材料管理制度

材料管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司材料管理，規(guī)范材料采購、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、使用、核算等流程，確保材料供應(yīng)及時(shí)、質(zhì)量合格、成本合理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及材料管理的部門和人員，包括但不限于采購部門、倉庫管理部門、生產(chǎn)部門、項(xiàng)目部門等。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)、項(xiàng)目等實(shí)際需求，合理安排材料采購計(jì)劃，避免盲目采購和積壓浪費(fèi)。2.質(zhì)量第一原則：嚴(yán)格把控材料質(zhì)量，確保所采購和使用的材料符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。3.成本控制原則：在保證材料質(zhì)量的前提下，通過優(yōu)化采購渠道、合理庫存管理等措施，降低材料采購成本和使用成本。4.規(guī)范流程原則：明確材料管理各環(huán)節(jié)的操作流程和職責(zé)分工，確保材料管理工作有序進(jìn)行。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定材料采購計(jì)劃，根據(jù)需求部門提交的申請(qǐng)，結(jié)合庫存情況，確定采購數(shù)量和時(shí)間。2.尋找、篩選合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，評(píng)估供應(yīng)商的供貨能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平等。3.與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益和要求。4.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，保證材料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。（二）倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)材料的驗(yàn)收入庫工作，按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購的材料進(jìn)行數(shù)量、質(zhì)量檢驗(yàn)，對(duì)合格材料辦理入庫手續(xù)。2.建立材料庫存臺(tái)賬，準(zhǔn)確記錄材料的出入庫情況，定期進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。3.負(fù)責(zé)材料的存儲(chǔ)保管，根據(jù)材料的特性和要求，合理安排存儲(chǔ)倉位，采取相應(yīng)的防護(hù)措施，防止材料損壞、變質(zhì)。4.按照規(guī)定的流程辦理材料的出庫發(fā)放手續(xù)，確保發(fā)出的材料準(zhǔn)確無誤，并做好相關(guān)記錄。（三）需求部門1.根據(jù)生產(chǎn)、項(xiàng)目等實(shí)際需要，提前向采購部門提交材料采購申請(qǐng)，詳細(xì)說明材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等信息。2.參與材料的驗(yàn)收工作，對(duì)驗(yàn)收結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)，如有質(zhì)量問題及時(shí)反饋采購部門處理。3.合理使用材料，控制材料消耗，避免浪費(fèi)，定期對(duì)本部門的材料使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核材料采購合同、發(fā)票等相關(guān)憑證，辦理材料采購款項(xiàng)的支付手續(xù)。2.對(duì)材料采購成本進(jìn)行核算和分析，參與制定材料成本控制目標(biāo)和措施。3.監(jiān)督材料庫存管理情況，定期與倉庫管理部門核對(duì)賬目，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。三、采購管理（一）采購計(jì)劃1.需求部門應(yīng)在每月末或項(xiàng)目啟動(dòng)初期，根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、項(xiàng)目預(yù)算等，向采購部門提交次月或項(xiàng)目所需材料的采購申請(qǐng)。采購申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)注明材料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)需求時(shí)間等內(nèi)容。2.采購部門收到采購申請(qǐng)后，結(jié)合庫存情況進(jìn)行分析，制定月度或項(xiàng)目采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購材料的具體明細(xì)、采購數(shù)量、采購時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等，并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對(duì)于緊急需求的材料，需求部門應(yīng)填寫緊急采購申請(qǐng)表，說明緊急原因和需求時(shí)間，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，直接提交采購部門。采購部門應(yīng)優(yōu)先處理緊急采購申請(qǐng)，確保材料及時(shí)供應(yīng)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，評(píng)估其經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的情況。2.對(duì)于符合基本要求的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)要求其提供營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書、業(yè)績證明等相關(guān)資料，并進(jìn)行實(shí)地考察或樣品檢驗(yàn)。3.