印鑒管理制度

印鑒管理制度?總則目的為加強公司印鑒管理，規(guī)范印鑒的使用流程，保障公司印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的合法權(quán)益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構(gòu)、子公司的各類印鑒，包括但不限于公司公章、法定代表人私章、合同專用章、財務專用章、發(fā)票專用章、部門章等?；驹瓌t1.依法依規(guī)原則：印鑒的刻制、使用、保管等必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。2.專人負責原則：明確印鑒管理責任人，確保印鑒使用安全、規(guī)范。3.審批授權(quán)原則：印鑒使用必須經(jīng)過嚴格的審批流程，獲得相應授權(quán)。4.登記備案原則：對印鑒的使用情況進行詳細登記備案，便于追溯和查詢。印鑒的刻制與啟用印鑒刻制1.公司因業(yè)務需要刻制印鑒時，由需求部門填寫《印鑒刻制申請表》，詳細說明刻制印鑒的名稱、用途、樣式等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至行政管理部門。2.行政管理部門審核《印鑒刻制申請表》，確保申請事項符合公司規(guī)定和業(yè)務需求。審核通過后，報公司分管領導審批。3.經(jīng)公司分管領導審批同意后，行政管理部門統(tǒng)一安排具有資質(zhì)的刻章單位進行印鑒刻制。4.新刻制的印鑒必須與公司在公安機關(guān)備案的印鑒樣式一致，確保印鑒的合法性和規(guī)范性。印鑒啟用1.印鑒刻制完成后，行政管理部門負責將新印鑒移交至印鑒保管人，并填寫《印鑒啟用登記表》，詳細記錄印鑒名稱、啟用日期、保管人等信息。2.印鑒保管人在收到新印鑒后，應立即檢查印鑒的外觀和質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)問題及時與行政管理部門溝通解決。3.新印鑒啟用前，原印鑒如有需要應同時廢止，并在《印鑒啟用登記表》中注明廢止日期和原因。4.印鑒啟用后，相關(guān)信息應及時在公司內(nèi)部進行通報，確保各部門和人員知曉。印鑒的保管保管責任人1.公司公章、法定代表人私章由行政管理部門指定專人保管；合同專用章由合同管理部門指定專人保管；財務專用章、發(fā)票專用章由財務部門指定專人保管；部門章由各部門負責人指定專人保管。2.印鑒保管人應具備高度的責任心，嚴格遵守印鑒保管規(guī)定，確保印鑒安全。保管要求1.印鑒保管人應將印鑒存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并妥善保管鑰匙。2.印鑒保管人不得擅自將印鑒轉(zhuǎn)借他人使用，如因工作需要必須轉(zhuǎn)借時，應經(jīng)印鑒使用部門負責人和分管領導批準，并辦理相關(guān)借用手續(xù)。3.節(jié)假日期間，印鑒保管人如需離開工作崗位，應將印鑒移交至公司指定的臨時保管人員，并辦理交接手續(xù)。4.印鑒保管人應定期對印鑒進行檢查，如發(fā)現(xiàn)印鑒有損壞、遺失等情況，應及時報告行政管理部門，并采取相應的措施進行處理。印鑒的使用使用范圍1.公司公章主要用于以公司名義對外簽訂的合同、協(xié)議、文件、報表等；法定代表人私章主要用于辦理公司財務結(jié)算、銀行開戶等業(yè)務；合同專用章主要用于簽訂各類合同；財務專用章主要用于公司財務核算、資金收付等業(yè)務；發(fā)票專用章主要用于開具發(fā)票。2.部門章主要用于本部門內(nèi)部的文件、通知、報表等的蓋章，不得對外使用。使用流程1.申請：使用印鑒時，由使用部門填寫《印鑒使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、蓋章位置等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至行政管理部門（涉及財務、合同等業(yè)務的，還需分別經(jīng)財務部門、合同管理部門審核）。2.審核：行政管理部門對《印鑒使用申請表》進行審核，重點審核用印事項是否符合公司規(guī)定和業(yè)務需求，用印文件是否已經(jīng)相關(guān)領導審批等。審核通過后，報公司分管領導審批。3.授權(quán)：經(jīng)公司分管領導審批同意后，行政管理部門在《印鑒使用申請表》上注明授權(quán)意見，并將申請表交予印鑒保管人。4.用?。河¤b保管人根據(jù)行政管理部門的授權(quán)意見，對用印文件進行核對，確認無誤后，在規(guī)定的位置加蓋印鑒，并在《印鑒使用登記表》上詳細記錄用印日期、用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、蓋章位置、使用人等信息。5.留存：用印完成后，印鑒保管人應將《印鑒使用申請表》和用印文件原件留存歸檔，以備查閱。特殊情況用印1.如遇緊急情況，無法按照正常流程辦理用印審批手續(xù)時，使用部門可通過電話或其他方式向公司分管領導報告，經(jīng)領導口頭同意后，可先行用印，但事后必須及時補辦審批手續(xù)。2.涉及重大事項或金額較大的合同用印，除按照正常流程審批外，還需經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過后方可用印。印鑒的停用與銷毀停用1.因公司名稱變更、業(yè)務調(diào)整、印鑒損壞等原因，需要停用印鑒時，由行政管理部門填寫《印鑒停用申請表》，詳細說明停用原因、停用印鑒名稱等信息，并經(jīng)公司分管領導審批。2.經(jīng)公司分管領導審批同意后，行政管理部門負責通知印鑒保管人停止使用印鑒，并將停用印鑒收回。3.印鑒保管人在收到停用印鑒后，應及時在《印鑒使用登記表》中注明停用日期，并將停用印鑒妥善保管。銷毀1.對于停用的印鑒，由行政管理部門定期進行清理，提出銷毀意見，并填寫《印鑒銷毀申請表》，詳細說明銷毀印鑒名稱、銷毀原因等信息。2.《印鑒銷毀申請表》經(jīng)公司分管領導審批同意后，由行政管理部門會同審計部門、財務部門等相關(guān)人員共同對印鑒進行銷毀。3.印鑒銷毀過程應進行全程錄像，并由參與銷毀的人員在《印鑒銷毀登記表》上簽字確認。4.銷毀后的印鑒相關(guān)資料應留存公司檔案部門備案，以備查閱。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門定期對印鑒管理制度的執(zhí)行情況進行審計檢查，重點檢查印鑒的保管、使用、審批等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，是否存在違規(guī)使用印鑒的情況。行政管理部門檢查行政管理部門不定期對印鑒的保管和使用情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。違規(guī)處理1.對于違反印鑒管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.因違規(guī)使用印鑒給公司造成經(jīng)濟損失或其