公司保證金管理制度

公司保證金管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司保證金的管理，保障公司和相關方的合法權益，確保公司各項業(yè)務的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及與公司發(fā)生業(yè)務往來的供應商、客戶、員工等涉及保證金收取與繳納的相關活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：保證金的收取、管理和退還應嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。2.明確透明原則：保證金的收取標準、繳納方式、管理流程、退還條件等應明確告知相關方，確保信息透明。3.?？顚Ｓ迷瓌t：保證金應專項管理，不得挪作他用。4.風險可控原則：通過對保證金的有效管理，降低公司運營風險，保障資金安全。二、保證金的種類及定義（一）業(yè)務保證金1.定義：因業(yè)務合作需要，要求供應商或客戶繳納的一定金額的保證金，以確保其履行合同義務。例如，在采購合同中，為保證供應商按時、按質、按量交付貨物，要求供應商繳納履約保證金；在銷售合同中，為保證客戶按時支付貨款，要求客戶繳納預付款保證金等。2.收取標準：根據業(yè)務風險評估和合同金額等因素確定，一般為合同金額的一定比例，具體比例由相關業(yè)務部門提出建議，報公司領導審批后執(zhí)行。（二）員工保證金1.定義：為保證員工遵守公司規(guī)章制度、履行工作職責，或因特定工作需要，要求員工繳納的保證金。如員工離職時需歸還公司財物、資料等，為確保其按時足額歸還，要求繳納離職保證金；對于涉及重要財務、保密等崗位的員工，為防止其違規(guī)行為給公司造成損失，要求繳納崗位保證金等。2.收取標準：根據崗位風險程度和公司相關規(guī)定確定，一般不超過員工月工資的一定倍數，具體倍數由人力資源部門提出建議，報公司領導審批后執(zhí)行。（三）其他保證金1.定義：因公司經營活動中其他特定事項需要收取的保證金，如招投標保證金、租賃保證金等。2.收取標準：按照相關法律法規(guī)、行業(yè)慣例及公司實際情況確定，具體標準由相關業(yè)務部門提出，報公司領導審批后執(zhí)行。三、保證金的收取（一）收取依據1.業(yè)務部門與供應商或客戶簽訂的合同中明確約定收取保證金條款。2.公司內部規(guī)定及相關流程要求員工繳納保證金。3.法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范要求公司收取的保證金。（二）收取流程1.業(yè)務發(fā)起業(yè)務部門根據業(yè)務需求，填寫《保證金收取申請表》，詳細說明收取保證金的業(yè)務背景、對方單位名稱、保證金種類、預計收取金額、收取期限等信息，并提交相關合同或協(xié)議等證明材料。對于員工保證金的收取，由人力資源部門根據公司規(guī)定和員工崗位情況，填寫《員工保證金收取申請表》，注明員工姓名、崗位、保證金種類、收取金額、收取原因等，提交相關審批材料。2.審批《保證金收取申請表》提交至部門負責人審核，部門負責人應重點審核業(yè)務的真實性、必要性以及保證金收取標準的合理性等，簽署審核意見后提交至財務部門。財務部門對申請表及相關材料進行財務合規(guī)性審核，審核保證金金額計算是否準確、支付方式是否符合公司規(guī)定等，審核通過后提交至公司分管領導審批。公司分管領導根據業(yè)務情況和財務審核意見進行最終審批，審批通過后申請表返回業(yè)務部門或人力資源部門。3.通知繳納業(yè)務部門或人力資源部門根據審批通過的申請表，向供應商、客戶或員工發(fā)出《保證金繳納通知書》，明確告知保證金的繳納金額、繳納方式、繳納期限等信息?！侗ＷC金繳納通知書》應加蓋公司公章，并以書面形式或電子形式送達對方。對于重要的保證金繳納通知，建議采用書面送達并要求對方簽字確認回執(zhí)的方式。4.繳納供應商、客戶或員工應在規(guī)定的繳納期限內，按照《保證金繳納通知書》的要求繳納保證金。繳納方式可采用銀行轉賬、支票、現金等方式，具體方式在通知書中明確告知。財務部門收到保證金后，應及時進行賬務處理，開具收款收據，并注明保證金的種類、繳納單位或個人、繳納金額等信息。收款收據應加蓋財務專用章，并按照財務檔案管理規(guī)定進行保存。四、保證金的管理（一）賬戶設立1.公司設立專門的保證金賬戶，用于存放各類保證金。保證金賬戶應獨立核算，與公司其他賬戶嚴格區(qū)分。2.保證金賬戶的開設、變更、撤銷等應按照銀行相關規(guī)定及公司財務管理制度辦理，并報公司財務部門備案。（二）賬務處理1.財務部門應按照會計準則和公司財務制度，對保證金的收取、退還、結存等情況進行及時、準確的賬務處理。2.設立專門的保證金明細賬，詳細記錄每筆保證金的收取時間、繳納單位或個人、金額、用途、退還時間等信息，確保賬目清晰、可查。（三）定期核對1.財務部門應定期與保證金賬戶銀行對賬單進行核對，確保賬實相符。