華為時(shí)間管理培訓(xùn)

華為時(shí)間管理培訓(xùn)華為時(shí)間管理培訓(xùn)51/51華為時(shí)間管理培訓(xùn)華為時(shí)間管理培訓(xùn)程時(shí)數(shù)：3．5小時(shí)授課方式：演講、案例分析、管理游戲、錄象必備條件：數(shù)字投影儀、便攜課程簡(jiǎn)介:本課程經(jīng)過(guò)對(duì)有效時(shí)間管理重要性的講解，經(jīng)過(guò)對(duì)人們平常工作中在時(shí)間管理上存在的誤區(qū)的分析及時(shí)間管理基本方法、技巧的講解，幫助學(xué)員進(jìn)行有效的時(shí)間管理、提高工作績(jī)效。合適對(duì)象:新員工培訓(xùn)目標(biāo)學(xué)完本課程后，學(xué)員能夠達(dá)到：在今后的工作中減少浪費(fèi)時(shí)間現(xiàn)象學(xué)會(huì)正確的時(shí)間分配并充分有效地利用時(shí)間學(xué)會(huì)擬定SMART的工作目標(biāo)掌握擬定有效工作計(jì)劃的方法和過(guò)程課程要點(diǎn)時(shí)間管理的看法和誤區(qū)時(shí)間管理的基本準(zhǔn)則目標(biāo)原則20/80原則四象限原則有序原則對(duì)象原則時(shí)間管理的方法和技巧認(rèn)識(shí)自己使用時(shí)間的方式和狀況做好工作計(jì)劃縮短別人攪亂的時(shí)間不要延誤第一次就把事情做好時(shí)間的判斷應(yīng)有彈性第一章：時(shí)間管理的看法和誤區(qū)§1：時(shí)間管理的看法1.1什么是時(shí)間？在我們商議“時(shí)間管理”這個(gè)問(wèn)題以前，不如先來(lái)讀篇文章：1930年，胡適先生在一次畢業(yè)典禮上，公布了一篇演講，內(nèi)容以下：各位畢業(yè)同學(xué)：你們現(xiàn)在要走開(kāi)母校了，我沒(méi)有什么禮物送給你們，只好送你們一句話。這一句話是：珍惜時(shí)間，不要拋棄學(xué)問(wèn)。以前的功課也許有一大多數(shù)是為了這張文憑，不得已而做的。從今今后，你們能夠依自己的夢(mèng)想去自由研究了。趁現(xiàn)在年青體壯的時(shí)候，努力做一種特地學(xué)問(wèn)。少年是一去不復(fù)返的，等到精力衰竭的時(shí)候，要做學(xué)問(wèn)也來(lái)不及了。有人說(shuō)：出去做事此后，生活問(wèn)題急需解決，哪有功夫去讀書(shū)？即使要做學(xué)問(wèn)，既沒(méi)有圖書(shū)館，有沒(méi)有實(shí)驗(yàn)室，哪能做學(xué)問(wèn)？我要對(duì)你們說(shuō)：凡是要等到有了圖書(shū)館才讀書(shū)的，有了圖書(shū)館也不愿讀書(shū)；凡是要等到有了實(shí)驗(yàn)室方才做研究的，有了實(shí)驗(yàn)室也不肯做研究。你有了信心要研究一個(gè)問(wèn)題，自然會(huì)節(jié)衣縮食去買書(shū)，自然會(huì)想出方法來(lái)設(shè)置儀器。至于時(shí)間，更不能問(wèn)題。達(dá)爾文一世多病，不能夠多做工，每日只好做1點(diǎn)鐘的工作。你們看他的成績(jī)！每日花1點(diǎn)種看10頁(yè)適用的書(shū)，每年可看3600多頁(yè)書(shū)；30年讀11萬(wàn)頁(yè)書(shū)。各位，11萬(wàn)頁(yè)書(shū)能夠使你成為一個(gè)學(xué)者了。但是每日看3種小報(bào)也得費(fèi)你1點(diǎn)鐘的功夫；四圈麻將也得費(fèi)你1點(diǎn)半鐘的光陰?？葱?bào)呢？還是打麻將呢？還是努力做一個(gè)學(xué)者呢？全靠你們自己選擇！易卜生說(shuō)：你的最大責(zé)任就是把你這快資料鑄造成器。學(xué)問(wèn)就是鑄器的工具。拋棄了學(xué)問(wèn)即是毀了你自己。再會(huì)了，你們的母校眼睜睜地要看你們10年此后成什么器?？吹胶m先生的這一番語(yǔ)重心長(zhǎng)的話語(yǔ)，你有何感覺(jué)？“時(shí)間就是效率”、“時(shí)間就是金錢”、“時(shí)間就是生命”、“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰”，諸這樣類的描述我們每個(gè)人都能夠信口雌黃，但是我們做得終究怎樣呢？我們經(jīng)常聽(tīng)到——“我若是在大學(xué)多學(xué)點(diǎn)東西就好啦！”