物業(yè)公司財務(wù)管理手冊

盈圣物業(yè)公司財務(wù)管理手冊會計核算依據(jù)物業(yè)管理公司的財務(wù)管理部門，在對其下屬的物業(yè)管理處進行會計核算前，必須先行對國家及地方與物業(yè)管理相關(guān)的法規(guī)和稅規(guī)有清楚地了解，此外，還應(yīng)對與本公司、本物業(yè)相關(guān)下列文件的相關(guān)規(guī)定予以關(guān)注。一、業(yè)主公約業(yè)主公約是各業(yè)主與發(fā)展商在買賣樓宇后所簽署的合約。公約對發(fā)展商、全體業(yè)主、用戶及管理者均有約束力，并明確各自的權(quán)利、義務(wù)及責(zé)任。公約內(nèi)包括了很多有關(guān)財務(wù)處理、費用計算等數(shù)據(jù)。財務(wù)管理部人員須詳細了解該項資料及規(guī)定，并作為會計核算的依據(jù)?，F(xiàn)列舉其中較重要的條款如下:本物業(yè)管理賬目發(fā)生盈虧時的處理辦法一份內(nèi)容完善的公約應(yīng)就本物業(yè)管理發(fā)生盈余或虧損情況時的處理或解決辦法予以明確規(guī)定。通常,本著“用者自付”的原則，本物業(yè)的盈余由該物業(yè)的全體用戶共同享有，本物業(yè)的虧損由該物業(yè)的全體用戶共同分擔(dān)。當(dāng)然也可以是其它的處理方式，如：在業(yè)主委員會成立之前的前期物業(yè)管理期間，小用戶以按約定繳納綜合物業(yè)管理費用為限，收入不足以應(yīng)付經(jīng)常性支出時，由開發(fā)商承擔(dān)補貼責(zé)任。但關(guān)鍵是必須有明確的約定。本物業(yè)綜合管理費收支情況的公布要求物業(yè)管理公司定期公布所管物業(yè)的收支情況，是我國物業(yè)管理行業(yè)法規(guī)中明文規(guī)定的。在與有關(guān)法規(guī)保持一致的前提下，公約中通常會對公布的具體時間、方式和要求做出規(guī)定。收支核算方面的規(guī)定公約通常列明是否需要為本物業(yè)各部分（如：停車場、辦公樓、住宅樓等）的收支獨立核算。未出售單位和已出售但空置單位管理費計算法通常未出售的單位享有一定的管理費減免優(yōu)惠。管理費起計日期的約定通?？梢允菍嶋H收樓日，或交付使用通知書發(fā)出日期加若干天為起計日，或者以前述兩者較早者為起計日，也可以是開發(fā)商與業(yè)戶在售樓時做出的其它約定。滯納金的計算法公約通常會規(guī)定業(yè)戶必須在每月某日前繳付管理費，逾期未付者，則管理公司有權(quán)按規(guī)定利率計收滯納金。二、管理合約管理合約是開發(fā)商或業(yè)主委員會與物業(yè)管理公司簽署的合約，其主要作用是明確委托方和受托方的權(quán)利和義務(wù)。主要應(yīng)包含以下內(nèi)容：物業(yè)管理公司管理本物業(yè)的年限，及管理公司報酬的計收標準及方法等。物業(yè)管理公司受管理公約的約束，并享有公約規(guī)定的管理人所享有的權(quán)利、義務(wù)及責(zé)任，根據(jù)管理公約對本物業(yè)進行管理。需編制財務(wù)預(yù)算及預(yù)算控制，除首年預(yù)算外，通常由財務(wù)管理部牽頭為每一新的財政年度制定財政預(yù)算，并在該年度的實際運作中對各項開支實施預(yù)算控制。合約到期或終止時，財務(wù)移交方面的要求。三、用戶手冊、裝修守則及大廈各項收費標準一覽表該等文件通常在業(yè)主收樓時一并派發(fā)，并列明各項收費、按金、罰款及按金退還的程序等事宜。四、收樓的流程在整個收樓的程序中，有很多會計部必不可少的資料，如:確實的收樓日期，用以計算管理費起計日期。