供貨管理制度及流程

供貨管理制度及流程?一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司供貨管理，規(guī)范供貨流程，確保所采購(gòu)物資的質(zhì)量、供應(yīng)及時(shí)性和成本合理性，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有物資采購(gòu)的供貨管理及相關(guān)流程，包括原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品等各類物資的采購(gòu)活動(dòng)。3.基本原則質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：確保所采購(gòu)物資符合公司規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商。供應(yīng)及時(shí)原則：與供應(yīng)商建立良好合作關(guān)系，確保物資按時(shí)、按量供應(yīng)，避免因供應(yīng)短缺影響公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。成本合理原則：在保證物資質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)策略和談判，控制采購(gòu)成本。公平公正原則：在供應(yīng)商選擇、采購(gòu)合同簽訂及執(zhí)行過(guò)程中，遵循公平公正的原則，維護(hù)公司和供應(yīng)商的合法權(quán)益。二、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)資質(zhì)信譽(yù)：供應(yīng)商應(yīng)具有合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)，具備良好的商業(yè)信譽(yù)，無(wú)不良經(jīng)營(yíng)記錄。產(chǎn)品質(zhì)量：能夠提供符合公司質(zhì)量要求的產(chǎn)品，具有完善的質(zhì)量控制體系，能提供產(chǎn)品質(zhì)量合格證明文件。生產(chǎn)能力：具備足夠的生產(chǎn)能力，能夠滿足公司對(duì)物資的數(shù)量需求，生產(chǎn)工藝先進(jìn)，生產(chǎn)設(shè)備良好。價(jià)格水平：在同等質(zhì)量條件下，價(jià)格具有競(jìng)爭(zhēng)力，能提供合理的價(jià)格報(bào)價(jià)和成本分析。售后服務(wù)：具有良好的售后服務(wù)體系，能及時(shí)響應(yīng)公司的售后需求，解決產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題和提供技術(shù)支持。2.供應(yīng)商開(kāi)發(fā)與評(píng)估開(kāi)發(fā)渠道：通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、網(wǎng)絡(luò)搜索等多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息。初步篩選：根據(jù)供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，確定符合基本條件的供應(yīng)商名單。實(shí)地考察：對(duì)初步篩選合格的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量控制體系、生產(chǎn)能力、管理水平等實(shí)際情況。樣品測(cè)試：要求供應(yīng)商提供樣品進(jìn)行測(cè)試，測(cè)試合格后方可進(jìn)入供應(yīng)商評(píng)估階段。評(píng)估審批：由采購(gòu)部門(mén)牽頭，聯(lián)合質(zhì)量部門(mén)、技術(shù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，填寫(xiě)《供應(yīng)商評(píng)估表》，評(píng)估結(jié)果報(bào)公司管理層審批。3.供應(yīng)商分類管理A類供應(yīng)商：長(zhǎng)期合作、質(zhì)量穩(wěn)定、供應(yīng)能力強(qiáng)、信譽(yù)良好的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。對(duì)于A類供應(yīng)商，給予一定的政策優(yōu)惠，如優(yōu)先采購(gòu)、延長(zhǎng)付款期限等。B類供應(yīng)商：質(zhì)量和供應(yīng)能力基本滿足公司要求，但在某些方面存在一定不足的供應(yīng)商。對(duì)B類供應(yīng)商進(jìn)行定期評(píng)估和監(jiān)督，促進(jìn)其改進(jìn)提升。C類供應(yīng)商：質(zhì)量或供應(yīng)能力存在較大問(wèn)題，或合作記錄不佳的供應(yīng)商。對(duì)C類供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)格控制，減少采購(gòu)量或逐步淘汰。4.供應(yīng)商日常管理建立供應(yīng)商檔案：為每個(gè)供應(yīng)商建立檔案，記錄其基本信息、評(píng)估結(jié)果、合作歷史、供貨情況等資料，便于查詢和管理。定期評(píng)估：采購(gòu)部門(mén)定期（每年至少一次）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面，根據(jù)評(píng)估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商分類。溝通協(xié)調(diào)：與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，協(xié)調(diào)解決合作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。供應(yīng)商激勵(lì)與約束：對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)募?lì)，如表彰獎(jiǎng)勵(lì)、增加采購(gòu)量等；對(duì)違反合同約定或出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的約束，如罰款、暫停合作、終止合同等。