“我應(yīng)該少看些電視，好好地拘束自己，多讀點(diǎn)書(shū)！”“時(shí)間根本不夠用，企業(yè)股價(jià)節(jié)節(jié)下降，董事會(huì)和股東像一群蜜蜂同樣叮得我滿頭包；同事間爭(zhēng)權(quán)奪利，我總是擔(dān)當(dāng)和事佬的角色；家人總也見(jiàn)不到我，幾乎把我登報(bào)作廢！”世界幾乎全面地在進(jìn)步，但我們一天還是只有24小時(shí)。最成功和最不能功的人同樣，一天都只有24小時(shí)，但差別就在于他們?cè)鯓永眠@所擁有的24小時(shí)。那么時(shí)間終究是什么呢？我們哲學(xué)家這樣說(shuō)：“時(shí)間是物質(zhì)運(yùn)動(dòng)的次序性和連續(xù)性，其特點(diǎn)是一維性，是一種特其他資源?！币肽軌蛘媲械卣J(rèn)識(shí)時(shí)間而且管理“時(shí)間”，我們有必要對(duì)時(shí)間的實(shí)質(zhì)有深刻的認(rèn)識(shí)。第一讓我們先認(rèn)識(shí)時(shí)間的四項(xiàng)獨(dú)到性：1）供給毫無(wú)彈性：時(shí)間的供給量是固定不變的，在任何狀況下不會(huì)增加、也不會(huì)減少，每日都是24小時(shí)，因此我們無(wú)法開(kāi)源。2）無(wú)法儲(chǔ)存：時(shí)間不象人力、財(cái)力、物力和技術(shù)那樣被儲(chǔ)存儲(chǔ)存。不論愿不愿意，我們都必定開(kāi)銷時(shí)間，因此我們無(wú)法節(jié)流。3）無(wú)法代替：任何一項(xiàng)活動(dòng)都有賴于時(shí)間的堆砌，這就是說(shuō)，時(shí)間是任何活動(dòng)所不能缺少的基本資源。因此，時(shí)間是無(wú)法代替的。4）無(wú)法物歸原主：時(shí)間無(wú)法象失物同樣物歸原主。它一但喪失，則會(huì)永遠(yuǎn)喪失。開(kāi)銷了金錢，尚可賺回，但若是揮霍了時(shí)間，任何人都無(wú)力挽回。小案例：若是銀行每日清早向你的帳號(hào)撥款8.64萬(wàn)元。你在這日能夠?yàn)榉亲鞔?，想用多少就用多少，用途也沒(méi)有任何的規(guī)定。條件只有一個(gè)：用剩的錢不能夠留到第二天再用，也不能夠節(jié)余歸自己。前一天的錢你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64萬(wàn)元。請(qǐng)問(wèn)：你怎樣用這筆錢？1.2什么是“時(shí)間管理”？“時(shí)間管理”所研究的是怎樣減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地達(dá)成既定目標(biāo)。由于時(shí)間所具備的四個(gè)獨(dú)到性，因此時(shí)間管理的對(duì)象不是“時(shí)間”，它是指面對(duì)時(shí)間而進(jìn)行的“自管理者的管理”。請(qǐng)注意：1）所謂“時(shí)間的浪費(fèi)”，是指對(duì)目標(biāo)毫無(wú)貢獻(xiàn)的時(shí)間耗資。（2）所謂“自管理者的管理”——你必定拋棄惡習(xí)，引進(jìn)新的工作方式和生活習(xí)慣，包括要訂立目標(biāo)、穩(wěn)當(dāng)計(jì)劃、分配時(shí)間、權(quán)衡輕重和權(quán)益下放，加上自我拘束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。大凡能夠在事業(yè)上做出優(yōu)異成績(jī)的人都是時(shí)間管理的專家，格里在威格利南方聯(lián)營(yíng)企業(yè)當(dāng)了20多年的總經(jīng)理，該企業(yè)是美國(guó)最成功的超級(jí)市場(chǎng)之一，他獲取了好多值得引證的榮譽(yù)。第一，他的工作歷程記錄幾乎為所有的總經(jīng)理所敬羨，這個(gè)記錄中包括連年不停的銷售記錄和利潤(rùn)記錄。第二，他絕不廢弛地連續(xù)應(yīng)用計(jì)劃、組織、授權(quán)、激勵(lì)、議論和控制等項(xiàng)目基根源則，顯示了他專業(yè)管理的精神。第三，他獻(xiàn)身時(shí)間管理原則的事跡已經(jīng)獲取大量文章的贊美。在格里看來(lái)，正確的管理的基礎(chǔ)是優(yōu)異的時(shí)間管理。在信息爆炸的今天，咨訊的空間在無(wú)量地?cái)U(kuò)展，面對(duì)競(jìng)爭(zhēng)的壓力、客戶高質(zhì)量的需求，您可否又有些手足無(wú)措呢？