餐廳采購門店管理制度

餐廳采購門店管理制度?總則1.目的為加強餐廳采購門店的管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的高效、有序進行，保證餐廳食材及用品的質量，降低采購成本，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于餐廳采購門店的所有采購活動，包括食材、調料、餐具、設備及其他相關用品的采購。3.基本原則質量第一原則：優(yōu)先選擇質量可靠、符合食品安全標準和餐廳經營需求的商品。公平公正原則：在采購過程中，遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商都有平等的競爭機會。成本控制原則：通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高餐廳的經濟效益。誠實守信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系，嚴格履行采購合同。采購計劃與預算1.采購計劃制定根據餐廳經營情況：采購部門應根據餐廳的營業(yè)狀況、菜品銷售趨勢、庫存水平等因素，制定合理的采購計劃。每周、每月定期分析銷售數據，結合庫存盤點結果，預測各類食材及用品的需求數量?？紤]季節(jié)因素：充分考慮不同季節(jié)食材的供應特點和價格波動，合理安排采購品種和數量。例如，在蔬菜旺季增加采購量，在海鮮淡季適當控制采購規(guī)模。特殊活動及節(jié)假日：針對餐廳舉辦的特殊活動、節(jié)假日等，提前制定專項采購計劃，確保食材和用品的充足供應。如春節(jié)、國慶節(jié)等大型節(jié)假日，提前儲備豐富多樣的食材，以滿足顧客的需求。2.采購預算編制成本核算：采購部門會同財務部門，對各類采購項目進行成本核算，包括食材成本、運輸成本、存儲成本等。根據市場價格走勢和歷史采購數據，合理估算采購費用。預算審批：采購預算編制完成后，提交給餐廳管理層進行審批。管理層根據餐廳的財務狀況和經營目標，對預算進行審核和調整，確保預算的合理性和可行性。預算執(zhí)行與監(jiān)控：采購人員嚴格按照采購預算執(zhí)行采購任務，財務部門定期對采購預算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現偏差并采取措施進行調整。供應商管理1.供應商篩選供應商資質審核：建立供應商資質評估體系，對潛在供應商的營業(yè)執(zhí)照、食品經營許可證、生產許可證、產品質量檢測報告等相關資質文件進行嚴格審核，確保供應商具備合法經營資格。實地考察：對初步篩選合格的供應商進行實地考察，了解其生產經營規(guī)模、生產工藝、質量管理體系、物流配送能力等情況。實地考察可以通過查看生產場地、詢問員工、查閱相關記錄等方式進行。綜合評估：根據供應商的資質審核和實地考察結果，對供應商進行綜合評估，評估內容包括產品質量、價格水平、交貨期、售后服務等方面。選擇綜合評分較高的供應商作為合作對象。2.供應商合作與管理簽訂合作協(xié)議：與選定的供應商簽訂采購合作協(xié)議，明確雙方的權利和義務，包括采購商品的規(guī)格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。合作協(xié)議應具有法律效力，確保雙方在合作過程中有章可循。定期評估與考核：建立供應商定期評估與考核機制，每月或每季度對供應商的產品質量、交貨期、價格執(zhí)行情況、售后服務等方面進行評估和考核。評估結果作為供應商合作的重要依據，對于表現優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對于不符合要求的供應商及時進行整改或淘汰。供應商培訓：為確保供應商能夠提供符合餐廳要求的產品和服務，定期組織供應商培訓，向供應商傳達餐廳的質量標準、服務要求等信息。培訓內容可以包括食品安全知識、菜品制作要求、包裝規(guī)范等方面。3.供應商信息管理建立供應商檔案：為每個合作供應商建立詳細的檔案，記錄供應商的基本信息、資質文件、合作協(xié)議、評估考核記錄、交易明細等內容。供應商檔案應及時更新，確保信息的準確性和完整性。信息共享與溝通：采購部門與供應商之間應保持良好的信息溝通，及時共享采購計劃、庫存情況、質量反饋等信息。通過建立供應商溝通群、定期召開供應商會議等方式，加強雙方的交流與合作。采購流程1.采購申請使用部門提出申請：餐廳各使用部門根據經營需求和庫存情況，填寫采購申請表，詳細注明采購商品的名稱、規(guī)格、數量、需求日期等信息。采購申請表應經部門負責人簽字確認后提交給采購部門。