三、采購(gòu)計(jì)劃管理1.采購(gòu)需求預(yù)測(cè)市場(chǎng)調(diào)研：市場(chǎng)部門(mén)定期對(duì)市場(chǎng)需求進(jìn)行調(diào)研，分析市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和行業(yè)趨勢(shì)，為采購(gòu)需求預(yù)測(cè)提供數(shù)據(jù)支持。銷(xiāo)售數(shù)據(jù)分析：銷(xiāo)售部門(mén)根據(jù)歷史銷(xiāo)售數(shù)據(jù)和未來(lái)銷(xiāo)售計(jì)劃，分析產(chǎn)品銷(xiāo)售趨勢(shì)，預(yù)測(cè)原材料和零部件的需求數(shù)量。生產(chǎn)計(jì)劃安排：生產(chǎn)部門(mén)根據(jù)公司年度生產(chǎn)計(jì)劃和月度生產(chǎn)安排，制定詳細(xì)的物資需求計(jì)劃，明確所需物資的品種、規(guī)格、數(shù)量和交貨時(shí)間。2.采購(gòu)計(jì)劃制定綜合平衡：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)市場(chǎng)調(diào)研、銷(xiāo)售數(shù)據(jù)分析和生產(chǎn)計(jì)劃安排，對(duì)各部門(mén)提出的采購(gòu)需求進(jìn)行綜合平衡，考慮庫(kù)存水平、采購(gòu)周期、資金狀況等因素，制定合理的采購(gòu)計(jì)劃。計(jì)劃審批：采購(gòu)計(jì)劃報(bào)公司管理層審批，經(jīng)批準(zhǔn)后的采購(gòu)計(jì)劃作為采購(gòu)活動(dòng)的依據(jù)。3.采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整動(dòng)態(tài)監(jiān)控：采購(gòu)部門(mén)對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控，及時(shí)掌握市場(chǎng)變化、生產(chǎn)進(jìn)度調(diào)整等信息。調(diào)整申請(qǐng)：當(dāng)出現(xiàn)市場(chǎng)需求變化、生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)整、供應(yīng)商問(wèn)題等情況時(shí)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向采購(gòu)部門(mén)提出采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)。調(diào)整審批：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)調(diào)整申請(qǐng)，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，并報(bào)公司管理層審批。四、采購(gòu)合同管理1.合同簽訂前準(zhǔn)備合同文本擬定：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，擬定采購(gòu)合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、物資規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等主要條款。合同審核：采購(gòu)合同文本提交公司法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性以及對(duì)公司利益的保護(hù)等方面。合同談判：采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商就合同條款進(jìn)行談判，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)條件，維護(hù)公司利益。談判結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面記錄，并作為合同簽訂的依據(jù)。2.合同簽訂授權(quán)簽訂：采購(gòu)合同由公司法定代表人或其授權(quán)的代理人簽訂。簽訂合同前，簽訂人應(yīng)檢查合同文本審核意見(jiàn)的落實(shí)情況，確保合同條款符合公司要求。蓋章備案：合同簽訂后，加蓋公司合同專用章，并按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行備案。3.合同執(zhí)行跟蹤建立臺(tái)賬：采購(gòu)部門(mén)建立采購(gòu)合同執(zhí)行臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同執(zhí)行情況，包括物資到貨時(shí)間、數(shù)量、質(zhì)量驗(yàn)收情況、付款情況等。進(jìn)度跟蹤：定期跟蹤合同執(zhí)行進(jìn)度，及時(shí)掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況，對(duì)于可能影響交貨期的問(wèn)題，提前與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)措施確保按時(shí)交貨。問(wèn)題處理：在合同執(zhí)行過(guò)程中，如出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題、交貨延遲、價(jià)格變更等情況，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并做好記錄。如協(xié)商不成，按照合同約定的爭(zhēng)議解決方式處理。4.合同變更與解除變更申請(qǐng)：因市場(chǎng)變化、生產(chǎn)調(diào)整、供應(yīng)商原因等需要變更合同條款的，由采購(gòu)部門(mén)提出合同變更申請(qǐng)，說(shuō)明變更原因、變更內(nèi)容等。變更審批：合同變更申請(qǐng)報(bào)公司管理層審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可與供應(yīng)商協(xié)商簽訂合同變更協(xié)議。