規(guī)范公司電話管理制度

規(guī)范公司電話管理制度?一、總則（一）目的為加強公司電話使用管理，規(guī)范員工電話使用行為，提高工作效率，節(jié)約通訊費用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.確保工作通訊暢通原則，保障公司各項業(yè)務(wù)的正常開展。2.規(guī)范使用、厲行節(jié)約原則，杜絕不合理的電話費用支出。3.責(zé)任明確原則，明確各部門及員工在電話使用中的責(zé)任。二、電話管理職責(zé)（一）行政部門職責(zé)1.負責(zé)公司固定電話及移動電話的統(tǒng)一采購、安裝、維護和管理。2.制定公司電話費用預(yù)算，并對費用支出進行監(jiān)控和分析。3.定期檢查電話使用情況，對違規(guī)行為進行糾正和處理。（二）部門負責(zé)人職責(zé)1.負責(zé)本部門電話使用的日常管理，督促員工遵守電話管理制度。2.審核本部門員工的電話費用報銷，確保費用合理、合規(guī)。（三）員工職責(zé)1.嚴格遵守公司電話管理制度，正確使用電話。2.妥善保管個人使用的電話設(shè)備，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。3.及時接聽工作電話，不得故意不接或拖延接聽。4.控制電話通話時間，提高通話效率，避免不必要的閑聊。三、固定電話管理（一）電話配置1.根據(jù)工作需要，為各部門配備必要的固定電話。2.固定電話的安裝位置應(yīng)便于員工使用，不得隨意更改。（二）使用規(guī)定1.固定電話主要用于工作聯(lián)系，禁止撥打私人電話。2.接聽固定電話應(yīng)使用規(guī)范用語，如"您好，[部門名稱]"。3.如遇緊急情況需撥打外線電話，應(yīng)先報部門負責(zé)人批準。4.不得利用固定電話進行與工作無關(guān)的信息傳遞、娛樂活動等。（三）費用控制1.行政部門每月統(tǒng)計各部門固定電話費用，并進行分析。2.如發(fā)現(xiàn)某個部門固定電話費用異常，應(yīng)及時與該部門負責(zé)人溝通，查找原因并采取措施加以控制。四、移動電話管理（一）電話配置1.根據(jù)工作崗位需要，為員工配備移動電話，并明確使用期限。2.移動電話的費用標準根據(jù)崗位級別和工作需要確定。（二）使用規(guī)定1.員工應(yīng)保持移動電話24小時暢通，確保工作聯(lián)系不受影響。2.移動電話主要用于工作溝通，在工作時間內(nèi)，應(yīng)優(yōu)先使用移動電話處理工作事務(wù)。3.禁止在工作時間內(nèi)使用移動電話進行與工作無關(guān)的活動，如玩游戲、看視頻等。4.員工離職時，應(yīng)將公司配備的移動電話交回行政部門。（三）費用報銷1.員工移動電話費用按照公司規(guī)定的標準進行報銷。2.員工應(yīng)在每月[具體日期]前提交上月移動電話費用報銷申請，并附上話費清單。3.行政部門對員工的移動電話費用報銷申請進行審核，審核通過后報財務(wù)部門報銷。五、長途電話及國際電話管理（一）審批流程1.因工作需要撥打長途電話或國際電話，應(yīng)提前填寫《長途/國際電話申請表》，注明通話事由、對方號碼、預(yù)計通話時長等信息。2.《長途/國際電話申請表》需經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，報分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.未經(jīng)批準擅自撥打長途電話或國際電話的，費用由個人承擔。（二）費用控制1.嚴格控制長途電話及國際電話的使用頻率和時長，盡量采用電子郵件、即時通訊工具等方式進行溝通。2.在通話過程中，應(yīng)簡潔明了地表達意圖，提高通話效率，避免不必要的費用支出。六、電話費用結(jié)算與報銷（一）費用結(jié)算1.公司固定電話費用由行政部門統(tǒng)一與電信運營商結(jié)算。2.員工移動電話費用由員工先行墊付，每月按照公司規(guī)定的流程進行報銷。（二）報銷流程1.員工填寫《電話費用報銷單》，并附上當月話費清單。2.《電話費用報銷單》經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，報財務(wù)部門審核。3.財務(wù)部門審核通過后，按照公司財務(wù)制度進行報銷。（三）費用審核1.財務(wù)部門對電話費用報銷進行審核時，重點審核費用的合理性、合規(guī)性以及是否符合公司規(guī)定的報銷標準。2.如發(fā)現(xiàn)報銷費用存在疑問或不符合規(guī)定的情況，財務(wù)部門有權(quán)要求員工提供相關(guān)證明材料或進行說明。七、電話使用監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.行政部門定期對公司電話使用情況進行檢查，包括電話撥打記錄、費用支出等。2.檢查結(jié)果將以書面形式通報各部門，并作為績效考核的參考依據(jù)。（二）違規(guī)處理1.對于違反公司電話管理制度的行為，行政部門將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理，包括但不限于警告、罰款、取消當月電話費用報銷資格等。2.如因員工違規(guī)使用電話給公司造成經(jīng)濟損失的，公司將依法追究其賠償責(zé)任。八、附則（一）解釋權(quán)本制