各單位業(yè)戶數(shù)據(jù)，包括姓名、聯(lián)絡(luò)地址及電話等。已繳付管理費按金及其它款項的收據(jù)，可作入賬及對賬的憑據(jù)。根據(jù)上述資料，可以建立一套必要的圖表檔案，如：單位數(shù)據(jù)列表已收各種按金明細表、應(yīng)收／已收／欠收管理費一覽表等。會計核算重點一、會計科目制定一九九八年四月十一日，國家公布了物業(yè)管理行業(yè)須按照《施工房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)財務(wù)制度》的條例。因此，在制定一級會計科目時，必須遵照國家規(guī)定，但子細目卻可按實際的需要增減?，F(xiàn)就物業(yè)管理行業(yè)的要求編制一份會計科目樣本以供參考。二、成本核算每一獨立的物業(yè)，按其功能不同，可分為不同的“部分”，如：住宅（或公寓）、辦公樓、商場、停車場、會所等。若業(yè)主公約規(guī)定須按物業(yè)的不同“部分”分別獨立核算，則在建賬時應(yīng)給予充分考慮。大部分的《財務(wù)軟件》已備有輔助核算功能，財務(wù)管理部應(yīng)盡量加以利用。建賬后，日常操作的重點是清楚識別及界定各項費用及收入的歸屬，按其所歸屬的“部分”準確核算。正確的“部分”分類能準確反映各“部分”的經(jīng)營損益情況，對了解各“部分”的財務(wù)狀況，改進管理極其重要。對于無法明確識別及界定其歸屬的費用，則稱之為“公攤費用”或“待攤費用”，對于這些“待攤費用”應(yīng)在各會計期間歸集后，合理分攤至各“部分”。分攤的方法有多種，如：面積、管理份額、該項費用總額、人員工資總額等，發(fā)生的費用類型不同，選用的分攤辦法也有所不同，但最基本的原則是合理性。必要時，分攤辦法的選用應(yīng)征求有關(guān)部門意見，取得物業(yè)總經(jīng)理甚至委托方的認可。三、應(yīng)收賬管理對于物業(yè)管理行業(yè)來說，應(yīng)收賬管理是其財務(wù)管理的重點之一，工作較為繁重。財務(wù)管理部須計算每一個業(yè)戶應(yīng)繳納的各種費用，如水、電費等，亦要定期清理、核對和報告各項費用的繳付情況。定期發(fā)出繳付通知書、催款通知書、對賬通知書，定期進行銀行委托付款的劃款工作等。進行應(yīng)收賬款管理，需先行收集以下數(shù)據(jù)：各項收費標準。該物業(yè)所有單位的編號及面積。每一個單位的管理費起計日期。各單位每月應(yīng)付各項費用(如管理費)的金額。業(yè)戶／用戶／使用人的數(shù)據(jù)，如姓名、聯(lián)絡(luò)地址、電話、所擁有的單位編號?？罩脝挝坏慕缍藴?，收費項目及標準。滯納金有關(guān)規(guī)定，如起計日期、利率等。由管理處代收水電費時，水電費的抄表日期、收費標準等。四、注意事項收樓時應(yīng)注意事項用戶付款的方法用戶在支付每月費用時，可采用多種方法，如親自到管理處繳付現(xiàn)金或支票，或采用委托銀行自動轉(zhuǎn)賬付款。財務(wù)人員應(yīng)在用戶收樓時，準備一份詳細的付款方法說明書，并連同委托銀行自動轉(zhuǎn)賬授權(quán)書交予用戶。付款方法說明書上應(yīng)列明：管理處的地址及辦公時間。以支票付款時，支票抬頭的名稱。辦理銀行轉(zhuǎn)賬的手續(xù)及各項須知。業(yè)主收樓時繳交的各項費用及押金的賬務(wù)處理通常業(yè)主在收樓前或收樓時已按發(fā)展商或物業(yè)管理公司的要求，預(yù)付了數(shù)月管理費及各種押金、初裝費等。