由于時(shí)間所擁有的獨(dú)到性，時(shí)間在各種資源中又經(jīng)常簡(jiǎn)單被我們忽略。在上面的“銀行撥款”案例中，我們不難發(fā)現(xiàn)：每日我們有24小時(shí)，每小時(shí)由60分鐘組成，每分鐘由60秒組成，總計(jì)就是8.64萬(wàn)秒。擁有這樣的一筆財(cái)富，我們?cè)趺茨軌蚵?tīng)而不聞？又怎么能夠隨意處之？這個(gè)問(wèn)題生怕需要我們花點(diǎn)時(shí)間來(lái)考慮。有人曾大概地統(tǒng)計(jì)過(guò)一個(gè)活到72歲的美國(guó)人對(duì)時(shí)間是怎么花的：睡覺(jué)：21年工作：14年個(gè)人衛(wèi)生：7年吃飯：6年旅游：6年排隊(duì)：6年學(xué)習(xí)：4年開(kāi)會(huì)：3年打電話：2年找東西：1年其他：3年看了上面的這一組數(shù)據(jù)，您有何感覺(jué)？“時(shí)間管理”向來(lái)是個(gè)重要的問(wèn)題，但向來(lái)沒(méi)像今天這么重要過(guò)，為什么？原因以下：追求事業(yè)、家庭與社會(huì)生活平衡的需要信息爆炸競(jìng)爭(zhēng)的壓力你的客戶對(duì)證量的要求看來(lái)我們要成為一個(gè)高效的時(shí)間管理者和職業(yè)人，減少時(shí)間浪費(fèi)的現(xiàn)象，確非易事。那么，我們的問(wèn)題終究在哪里呢？第二章、時(shí)間管理的誤區(qū)我們研究戰(zhàn)勝時(shí)間浪費(fèi)的路子即是“培養(yǎng)戰(zhàn)勝時(shí)間管理誤區(qū)的技術(shù)”。所謂時(shí)間管理的誤區(qū)，是指以致時(shí)間浪費(fèi)的各種要素。以以下出時(shí)間管理的五個(gè)誤區(qū)，請(qǐng)大家仔細(xì)閱讀并分析，看看自已可否存在同樣的問(wèn)題：誤區(qū)之一：工作缺少計(jì)劃查爾斯·史瓦在半世紀(jì)前擔(dān)當(dāng)伯利恒鋼鐵企業(yè)總裁時(shí)期，以前向管理顧問(wèn)李愛(ài)菲提出這樣一個(gè)不平常的挑戰(zhàn)：“請(qǐng)告訴我怎樣能在辦公時(shí)間內(nèi)做妥更多的事，我將支付給你隨意的顧問(wèn)費(fèi)?！崩類?ài)菲于是遞了一張紙給他，并向他說(shuō)“寫下你明天必定做的最重要的各項(xiàng)工作，先從最重要的那一項(xiàng)工作做起，并連續(xù)地做下去，直抵達(dá)成該項(xiàng)工作為止。重新檢查你的做事次序，爾后著手進(jìn)行第二項(xiàng)重要的工作。若是任何一項(xiàng)著手進(jìn)行的工作花掉你整天的時(shí)間，也不用擔(dān)憂。只要手中的工作是最重要的，則堅(jiān)持做下去。若是按這種方法你無(wú)法達(dá)成所有的重要工作，那么即使運(yùn)用任何其他方法，你也同樣無(wú)法達(dá)成它們，而且若是不借助某一件事的優(yōu)先次序，你可能甚至連哪一種工作最為重要都不清楚。將上述的所有變成你每一個(gè)工作日里的習(xí)慣。當(dāng)這個(gè)建議對(duì)你見(jiàn)效時(shí)，把它供給給你的手下采用”。數(shù)禮拜后，史瓦寄了一張面額兩萬(wàn)伍仟美元的支票給李愛(ài)菲，并附言她確實(shí)已為他上了十分可貴的一課，伯利恒甕今后之因此能夠躍升為世界最大的獨(dú)立鋼鐵制造者，聽(tīng)聞可能是導(dǎo)因于李愛(ài)菲的那數(shù)句真言。盡管計(jì)劃的擬定能給我們帶來(lái)諸多的好處，但我們有的同事向來(lái)不做或是不重視做計(jì)劃，原因不外乎以下幾條：1、因過(guò)分重申“知難行易”而以為沒(méi)有必要行家動(dòng)以前多做思考；2、不做計(jì)劃也能獲取實(shí)效；3、不認(rèn)識(shí)做計(jì)劃的好處；4、計(jì)劃與事實(shí)之間極難趨于一致，故對(duì)計(jì)劃喪失約心；5、不知怎樣做計(jì)劃。我們作為一個(gè)高新科技企業(yè)的員工，要步上職業(yè)化的道路，成為一個(gè)重申實(shí)效性的職業(yè)人士，不應(yīng)該把以上原因當(dāng)作工作中的借口，為什么呢？分析以下：1、誠(chéng)然有些事情是易行而難料的，但若過(guò)分地重申這一點(diǎn)，則有可能養(yǎng)成一種“做了再說(shuō)”或“船到橋頭自然直！”的僥幸心理。