鋼板物資采購管理制度

鋼板物資采購管理制度?總則目的為規(guī)范公司鋼板物資采購管理工作，確保采購活動的科學(xué)性、合理性、合法性，保證所采購鋼板物資的質(zhì)量符合要求，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要，降低采購成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及鋼板物資采購的部門和人員。基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)計劃、項(xiàng)目需求等實(shí)際情況，合理確定鋼板物資的采購數(shù)量和規(guī)格，避免盲目采購。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購的鋼板物資符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司要求。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略、談判技巧等，降低采購成本，提高采購效益。4.公平公正原則：采購活動應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護(hù)公司利益，防止不正當(dāng)交易。采購計劃管理采購需求預(yù)測1.各使用部門應(yīng)定期（每月/季度）對本部門所需鋼板物資進(jìn)行分析和預(yù)測，結(jié)合生產(chǎn)計劃、項(xiàng)目進(jìn)度等因素，預(yù)估未來一段時間內(nèi)的采購需求數(shù)量、規(guī)格、型號等。2.采購需求預(yù)測應(yīng)充分考慮庫存水平、市場變化、技術(shù)更新等因素，確保預(yù)測的準(zhǔn)確性和可靠性。采購計劃編制1.根據(jù)采購需求預(yù)測結(jié)果，采購部門負(fù)責(zé)編制鋼板物資采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點(diǎn)等詳細(xì)信息。2.采購計劃應(yīng)經(jīng)使用部門審核確認(rèn)，確保計劃符合實(shí)際需求。如有變動，應(yīng)及時調(diào)整并重新審核。3.采購計劃應(yīng)提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后方可實(shí)施采購。采購計劃執(zhí)行與調(diào)整1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購計劃組織實(shí)施采購活動，確保采購任務(wù)按時完成。2.在采購過程中，如遇市場變化、生產(chǎn)計劃調(diào)整等因素導(dǎo)致采購計劃需要變更，采購部門應(yīng)及時與使用部門溝通協(xié)調(diào)，重新編制采購計劃，并按規(guī)定程序進(jìn)行審批。供應(yīng)商管理供應(yīng)商選擇1.建立供應(yīng)商信息庫，收集、整理供應(yīng)商的基本資料、經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等信息。2.根據(jù)公司采購需求和供應(yīng)商信息庫，采購部門通過招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價等方式選擇合格的供應(yīng)商。3.選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等因素，確保所選擇的供應(yīng)商能夠滿足公司的采購要求。供應(yīng)商評估與考核1.采購部門定期（每年/每半年）對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。2.根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予一定的獎勵和優(yōu)先合作機(jī)會；對于不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行整改或淘汰。3.建立供應(yīng)商淘汰機(jī)制，對于出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題、交貨期延誤、價格不合理、售后服務(wù)不到位等情況的供應(yīng)商，應(yīng)及時終止合作，并從供應(yīng)商信息庫中刪除。供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量狀況等信息，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.定期與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)洽談，共同探討降低成本、提高質(zhì)量、優(yōu)化服務(wù)等方面的措施，建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。3.對于重要供應(yīng)商，采購部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)對接，確保合作的順利進(jìn)行。采購流程管理采購申請1.使用部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫《鋼板物資采購申請表》，詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計交貨時間等信息。2.《鋼板物資采購申請表》經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。采購審批1.采購部門收到采購申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)采購需求的合理性和必要性。2.對于金額較大、采購數(shù)量較多的重要物資采購申請，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會審，提出審核意見后提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)采購申請的內(nèi)容和相關(guān)部門的審核意見進(jìn)行審批，審批通過后方可進(jìn)行采購。采購實(shí)施1.采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購申請，選擇合適的采購方式和供應(yīng)商進(jìn)行采購。2.對于招標(biāo)采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定組織招標(biāo)活動，發(fā)布招標(biāo)公告、編制招標(biāo)文件、組織開標(biāo)評標(biāo)等。3.對于非招標(biāo)采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)通過邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價等方式確定供應(yīng)商，并簽訂采購合同。