銷售采購合同管理制度

銷售采購合同管理制度?一、總則（一）目的為加強公司銷售采購合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護公司合法權(quán)益，防范經(jīng)營風(fēng)險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與供應(yīng)商、客戶之間簽訂的各類銷售合同、采購合同（以下統(tǒng)稱"合同"）。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方合法權(quán)益。4.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同簽訂管理（一）合同主體資格審查1.銷售部門在與客戶洽談業(yè)務(wù)時，應(yīng)首先對客戶的主體資格進行審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等相關(guān)證照的真實性、有效性，并留存復(fù)印件。2.采購部門在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)對供應(yīng)商的主體資格進行審查，了解其經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、信譽狀況等，要求供應(yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證等相關(guān)證明文件，并留存復(fù)印件。3.對于新客戶或新供應(yīng)商，應(yīng)進行實地考察，了解其實際經(jīng)營情況和信譽狀況。（二）合同條款擬定1.銷售合同應(yīng)明確產(chǎn)品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.采購合同應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、驗收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。3.合同條款應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，避免模糊不清或歧義性條款。對于重要條款，應(yīng)進行詳細說明和解釋。（三）合同審批流程1.合同承辦部門負責(zé)起草合同文本，并填寫《合同審批表》，詳細說明合同的基本情況、簽訂背景、主要條款等內(nèi)容。2.將合同文本及《合同審批表》依次提交部門負責(zé)人、法務(wù)部門、財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)進行審核。3.部門負責(zé)人主要審核合同的業(yè)務(wù)內(nèi)容是否符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)實際情況；法務(wù)部門主要審核合同的合法性、合規(guī)性，防范法律風(fēng)險；財務(wù)部門主要審核合同的付款方式、結(jié)算周期等財務(wù)條款是否合理；分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)各部門審核意見進行最終審批。4.經(jīng)審批通過的合同，由合同承辦部門負責(zé)與對方簽訂。（四）合同簽訂要求1.合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一制定的合同文本，如因特殊情況需要使用非統(tǒng)一文本的，必須經(jīng)過法務(wù)部門審核同意。2.合同簽訂應(yīng)采用書面形式，由雙方當(dāng)事人簽字（或蓋章）確認。簽字（或蓋章）應(yīng)清晰、完整，不得代簽或冒用他人名義簽字（或蓋章）。3.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時將合同原件交公司檔案室存檔，并將復(fù)印件分發(fā)給相關(guān)部門，以便履行合同和跟蹤管理。三、合同履行管理（一）合同執(zhí)行跟蹤1.合同承辦部門負責(zé)合同的具體執(zhí)行，應(yīng)建立合同執(zhí)行臺賬，詳細記錄合同的履行情況，包括貨物交付、款項收付、質(zhì)量驗收等信息。2.定期對合同執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。對于可能影響合同履行的重大事項，應(yīng)及時向部門負責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)報告。（二）貨物交付與驗收1.銷售合同中涉及貨物交付的，銷售部門應(yīng)按照合同約定的時間、地點和方式將貨物交付給客戶，并及時通知客戶驗收。2.采購合同中涉及貨物采購的，采購部門應(yīng)督促供應(yīng)商按照合同約定的時間、地點和方式交付貨物，并組織相關(guān)部門進行驗收。驗收合格后，填寫《驗收單》。3.對于驗收不合格的貨物，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取補貨、換貨、退貨等措施，直至驗收合格為止。（三）款項收付管理1.財務(wù)部門負責(zé)合同款項的收付管理，嚴格按照合同約定的付款方式和結(jié)算周期進行操作。2.銷售部門應(yīng)及時跟蹤客戶的付款情況，對于逾期未付款的客戶，應(yīng)及時與客戶溝通催款，并向財務(wù)部門反饋相關(guān)信息。3.采購部門應(yīng)根據(jù)合同約定和驗收情況，及時辦理付款手續(xù)。對于需要預(yù)付款的采購項目，應(yīng)嚴格按照公司規(guī)定進行審批。四、合同變更與解除管理（一）合同變更1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，合同承辦部門應(yīng)及時與對方協(xié)商一致，并簽訂《合同變更協(xié)議》。2.《合同變更協(xié)議》應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、生效時間等條款，并按照合同簽訂的審批流程進行審批。3.合同變更后，合同承辦部門應(yīng)及時將變更情況通知相關(guān)部門，并對合同執(zhí)行臺賬進行更新。（二）合同解除1.合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，合同承辦部門應(yīng)及時與對方協(xié)商解除合同，并簽訂《合同解除協(xié)議》。2.《合同解除協(xié)議》應(yīng)明確解除合同的原因、時間、雙方的權(quán)利義務(wù)等條款，并按照合同簽訂的審批流程進行審批。3.合同解除后，合同承辦部門應(yīng)及時清理合同履行過程中的相關(guān)事項，如貨物交付、款項收付等，并辦理相關(guān)手續(xù)。五、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.加強合同簽訂和履行過程中的管理，嚴格按照合同約定執(zhí)行，避免因自身原因引發(fā)合同糾紛。2.定期對合同履行情況進行總結(jié)分析，及時發(fā)現(xiàn)潛在的糾紛隱患，并采取有效措施加以防范。（二）糾紛處理流程1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，合同承辦部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)材料，分析糾紛原因，并提出初步處理意見。2.將糾紛情況及初步處理意見報告部門負責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)研究決定后，組織相關(guān)部門進行協(xié)商解決。3.如協(xié)商不成，應(yīng)及時委托法務(wù)部門處理。法務(wù)部門應(yīng)根據(jù)糾紛情況制定具體的處理方案，通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決糾紛。4.在糾紛處理過程中，應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報進展情況，聽取領(lǐng)導(dǎo)意見和建議。（三）糾紛處理結(jié)果跟蹤1.糾紛處理結(jié)束后，應(yīng)及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，分析糾紛產(chǎn)生的原因，提出改進措施，避免類似糾紛再次發(fā)生。2.對糾紛處理結(jié)果進行跟蹤落實，確保糾紛得到妥善解決，維護公司合法權(quán)益。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時將合同原件及相關(guān)附件交公司檔案室存檔。2.合同履行過程中形成的各類文件、資料，如往來信函、送貨單、驗收單、發(fā)票等，也應(yīng)及時收集整理，并交檔案室存檔。（二）檔案整理與保管1.檔案室負責(zé)對合同檔案進行整理、分類、編號、裝訂等工作，確保檔案的完整性和規(guī)范性。2.合同檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和利用。3.加強合同檔案的保管，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案安全。（三）檔案查閱與借閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.如需借閱合同檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱和借閱合同檔案時，應(yīng)嚴格遵守檔案室的管理制度，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等，確保檔案的原始性和完整性。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對合同管理情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的合規(guī)性、準(zhǔn)確性和完整性。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.建立合同管理考核評價機制，對合同承辦部門及相關(guān)人員的合同管理工作進行考核評價。2.考核評價指標(biāo)包括合同簽訂的規(guī)范性、履行的及時性、糾紛處理的效果、