試問(wèn)：房屋燃燒的存亡關(guān)頭，消防隊(duì)員可否應(yīng)立刻拿起水龍頭或滅火筒進(jìn)行搶救，還是應(yīng)開(kāi)銷少許時(shí)間鑒識(shí)風(fēng)向、搜尋火源、分配工作，爾后再進(jìn)行搶救？2、不做計(jì)劃的人可是消極地應(yīng)付工作，他將處于受擺布的地位；做計(jì)劃的則是有意識(shí)地支配工作，處于主動(dòng)的地位、并提高工作效率。3、由于目標(biāo)中擬定假設(shè)的客觀環(huán)境發(fā)生變動(dòng)，計(jì)劃與事實(shí)經(jīng)常難以趨于一致，因此我們必定如期審察我們的目標(biāo)與計(jì)劃，做出必要的修正，搜尋最正確路子。但若是是處于無(wú)計(jì)劃的指引，則所有行動(dòng)將紛亂無(wú)章，最后走進(jìn)死胡同。綜上所述，由于我們的工作缺少計(jì)劃，將以致以下惡果：1、目標(biāo)不明確2、沒(méi)有進(jìn)行工作歸類的習(xí)慣3、缺少做事輕重緩急的次序4、沒(méi)有時(shí)間分配的原則誤區(qū)之二：組織工作不妥組織工作不妥的主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù)“親力親為，親力而為”溝通不良工作斷斷續(xù)續(xù)第一，學(xué)會(huì)怎樣接受請(qǐng)托：對(duì)于我們每個(gè)人來(lái)說(shuō)，所面對(duì)的請(qǐng)托可能來(lái)自手下、上司、其他同級(jí)管理者、或是組織之外的人士。在好多請(qǐng)托中，有一類是職務(wù)所系而當(dāng)仁不讓的；另一類誠(chéng)然也是職務(wù)所系，但請(qǐng)托自己倒是不合時(shí)宜或是不合情理的；還有一類請(qǐng)托則屬無(wú)義務(wù)予履行的請(qǐng)托，經(jīng)常引起我們困擾的是后兩類請(qǐng)托。若是我們?yōu)榱讼胱鰪V受尊敬的好人而有求必應(yīng)，則各色各種的請(qǐng)托將周圍八方地源源涌來(lái)。一旦他辦不妥委托的事項(xiàng)，則不但他所乞求的尊敬將子虛烏有，而且他將喪失請(qǐng)托者尊敬?！袄碇堑亟邮苷?qǐng)托”的重要性在于：第一：“拒絕”是一種“量力”的表現(xiàn)。有的請(qǐng)托若由別人承受可能比你承受更為合適，你不如對(duì)請(qǐng)托者提出合時(shí)的建議。第二，拒絕是保障自己行事優(yōu)先次序的最有效手段。若是因勉強(qiáng)接受別人的請(qǐng)托而攪亂自己的步伐，是不合理的、不理智的。因此在我們接受請(qǐng)托以前不如先先問(wèn)問(wèn)自己：這種請(qǐng)托是屬于我的職責(zé)范圍內(nèi)嗎？對(duì)實(shí)現(xiàn)我的目標(biāo)有幫助嗎？若是接受它，將付出什么代價(jià)？若是不接受他，則需擔(dān)當(dāng)什么結(jié)果？經(jīng)過(guò)這一番“成本——效益分析”此后，你即能夠決定棄取了。其次，學(xué)會(huì)利用資源：對(duì)于基層人員而言，要善于利用資源，學(xué)會(huì)從相關(guān)的部門或人員手中獲取所需的資料，既節(jié)約了時(shí)間，又保證了信息的正確性。比如你想認(rèn)識(shí)本月度部門考勤信息，不如去問(wèn)問(wèn)部門秘書(shū)；想認(rèn)識(shí)企業(yè)的考勤信息，不如去問(wèn)問(wèn)企業(yè)的考勤管理員；等等。對(duì)于管理者而言，他們經(jīng)常簡(jiǎn)單犯下面的錯(cuò)誤：1、擔(dān)憂手下做錯(cuò)事；2、擔(dān)憂手下表現(xiàn)太好；3、擔(dān)憂喪失對(duì)手下的控制；4、不愿意放棄駕輕就熟的工作；5、找不到合適的手下授權(quán)。其實(shí)每個(gè)人的精力都是有限的，特別是管理者應(yīng)該學(xué)會(huì)授權(quán)，將主要的精力和時(shí)間放在更重要的事情上。誤區(qū)三：時(shí)間控制不夠在前面的“小張的故事”中，小張?jiān)跁r(shí)間管理上最大的惡習(xí)就是延誤時(shí)間，以致到頭來(lái)一事無(wú)成。我們供給了一個(gè)延誤商數(shù)的測(cè)試，請(qǐng)你先做一下自我評(píng)核。延誤商數(shù)測(cè)試請(qǐng)據(jù)實(shí)選擇以下每一個(gè)陳述最符合你的答案：（1）為了防備對(duì)棘手的難題采用行動(dòng)，我于是搜尋原因和借口。A特別贊成B略表贊成C略表不贊成D極不贊成（2）為使困難的工作能被履行，對(duì)履行者下壓力是必要的。