酒店行政檔案管理制度

酒店行政檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強酒店行政檔案的科學管理，提高檔案利用效率，有效地保護和利用檔案，為酒店各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店各部門形成的行政檔案管理，包括但不限于文件、報告、合同、協(xié)議、證照、會議記錄、人事檔案、財務檔案等各類具有保存價值的資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：酒店行政檔案由酒店行政部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實性原則：檔案應如實反映酒店各項工作的實際情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，對涉及酒店機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案服務質(zhì)量。二、檔案管理職責（一）行政部職責1.負責制定和完善酒店行政檔案管理制度，并組織實施。2.負責接收、整理、保管酒店各部門移交的行政檔案，建立健全檔案管理臺賬。3.負責檔案的分類、編號、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.負責檔案的安全保管，定期對檔案進行檢查、清點和維護，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.負責檔案的查閱、借閱、歸還等利用服務工作，按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。6.負責檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。7.負責指導和監(jiān)督酒店各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作。（二）各部門職責1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的及時、完整和準確。2.各部門應按照酒店行政檔案管理制度的要求，定期將本部門形成的檔案移交至行政部，并辦理移交手續(xù)。3.各部門應積極配合行政部做好檔案的查閱、借閱等利用服務工作，按照規(guī)定提供相關檔案資料。4.各部門應加強對本部門檔案管理工作的自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，不斷提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.酒店在經(jīng)營管理活動中形成的各類文件、報告、合同、協(xié)議、證照、會議記錄、人事檔案、財務檔案等。2.上級主管部門下發(fā)的與酒店相關的文件、通知、規(guī)定等。3.酒店與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、合作意向書等。4.酒店員工的個人檔案，包括入職登記表、勞動合同、培訓記錄、績效考核記錄、獎懲記錄等。5.酒店財務檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。6.酒店工程建設檔案，包括項目立項文件、設計圖紙、施工資料、竣工驗收報告等。7.其他具有保存價值的資料。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，定期對本部門形成的檔案進行收集和整理，確保檔案的及時歸檔。2.檔案收集責任人應按照檔案收集范圍的要求，認真收集各類檔案資料，確保檔案的完整性和準確性。3.對于重要文件和資料，應及時進行備份，防止因意外事件導致檔案丟失。4.檔案收集責任人應將收集到的檔案資料進行初步整理，按照類別和時間順序進行排列，便于后續(xù)的整理和歸檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為行政管理類、人事管理類、財務管理類、市場營銷類、工程管理類、安全管理類等類別。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和檢索。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、存放位置等信息，便于快速查找和利用檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映酒店主要職能活動和基本歷史面貌的，對酒店有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：凡是反映酒店一般工作活動，在一定時期內(nèi)對酒店工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、20年。3.保管期限的劃分：由行政部根據(jù)檔案的重要程度、形成規(guī)律和特點，結合酒店實際情況，確定檔案的保管期限。（二）保管條件1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施設備，確保檔案的安全保管。3.檔案應存放在專用的檔案柜內(nèi)，檔案柜應排列整齊，便于查找和利用。4.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案的存放與排列1.按照檔案類別和保管期限，將檔案分別存放在不同的檔案柜內(nèi)。2.同一類別的檔案按照編號順序排列，便于查找和利用。3.定期對檔案進行清點和核對，確保檔案的存放位置準確無誤。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.酒店內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到行政部辦理查閱手續(xù)。2.行政部檔案管理人員應根據(jù)《檔案查閱申請表》的內(nèi)容，提供相應的檔案資料，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時，應在行政部指定的查閱地點進行，不得將檔案帶出查閱地點。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容的，應經(jīng)行政部檔案管理人員同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進行。4.查閱檔案人員應愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換、拆散等，如有違反，應承擔相應的責任。（二）借閱規(guī)定1.酒店內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報行政部經(jīng)理審批。2.行政部檔案管理人員應根據(jù)《檔案借閱申請表》的內(nèi)容，提供相應的檔案資料，并在《檔案借閱登記表》上記錄借閱時間、借閱人、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息。3.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱檔案時，應在行政部指定的借閱地點進行，不得將檔案帶出酒店。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容的，應經(jīng)行政部檔案管理人員同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進行。5.借閱檔案人員應愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換、拆散等，如有違反，應承擔相應的責任。6.借閱檔案人員應按時歸還檔案，如因特殊原因不能按時歸還的，應提前向行政部說明情況，并辦理延期手續(xù)。（三）歸還要求1.借閱人員歸還檔案時，應確保檔案的完整無損，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認。2.行政部檔案管理人員應認真核對歸還檔案的數(shù)量、內(nèi)容和完整性，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時向借閱人員核實情況，并要求其限期整改。3.對于逾期未歸還的檔案，行政部應及時催還，并視情節(jié)輕重給予相應的處罰。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.堅持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點，從酒店的實際情況出發(fā)，準確判定檔案的價值。2.遵循鑒定工作的組織原則，實行集體鑒定，確保鑒定結果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由行政部經(jīng)理擔任組長，各部門負責人和檔案管理人員為成員。鑒定工作小組負責對酒店檔案進行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐一進行審查，分析其內(nèi)容和價值，確定其存毀。2.檔案內(nèi)容分析法：通過對檔案內(nèi)容的分析，判斷其對酒店工作的現(xiàn)實意義和歷史價值。3.檔案利用率分析法：根據(jù)檔案的利用情況，分析其價值和保存必要性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，報酒店總經(jīng)理審批。2.經(jīng)總經(jīng)理批準后，行政部組織實施檔案銷毀工作。檔案銷毀應在指定的地點進行，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，并確保銷毀徹底。3.檔案銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，并在《檔案銷毀登記表》上記錄銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、監(jiān)督人等信息。4.檔案銷毀后，應將《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》等相關資料整理歸檔，妥善保管。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立酒店行政檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為酒店各項工作提供更加便捷、高效的檔案服務。3.加強檔案信息的安全管理，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息化建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對酒店現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合酒店檔案管理需求的信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類、編號、編目、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能的自動化管理。3.檔案信息安全管理：建立健全檔案信息安全管理制度，采取防火墻、加密技術、訪問控制等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，按照規(guī)定進行檔案信息的錄入、維護和更新。2.定期對檔案信息管理系統(tǒng)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強對檔案信息的安全管理，設置不同的用戶權限，嚴格控制檔案信息的訪問范圍，防止檔案信息泄露。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.各部門檔案管理工作的開展情況，包括檔案的收集、整理、保管、移交等環(huán)節(jié)。2.行政部檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的查閱、借閱、鑒定、銷毀等工作。3.檔案信息化管理工作的開展情況，包括檔案數(shù)字化進度、信息管理系統(tǒng)的使用情況等。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：行政部定期對各部門檔案管理工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.不定期抽查：行政部不定期對各部門檔案管理工作進行抽查，重點檢查檔案管理的規(guī)范性和安全性。3.專項檢查：針對檔案管理工作中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，行政部組織開展專項檢查，確保檔案管理工作的質(zhì)量和水平。（三）考核與獎懲1.建立檔案管理工作考核機