學(xué)會印章管理制度

學(xué)會印章管理制度?總則目的為加強公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構(gòu)的各類印章管理，包括但不限于公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章、部門章等。印章定義1.公章：代表公司對外行使權(quán)力和承擔(dān)義務(wù)的正式印章，具有最高法律效力。2.合同專用章：用于簽訂各類經(jīng)濟合同，明確合同雙方權(quán)利義務(wù)的專用印章。3.財務(wù)專用章：用于辦理公司財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)，如開具發(fā)票、收款付款等的印章。4.法人章：代表公司法定代表人身份的印章，用于特定財務(wù)或法律文件的簽署。5.部門章：各部門因工作需要刻制的印章，僅用于本部門內(nèi)部業(yè)務(wù)。印章的刻制與啟用印章刻制1.需要刻制印章時，由需求部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、刻制規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門。2.行政部門審核《印章刻制申請表》，確保信息準(zhǔn)確無誤后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政部門統(tǒng)一委托具有資質(zhì)的印章制作單位進行刻制。印章制作完成后，行政部門負(fù)責(zé)收取印章，并進行登記備案。印章啟用1.新印章啟用前，行政部門需在公司內(nèi)部發(fā)布《印章啟用通知》，明確印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息。2.同時，行政部門需將新印章的印模留存一份，分別交至檔案室、財務(wù)部門等相關(guān)部門備案。3.各部門收到《印章啟用通知》后，應(yīng)及時更新本部門的印章使用登記記錄，并嚴(yán)格按照規(guī)定使用印章。印章的保管保管原則1.實行專人保管制度，每枚印章必須指定專人負(fù)責(zé)保管，確保印章安全。2.保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，嚴(yán)格遵守印章管理制度，不得擅自將印章交予他人使用。保管地點1.公章、合同專用章、財務(wù)專用章等重要印章應(yīng)存放在公司保險柜中，由專人負(fù)責(zé)保管。2.法人章應(yīng)與財務(wù)專用章分開保管，避免同時存放。3.部門章可根據(jù)工作需要，由各部門自行指定保管人員，并在部門內(nèi)部妥善保管。保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)印章的日常保管，確保印章存放安全，防止印章被盜、丟失或損壞。2.嚴(yán)格按照印章使用流程進行用印審批，對不符合規(guī)定的用印申請有權(quán)拒絕。3.及時記錄印章使用情況，包括用印日期、用印事項、用印文件名稱等信息，并定期將印章使用記錄提交至行政部門備案。4.發(fā)現(xiàn)印章存在損壞、丟失等異常情況時，應(yīng)立即向行政部門報告，并協(xié)助采取相應(yīng)的措施進行處理。印章的使用使用流程1.用印申請：使用印章時，申請人需填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門。2.審核審批：行政部門對《印章使用申請表》進行審核，確保用印事項符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)要求。對于涉及重大事項或金額較大的用印申請，需報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.用印登記：經(jīng)審核審批通過后，保管人員在《印章使用登記簿》上進行登記，記錄用印日期、用印事項、用印文件名稱、用印份數(shù)、申請人等信息，并將《印章使用申請表》留存?zhèn)浒浮?.印章使用：保管人員根據(jù)審批后的《印章使用申請表》，在用印文件上加蓋相應(yīng)印章，并確保印章加蓋清晰、端正。5.用印完畢：用印完畢后，保管人員將印章妥善保管，并將用印文件返還申請人。使用范圍1.公章：適用于公司對外簽訂合同、協(xié)議、文件等重要事項，以及代表公司出席各類會議、活動等。2.合同專用章：僅用于簽訂各類經(jīng)濟合同，明確合同雙方權(quán)利義務(wù)。3.財務(wù)專用章：用于辦理公司財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)，如開具發(fā)票、收款付款、銀行結(jié)算等。4.法人章：用于特定財務(wù)或法律文件的簽署，如支票背書、銀行開戶申請書等。5.部門章：僅用于本部門內(nèi)部業(yè)務(wù)，如文件通知、工作聯(lián)系函等。使用限制1.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印章。2.如因工作需要必須在空白文件上加蓋印章的，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在使用完畢后及時收回空白文件，確保印章使用安全。3.印章使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍進行，不得超越權(quán)限使用印章。4.未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何部門和個人不得擅自將公司印章攜帶外出使用。如因特殊情況需要攜帶外出的，需填寫《印章外出使用申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由保管人員陪同攜帶外出，并在使用完畢后及時帶回公司。印章的停用與銷毀停用情形1.公司名稱變更、機構(gòu)調(diào)整等原因?qū)е掠≌虏辉偈褂玫摹?.印章?lián)p壞、遺失等原因無法繼續(xù)使用的。3.根據(jù)公司規(guī)定需要停用的其他情形。停用程序1.當(dāng)出現(xiàn)印章停用情形時，行政部門應(yīng)及時發(fā)布《印章停用通知》，明確印章停用日期、停用原因等信息。2.各部門收到《印章停用通知》后，應(yīng)立即停止使用該印章，并將印章交回行政部門。3.行政部門對收回的印章進行登記備案，并妥善保管。銷毀程序1.對于停用的印章，行政部門應(yīng)定期進行清理，根據(jù)印章的性質(zhì)和使用情況，提出印章銷毀申請。2.印章銷毀申請需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門會同財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門共同進行印章銷毀。3.印章銷毀過程應(yīng)進行詳細記錄，包括銷毀日期、銷毀印章名稱、銷毀方式等信息，并由參與銷毀的人員簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄應(yīng)留存歸檔，以備查閱。印章的監(jiān)督與檢查監(jiān)督機制1.公司設(shè)立印章管理監(jiān)督小組，由行政部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、審計部門負(fù)責(zé)人等。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對公司印章管理情況進行定期檢查和不定期抽查，確保印章管理制度的嚴(yán)格執(zhí)行。2.行政部門作為印章管理的歸口部門，應(yīng)定期對印章保管和使用情況進行自查，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報自查結(jié)果。檢查內(nèi)容1.印章保管情況：檢查印章存放是否安全，保管人員是否嚴(yán)格履行保管職責(zé)。2.印章使用情況：檢查印章使用是否符合規(guī)定的使用范圍和流程，用印審批是否嚴(yán)格執(zhí)行，用印記錄是否完整準(zhǔn)確。3.印章停用與銷毀情況：檢查印章停用和銷毀程序是否規(guī)范，停用印章是否妥善保管，銷毀記錄是否齊全。違規(guī)處理1.對于違反印章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.因違反印章管理制度給公司造成經(jīng)