A特別贊成B略表贊成C略表不贊成D極不贊成（3）我經(jīng)常采用折衷方法以防備或延緩不快樂(lè)的事是困難的工作。A特別贊成B略表贊成C略表不贊成D極不贊成（4）我遭到了太多足以阻擋達(dá)成重要任務(wù)的攪亂與危機(jī)。A特別贊成B略表贊成C略表不贊成D極不贊成（5）當(dāng)被迫從事一項(xiàng)不快樂(lè)的決策時(shí)，我防備斬釘截鐵的回復(fù)。A特別贊成B略表贊成C略表不贊成D極不贊成（6）我對(duì)重要的行動(dòng)計(jì)劃的追蹤工作一般不予搭理。A特別贊成B略表贊成C略表不贊成D極不贊成（7）試圖令別人為管理者履行不快樂(lè)的工作。A特別贊成B略表贊成C略表不贊成D極不贊成8）我經(jīng)常將重要工作安排在下午辦理，也許攜回家里，以便在夜晚或周末辦理它。A特別贊成B略表贊成C略表不贊成D極不贊成9）我在過(guò)分疲倦（或過(guò)分緊張、或過(guò)分氣餒、或太受控制）時(shí)，以致無(wú)法辦理所面對(duì)的困難任務(wù)。10）在著手辦理一件困難的任務(wù)以前，我喜歡除去桌上的每一個(gè)物件。A特別贊成B略表贊成C略表不贊成D極不贊成評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)：每一個(gè)“特別贊成”評(píng)4分，“略表贊成”評(píng)3分，“略表不一樣意”評(píng)2分，“極不贊成”評(píng)1分?？偡中∮?0分，表示你不是延誤者，你也許有時(shí)有延誤的習(xí)慣?？偡衷?1至30分之間，表示你有延誤的弊端，但不太嚴(yán)重?？偡侄嘤?0分，表示你也許已患上嚴(yán)重的延誤弊端。我們平常在時(shí)間控制簡(jiǎn)單墜入下面的陷井：1、習(xí)慣延誤時(shí)間，前面案例“小張的故事”中的小張就是一個(gè)典型的延誤時(shí)間的人。2、不擅辦理不請(qǐng)自來(lái)的打擾。3、不擅辦理無(wú)端電話的打擾。4、泛濫的“會(huì)議病”困擾。很多中、上層管理者以前指出，會(huì)議竟占去他們平常工作的時(shí)間的四分之一，甚至三分之一！但是更令他們感想莫名的是，在這么多的會(huì)議時(shí)間之中，幾乎有一半是空費(fèi)無(wú)功的浪費(fèi)！誤區(qū)四：整理整頓不足辦公桌的紛亂無(wú)章與辦公桌的大小沒(méi)關(guān)，由于紛亂是人為的。“紛亂的辦公桌顯示紛亂的心思”是有道理的。讓一個(gè)不富條理的人使用一個(gè)小型的辦公桌，這個(gè)辦公桌會(huì)變得紛亂無(wú)章，即使給他換一個(gè)大型的辦公桌，不出幾日，這個(gè)辦公桌又會(huì)遭到同樣的命運(yùn)。套用“帕金森定律”——“工作將被擴(kuò)展，以便填滿可供達(dá)成工作的時(shí)間”，我們也能夠?qū)С觥拔募e聚定律”——“文件的積聚將被擴(kuò)展，以便填滿可供積聚的空間?！碑?dāng)你的上司向你索取一份技術(shù)資料，你可否能在第一時(shí)間沉著不迫地遞給他？當(dāng)你需要一份信息時(shí)，可否滿文件夾地翻個(gè)底朝天？下面是一份“文件辦理測(cè)試”，看看你的文件辦理系統(tǒng)可否完滿。文件辦理測(cè)試請(qǐng)迅速地解答以下十二個(gè)問(wèn)題。如你無(wú)法立刻對(duì)某些題目供給確實(shí)的答案，則請(qǐng)?jiān)陬}目前打問(wèn)號(hào)“？”。1、訂購(gòu)文具后所獲取的帳單。2、收到一本管理雜志，其中可能擁有值得閱讀的文章，但目前你無(wú)暇閱讀。3、來(lái)自上司的會(huì)議通知（下周一舉行會(huì)議）。4、某大學(xué)企管系學(xué)生寄來(lái)的問(wèn)卷。5、手下交來(lái)的（或是你個(gè)人的）一份用于準(zhǔn)備下一個(gè)月業(yè)務(wù)報(bào)告的相關(guān)資料。6、一封需要趕忙回復(fù)的信，但你必定先打數(shù)次電話才能回復(fù)。7、一位你經(jīng)常接觸的人見(jiàn)告新地址及新電話號(hào)碼的E-mail。8、組織內(nèi)其他平行部門的來(lái)函，要求獲取你的部門的市場(chǎng)（或其他）檢查報(bào)告。9、某管理顧問(wèn)企業(yè)中寄來(lái)的初版物宣傳單，你以為其中一、兩本書(shū)也許值得訂購(gòu)，但你無(wú)法確立可否真切值得訂購(gòu)。10、客戶寄來(lái)的一封投訴信。11、人事部門發(fā)出的相關(guān)員工核查程序的信件。12、提示自己明年提前準(zhǔn)備財(cái)務(wù)估量的備忘錄。