4.在采購過程中，采購人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同的約定與供應(yīng)商進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保采購物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。到貨驗(yàn)收1.采購物資到貨前，采購部門應(yīng)提前通知使用部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和合同要求對采購物資進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)內(nèi)容包括外觀質(zhì)量、尺寸規(guī)格、物理性能、化學(xué)成分等。3.使用部門對采購物資的數(shù)量、規(guī)格、型號等進(jìn)行核對，確保物資符合實(shí)際需求。4.驗(yàn)收合格的物資，由質(zhì)量檢驗(yàn)部門出具《驗(yàn)收報告》，使用部門在《驗(yàn)收報告》上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。付款結(jié)算1.采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報告，填寫《付款申請表》，附上相關(guān)發(fā)票、驗(yàn)收報告等資料，提交至財務(wù)部門。2.財務(wù)部門對《付款申請表》及相關(guān)資料進(jìn)行審核，審核無誤后按照公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。3.對于采用預(yù)付款方式的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)在簽訂采購合同后，按照合同約定的預(yù)付款比例申請預(yù)付款，并跟蹤供應(yīng)商的供貨進(jìn)度，確保預(yù)付款的合理使用。采購合同管理合同簽訂1.采購部門在確定供應(yīng)商后，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同應(yīng)采用書面形式，并由雙方簽字蓋章生效。合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同文本提交公司法律事務(wù)部門或法律顧問進(jìn)行審核，確保合同的合法性和有效性。合同執(zhí)行與跟蹤1.采購部門應(yīng)按照采購合同的約定，及時跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。2.在合同執(zhí)行過程中，如遇供應(yīng)商提出變更合同條款的要求，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行審批。如因變更合同條款給公司造成損失的，應(yīng)要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.采購部門應(yīng)定期對采購合同的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保采購合同的順利執(zhí)行。合同變更與解除1.在采購合同履行過程中，如因不可抗力、市場變化、公司生產(chǎn)經(jīng)營調(diào)整等原因需要變更或解除合同的，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行審批。2.變更或解除采購合同應(yīng)簽訂書面協(xié)議，并明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。變更或解除合同給對方造成損失的，應(yīng)按照合同約定或法律規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。合同歸檔與保管1.采購部門應(yīng)負(fù)責(zé)采購合同的歸檔和保管工作，建立合同檔案管理制度，對合同文本、相關(guān)文件、往來信函等資料進(jìn)行分類整理、編號歸檔。2.合同檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。在合同履行完畢后，采購部門應(yīng)按照規(guī)定的程序?qū)贤瑱n案進(jìn)行清理和銷毀。采購風(fēng)險管理風(fēng)險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能面臨的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，包括市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等。2.采用定性和定量相結(jié)合的方法對風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險的等級和影響程度。風(fēng)險應(yīng)對措施1.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于市場風(fēng)險，可通過市場調(diào)研、價格分析、套期保值等方式進(jìn)行防范；對于質(zhì)量風(fēng)險，應(yīng)加強(qiáng)供應(yīng)商管理、嚴(yán)格驗(yàn)收程序等；對于供應(yīng)商風(fēng)險，可建立供應(yīng)商評估和考核機(jī)制、多元化供應(yīng)商選擇等；對于合同風(fēng)險，應(yīng)加強(qiáng)合同審核和管理、明確違約責(zé)任等；對于付款風(fēng)險，應(yīng)嚴(yán)格付款審批程序、加強(qiáng)資金監(jiān)控等。2.定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，及時調(diào)整和完善風(fēng)險應(yīng)對策略，確保采購風(fēng)險得到有效控制。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對鋼板物資采購管理工作進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購計劃的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的簽訂與履行情況、供應(yīng)商管理情況等。2.審計部門應(yīng)根據(jù)審計結(jié)果提出審計意見和建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改，規(guī)范采購管理行為。采購部門自查1.采購部門應(yīng)定期對本部門的采購管理工作進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，不斷完善采購管理制度和流程。2.自查內(nèi)容包括采購計劃的編制與執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的管理情況、供應(yīng)商的選擇與管理情況、采購成本控制情況等。監(jiān)督檢查