合同商管理制度

合同商管理制度?一、總則（一）目的為加強公司對合同商的管理，規(guī)范合同商的選擇、使用、評價及退出機制，確保合同商提供的產(chǎn)品和服務(wù)符合公司要求，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于與公司簽訂各類合同（包括但不限于采購合同、服務(wù)合同、工程合同等）的所有合同商。（三）管理原則1.公平、公正、公開原則：在合同商的選擇、評價、管理過程中，遵循公平、公正、公開的原則，確保所有合同商享有平等的機會。2.擇優(yōu)選用原則：優(yōu)先選擇具備良好信譽、專業(yè)能力強、服務(wù)質(zhì)量高的合同商合作。3.動態(tài)管理原則：對合同商進行動態(tài)跟蹤和管理，根據(jù)其表現(xiàn)及時調(diào)整合作策略。二、合同商的選擇（一）合同商信息收集1.市場調(diào)研：通過網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、同行推薦等方式，收集潛在合同商的相關(guān)信息。2.供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫：建立公司內(nèi)部的合同商數(shù)據(jù)庫，記錄合同商的基本信息、資質(zhì)情況、合作歷史等。3.主動推薦：鼓勵員工、合作伙伴等推薦優(yōu)質(zhì)的合同商。（二）資質(zhì)審查1.營業(yè)執(zhí)照：檢查合同商是否具有合法有效的營業(yè)執(zhí)照。2.資質(zhì)證書：根據(jù)業(yè)務(wù)需求，審查合同商是否具備相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書，如生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認(rèn)證等。3.信譽狀況：通過信用查詢平臺、第三方評級機構(gòu)等，了解合同商的信譽狀況，有無不良記錄。（三）實地考察1.對于重要的合同商或新合作的合同商，安排實地考察。2.考察內(nèi)容包括生產(chǎn)經(jīng)營場所、設(shè)備設(shè)施、人員配備、質(zhì)量管理體系等。3.填寫實地考察報告，作為是否選擇合同商的參考依據(jù)。（四）合同商評估1.建立合同商評估指標(biāo)體系，包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面。2.定期或不定期對合同商進行評估，評估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。3.根據(jù)評估結(jié)果，決定是否繼續(xù)合作或調(diào)整合作策略。（五）合同簽訂1.經(jīng)評估合格的合同商，由業(yè)務(wù)部門與其簽訂合同。2.合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、產(chǎn)品或服務(wù)規(guī)格、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。3.合同簽訂后，及時將合同副本交至相關(guān)部門備案。三、合同商的使用（一）合同執(zhí)行監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同商的合同執(zhí)行情況進行監(jiān)督，確保其按照合同約定提供產(chǎn)品和服務(wù)。2.建立合同執(zhí)行跟蹤臺賬，記錄合同執(zhí)行進度、質(zhì)量情況、付款情況等。3.定期與合同商溝通，及時解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。（二）溝通協(xié)調(diào)1.建立與合同商的定期溝通機制，如月度會議、季度會議等。2.在合同執(zhí)行過程中，如遇問題需要協(xié)調(diào)，及時與合同商溝通協(xié)商，尋求解決方案。3.保持與合同商的良好合作關(guān)系，促進雙方業(yè)務(wù)的順利開展。（三）信息共享1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向合同商提供與業(yè)務(wù)相關(guān)的信息，如產(chǎn)品需求變更、質(zhì)量要求調(diào)整等。2.鼓勵合同商反饋其在業(yè)務(wù)合作過程中的意見和建議，共同提高合作效率和質(zhì)量。四、合同商的評價（一）評價周期1.定期評價：每年對合同商進行一次全面評價。2.不定期評價：根據(jù)合同執(zhí)行情況、投訴情況等，不定期對合同商進行專項評價。（二）評價內(nèi)容1.合同執(zhí)行情況：包括交貨期、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量等方面的履行情況。2.合作態(tài)度：合同商對公司業(yè)務(wù)的配合程度、響應(yīng)速度等。3.價格合理性：合同商提供的產(chǎn)品或服務(wù)價格是否合理。4.創(chuàng)新能力：合同商在產(chǎn)品研發(fā)、服務(wù)改進等方面的創(chuàng)新能力。