營的影響，形成會(huì)議紀(jì)要后報(bào)總經(jīng)理審批。簽單監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督財(cái)務(wù)部應(yīng)定期對(duì)簽單業(yè)務(wù)進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，檢查簽單流程是否規(guī)范、簽單額度是否合理使用、結(jié)算是否及時(shí)準(zhǔn)確等。審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)記錄，并提出整改意見和建議。酒店內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)不定期對(duì)簽單業(yè)務(wù)進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)審查簽單業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況、簽單客戶的信譽(yù)評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)管理等。對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)按照酒店相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.外部監(jiān)督酒店應(yīng)主動(dòng)接受稅務(wù)部門、審計(jì)機(jī)關(guān)等外部監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)簽單業(yè)務(wù)資料。對(duì)于外部監(jiān)管部門提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真整改落實(shí)，確保酒店簽單業(yè)務(wù)合法合規(guī)。酒店可通過定期向簽單客戶發(fā)放滿意度調(diào)查問卷等方式，收集客戶對(duì)酒店簽單業(yè)務(wù)的意見和建議，不斷改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量，提高客戶滿意度。責(zé)任追究1.違規(guī)簽單責(zé)任若發(fā)現(xiàn)內(nèi)部部門或員工未經(jīng)審批擅自簽單、超額度簽單、虛假簽單等違規(guī)行為，財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)凍結(jié)其簽單權(quán)限，并追回違規(guī)簽單款項(xiàng)。同時(shí)，按照酒店員工獎(jiǎng)懲制度，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理，包括警告、罰款、降職、辭退等。對(duì)于因違規(guī)簽單給酒店造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。若構(gòu)成犯罪的，將依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。2.結(jié)算逾期責(zé)任簽單客戶未按照簽單協(xié)議約定按時(shí)結(jié)算款項(xiàng)，導(dǎo)致酒店資金周轉(zhuǎn)困難或產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)損失的，酒店有權(quán)按照協(xié)議約定向客戶收取逾期滯納金，并要求客戶承擔(dān)因此給酒店造成的其他損失。對(duì)于因客戶逾期結(jié)算給酒店信譽(yù)造成不良影響的，市場(chǎng)營銷部或接待部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通協(xié)調(diào)，采取措施挽回影響。同時(shí)，酒店可根據(jù)情況調(diào)整與該客戶的合作關(guān)系，直至終止合作。3.管理不善責(zé)任若因財(cái)務(wù)部、市場(chǎng)營銷部或接待部門等相關(guān)管理部門在簽單業(yè)務(wù)管理過程中存在失職、瀆職等行為，導(dǎo)致簽單業(yè)務(wù)出現(xiàn)漏洞、風(fēng)險(xiǎn)或給酒店造成損失的，將追究相關(guān)部門負(fù)責(zé)