采購部門審核：采購部門收到采購申請表后，對申請內容進行審核，核實采購需求的合理性和必要性。對于不符合要求的采購申請，采購部門應與使用部門溝通，說明原因并要求其進行調整。2.供應商選擇與詢價選擇供應商：根據采購商品的類別和特點，從合格供應商名單中選擇若干家供應商進行詢價。采購人員應優(yōu)先選擇長期合作、信譽良好、產品質量可靠的供應商。詢價與報價：采購人員向選定的供應商發(fā)送詢價單，詳細說明采購商品的規(guī)格、數量、質量要求、交貨期等信息，要求供應商在規(guī)定時間內報價。供應商應按照詢價單的要求，提供詳細的報價單，包括商品價格、運輸費用、稅費等內容。比較與分析：采購人員對各供應商的報價進行比較和分析，綜合考慮價格、質量、交貨期等因素，選擇性價比最高的供應商。在比較過程中，采購人員可以要求供應商對報價進行解釋和說明，以便更好地了解其成本構成和價格優(yōu)勢。3.采購合同簽訂合同起草：采購部門根據詢價結果和選定的供應商，起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購商品的規(guī)格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。合同條款應符合法律法規(guī)的要求，確保合同的合法性和有效性。合同審核與審批：采購合同起草完成后，提交給餐廳法務部門和財務部門進行審核。法務部門主要審核合同的法律條款是否合規(guī)，財務部門主要審核合同的付款方式和財務風險。審核通過后，采購合同提交給餐廳管理層進行審批。簽訂合同：采購合同經餐廳管理層審批通過后，采購人員與供應商簽訂正式合同。合同簽訂后，雙方應嚴格按照合同約定履行各自的義務。4.采購訂單下達訂單生成：采購人員根據采購合同，生成采購訂單。采購訂單應明確采購商品的名稱、規(guī)格、數量、交貨期、交貨地點、收貨人等信息。采購訂單應發(fā)送給供應商，并要求供應商確認。訂單跟蹤與催貨：采購人員負責對采購訂單的執(zhí)行情況進行跟蹤，及時了解供應商的備貨進度和發(fā)貨情況。對于交貨期臨近但尚未發(fā)貨的訂單，采購人員應及時與供應商溝通，催其按時發(fā)貨。如遇特殊情況導致交貨延遲，采購人員應要求供應商提供書面說明，并協(xié)商解決辦法。5.貨物驗收驗收準備：在貨物到達前，采購部門應通知餐廳相關使用部門和質量檢驗人員做好驗收準備工作。使用部門應安排熟悉商品情況的人員參與驗收，質量檢驗人員應具備專業(yè)的檢驗知識和技能。數量驗收：貨物到達后，驗收人員首先對貨物的數量進行核對，確保實際到貨數量與采購訂單一致。如發(fā)現數量不符，應及時與供應商溝通，要求其補足或處理。質量驗收：按照質量標準對貨物的質量進行檢驗，檢查貨物的外觀、包裝、規(guī)格、品質等是否符合要求。對于需要進行抽樣檢測的商品，應按照相關標準進行抽樣送檢。如發(fā)現質量問題，應及時與供應商聯(lián)系，要求其退換貨或采取其他補救措施。驗收記錄：驗收人員對驗收過程進行詳細記錄，包括驗收時間、地點、貨物名稱、規(guī)格、數量、質量狀況、供應商名稱等信息。驗收記錄應由驗收人員簽字確認，并作為結算貨款和供應商考核的重要依據。6.付款結算發(fā)票審核：采購部門收到供應商開具的發(fā)票后，對發(fā)票的真實性、合法性、準確性進行審核。審核內容包括發(fā)票的開具日期、發(fā)票號碼、購貨單位名稱、商品名稱、規(guī)格、數量、金額、稅率、稅額等信息是否與采購合同和驗收記錄一致。付款申請：采購人員根據驗收記錄和發(fā)票審核結果，填寫付款申請表，詳細注明采購商品的名稱、規(guī)格、數量、金額、供應商名稱、付款方式等信息。付款申請表經采購部門負責人簽字確認后，提交給財務部門。付款審批：財務部門收到付款申請表后，對付款申請進行審核。審核內容包括采購合同的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實性、付款金額的準確性、資金安排的合理性等。審核通過后，付款申請?zhí)峤唤o餐廳管理層進行審批。付款執(zhí)行：付款申請經餐廳管理層審批通過后，財務部門按照合同約定的付款方式和時間，及時向供應商支付貨款。付款完成后，財務部門應做好付款記錄，并與供應商進行核對。庫存管理1.庫存盤點定期盤點：制定庫存盤點計劃，定期對餐廳采購門店的庫存進行盤點。盤點周期可以根據實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。盤點過程中，盤點人員應認真核對庫存商品的數量、規(guī)格、品質等信息，確保賬實相符。不定期抽查：除定期盤點外，采購部門還應不定期對庫存進行抽查，及時發(fā)現庫存管理中存在的問題。