其中部分款項，如預(yù)付管理費、管理費按金等應(yīng)由管理處收取，電話煤氣初裝費等應(yīng)由發(fā)展商收取。當(dāng)財務(wù)管理部由開發(fā)商或物業(yè)部取得有關(guān)收費資料，并收到已出售單元的數(shù)據(jù)時，應(yīng)及時與開發(fā)商財務(wù)管理部溝通，明確各項收費的歸屬及時入賬及時對賬。預(yù)收管理費的處理對于用戶于收樓時預(yù)繳的管理費，應(yīng)自交納管理費起計日起按月結(jié)轉(zhuǎn)收入。財務(wù)管理部應(yīng)對管理費的起計日期的確定標準及特殊情況下的批準程序有明確的了解，并以此標準為依據(jù)，確定統(tǒng)一的起計當(dāng)月的管理費計算方法。以免計算方法不統(tǒng)一引致的應(yīng)收賬混亂，以及與業(yè)主間的糾紛。每月應(yīng)注意的事項（1）繳款通知書發(fā)出日期及截止日期物業(yè)管理公司的經(jīng)費，主要是來自管理費收入。為確保有充裕的流動資金，財務(wù)管理部必須在每月一號（或按公約規(guī)定的日期）前發(fā)出繳款通知，使業(yè)戶能按時付款。由于打印通知書需時間，為確保業(yè)戶能如期收到發(fā)出的交款通知書，必須提前三天發(fā)出。如果業(yè)戶在截止日期后才付款，公司發(fā)出的通知書上將不會反映該項付款。為避免誤會，所有通知書須注明發(fā)出日期和截止日期，并明確告知用戶在該日期后支付的款項沒有包含滯納金在內(nèi)。水、電費如各單位的水、電費是由管理處負責(zé)收取，管理處每月須派員抄錄各儀表的讀數(shù)，然后按照每度的收費及最低消費計算應(yīng)收款項，并將各單位應(yīng)付的水電費用和管理費在每月付款通知書中分項，要求各單位在繳付管理費時一并繳付。因抄讀各儀表需時，財務(wù)管理部應(yīng)與有關(guān)部門訂定一個固定抄讀日期，并把結(jié)果在付款通知書截止日前交予財務(wù)管理部。繳費通知書的管理繳款通知書最少要有兩聯(lián)，一聯(lián)給客戶，另一聯(lián)由管理處存檔。若除管理處外，還有其它機構(gòu)負責(zé)收款，便需要多一聯(lián)，供對方存檔作為收費依據(jù)。（2）催款通知書業(yè)主公約通常對業(yè)戶繳納管理費等的義務(wù)有詳細規(guī)定，管理處應(yīng)制定可操作的催款流程。對未按期付款單位，便須按追收程序定期發(fā)出催款通知書，直至采取截停水、電供應(yīng)及發(fā)出律師信，進行法律訴訟。財務(wù)管理部有責(zé)任定期將各單位的各項收費情況通知物業(yè)部及物業(yè)總經(jīng)理，待其決定采取適當(dāng)措施。財務(wù)報表編制會計報表的目的，是向會計報表的使用者及時提供該核算單位的財務(wù)狀況、經(jīng)營成果、現(xiàn)金流量等信息。因不同使用者有不同需要，所以報表的式樣及種類，亦應(yīng)按實際的需要編制。國家對會計報表的格式有統(tǒng)一的規(guī)定，但該格式所表達的信息對各物業(yè)的管理決策、委托方及其用戶不一定足夠及適合。因此，財務(wù)管理部有必要定期編制更為詳盡的內(nèi)部報表這些報表的格式并沒有固定要求，較據(jù)靈活性，視各物業(yè)的具體情況而定，但應(yīng)以符合物業(yè)管理法規(guī)、用戶公約、管理合約要求，清楚表達各物業(yè)的財務(wù)狀況為原則。以下是一些在內(nèi)部財務(wù)報表中應(yīng)予明確表述的事項：一、收支表（損益表）按用戶公約的規(guī)定要求獨立核算的部分，已各自編制獨立收支表。