解除合同：在合同執(zhí)行過(guò)程中，如出現(xiàn)法定解除事由或雙方協(xié)商一致同意解除合同的情況，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照合同約定和公司規(guī)定辦理合同解除手續(xù)，并做好相關(guān)善后工作。五、供貨流程管理1.采購(gòu)訂單下達(dá)訂單生成：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)后的采購(gòu)計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格等詳細(xì)信息。訂單審核：采購(gòu)訂單下達(dá)前，由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保訂單內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，符合采購(gòu)計(jì)劃和公司要求。審核通過(guò)后的采購(gòu)訂單發(fā)送給供應(yīng)商。2.供應(yīng)商備貨與發(fā)貨備貨通知：供應(yīng)商收到采購(gòu)訂單后，應(yīng)按照訂單要求及時(shí)組織備貨，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)通知采購(gòu)部門(mén)物資已備齊。發(fā)貨安排：供應(yīng)商根據(jù)采購(gòu)訂單指定的交貨時(shí)間和交貨方式，安排發(fā)貨，并及時(shí)將發(fā)貨信息（如運(yùn)輸單號(hào)、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等）告知采購(gòu)部門(mén)。3.物資驗(yàn)收驗(yàn)收準(zhǔn)備：采購(gòu)部門(mén)在物資到貨前，通知質(zhì)量部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。質(zhì)量部門(mén)制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)方案，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)準(zhǔn)備好驗(yàn)收?qǐng)龅睾凸ぞ?。?shù)量驗(yàn)收：物資到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)首先對(duì)物資的數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)到貨數(shù)量與采購(gòu)訂單一致。質(zhì)量驗(yàn)收：質(zhì)量部門(mén)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)方案對(duì)物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格的物資辦理入庫(kù)手續(xù)，檢驗(yàn)不合格的物資填寫(xiě)《不合格品報(bào)告》，通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商處理。4.付款管理發(fā)票審核：采購(gòu)部門(mén)收到供應(yīng)商開(kāi)具的發(fā)票后，對(duì)發(fā)票的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票內(nèi)容與采購(gòu)合同一致、發(fā)票金額計(jì)算正確、發(fā)票開(kāi)具日期符合規(guī)定等。付款申請(qǐng)：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)合同約定和驗(yàn)收情況，填寫(xiě)付款申請(qǐng)單，附上發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)審核。付款審批：財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司管理層審批。款項(xiàng)支付：經(jīng)公司管理層審批同意后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照合同約定的付款方式和時(shí)間向供應(yīng)商支付款項(xiàng)。六、庫(kù)存管理與補(bǔ)貨1.庫(kù)存監(jiān)控庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)：倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)定期（每月至少一次）對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)結(jié)果填寫(xiě)《庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表》，上報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)和采購(gòu)部門(mén)。庫(kù)存分析：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)結(jié)果和采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況，對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行分析，掌握庫(kù)存動(dòng)態(tài)，判斷庫(kù)存水平是否合理。2.補(bǔ)貨計(jì)劃制定補(bǔ)貨觸發(fā)：當(dāng)庫(kù)存水平低于安全庫(kù)存時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)填寫(xiě)《補(bǔ)貨申請(qǐng)表》，提交采購(gòu)部門(mén)。補(bǔ)貨審核：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)補(bǔ)貨申請(qǐng)表，結(jié)合采購(gòu)計(jì)劃和市場(chǎng)情況，對(duì)補(bǔ)貨需求進(jìn)行審核。審核通過(guò)后制定補(bǔ)貨計(jì)劃。補(bǔ)貨執(zhí)行：采購(gòu)部門(mén)按照補(bǔ)貨計(jì)劃向供應(yīng)商下達(dá)補(bǔ)貨訂單，跟蹤補(bǔ)貨訂單執(zhí)行情況，確保物資及時(shí)補(bǔ)貨入庫(kù)。