局活動管理制度

局活動管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范本局各類活動的組織與管理，確保活動的順利開展，提高活動質(zhì)量和效果，豐富員工的業(yè)余生活，促進(jìn)團(tuán)隊建設(shè)和文化交流，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本局組織的各類內(nèi)部活動，包括但不限于會議、培訓(xùn)、團(tuán)建、文體活動等。（三）活動原則1.合法性原則：活動的組織和開展應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.安全第一原則：始終將員工的安全放在首位，確保活動場所、設(shè)施設(shè)備及活動流程不存在安全隱患。3.效益原則：注重活動的實際效果，以提升員工素質(zhì)、增強團(tuán)隊凝聚力、促進(jìn)工作開展為目標(biāo)，合理安排活動內(nèi)容和資源。4.全員參與原則：鼓勵全體員工積極參與活動，營造良好的活動氛圍，體現(xiàn)團(tuán)隊合作精神。二、活動組織與策劃（一）活動發(fā)起1.局內(nèi)各部門根據(jù)工作需要或員工興趣，可提出舉辦活動的建議，并填寫《活動申請表》，詳細(xì)說明活動主題、內(nèi)容、時間、地點、參與人員、預(yù)算等信息。2.局領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作安排和實際情況，有權(quán)決定發(fā)起特定的活動。（二）活動策劃1.活動申請經(jīng)批準(zhǔn)后，由發(fā)起部門或指定的活動策劃小組負(fù)責(zé)制定活動策劃方案。策劃方案應(yīng)包括活動目的、活動流程、活動內(nèi)容、人員分工、時間安排、場地布置、物資準(zhǔn)備、安全保障措施等詳細(xì)內(nèi)容。2.活動策劃方案應(yīng)充分征求相關(guān)部門和員工的意見，進(jìn)行必要的修改和完善，確?；顒拥目尚行院臀Α?.對于涉及多個部門參與的大型活動，應(yīng)成立專門的活動籌備委員會，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)活動的各項籌備工作。（三）活動審批1.活動策劃方案制定完成后，需提交至局領(lǐng)導(dǎo)審批。審批內(nèi)容包括活動的必要性、可行性、安全性、預(yù)算合理性等。2.局領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)對活動策劃方案進(jìn)行審批，并給予明確的批示。如方案需要修改，應(yīng)根據(jù)批示意見及時進(jìn)行調(diào)整，重新提交審批。3.未經(jīng)審批或?qū)徟赐ㄟ^的活動不得擅自組織開展。三、活動實施（一）活動準(zhǔn)備1.場地準(zhǔn)備：根據(jù)活動策劃方案，提前預(yù)訂合適的活動場地，并確保場地的環(huán)境、設(shè)施設(shè)備滿足活動要求。如需要進(jìn)行場地布置，應(yīng)按照設(shè)計方案進(jìn)行精心布置，營造良好的活動氛圍。2.物資準(zhǔn)備：根據(jù)活動內(nèi)容和參與人數(shù)，準(zhǔn)備所需的物資，如辦公用品、宣傳資料、獎品、餐飲、道具等。物資采購應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)定，確保物資質(zhì)量和數(shù)量。3.人員安排：明確活動各環(huán)節(jié)的工作人員職責(zé)，進(jìn)行合理分工。工作人員應(yīng)提前熟悉活動流程和自己的工作任務(wù)，做好充分準(zhǔn)備。4.通知發(fā)布：提前向參與活動的人員發(fā)布活動通知，告知活動的時間、地點、內(nèi)容、注意事項等信息。通知應(yīng)確保傳達(dá)準(zhǔn)確、及時，讓員工有足夠的時間做好準(zhǔn)備。（二）活動現(xiàn)場管理1.簽到入場：活動現(xiàn)場應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)簽到工作，確保參與人員按時簽到入場。簽到表應(yīng)記錄參與人員的姓名、部門等信息，以便后續(xù)統(tǒng)計和管理。2.活動組織：按照活動策劃方案有序組織活動進(jìn)行，確?；顒恿鞒添槙?。工作人員應(yīng)密切關(guān)注活動進(jìn)展情況，及時解決出現(xiàn)的問題，保證活動的順利進(jìn)行。3.安全保障：加強活動現(xiàn)場的安全管理，確?；顒訄鏊?