本期成本費用已按當(dāng)?shù)亍段飿I(yè)管理服務(wù)收費實施辦法》中物業(yè)管理服務(wù)收費項目和構(gòu)成列示。各項費用可分為合約性及非合約性兩大類，合約性開支有專表說明。此舉可以提供決策者更多有用數(shù)據(jù)，來處理資金調(diào)動及制定預(yù)算。關(guān)于一些非經(jīng)常性而金額大的費用，已給予重點注釋，令使用者了解該等費用的實際用途。本月實際收支與預(yù)算收支及上月收支比較，并對有重大差異的項目作出分析，便于有關(guān)部門有所了解以加強控制。二、資產(chǎn)負債表已對該物業(yè)名下持有的固定資產(chǎn)，提供明細表。附有管理處員工工資明細表。附有往來單位往來賬項明細表，特別是與開發(fā)商和物業(yè)公司之間的往來賬款。附有各用戶單位應(yīng)收款賬款前期欠款、本期應(yīng)收賬款、本期實收賬款和本期末欠款明細表。附有待攤費用、應(yīng)付款、預(yù)付款等明細表。發(fā)票和收據(jù)管理一、總則根據(jù)《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》及其它有關(guān)規(guī)定制定本制度。本公司所有發(fā)票、收據(jù)（指有價值的收據(jù)）及票據(jù)（以下簡稱票據(jù)）均屬本制度管理的范圍。財務(wù)管理部統(tǒng)一負責(zé)本公司各種票據(jù)的管理工作。各種票據(jù)的種類、使用范圍由財務(wù)管理部規(guī)定。二、各種票據(jù)的購買及印刷屬國家統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)票由財務(wù)管理部指定專人向有關(guān)稅務(wù)部門購買。經(jīng)有關(guān)稅務(wù)部門批準公司自行印制發(fā)票時，由財務(wù)管理部提出式樣經(jīng)總經(jīng)理核準，并報有關(guān)稅務(wù)部門批準后，在稅務(wù)部門指定的印刷單位印制。公司使用的各種發(fā)票、收據(jù)屬代收的部分，使用代收單位的發(fā)票、收據(jù)；屬公司的收據(jù)需印制時，由財務(wù)管理部提出式樣經(jīng)總經(jīng)理批準后進行印制；屬各部門專用的票據(jù)需印制時，由需用部門提出式樣，經(jīng)財務(wù)管理部審核，報總經(jīng)理批準后印制。財務(wù)管理部專管人員必須對購買、印刷或代收單位提供的各種票據(jù)進行驗收，詳細清點數(shù)量、檢查有無印刷錯誤。數(shù)量有誤或印刷有錯誤的應(yīng)拒收。各種票據(jù)驗收后，應(yīng)按不同的票據(jù)登記驗收日期、數(shù)量、起止號碼等，設(shè)專柜保管。三、各種票據(jù)的領(lǐng)用財務(wù)管理部專管人員應(yīng)設(shè)置各種票據(jù)領(lǐng)用登記簿，凡發(fā)放票據(jù)，必須登記領(lǐng)用的日期、數(shù)量、起止號碼等，并由領(lǐng)用人簽收。使用發(fā)票或收據(jù)的部門必須指定專人負責(zé)各種票據(jù)的管理工作（以下簡稱票據(jù)專管人員）。票據(jù)專管人員在向財務(wù)管理部領(lǐng)取各種票據(jù)時，必須辦理領(lǐng)用手續(xù)并清點數(shù)量、驗看號碼，發(fā)現(xiàn)有號碼錯亂的，應(yīng)拒絕領(lǐng)用。票據(jù)專管人員對所領(lǐng)用的各種票據(jù)必須妥善保管，在交付使用人員時，應(yīng)進行登記、簽收。四、各種票據(jù)的使用各種票據(jù)需按《發(fā)票收據(jù)使用細則》的規(guī)定進行使用。