若是你在以上十二個(gè)問(wèn)題的前面寫上了兩個(gè)或兩個(gè)以上的“？”，則表示你仍欠缺一套完滿的文件辦理系統(tǒng)。你最好趕忙設(shè)計(jì)這樣的一套系統(tǒng)（包括你的紙面文件夾和電腦文件夾）！誤區(qū)五：進(jìn)步意識(shí)不強(qiáng)我們經(jīng)常說(shuō)到：“人最大的仇家就是自己”。有些人之因此能夠讓時(shí)間白白流逝而毫無(wú)悔痛之意，就象前面我們提到的“小張”，最根本的原因就是他個(gè)人缺少進(jìn)步意識(shí)，缺少對(duì)工作和生活的責(zé)任感和仔細(xì)態(tài)度。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：個(gè)人的消極態(tài)度做事拖拉，找借口不干工作唏噓不已，做白日夢(mèng)工作中閑聊若是我們向來(lái)處于愚癡的時(shí)間感覺(jué)中，換句話說(shuō)，當(dāng)你感覺(jué)時(shí)間沒(méi)關(guān)緊迫，不愿面對(duì)工作中的詳細(xì)事務(wù)，沉浸于“天上隨時(shí)掉下大餡餅”的美夢(mèng)，那就需要好好反省自己了，由于你隨時(shí)在喪失難得的機(jī)遇，隨時(shí)可能被社會(huì)所裁汰！好了，前面我們談到了五個(gè)時(shí)間管理的誤區(qū)，不論以前我們做得怎樣，要記?。菏澜缟纤械某删投际恰艾F(xiàn)在”所塑造的。因此，我們要記取“過(guò)去”，掌握“現(xiàn)在”，放眼“將來(lái)”。送給大家一句話：昨天是一張已被注銷的支票，明天是一張還沒(méi)有到期的本票，今天則是隨時(shí)可運(yùn)用的現(xiàn)金。請(qǐng)善用它！3.1時(shí)間管理的六項(xiàng)基根源則經(jīng)過(guò)前面的學(xué)習(xí)，我們對(duì)時(shí)間管理的看法和誤區(qū)已經(jīng)有了一個(gè)基本的認(rèn)識(shí)，現(xiàn)在我們一起來(lái)商議時(shí)間管理的基根源則，只有對(duì)原則有了一個(gè)認(rèn)識(shí)后，才有可能很好地運(yùn)用時(shí)間管理的技巧與方法。時(shí)間管理的六項(xiàng)基根源則：1、明確目標(biāo)2、有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作3、分清工作的輕重緩急4、合理地分配時(shí)間5、與別人的時(shí)間獲取協(xié)作6、擬定規(guī)則、遵守紀(jì)律下面我們就時(shí)間管理的六項(xiàng)基根源則分別進(jìn)行闡述。2.1原則之一：明確目標(biāo)目標(biāo)刺激我們奮勇向上在人生的旅途上，沒(méi)有目標(biāo)就好象走在黑漆漆的路上，不知往哪處去。美國(guó)的一份統(tǒng)計(jì)結(jié)果顯示，一個(gè)人退休后，特別是那些獨(dú)居老人，若是生活沒(méi)有任何目標(biāo)，每日可是刻板地吃飯和睡覺(jué)，誠(chéng)然生活無(wú)憂，但他們今后的壽命一般不會(huì)高出七年。固然目標(biāo)能夠刺激我們奮勇向上，但是，對(duì)好多人來(lái)說(shuō)，擬定目標(biāo)實(shí)在不是一件簡(jiǎn)單的事，原因是我們每日單是忙在平常工作上就已透但是氣，還哪來(lái)時(shí)間好好想想自己的將來(lái)。但這正是問(wèn)題的癥結(jié)，就是由于沒(méi)有目標(biāo)，每日才弄得傻里傻氣、蓬首垢面，這可是一個(gè)惡性循環(huán)罷了！其他有些人沒(méi)有目標(biāo)，則是由于他們不敢接受改變，與其說(shuō)安于現(xiàn)狀，不如爽快一點(diǎn)，那即是沒(méi)有勇氣面對(duì)新環(huán)境可能帶來(lái)的挫折與挑戰(zhàn)，這些人最后只會(huì)是一事無(wú)成！事實(shí)上，人云亦云，缺少目標(biāo)的人，永遠(yuǎn)沒(méi)有淋漓盡致發(fā)揮自己的潛能。因此，我們必然要做一個(gè)目注明確的人，生活才有意義。但是不幸的是，多數(shù)人對(duì)自己的夢(mèng)想，僅有一點(diǎn)模糊的看法，而只有少許人會(huì)貫徹這模糊的看法。好多人在企業(yè)五年，卻沒(méi)有五年的經(jīng)驗(yàn)，只好說(shuō)有五年一次的經(jīng)驗(yàn)。好多年前，某報(bào)做過(guò)300條鯨魚(yú)突然死亡的報(bào)道。