、設(shè)施設(shè)備及活動過程不存在安全隱患。安排專人負(fù)責(zé)安全巡查，做好應(yīng)急處置準(zhǔn)備，如發(fā)生突發(fā)事件，應(yīng)及時采取有效措施進(jìn)行處理，并向上級報告。4.氛圍營造：通過現(xiàn)場布置、音樂播放、互動環(huán)節(jié)等方式，營造積極活躍的活動氛圍，提高員工的參與度和積極性。（三）活動記錄1.安排專人負(fù)責(zé)活動記錄，記錄活動的過程、內(nèi)容、參與人員表現(xiàn)等情況。記錄方式可以包括文字記錄、照片拍攝、視頻錄制等。2.活動記錄應(yīng)及時整理歸檔，作為活動總結(jié)和后續(xù)活動參考的重要資料。四、活動預(yù)算與費用管理（一）預(yù)算編制1.活動策劃方案確定后，由發(fā)起部門或財務(wù)部門負(fù)責(zé)編制活動預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容應(yīng)包括場地租賃費用、物資采購費用、餐飲費用、交通費用、獎品費用、宣傳費用、工作人員勞務(wù)費用等各項支出。2.預(yù)算編制應(yīng)遵循合理、節(jié)約的原則，充分考慮活動的實際需求和資源狀況，確保預(yù)算的準(zhǔn)確性和可行性。（二）費用審批1.活動預(yù)算編制完成后，提交至局領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的預(yù)算作為活動費用控制的依據(jù)。2.活動過程中如需調(diào)整預(yù)算，應(yīng)提前提交書面申請，說明調(diào)整原因和金額，經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)審批后方可執(zhí)行。（三）費用報銷1.活動結(jié)束后，參與活動的工作人員應(yīng)及時整理活動費用報銷憑證，按照本局財務(wù)報銷制度的要求填寫報銷單。報銷憑證應(yīng)真實、合法、有效，包括發(fā)票、收據(jù)、清單等。2.報銷單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財務(wù)部門進(jìn)行審核。財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算和報銷制度進(jìn)行審核，對不符合規(guī)定的報銷憑證予以退回。3.審核通過后的報銷單經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)審批后，由財務(wù)部門進(jìn)行報銷支付。五、活動效果評估（一）評估方式1.問卷調(diào)查：活動結(jié)束后，通過發(fā)放問卷調(diào)查的方式收集參與人員對活動內(nèi)容、組織安排、活動效果等方面的意見和建議。問卷調(diào)查應(yīng)設(shè)計合理的問題，確保能夠全面了解參與人員的反饋。2.現(xiàn)場訪談：選取部分參與人員進(jìn)行現(xiàn)場訪談，深入了解他們對活動的感受和體會，以及對活動改進(jìn)的想法。3.數(shù)據(jù)分析：對活動參與人數(shù)、參與度、活動記錄等數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，評估活動的影響力和實際效果。（二）評估內(nèi)容1.活動目標(biāo)達(dá)成情況：評估活動是否達(dá)到了預(yù)期的目的，如是否提升了員工的知識技能、增強了團(tuán)隊凝聚力、促進(jìn)了工作開展等。2.活動組織與策劃：評價活動的組織安排是否合理、有序，策劃方案的執(zhí)行情況是否良好，是否存在需要改進(jìn)的地方。3.活動內(nèi)容與形式：考察活動內(nèi)容是否豐富、有趣，形式是否新穎、多樣，是否能夠吸引員工積極參與。4.員工滿意度：了解員工對活動的滿意度，包括對活動場地、物資準(zhǔn)備、餐飲服務(wù)、工作人員等方面的評價。（三）評估報告1.根據(jù)評估結(jié)果，撰寫活動效果評估報告。報告應(yīng)包括評估的基本情況、評估內(nèi)容與結(jié)果、存在的問題及改進(jìn)建議等內(nèi)容。2.評估報告提交至局領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，作為今后活動策劃和組織的參考依據(jù)。對于活動中存在的問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行改進(jìn)，不斷提高活動質(zhì)量和效果。六、活動安全管理（一）安全責(zé)任1.