各種票據(jù)應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的時限、順序，逐欄、全部聯(lián)次一次性開具。各種票據(jù)只能按規(guī)定的范圍進行使用，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、跳號、拆本使用，或開具空白票據(jù)。各種票據(jù)需交接使用時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，寫明交接時票據(jù)的號碼。接收人在接收各種票據(jù)時，如發(fā)現(xiàn)所交接的票據(jù)存在問題，可拒絕接收，并立即報告主管人員。情節(jié)嚴重時，應(yīng)立即報告財務(wù)管理部。五、各種票據(jù)的檢查和核銷財務(wù)管理部有權(quán)對各種票據(jù)的使用隨時進行檢查。已用完的各種票據(jù)必須立即向財務(wù)管理部進行核銷。財務(wù)管理部專管人員在核銷各種票據(jù)時，必須對票據(jù)進行檢查。發(fā)現(xiàn)有使用不當(dāng)?shù)?，?yīng)提出意見進行糾正；發(fā)現(xiàn)有問題的，應(yīng)立即報告財務(wù)經(jīng)理。財務(wù)管理部專管人員應(yīng)隨時核查使用各種票據(jù)的人員有否及時將所收款項按規(guī)定上交。在各種票據(jù)核銷后，應(yīng)對整本票據(jù)報收款項有否上交進行核查。物資管理制度一、物質(zhì)分類固定資產(chǎn)的定義——單位價值2000元以上或者使用年限超過一年以上的物品。低值易耗品的定義——不屬于固定資產(chǎn)，而又價值較高或使用時間較長的物品。辦公用品的定義——辦公使用的消耗性物品。物料用品的定義——進行物業(yè)管理所需使用的消耗性物品。小商品的定義——為銷售給業(yè)戶的目的而購進的商品。二、物資采購制度各部門凡需新增固定資產(chǎn)，低值易耗品或使用各種其它物資，應(yīng)先行到公司倉庫領(lǐng)用，倉庫無庫存的，可申請購買。部門申購應(yīng)先將所需增加的物品列入每月編制的預(yù)算內(nèi)，預(yù)算經(jīng)批準后，可正式申請購買。預(yù)算外急需使用的物資，經(jīng)總經(jīng)理批準可以先行購買，再補作預(yù)算。各種物品的采購主要由行政及行政人事部負責(zé)，但對一些急切需用或?qū)I(yè)用品，可由部門經(jīng)理申請，總物業(yè)經(jīng)理批準后由使用部門進行采購。各部門對本部使用的常用物品，應(yīng)根據(jù)使用情況提出每月的耗用量，倉庫根據(jù)該物品消耗時間的長短定出最低庫存量，在接近最低庫存量時，通知有關(guān)部門申購物品。申請購買物品申購部門填寫物品申購單，申購單需詳細列明所需購買物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途（或使用的地方）。采購部門審核申購物品的庫存情況和報價，財務(wù)管理部審核申購的物資和金額有否符合預(yù)算，最后由總經(jīng)理審批。負責(zé)采購的人員應(yīng)隨時了解和掌握公司常用物品的市場價格和供應(yīng)情況，接到申購單后，向有關(guān)供貨商詢價，并在申購單上填報三家以上供貨商的報價。對于常用物品及耗用量大的物品，根據(jù)不同供貨商對不同物品的報價按質(zhì)優(yōu)價廉的原則選定固定的供貨商。負責(zé)采購的部門應(yīng)要求固定供貨商定期提供近期物品的供貨價和供貨品種，根據(jù)可供貨品種和價格核對申購物品的報價。