七、風(fēng)險(xiǎn)管理與應(yīng)急處理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、市場(chǎng)供需變化等因素，評(píng)估對(duì)公司采購(gòu)成本和物資供應(yīng)的影響。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：對(duì)供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)狀況、財(cái)務(wù)狀況、信譽(yù)等進(jìn)行評(píng)估，識(shí)別供應(yīng)商破產(chǎn)、違約等風(fēng)險(xiǎn)。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：分析物資質(zhì)量不符合要求可能給公司帶來(lái)的損失，如生產(chǎn)延誤、產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題等。物流風(fēng)險(xiǎn)：考慮運(yùn)輸過(guò)程中的自然災(zāi)害、交通事故、物流延誤等風(fēng)險(xiǎn)對(duì)物資供應(yīng)的影響。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：通過(guò)與供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期合同、套期保值等方式，鎖定采購(gòu)價(jià)格，降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)；加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研和預(yù)測(cè)，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，應(yīng)對(duì)市場(chǎng)供需變化。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：建立多供應(yīng)商體系，分散采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)；加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的日常管理和監(jiān)督，定期評(píng)估供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)采取措施防范供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：嚴(yán)格供應(yīng)商選擇和質(zhì)量控制，加強(qiáng)物資驗(yàn)收環(huán)節(jié)，對(duì)不合格物資及時(shí)處理；與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確質(zhì)量責(zé)任和賠償方式。物流風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：選擇可靠的物流合作伙伴，購(gòu)買(mǎi)貨物運(yùn)輸保險(xiǎn)；建立物流應(yīng)急預(yù)案，及時(shí)應(yīng)對(duì)物流延誤等突發(fā)情況，確保物資按時(shí)供應(yīng)。3.應(yīng)急處理機(jī)制應(yīng)急響應(yīng)：當(dāng)出現(xiàn)供貨中斷、質(zhì)量事故、自然災(zāi)害等緊急情況時(shí)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況。應(yīng)急措施制定：組織相關(guān)部門(mén)迅速分析緊急情況的原因和影響，制定相應(yīng)的應(yīng)急措施，如尋找替代供應(yīng)商、調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃、緊急調(diào)配庫(kù)存等。應(yīng)急處理執(zhí)行：各部門(mén)按照應(yīng)急措施分工協(xié)作，迅速開(kāi)展應(yīng)急處理工作，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常進(jìn)行。應(yīng)急總結(jié)：緊急情況處理完畢后，采購(gòu)部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)對(duì)應(yīng)急處理過(guò)程進(jìn)行總結(jié)分析，評(píng)估應(yīng)急處理效果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善應(yīng)急預(yù)案。八、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督審計(jì)監(jiān)督：公司審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、物資驗(yàn)收情況、付款情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。部門(mén)自查：采購(gòu)部門(mén)、質(zhì)量部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)等相關(guān)部門(mén)定期對(duì)本部門(mén)的工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并向公司管理層匯報(bào)自查情況。2.考核指標(biāo)與方法考核指標(biāo)：設(shè)立采購(gòu)成本控制、物資質(zhì)量、交貨期、供應(yīng)商管理、合同執(zhí)行等考核指標(biāo)，對(duì)采購(gòu)部門(mén)及相關(guān)人員的工作進(jìn)行量化考核?？己朔椒ǎ翰捎枚ㄆ诳己伺c不定期考核相結(jié)合的方式，定期考核每季度進(jìn)行一次，不定期考核根據(jù)實(shí)際工作情況隨時(shí)開(kāi)展?？己私Y(jié)果與績(jī)效獎(jiǎng)金、晉升等掛鉤。3.考核結(jié)果應(yīng)用績(jī)效