根據(jù)考察和檢驗(yàn)結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商基本信息、聯(lián)系方式、產(chǎn)品清單、報(bào)價(jià)記錄、合作歷史、評(píng)價(jià)記錄等內(nèi)容。4.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行等級(jí)劃分，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對(duì)于不合格的供應(yīng)商及時(shí)淘汰。（三）采購合同1.采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，就采購材料的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款達(dá)成一致后，簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法、合規(guī)、合理，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的表述。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如倉庫管理部門、財(cái)務(wù)部門等。3.在合同執(zhí)行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)整等原因需要變更合同條款，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、雙方的責(zé)任和義務(wù)等。（四）采購訂單1.采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)注明材料的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等詳細(xì)信息。2.采購訂單下達(dá)后，采購部門應(yīng)跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解生產(chǎn)進(jìn)度、運(yùn)輸情況等。如發(fā)現(xiàn)訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，如延遲交貨、質(zhì)量問題等，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決，確保訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。3.供應(yīng)商發(fā)貨后，應(yīng)及時(shí)將發(fā)貨清單、運(yùn)輸單據(jù)等相關(guān)資料傳真或發(fā)送至采購部門。采購部門收到后，應(yīng)核對(duì)訂單信息與發(fā)貨清單是否一致，并將發(fā)貨信息及時(shí)通知倉庫管理部門做好收貨準(zhǔn)備。四、驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.倉庫管理部門在收到采購部門的收貨通知后，應(yīng)根據(jù)材料的特性和要求，安排合適的驗(yàn)收?qǐng)龅睾万?yàn)收人員，并準(zhǔn)備好必要的驗(yàn)收工具和設(shè)備，如量具、檢測儀器等。2.驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉材料的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程，了解材料的質(zhì)量要求和外觀特征，確保驗(yàn)收工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。（二）數(shù)量驗(yàn)收1.驗(yàn)收人員根據(jù)采購訂單和發(fā)貨清單，對(duì)到貨材料的數(shù)量進(jìn)行核對(duì)。數(shù)量驗(yàn)收可采用計(jì)件、稱重、量尺等方法，確保到貨數(shù)量與訂單一致。2.如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)記錄差異情況，并與供應(yīng)商或運(yùn)輸單位溝通核實(shí)。對(duì)于短缺的材料，應(yīng)要求供應(yīng)商補(bǔ)足；對(duì)于多余的材料，應(yīng)按照規(guī)定的流程辦理退貨手續(xù)。（三）質(zhì)量驗(yàn)收1.按照材料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范，對(duì)到貨材料的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。質(zhì)量驗(yàn)收可采用檢驗(yàn)報(bào)告、樣品比對(duì)、理化檢測等方法，確保材料質(zhì)量符合要求。2.對(duì)于重要材料或關(guān)鍵零部件，可邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員或質(zhì)量管理人員參與驗(yàn)收工作。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)填寫質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，詳細(xì)記錄問題情況，并將不合格材料隔離存放，通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。3.供應(yīng)商對(duì)質(zhì)量問題有異議的，可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出復(fù)檢申請(qǐng)。公司應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行復(fù)檢，如復(fù)檢結(jié)果與原驗(yàn)收結(jié)果一致，復(fù)檢費(fèi)用由供應(yīng)商承擔(dān)；如復(fù)檢結(jié)果不一致，雙方應(yīng)重新協(xié)商解決。（四）驗(yàn)收記錄與報(bào)告1.驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收過程中做好詳細(xì)的驗(yàn)收記錄，記錄內(nèi)容包括材料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、到貨時(shí)間、供應(yīng)商名稱、驗(yàn)收情況（數(shù)量差異、質(zhì)量問題等）、驗(yàn)收人員簽字等。2.驗(yàn)收完成后，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，總結(jié)驗(yàn)收情況，對(duì)合格材料和不合格材料分別進(jìn)行說明，并提出處理建議。