部門資料存檔管理制度

部門資料存檔管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司部門資料的管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于資料的查閱、使用和保存，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門資料的存檔管理工作。（三）基本原則1.集中管理原則：公司設(shè)立專門的資料檔案室，負(fù)責(zé)集中管理各部門的重要資料。2.分類歸檔原則：按照資料的類別、性質(zhì)進(jìn)行分類歸檔，便于查找和管理。3.安全保密原則：確保資料的安全，防止資料的泄露、丟失和損壞，對(duì)涉及公司機(jī)密的資料嚴(yán)格保密。4.規(guī)范操作原則：資料的收集、整理、歸檔、查閱等操作應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和流程。二、資料范圍（一）行政文件1.公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)等。2.公司會(huì)議紀(jì)要、決議等。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議等。（二）人事資料1.員工個(gè)人檔案，包括簡(jiǎn)歷、入職申請(qǐng)表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)等。2.人事報(bào)表，如員工花名冊(cè)、考勤報(bào)表、工資報(bào)表等。（三）財(cái)務(wù)資料1.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)核算資料。2.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告等。3.稅務(wù)資料，如納稅申報(bào)表、發(fā)票等。（四）業(yè)務(wù)資料1.項(xiàng)目策劃書(shū)、方案、報(bào)告等。2.業(yè)務(wù)合同、訂單、協(xié)議等。3.市場(chǎng)調(diào)研資料、客戶資料等。（五）其他資料1.公司榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)等。2.公司大事記、重要活動(dòng)記錄等。三、資料收集（一）收集責(zé)任各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、完整。（二）收集要求1.資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改。2.收集的資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求進(jìn)行整理。3.對(duì)于重要資料，應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）收集時(shí)間1.日常工作中產(chǎn)生的資料應(yīng)及時(shí)收集，每月定期整理歸檔。2.重大項(xiàng)目結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)將資料收集整理完畢。四、資料整理（一）整理標(biāo)準(zhǔn)1.按照資料的類別、時(shí)間順序進(jìn)行分類整理。2.資料應(yīng)編號(hào)清晰，標(biāo)識(shí)明確，便于查找。3.對(duì)資料進(jìn)行裝訂、編目，確保資料的整齊、規(guī)范。（二）整理流程1.資料收集人員對(duì)收集到的資料進(jìn)行初步篩選，剔除無(wú)用資料。2.將有用資料按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，同一類資料按照時(shí)間順序排列。3.對(duì)每份資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和管理。4.編制資料目錄，目錄應(yīng)包括資料名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息。5.將整理好的資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。五、資料歸檔（一）歸檔責(zé)任資料整理完成后，由各部門資料收集人員將資料移交至公司資料檔案室進(jìn)行歸檔。（二）歸檔要求1.資料檔案室應(yīng)按照資料的類別、編號(hào)進(jìn)行存放，確保資料存放有序。2.歸檔資料應(yīng)填寫(xiě)歸檔清單，清單應(yīng)包括資料名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源、歸檔時(shí)間等信息。3.對(duì)歸檔資料進(jìn)行備份，備份資料應(yīng)與原件分開(kāi)存放，確保資料的安全性。（三）歸檔時(shí)間各部門應(yīng)在每月[X]日前將上月整理好的資料移交至資料檔案室進(jìn)行歸檔。六、資料查閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱資料的，應(yīng)填寫(xiě)《資料查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到資料檔案室查閱。2.查閱涉及公司機(jī)密的資料，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱流程1.查閱人員填寫(xiě)《資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱資料的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)審批后，查閱人員持申請(qǐng)表到資料檔案室查閱資料。3.資料檔案室工作人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的資料，并做好查閱記錄，記錄內(nèi)容包括查閱人員姓名、部門、查閱資料名稱、編號(hào)、查閱時(shí)間等。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還資料，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出資料檔案室。如需復(fù)印、拍照，應(yīng)另行填寫(xiě)申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。（三）查閱記錄資料檔案室應(yīng)建立查閱記錄臺(tái)賬，對(duì)每次查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，以備查詢。七、資料借閱（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱資料的，應(yīng)填寫(xiě)《資料借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和資料檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱涉及公司機(jī)密的資料，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱流程1.借閱人員填寫(xiě)《資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)審批后，借閱人員持申請(qǐng)表到資料檔案室辦理借閱手續(xù)。3.資料檔案室工作人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的資料，并與借閱人員簽訂《資料借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）借閱期限1.一般資料的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延期，最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。2.涉及公司機(jī)密的資料借閱期限為[X]個(gè)工作日，不得延期。（四）歸還要求1.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還資料，歸還時(shí)應(yīng)確保資料完好無(wú)損。2.資料檔案室工作人員應(yīng)對(duì)歸還的資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向借閱人員追究責(zé)任。八、資料保管（一）保管責(zé)任資料檔案室負(fù)責(zé)公司資料的保管工作，確保資料的安全、完整。（二）保管環(huán)境1.資料檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，溫度、濕度應(yīng)符合資料保管要求。2.資料檔案室應(yīng)配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保資料的安全。（三）保管期限1.公司行政文件、人事資料、財(cái)務(wù)資料等永久性保存。2.業(yè)務(wù)資料的保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和相關(guān)規(guī)定確定，一般為[X]年至[X]年不等。（四）定期盤點(diǎn)資料檔案室應(yīng)定期對(duì)資料進(jìn)行盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，確保資料的數(shù)量、質(zhì)量與記錄相符。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。九、資料銷毀（一）銷毀條件1.資料已超過(guò)保管期限，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值。2.資料因各種原因已失去使用價(jià)值，如資料內(nèi)容錯(cuò)誤、資料損壞無(wú)法修復(fù)等。（二）銷毀流程1.由資料檔案室提出資料銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《資料銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，資料檔案室負(fù)責(zé)組織實(shí)施資料銷毀工作。3.資料銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保資料無(wú)法恢復(fù)。4.資料銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底、安全。5.資料銷毀完成后，應(yīng)填寫(xiě)《資料銷毀記錄》，記錄銷毀資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息。（三）銷毀記錄資料檔案室應(yīng)將《資料銷毀申請(qǐng)表》、《資料銷毀記錄》等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存，以備查詢。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門資料存檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度的有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.資料的收集、整理、歸檔是否及時(shí)、完整、規(guī)范。2.資料的查閱、借閱是否符合規(guī)定的流程和權(quán)限。3.資料的保管是否安全、妥善，保管環(huán)境是否符合要求。4.資料的銷毀是否按照規(guī)定的流程進(jìn)行，銷毀記錄是否完整。（三）檢查頻率公司行政部門定期對(duì)各部門資料存檔管理工作進(jìn)行檢查，每