如發(fā)現差異，應及時查明原因并進行調整。2.業(yè)務部門或人力資源部門應定期與財務部門核對保證金的收取、退還情況，確保業(yè)務記錄與財務記錄一致。（四）安全管理1.加強保證金賬戶的安全管理，設置必要的安全防護措施，如密碼、權限管理等，防止保證金被盜用或挪用。2.財務人員應妥善保管保證金相關的票據、憑證、合同等資料，按照財務檔案管理規(guī)定進行歸檔保存，確保資料的完整性和安全性。五、保證金的退還（一）退還條件1.業(yè)務保證金：在供應商或客戶按照合同約定履行完所有義務后，經業(yè)務部門驗收合格，且無任何違約行為，按照合同約定退還保證金。2.員工保證金：員工在離職時，按照公司規(guī)定歸還所有應歸還的財物、資料等，且無任何違規(guī)行為，在辦理完離職手續(xù)后的規(guī)定時間內退還保證金。3.其他保證金：根據相關合同約定或法律法規(guī)規(guī)定的退還條件，在條件成就時予以退還。（二）退還流程1.申請業(yè)務部門或人力資源部門在保證金符合退還條件時，填寫《保證金退還申請表》，詳細說明退還保證金的業(yè)務背景、對方單位名稱或個人姓名、保證金種類、繳納金額、退還原因等信息，并提交相關證明材料，如合同履行完畢證明、離職手續(xù)辦理完畢證明等。2.審核《保證金退還申請表》提交至部門負責人審核，部門負責人應核實業(yè)務情況及證明材料的真實性，簽署審核意見后提交至財務部門。財務部門對申請表及相關材料進行審核，重點審核保證金的繳納記錄、是否存在未結清款項或違約情況等，審核通過后提交至公司分管領導審批。公司分管領導根據審核意見進行最終審批，審批通過后申請表返回業(yè)務部門或人力資源部門。3.通知退還業(yè)務部門或人力資源部門根據審批通過的申請表，向供應商、客戶或員工發(fā)出《保證金退還通知書》，明確告知保證金的退還金額、退還方式、退還時間等信息?！侗ＷC金退還通知書》應加蓋公司公章，并以書面形式或電子形式送達對方。對于重要的保證金退還通知，建議采用書面送達并要求對方簽字確認回執(zhí)的方式。4.退還財務部門根據《保證金退還通知書》的要求，辦理保證金的退還手續(xù)。退還方式應與繳納方式一致，如采用銀行轉賬方式退還的，應確保轉賬信息準確無誤；如采用現金退還的，應要求對方簽字領取。財務部門在完成保證金退還手續(xù)后，應及時進行賬務處理，沖減相應的保證金賬目記錄，并將相關憑證按照財務檔案管理規(guī)定進行保存。六、保證金的逾期處理（一）業(yè)務保證金逾期處理1.對于供應商或客戶逾期未履行合同義務的，業(yè)務部門應及時跟進，查明原因，并按照合同約定采取相應措施，如扣除部分或全部保證金、追究違約責任等。2.扣除保證金后，業(yè)務部門應填寫《保證金扣除申請表》，詳細說明扣除原因、扣除金額等信息，并提交相關合同及違約證明材料，按照保證金收取流程進行審批。3.審批通過后，財務部門根據申請表進行賬務處理，將扣除的保證金轉為公司收入，并記錄相關明細。4.如供應商或客戶在逾期后仍履行了合同義務，且無其他違約行為，業(yè)務部門應根據實際情況，在審批通過后將扣除的保證金部分或全部退還供應商或客戶，并進行相應的賬務調整。（二）員工保證金逾期處理1.對于員工逾期未歸還公司財物、資料等或存在違規(guī)行為的，人力資源部門應按照公司規(guī)定進行處理，如扣除部分或全部保證金、給予紀律處分等。2.扣除保證金后，人力資源部門應填寫《員工保證金扣除申請表》，注明扣除原因、扣除金額、員工姓名、崗位等信息，并提交相關證明材料，按照保證金收取流程進行審批。3.審批通過后，財務部門進行賬務處理，扣除相應的保證金金額，并記錄員工保證金賬戶變動情況。4.如員工在逾期后完成了應盡義務且無其他違規(guī)行為，人力資源部門應根據公司規(guī)定，在審批通過后將扣除的保證金部分或全部退還員工，并進行賬務調整。（三）其他保證金逾期處理參照業(yè)務保證金或員工保證金逾期處理的相關規(guī)定，根據具體情況進行相應處理。如涉及法律法規(guī)糾紛的，按照法律法規(guī)要求辦理。七、監(jiān)督與檢查（一）內部審計監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對保證金的收取、管理和退還情況進行審計監(jiān)督，檢查保證金管理制度的執(zhí)行情況、賬務處理的準確性、資金的安全性等。2.審計部門應出具審計報告，對發(fā)現的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實情況。（二）業(yè)務部門自查1.業(yè)務部門應定期對本部門涉及的保證金業(yè)務進行自查，檢查保證金的收取是否符合規(guī)定、合同履行情況與保證金管理是否匹配、退還手續(xù)是否齊全等。2.業(yè)務部門應將自查情況形成報告，報送公司分管領導和財務部門，發(fā)現問題及時整改。（三）違規(guī)處理1.對于在保證金管理過程中違反本制度規(guī)定的部門或個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、紀律處分等。