這些鯨魚(yú)在追趕沙丁魚(yú)時(shí)，不知不覺(jué)被困在一個(gè)海灣里，報(bào)道上說(shuō)：“這些小魚(yú)把海上巨人引向死亡。鯨魚(yú)由于追趕小利而暴死，為了不足掛齒的目標(biāo)而空耗了巨大力量。”美國(guó)作家福斯迪克說(shuō)得好：“蒸汽或瓦斯可是在壓縮狀態(tài)下，才能產(chǎn)生動(dòng)力；尼亞拉加瀑布也要在巨流此后才能轉(zhuǎn)變成電力。而生命唯有在專心一意、勤奮不懈時(shí)，才可獲取成長(zhǎng)?！毕旅娌蝗缱屛覀円黄鹂纯础百嚰蔚墓适隆?。賴嘉承隨父親母親遷到亞特蘭大市時(shí)，年僅四歲。他的父親母親只有小學(xué)五年級(jí)的學(xué)歷，因此當(dāng)賴嘉表示要上大學(xué)時(shí)，他的親友大多不表示支持，但賴嘉情義已決，最結(jié)果真成為家中唯一進(jìn)大學(xué)的人。但是一年此后，他卻由于貪玩以致功課不及格而被迫休學(xué)。在接下來(lái)的6年，他過(guò)著得過(guò)且過(guò)的生活，毫無(wú)人生目標(biāo)。他大多數(shù)時(shí)候都在一家低功率的電臺(tái)擔(dān)當(dāng)導(dǎo)播，有是也替卡車卸貨。有一天，他拿起柯維的第一本著作《相會(huì)在巔峰》，從那時(shí)起，他對(duì)自己的看法完滿改變，發(fā)現(xiàn)自己有不平凡的能力。重獲再生的賴嘉，終于認(rèn)識(shí)到目標(biāo)的重要性。確實(shí)，目標(biāo)決定我們的將來(lái)。賴嘉的目標(biāo)是重返大學(xué)，但是他的成績(jī)實(shí)在太差了，以致連遭墨瑟大學(xué)拒絕兩次。在遇到第二次拒絕此后的某天，賴嘉沒(méi)心間撞見(jiàn)院長(zhǎng)韓翠絲，他順便向她剖明心志。結(jié)果，院長(zhǎng)答應(yīng)了他的央求，同意他入學(xué)，但有一個(gè)附加條件：他的平均分?jǐn)?shù)要達(dá)到乙等，否則就要再度休學(xué)。賴嘉一悔悟去的松散態(tài)度，以信心堅(jiān)定、目注明確、心里無(wú)畏的姿態(tài)，重新踏入校門。他每季平均進(jìn)修多個(gè)學(xué)分。經(jīng)過(guò)2年零3個(gè)月，即以優(yōu)異的成績(jī)獲取了學(xué)位，緊接著再邁向更高的目標(biāo)?，F(xiàn)在，這個(gè)伐木工人的兒子已成為賴嘉博士，他還在全美發(fā)展最迅速的教會(huì)擔(dān)當(dāng)牧師，教會(huì)地址就在費(fèi)城特爾市，距他成長(zhǎng)的亞特蘭大僅數(shù)分鐘車程。從上面的例子我們能夠看出，有目標(biāo)才有結(jié)果，目標(biāo)能夠激發(fā)我們的潛能。那么我們終究怎樣選擇或是擬校正確的目標(biāo)呢？我們以為在選擇或擬定目標(biāo)時(shí)應(yīng)試慮兩個(gè)方面：一是目標(biāo)要符合自己的價(jià)值觀，二是要認(rèn)識(shí)自己目前的狀況。請(qǐng)記?。撼晒ν隄M部是一種個(gè)人現(xiàn)象，只有你所達(dá)成的事情和你的價(jià)值觀切合，你才會(huì)感覺(jué)成功。為什么有的人成功此后，又會(huì)感覺(jué)空虛？為什么有的人獲取名利后，卻發(fā)現(xiàn)犧牲了更難得的事物？鄧尼斯個(gè)人設(shè)定目標(biāo)能夠說(shuō)是一個(gè)成功的例子。在1974年，美國(guó)著名證券經(jīng)紀(jì)人鄧尼斯是一個(gè)已干了6年的證券經(jīng)紀(jì)人，以社會(huì)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)看，他是美國(guó)中產(chǎn)階級(jí)分子的典范：他擁有一個(gè)美滿的婚姻、三個(gè)聰穎靈巧的孩子、一棟房屋、兩部車，但是患了潰瘍。證券經(jīng)紀(jì)商的收入誠(chéng)然不錯(cuò)，卻與他的性格格格不入。他希望活得更扎實(shí)，但現(xiàn)在卻無(wú)法支配自己的命運(yùn)，這使他感覺(jué)受挫?！爸挥凶约号c上帝才能支配我的命運(yùn)”驚醒了他。于是，他開(kāi)始成立自己的目標(biāo)。他從小就喜好業(yè)余無(wú)線電，于是他決定創(chuàng)業(yè)，成立鄧特隆無(wú)線電企業(yè)，生產(chǎn)并銷售“火腿”（指業(yè)余無(wú)線電喜好者）的設(shè)備。1974年4月，鄧尼斯辭去工作，賣掉車子當(dāng)資本，以信用卡借款，開(kāi)始在他的地下室生產(chǎn)業(yè)余無(wú)線電設(shè)備。