部門會議管理制度通知

部門會議管理制度通知?一、總則（一）目的為了規(guī)范公司部門會議的組織與管理，提高會議效率，確保會議能夠達到預期效果，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門組織召開的各類會議，包括但不限于部門例會、工作協(xié)調(diào)會、項目研討會等。（三）會議原則1.高效務實原則：會議應注重實效，精簡會議內(nèi)容和流程，避免冗長和形式主義，切實解決實際問題。2.明確責任原則：明確會議組織者、參會人員的職責，確保會議各項任務得到有效落實。3.溝通協(xié)作原則：通過會議加強部門內(nèi)部及部門之間的溝通與協(xié)作，促進信息共享和工作協(xié)同。二、會議組織（一）會議計劃1.各部門應根據(jù)工作需要制定年度、季度和月度會議計劃。會議計劃應包括會議名稱、會議目的、會議時間、會議地點、參會人員、會議議程等內(nèi)容。2.會議計劃應提前提交給上級領(lǐng)導審批，經(jīng)批準后嚴格按照計劃執(zhí)行。如因特殊情況需要調(diào)整會議計劃，應提前向上級領(lǐng)導報告并說明原因。（二）會議通知1.會議組織者應提前[X]個工作日向參會人員發(fā)送會議通知。會議通知應包括會議主題、會議時間、會議地點、參會人員、會議議程、會議要求等內(nèi)容。2.會議通知可采用郵件、內(nèi)部通訊工具等方式發(fā)送。如參會人員因特殊原因無法參加會議，應提前向會議組織者請假，并說明原因。（三）會議準備1.會議組織者應提前做好會議場地的預定、設(shè)備調(diào)試、資料準備等工作，確保會議能夠順利進行。2.會議資料應包括會議議程、相關(guān)文件、報告、數(shù)據(jù)等，應提前整理并發(fā)送給參會人員，以便參會人員提前了解會議內(nèi)容，做好發(fā)言準備。三、會議主持（一）主持人職責1.會議主持人應提前熟悉會議議程和相關(guān)資料，確保會議按照預定程序進行。2.主持人應引導會議討論，控制會議節(jié)奏，避免出現(xiàn)冷場、跑題等情況。3.主持人應及時總結(jié)會議討論結(jié)果，明確會議決議和下一步工作安排。4.主持人應維護會議秩序，確保參會人員能夠充分發(fā)表意見，尊重他人發(fā)言權(quán)利。（二）主持人要求1.主持人應具備較強的組織協(xié)調(diào)能力、溝通表達能力和應變能力。2.主持人應客觀公正，不偏袒任何一方，確保會議討論的公正性和客觀性。3.主持人應嚴格遵守會議時間，確保會議按時結(jié)束。四、會議參與（一）參會人員職責1.參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退或無故缺席。如有特殊情況需要請假，應提前向會議組織者請假，并說明原因。2.參會人員應認真聽取會議內(nèi)容，積極參與會議討論，發(fā)表自己的意見和建議。3.參會人員應嚴格遵守會議紀律，不得在會議期間交頭接耳、玩手機、隨意走動等。4.參會人員應按照會議決議和工作安排，認真落實各項工作任務，并及時反饋工作進展情況。（二）參會人員要求1.參會人員應具備與會議主題相關(guān)的專業(yè)知識和工作經(jīng)驗，能夠為會議討論提供有價值的意見和建議。2.參會人員應注重團隊協(xié)作，積極配合主持人和其他參會人員，共同推動會議順利進行。3.參會人員應尊重他人意見，不得進行人身攻擊或惡意詆毀。五、會議記錄（一）記錄人員職責1.會議記錄人員應負責會議的記錄工作，確保會議內(nèi)容準確、完整。2.記錄人員應及時整理會議記錄，形成會議紀要，并在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)發(fā)送給參會人員和相關(guān)領(lǐng)導。3.記錄人員應妥善保管會議記錄和會議紀要，以備查閱。（二）會議記錄內(nèi)容1.會議基本信息：包括會議名稱、會議時間、會議地點、參會人員等。2.會議議程：記錄會議的各項議程和討論內(nèi)容。3.會議發(fā)言：記錄參會人員的發(fā)言內(nèi)容，包括觀點、建議、問題等。4.會議決議：記錄會議達成的決議和下一步工作安排。5.其他事項：記錄會議期間發(fā)生的其他重要事項。（三）會議紀要1.會議紀要應簡潔明了，重點突出，能夠準確反映會議的主要內(nèi)容和決議。2.會議紀要應包括會議基本信息、會議主要內(nèi)容、會議決議、下一步工作安排等內(nèi)容。3.會議紀要應經(jīng)會議主持人審核簽字后發(fā)送給參會人員和相關(guān)領(lǐng)導。六、會議跟進（一）決議執(zhí)行1.會議決議形成后，相關(guān)責任人應按照決議要求認真落實各項工作任務，并制定詳細的工作計劃和時間表。2.各部門應定期對會議決議的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。3.如因特殊情況需要調(diào)整會議決議，應提前向上級領(lǐng)導報告并說明原因，經(jīng)批準后方可調(diào)整。（二）反饋與溝通1.相關(guān)責任人應及時向會議組織者反饋工作進展情況，如遇到問題或困難應及時提出解決方案。2.會議組織者應定期對會議決議的執(zhí)行情況進行匯總和分析，及時向相關(guān)領(lǐng)導匯報，并協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.各部門之間應加強溝通與協(xié)作，共同推動會議決議的有效執(zhí)行。七、會議評估（一）評估方式1.公司定期對部門會議的組織與管理情況進行評估，評估方式包括問卷調(diào)查、現(xiàn)場觀察、參會人員反饋等。2.問卷調(diào)查應在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)進行，調(diào)查內(nèi)容應包括會議主題明確性、會議議程合理性、會議時間控制、會議討論效果、會議決議執(zhí)行情況等方面。3.現(xiàn)場觀察應在會議進行過程中進行，觀察內(nèi)容應包括會議組織情況、參會人員參與度、會議紀律等方面。4.參會人員反饋應在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)進行，反饋內(nèi)容應包括對會議的意見和建議。（二）評估結(jié)果應用1.根據(jù)評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵，對存在問題的部門和個人進行督促和整改。2.評估結(jié)果將作為部門和個人績效考核的重要依據(jù)之一。3.公司將根據(jù)評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓，不斷完善會議管理制度，提高會議質(zhì)量和效率。八、會議紀律（一）考勤紀律1.參會人員應嚴格遵守會議時間，提前到達會議地點，不得遲到、早退或無故缺席。2.如因特殊情況需要請假，應提前向會議組織者請假，并說明原因。未經(jīng)批準缺席會議的，按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。（二）會議秩序1.參會人員應保持良好的會議秩序，不得在會議期間交頭接耳、玩手機、隨意走動等。2.如有緊急情況需要離開會議，應向會議主持人請假，并盡快返回會議現(xiàn)場。3.會議期間應關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得接聽或撥打手機。（三）保密紀律1.參會人員應嚴格遵守公司保密制度，不得泄露會議討論的機密信息。2.會議資料應妥善保管，不得隨意丟棄或外傳。3.如因