采購部門應(yīng)要求供貨商加強配合，根據(jù)供貨商提供的供貨物品和價格清單做好采購計劃，爭取節(jié)省采購所需的時間，為物資使用部門創(chuàng)造效益。對于一時在市場上難以購買和購買程序需占用較長時間的物品，采購部門應(yīng)將情況通知給使用部門，以使使用部門能及時采取相應(yīng)措施。采購部門在收到已批準的申購單后，屬于由固定供貨商供應(yīng)的，應(yīng)通知固定供貨商送貨上門，并采用定期結(jié)算的方式結(jié)算貨款。三、倉庫管理制度對倉管人員的要求倉管人員應(yīng)熟悉其所保管物資的基本特性、使用性能、保管知識、規(guī)格用途、存放期限等。及時、準確地做好記賬工作，如實反映物資的庫存及發(fā)放情況。經(jīng)常保持倉庫環(huán)境的整潔文明、各種物資存放整齊。驗收進倉制度所有物資進倉前由采購人員填寫一式四聯(lián)收料單(進庫單)，收料單的內(nèi)容包括物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價和金額。倉管人員及申購人對進倉的物資必須驗收其質(zhì)量是否符合使用的要求。凡尚未取得發(fā)票而先行進倉的物資，倉管人員及申購人必須核對收料單上所列的品名、規(guī)格、數(shù)量與實收物資及送貨單是否相符。已取得發(fā)票的物資，還必須對發(fā)票上所列的內(nèi)容進行核對。收料單一式四聯(lián)，完成驗收手續(xù)由倉管人員簽收后，其中:第一聯(lián)倉庫留存，作收貨的記賬依據(jù)；第二聯(lián)隨同發(fā)票報銷；第三聯(lián)送財務(wù)管理部存查(倉管人員在完成驗收手續(xù)后，每十天匯集后交財務(wù)管理部)；第四聯(lián)由采購人員(經(jīng)辦人)留存。保管制度固定資產(chǎn)的管理固定資產(chǎn)由使用部門保管;固定資產(chǎn)如個人使用，個人保管，個人在財務(wù)管理部(或行政及行政人事部)辦理領(lǐng)用手續(xù)，各部門公共使用的，由部門經(jīng)理指定專人負責(zé)，如發(fā)生人為損壞或丟失，需照價賠償。固定資產(chǎn)要定期清查盤點，最少每年要進行一次全面的清查，盤點時要對實物逐項點數(shù)，填列固定資產(chǎn)盤存表，按類別，品名詳列賬存數(shù)量金額和實存數(shù)量金額，由參加盤點人簽章證明，保管備查，固定資產(chǎn)明細賬和固定資產(chǎn)總賬要按時核對，做到賬賬相符，賬實相符，出現(xiàn)盤盈、盤虧要及時上報。固定資產(chǎn)的調(diào)出、變賣和因失去使用價值需要報廢時，必須按管理處權(quán)限辦理，合法批準手續(xù)，其變賣價格由財務(wù)管理部與使用部商定，需報廢及清理的固定資產(chǎn)要進行審查與技術(shù)鑒定后報總物業(yè)經(jīng)理批準，進行賬務(wù)處理，凡屬人為造成固定資產(chǎn)報廢或損壞，必須上報總物業(yè)經(jīng)理處理并追究其個人責(zé)任及相應(yīng)的處罰。其它物資的管理其它物資均先由倉庫驗收，屬各分倉的物品再由各分倉領(lǐng)出分別倉庫進行保管。財務(wù)管理部要對購進的各項固定資產(chǎn)建賬建卡，根據(jù)稅務(wù)局要求和會計核算方法，按月計提折舊費，固定資產(chǎn)折舊提取方法采用直線法。所有物品由行政及行政人事部統(tǒng)一按分類編號。倉庫按物品編號劃分存放區(qū)域,物品根據(jù)其存放條件及編號，有條理地存放于倉庫內(nèi)。倉管人員必須經(jīng)常檢查物資存放的情況，發(fā)現(xiàn)物資有變質(zhì)情況時，應(yīng)及時進行處理。