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告經(jīng)相關(guān)人員簽字確認(rèn)后，作為材料入庫、付款、供應(yīng)商評(píng)價(jià)等工作的依據(jù)。五、存儲(chǔ)管理（一）倉庫規(guī)劃1.根據(jù)公司材料的種類、數(shù)量、特性等因素，合理規(guī)劃倉庫布局。倉庫應(yīng)劃分為不同的功能區(qū)域，如存儲(chǔ)區(qū)、分揀區(qū)、包裝區(qū)、辦公區(qū)等，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。2.存儲(chǔ)區(qū)應(yīng)按照材料的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，遵循先進(jìn)先出的原則，便于材料的查找和管理。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)材料的存儲(chǔ)要求，合理安排倉位，如易燃易爆材料應(yīng)存放在專門的危險(xiǎn)化學(xué)品倉庫，并采取相應(yīng)的防火、防爆、防潮、防蟲等措施。（二）入庫管理1.驗(yàn)收合格的材料，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)。入庫時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，核對(duì)材料的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等信息，確保與入庫單一致。2.將入庫材料按照規(guī)劃的倉位進(jìn)行存放，并在庫存臺(tái)賬上記錄入庫時(shí)間、入庫單號(hào)、供應(yīng)商名稱、材料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等詳細(xì)信息。同時(shí)，更新庫存系統(tǒng)數(shù)據(jù)，確保庫存信息的準(zhǔn)確性。（三）存儲(chǔ)保管1.倉庫管理人員應(yīng)定期對(duì)庫存材料進(jìn)行巡查，檢查材料的存儲(chǔ)狀態(tài)、質(zhì)量狀況等。如發(fā)現(xiàn)材料有損壞、變質(zhì)、受潮等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施處理，并記錄相關(guān)情況。2.對(duì)于有保質(zhì)期要求的材料，應(yīng)建立保質(zhì)期臺(tái)賬，跟蹤材料的保質(zhì)期情況。在保質(zhì)期到期前，及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行處理，避免過期使用。3.倉庫應(yīng)保持良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等環(huán)境條件，確保材料的安全存儲(chǔ)。同時(shí)，應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（四）出庫管理1.需求部門根據(jù)生產(chǎn)、項(xiàng)目等需要，填寫材料出庫申請(qǐng)表，注明材料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批后，提交倉庫管理部門。2.倉庫管理人員根據(jù)出庫申請(qǐng)表，核對(duì)庫存情況，如庫存充足，應(yīng)及時(shí)辦理出庫手續(xù)。出庫時(shí)，應(yīng)按照先進(jìn)先出的原則，挑選合適的材料進(jìn)行發(fā)放，并在庫存臺(tái)賬上記錄出庫時(shí)間、出庫單號(hào)、需求部門名稱、材料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等信息。同時(shí)，更新庫存系統(tǒng)數(shù)據(jù)。3.對(duì)于貴重材料或限量發(fā)放的材料，應(yīng)實(shí)行審批制度，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理出庫手續(xù)。（五）庫存盤點(diǎn)1.倉庫管理部門應(yīng)定期組織庫存盤點(diǎn)工作，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)公司實(shí)際情況確定，一般為每月、每季度或每年進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)前，倉庫管理人員應(yīng)做好盤點(diǎn)準(zhǔn)備工作，包括整理庫存、核對(duì)賬目、準(zhǔn)備盤點(diǎn)工具等。盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)采用實(shí)地盤點(diǎn)的方法，對(duì)庫存材料逐一進(jìn)行清點(diǎn)，并記錄實(shí)際數(shù)量。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)編制庫存盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)說明盤點(diǎn)情況，包括賬實(shí)差異、差異原因分析等。對(duì)于賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照規(guī)定的流程進(jìn)行處理，調(diào)整庫存臺(tái)賬和庫存系統(tǒng)數(shù)據(jù)。六、使用管理（一）需求控制1.需求部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)、項(xiàng)目等實(shí)際情況，合理確定材料需求數(shù)量，避免過度申請(qǐng)或浪費(fèi)。在使用材料前，應(yīng)進(jìn)行充分的規(guī)劃和準(zhǔn)備，確保材料的合理使用。2.對(duì)于可重復(fù)使用的材料，應(yīng)制定相應(yīng)的回收和再利用制度，提高材料的利用率，降低成本。（二）領(lǐng)用審批1.需求部門領(lǐng)用材料時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定填寫材料出庫申請(qǐng)表，并提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批流程應(yīng)明確各級(jí)審批人員的職責(zé)和權(quán)限，確保審批的規(guī)范和嚴(yán)格。2.審批人員應(yīng)根據(jù)材料的用途、用量、庫存情況等因素進(jìn)行綜合考慮，合理審批領(lǐng)用申請(qǐng)。