活動組織部門負(fù)責(zé)人為活動安全第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)全面落實活動安全管理工作。2.活動現(xiàn)場工作人員應(yīng)按照分工，認(rèn)真履行安全職責(zé)，確保活動現(xiàn)場的安全秩序。3.參與活動的人員應(yīng)遵守活動安全規(guī)定，配合工作人員做好安全工作。（二）安全措施1.場地安全檢查：活動前對活動場地進(jìn)行全面安全檢查，確保場地建筑結(jié)構(gòu)安全、消防設(shè)施完好、電氣設(shè)備正常、通道暢通等。對存在安全隱患的場地，應(yīng)及時進(jìn)行整改或更換場地。2.設(shè)施設(shè)備安全：對活動中使用的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和調(diào)試，確保其安全可靠。如涉及特種設(shè)備，應(yīng)確保設(shè)備具備合法有效的使用證件，并由專業(yè)人員操作。3.消防安全：配備必要的消防器材，設(shè)置明顯的消防安全標(biāo)志?；顒蝇F(xiàn)場應(yīng)保持消防通道暢通，嚴(yán)禁在活動場地內(nèi)吸煙和使用明火。如有需要動火作業(yè)，應(yīng)提前辦理動火審批手續(xù)，并采取相應(yīng)的防火措施。4.人員安全管理：對參與活動的人員進(jìn)行安全教育，告知活動中的安全注意事項?；顒蝇F(xiàn)場應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)維持秩序，防止擁擠、踩踏等事故發(fā)生。對于可能存在危險的活動環(huán)節(jié)，應(yīng)設(shè)置警示標(biāo)識，并安排專人進(jìn)行指導(dǎo)和保護(hù)。5.應(yīng)急預(yù)案制定：制定完善的活動安全應(yīng)急預(yù)案，明確突發(fā)事件的應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。定期組織應(yīng)急演練，提高工作人員和參與人員的應(yīng)急處置能力。（三）安全事故處理1.如發(fā)生安全事故，現(xiàn)場工作人員應(yīng)立即采取有效措施進(jìn)行救援和處置，并及時向上級報告。2.局領(lǐng)導(dǎo)接到報告后，應(yīng)迅速組織相關(guān)人員趕赴事故現(xiàn)場，指揮協(xié)調(diào)救援工作，配合有關(guān)部門進(jìn)行事故調(diào)查和處理。3.對安全事故進(jìn)行嚴(yán)肅調(diào)查，查明原因，分清責(zé)任。對事故責(zé)任單位和責(zé)任人依法依規(guī)進(jìn)行處理，并及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，采取改進(jìn)措施，防止類似事故再次發(fā)生。七、活動檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.活動申請表、策劃方案、審批文件等活動籌備過程中的相關(guān)資料。2.活動現(xiàn)場照片、視頻、簽到表、活動記錄等活動實施過程中的資料。3.活動預(yù)算編制、費用報銷憑證等活動財務(wù)資料。4.活動效果評估報告、問卷調(diào)查結(jié)果、現(xiàn)場訪談記錄等活動評估資料。（二）檔案整理1.活動結(jié)束后，由活動組織部門負(fù)責(zé)對活動檔案進(jìn)行整理。按照檔案內(nèi)容的類別和時間順序進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.對紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行編號、裝訂，對電子檔案資料進(jìn)行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查詢和管理。（三）檔案保管1.活動檔案由局綜合檔案室統(tǒng)一保管，保管期限按照本局檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行。2.檔案保管人員應(yīng)妥善保管活動檔案，確保檔案資料的安全和完整。定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案損壞、丟失或泄密。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱活動檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到綜合檔案室辦理查