抽查可以針對重點商品、易損耗商品或庫存變動較大的商品進行。盤點結果處理：根據盤點結果編制盤點報告，分析盤盈盤虧的原因，并提出相應的處理措施。對于盤盈的商品，應查明原因并調整庫存賬目；對于盤虧的商品，應追究相關責任人的責任，并按照規(guī)定進行處理。如因供應商原因導致的盤虧，應及時與供應商協(xié)商解決。2.庫存控制安全庫存設定：根據餐廳的經營情況、采購周期、市場供應等因素，設定各類商品的安全庫存水平。安全庫存是為了應對突發(fā)情況或供應中斷而預留的庫存，確保餐廳在一定時間內能夠正常運營。采購人員應密切關注庫存動態(tài)，當庫存低于安全庫存時，及時下達采購訂單。庫存周轉率優(yōu)化：通過合理的采購計劃和庫存管理，提高庫存周轉率，減少庫存積壓。庫存周轉率的計算公式為：庫存周轉率=銷售成本/平均庫存余額。采購部門應定期分析庫存周轉率，找出影響庫存周轉率的因素，并采取相應的措施進行改進。庫存分類管理：根據商品的重要性、價值、使用頻率等因素，對庫存商品進行分類管理。一般可以分為A、B、C三類，A類商品為重要且價值高的商品，應重點管理，嚴格控制庫存數量；B類商品為次重要且價值適中的商品，管理力度適中；C類商品為價值較低且使用頻率較低的商品，可以適當放寬庫存管理要求。采購成本控制1.價格談判技巧市場調研：采購人員應定期進行市場調研，了解各類食材及用品的市場價格走勢、供應商報價情況等信息。通過市場調研，掌握市場動態(tài)，為價格談判提供參考依據。制定談判策略：根據市場調研結果和采購商品的特點，制定合理的談判策略。談判策略應包括談判目標、談判底線、談判技巧等內容。在談判過程中，采購人員應靈活運用談判技巧，爭取有利的采購價格。成本分析與比較：在與供應商談判前，采購人員應對采購商品的成本構成進行分析，了解其原材料成本、生產成本、運輸成本、利潤空間等情況。通過成本分析，找出降低成本的關鍵點，并在談判中與供應商進行協(xié)商。同時，采購人員還應與其他供應商的價格進行比較，確保所爭取的價格具有競爭力。2.成本控制措施批量采購：對于一些常用的食材及用品，通過增加采購批量，爭取更優(yōu)惠的采購價格。批量采購可以降低采購成本中的運輸成本、包裝成本等單位成本，同時還可以提高與供應商的談判地位。聯(lián)合采購：與其他餐廳或相關企業(yè)進行聯(lián)合采購，整合采購需求，共同與供應商談判，以獲取更有利的采購價格和條件。聯(lián)合采購可以實現資源共享、優(yōu)勢互補，降低采購成本。優(yōu)化采購流程：通過簡化采購環(huán)節(jié)、提高采購效率、減少中間環(huán)節(jié)等方式，降低采購過程中的費用支出。例如，采用電子采購平臺進行采購操作，減少紙質文件傳遞和人工處理成本；優(yōu)化供應商選擇和管理，減少不必要的采購成本。成本監(jiān)控與分析：建立采購成本監(jiān)控機制，定期對采購成本進行分析和評估。通過對比采購預算和實際采購成本，找出成本差異的原因，并采取相應的措施進行調整。同時，采購部門應定期向餐廳管理層匯報采購成本控制情況，為管理層決策提供依據。監(jiān)督與考核1.內部監(jiān)督采購流程監(jiān)督：建立采購流程監(jiān)督機制，對采購活動的各個環(huán)節(jié)進行全程監(jiān)督。財務部門、審計部門等應定期對采購合同、采購訂單、驗收記錄、付款憑證等進行檢查，確保采購活動符合規(guī)定的流程和制度。廉潔自律監(jiān)督：加強對采購人員的廉潔自律教育，防止采購過程中出現貪污受賄、不正當交易等行為。餐廳應建立舉報機制，鼓勵員工對采購人員的違規(guī)行為進行舉報。對于違反廉潔自律規(guī)定的采購人員，一經查實，將嚴肅處理。2.供應商考核考核指標設定：根據供應商的產品質量、交貨期、價格執(zhí)行情況、售后服務等方面，設定具體的考核指標?？己酥笜藨哂锌闪炕⒖刹僮餍缘奶攸c，以便于對供應商進行客觀評價?？己酥芷谂c方式：供應商考核周期一般為每季度或每半年進行一次?？己朔绞娇梢圆捎枚ㄆ谠u估、實地考察、客戶反饋等多種方式相結合。采購部門應收集相關數據和信息，對供應商進行全面、客觀的考核?？己私Y果應用：根據供應商考核結果，對供應商進行分類管理。對于考核優(yōu)秀的供應商，給予更多的合作機會和優(yōu)惠政策；對于考核不合格的供應商，及時進行整改或淘汰。供應商考核結果還可以作為供應商合作費用調整、合同續(xù)簽等決策的重要依據。3.采購人員考核考核內容：對采購人員的考核內容包括采購任務完成情況、采購成本控制、供應商管理、采購質量保障、廉潔自律等方面?？己酥笜藨唧w、明確，能夠準確反映采購人員的工作業(yè)績和能力水平?？己酥芷谂c方式：采購人員考核周期一般為每月或每季度進行一