對(duì)于不符合規(guī)定的申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)予以駁回，并說明理由。（三）現(xiàn)場管理1.在材料使用現(xiàn)場，應(yīng)加強(qiáng)管理，確保材料的安全、合理使用。操作人員應(yīng)熟悉材料的性能和操作規(guī)程，嚴(yán)格按照要求進(jìn)行操作，避免因操作不當(dāng)造成材料損壞或浪費(fèi)。2.現(xiàn)場應(yīng)設(shè)置材料標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明材料名稱、規(guī)格型號(hào)、用途、責(zé)任人等信息，便于管理和追溯。同時(shí)，應(yīng)做好現(xiàn)場材料的清理和整理工作，保持現(xiàn)場整潔有序。（四）成本核算與分析1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)材料成本進(jìn)行核算和分析，包括采購成本、存儲(chǔ)成本、使用成本等方面。通過成本核算，了解材料成本的構(gòu)成和變化情況，為成本控制提供依據(jù)。2.各部門應(yīng)配合財(cái)務(wù)部門做好材料成本分析工作，提供相關(guān)數(shù)據(jù)和信息。對(duì)于成本過高或異常的情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和分析，找出原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行改進(jìn)。七、核算管理（一）采購成本核算1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購合同、發(fā)票、入庫單等憑證，對(duì)材料采購成本進(jìn)行核算。采購成本包括材料價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)用、裝卸費(fèi)用、保險(xiǎn)費(fèi)用等直接成本，以及采購過程中發(fā)生的差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等間接成本。2.對(duì)于采購過程中發(fā)生的折扣、返利等情況，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行核算和處理，沖減采購成本。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)采購成本進(jìn)行分析，比較不同供應(yīng)商的價(jià)格水平和采購成本，評(píng)估采購績效，為采購決策提供參考。（二）庫存成本核算1.倉庫管理部門應(yīng)定期將庫存材料的收發(fā)存情況報(bào)送財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門根據(jù)庫存臺(tái)賬和相關(guān)憑證，對(duì)庫存成本進(jìn)行核算。庫存成本包括采購成本、存儲(chǔ)成本、損耗成本等。2.存儲(chǔ)成本包括倉庫租金、倉儲(chǔ)設(shè)備折舊、倉儲(chǔ)管理人員工資等。損耗成本是指因材料損壞、變質(zhì)、過期等原因造成的損失。財(cái)務(wù)部門應(yīng)合理分?jǐn)値齑娉杀荆_保庫存成本核算的準(zhǔn)確性。（三）使用成本核算1.需求部門應(yīng)定期統(tǒng)計(jì)本部門的材料使用情況，并報(bào)送財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)使用情況和相關(guān)成本數(shù)據(jù)，對(duì)材料使用成本進(jìn)行核算。使用成本包括材料消耗成本、人工成本、設(shè)備折舊等。2.通過對(duì)材料使用成本的核算和分析，各部門可以了解材料使用過程中的成本構(gòu)成和變化情況，采取措施降低使用成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。（四）財(cái)務(wù)報(bào)表編制1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)材料采購、庫存、使用等方面的核算數(shù)據(jù)，編制相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表，如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、成本報(bào)表等。財(cái)務(wù)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確反映公司材料管理的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果。2.定期對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行分析，為公司管理層提供決策支持。通過分析財(cái)務(wù)報(bào)表，可以發(fā)現(xiàn)材料管理過程中的問題和風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)采取措施進(jìn)行改進(jìn)和防范。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)材料管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查采購、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、使用、核算等環(huán)節(jié)的制度執(zhí)行情況、流程合規(guī)性、財(cái)務(wù)收支真實(shí)性等。2.審計(jì)人員應(yīng)通過查閱文件、賬目、記錄，實(shí)地觀察，訪談相關(guān)人員等方式進(jìn)行審計(jì)工作。對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到妥善解決。（二）日常檢查1.采購部門、倉庫管理部門、需求部門等應(yīng)定期對(duì)本部門的材料管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.公司應(yīng)建立材料管理工作的日常檢查機(jī)制，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人組成檢查組，不定期對(duì)材料管理情況進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、工作流程規(guī)范情況、庫存管理情況、成本控制情況等。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問