各種物資應(yīng)做到賬實相符，并每月進行一次盤點。盤點中發(fā)現(xiàn)有盤盈、盤虧及變質(zhì)等情況應(yīng)查明原因及時報告主管部門及財務(wù)管理部。情況嚴重時，應(yīng)及時報告總物業(yè)經(jīng)理。盤點報告在每月月底前上報財務(wù)管理部匯總。各倉庫應(yīng)分品種、規(guī)格設(shè)賬登記各種物資的收、發(fā)、存情況，每月終了，公司倉庫應(yīng)與各分類倉庫核對當(dāng)月的收、發(fā)、存情況，并定期進行賬實核對。各倉庫收發(fā)料截止至每月20日，每月25日前各分倉倉管人員必須報送當(dāng)月報表至公司倉管人員核對，公司倉管人員和行政部在每月31日前向總物業(yè)經(jīng)理、主管部門及財務(wù)管理部報送本月的報表。每月終了，倉庫向行政及行政人事部按部門提交當(dāng)月增加物資清單，行政及行政人事部在此基礎(chǔ)上匯總直接購買、報廢、調(diào)用等完成當(dāng)月各部門增減物資清單。清單一式三份，使用部門、行政及行政人事部、財務(wù)管理部各一份。凡屬代保管的物資(含暫不需用或不合用的)，需辦理進倉手續(xù)，倉管人員應(yīng)另設(shè)賬登記、保管。物品領(lǐng)用及出庫領(lǐng)用各種物資都必須辦理領(lǐng)用手續(xù)，各種物資的領(lǐng)用手續(xù)均須由主管領(lǐng)導(dǎo)簽名。領(lǐng)用的固定資產(chǎn)或其它非消耗性物資按使用部門登記“物資保管清單”使用部門應(yīng)每一季度清點一次，并將清點結(jié)果列表報行政及行政人事部；使用部門領(lǐng)用非消耗性物品屬個人使用、保管的低值易耗品、工器具或非消耗性物資按使用人登記“員工物品領(lǐng)用表”。員工調(diào)離部門或離開公司時，應(yīng)交回所領(lǐng)用的物品，并將“員工物品領(lǐng)用表”復(fù)印一份交行政及行政人事部，各級主管離任或調(diào)離公司時，應(yīng)由上一級主管或管理部門清點其所轄部分的物品。工程管理部及其它部門日常使用的工具和消耗性物品向倉庫申領(lǐng)一定數(shù)量，自行設(shè)倉保管。所有物資出庫一律憑使用部門開出的領(lǐng)料單發(fā)貨，領(lǐng)料單應(yīng)列明出庫物資的編號、品名、規(guī)格、數(shù)量、用途、使用區(qū)域（如樓宇）等，除有領(lǐng)用人員簽名外，還必須有使用部門的主管簽名。若領(lǐng)用的是非消耗物資，應(yīng)同時填寫“財產(chǎn)保管清單”。倉管人員發(fā)貨時，要堅持按發(fā)貨程序發(fā)貨：一查庫存量，二先入先出，三當(dāng)面點清。發(fā)貨時發(fā)貨人應(yīng)在領(lǐng)料單上簽名并及時登記入賬。已領(lǐng)用的物資，凡質(zhì)量、規(guī)格不符合使用，應(yīng)允許使用部門退貨。使用部門辦理退料銷賬手續(xù)：填寫一式三聯(lián)的紅字領(lǐng)料單，倉庫憑紅字領(lǐng)料單作重新入賬的依據(jù)。若退回的是已使用的物資，倉管人員應(yīng)另設(shè)賬登記、保管。非消耗性的物資（含個人保管的工具、物品、低值易耗品）在倉庫或發(fā)放部門領(lǐng)出后，使用部門應(yīng)按品名、領(lǐng)用人填寫“員工物品領(lǐng)用表”。因嚴重損壞或因使用期限已滿等而無法繼續(xù)使用、需進行更換的非消耗性物資，領(lǐng)用時必須交舊領(lǐng)新。領(lǐng)料單一式三聯(lián)，其中第一聯(lián)由倉庫