5.市場表現(xiàn)：合同商在同行業(yè)中的市場競爭力、口碑等。（三）評價方式1.問卷調(diào)查：向公司內(nèi)部相關(guān)部門和人員發(fā)放問卷，了解對合同商的評價意見。2.數(shù)據(jù)分析：對合同執(zhí)行過程中的各項數(shù)據(jù)進行分析，評估合同商的表現(xiàn)。3.實地檢查：對合同商的生產(chǎn)經(jīng)營場所進行實地檢查，核實其實際情況。4.客戶反饋：收集公司客戶對合同商產(chǎn)品或服務(wù)的反饋意見。（四）評價結(jié)果應(yīng)用1.優(yōu)秀合同商：給予一定的獎勵，如優(yōu)先合作機會、增加訂單量等。2.良好合同商：繼續(xù)保持合作，鼓勵其進一步提高服務(wù)質(zhì)量。3.合格合同商：提出改進意見，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，考慮調(diào)整合作策略。4.不合格合同商：終止合作關(guān)系，并在公司內(nèi)部進行通報。五、合同商的激勵與約束（一）激勵措施1.物質(zhì)激勵：對表現(xiàn)優(yōu)秀的合同商給予獎金、獎品等物質(zhì)獎勵。2.精神激勵：通過公司內(nèi)部通報表揚、頒發(fā)榮譽證書等方式，對合同商進行精神激勵。3.合作機會激勵：優(yōu)先與優(yōu)秀合同商開展新的業(yè)務(wù)合作，給予更多的合作機會。（二）約束措施1.違約責(zé)任：在合同中明確合同商的違約責(zé)任，如因違約給公司造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.警告與整改：對于合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，及時向合同商發(fā)出警告，并要求其限期整改。3.終止合作：如合同商多次違反合同約定或經(jīng)整改后仍不符合要求，終止與其的合作關(guān)系。六、合同商的培訓(xùn)與發(fā)展（一）培訓(xùn)需求分析1.根據(jù)合同商的業(yè)務(wù)表現(xiàn)、公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求等，分析合同商的培訓(xùn)需求。2.與合同商溝通，了解其自身的培訓(xùn)需求和發(fā)展期望。（二）培訓(xùn)計劃制定1.根據(jù)培訓(xùn)需求分析結(jié)果，制定合同商培訓(xùn)計劃。2.培訓(xùn)計劃應(yīng)包括培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)師資等方面。（三）培訓(xùn)實施1.按照培訓(xùn)計劃組織合同商參加培訓(xùn)，培訓(xùn)方式可包括內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線培訓(xùn)等。2.培訓(xùn)過程中，做好培訓(xùn)記錄，及時收集合同商的反饋意見，對培訓(xùn)效果進行評估。（四）發(fā)展支持1.為合同商提供業(yè)務(wù)發(fā)展方面的支持，如技術(shù)指導(dǎo)、市場信息共享等。2.鼓勵合同商不斷提升自身能力和競爭力，共同推動雙方業(yè)務(wù)的發(fā)展。七、合同商的風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.建立合同商風(fēng)險識別機制，定期對合同商進行風(fēng)險評估。2.風(fēng)險識別內(nèi)容包括市場風(fēng)險、信用風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、法律風(fēng)險等。（二）風(fēng)險評估1.對識別出的風(fēng)險進行評估，確定風(fēng)險等級。2.風(fēng)險評估可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法。（三）風(fēng)險應(yīng)對措施1.針對不同等級的風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，如風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險降低、風(fēng)險轉(zhuǎn)移、風(fēng)險接受等。2.定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的實施效果進行評估，及時調(diào)整應(yīng)對策略。八、合同商的檔案管理（一）檔案建立1.為每個合同商建立獨立的檔案，檔案內(nèi)容包括合同商基本信息、資質(zhì)文件、實地考察報告、合同執(zhí)行情況記錄、評價報告等。2.檔案應(yīng)及時更新，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。（二）檔案保管1.安排專人負(fù)責(zé)合同商檔案的保管，確保檔案的安全。2.檔案保管期限按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱合同商檔案的，應(yīng)填寫查閱申