鄧特隆企業(yè)出生了。他的好多朋友與親戚都以傷心和慌亂的眼光看著他，判斷他發(fā)瘋了。1974年8月24日，鄧特隆無(wú)線電企業(yè)成交了第一筆買賣。1975年4月，企業(yè)搬到了俄亥俄州崔斯堡的廠房中。到1975年終，鄧特隆的營(yíng)業(yè)額高出了100萬(wàn)元。今天，鄧尼斯已經(jīng)是一家財(cái)富數(shù)百萬(wàn)元的工廠的股東與總裁。2.1.2怎樣擬定目標(biāo)一個(gè)目標(biāo)應(yīng)該具備以下五個(gè)特點(diǎn)才能夠說(shuō)是完滿的：詳細(xì)的（specific）可權(quán)衡的（measurable）可達(dá)到的（attainable）相關(guān)的（relevant）基于時(shí)間的（time-based）1、詳細(xì)的：有人說(shuō)：“我將來(lái)要做一個(gè)偉大的人”。這就是一個(gè)不詳細(xì)的目標(biāo)。目標(biāo)必然若是詳細(xì)的，比方你想把英文學(xué)好，那么你就訂一個(gè)目標(biāo)：每日必然要背十個(gè)單詞、一篇文章。有人以前做過(guò)一個(gè)試驗(yàn)，他把人分成兩組，讓他們?nèi)ヌ?。兩組人的個(gè)子差不多，先是一起跳過(guò)了1米。他對(duì)第一組說(shuō)：“你們能夠跳過(guò)1.2米?！彼麑?duì)第二組說(shuō)：“你們能夠跳得更高?！苯?jīng)過(guò)練習(xí)后，讓他們分別去跳，由于第一組有詳細(xì)的目標(biāo)，結(jié)果第一組每個(gè)人都跳過(guò)1.2米，而第二組的人由于沒(méi)有詳詳目標(biāo)，因此他們中大多數(shù)人只跳過(guò)了1米，少許人跳過(guò)了1.2米。這就是有和沒(méi)有詳詳目標(biāo)的差別所在。2、可權(quán)衡的：任何一個(gè)目標(biāo)都應(yīng)有能夠用來(lái)權(quán)衡目標(biāo)達(dá)成狀況的標(biāo)準(zhǔn)，你的目標(biāo)愈明確，就能供給給你愈多的指引。比方你要買一棟房屋，先要在心里有個(gè)底。房屋要多大，是幾層樓？需要多少臥室？要木頭砌還是鋼筋水泥的？要多少平方？座落地址呢？你的估量呢？有了這些明確的標(biāo)準(zhǔn)，你才有可能順利地蓋好你的房屋。3、可達(dá)到的：不能夠達(dá)到的目標(biāo)只好說(shuō)是想象、白日做夢(mèng)，太輕易達(dá)到的目標(biāo)又沒(méi)有挑戰(zhàn)性。多年前在美國(guó)進(jìn)行了一項(xiàng)成就動(dòng)機(jī)的試驗(yàn)。15個(gè)人被邀請(qǐng)參加一項(xiàng)套圈的游戲。在房間的一邊釘上一根木棒，給每個(gè)人幾個(gè)繩騙局到木棒上，離木棒的距離能夠自己選擇。站得太近的人很簡(jiǎn)單就把繩騙局在木棒上，而且很快地就氣餒了；有的人站得太遠(yuǎn)，總是套不進(jìn)去，于是很快就氣餒了；但有少許人站的距離恰到好處，不僅使游戲擁有挑戰(zhàn)性，而且他們也還有成就感。實(shí)驗(yàn)者講解這些人有高度的成就動(dòng)機(jī)，他們平常不停地設(shè)定具挑戰(zhàn)性但做獲取的目標(biāo)。4、相關(guān)的：目標(biāo)的擬定應(yīng)試慮和自己的生活、工作有必然的相關(guān)性，比方一個(gè)企業(yè)的職員，整天考慮的不是怎樣才能做好工作，卻一心發(fā)著明星夢(mèng)，又不愿努力奮斗，在一天一天耗資中喪失學(xué)習(xí)、工作的能力，不思進(jìn)步，不努力提高工作業(yè)務(wù)能力，最后會(huì)被企業(yè)拋棄、會(huì)被社會(huì)遺棄。5、基于時(shí)間的：任何一個(gè)目標(biāo)的設(shè)定都應(yīng)該考慮時(shí)間的限制，比方你說(shuō)：“我必然要拿到律師證書(shū)?！蹦繕?biāo)應(yīng)該很明確了，可是不知是在一年內(nèi)達(dá)成，還是十年后才達(dá)成？3.2原則之二：有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作所謂有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作，就是把目標(biāo)正確地分解成工作計(jì)劃，經(jīng)過(guò)采用合適的步驟和方法，最后達(dá)成有效的結(jié)果。平常會(huì)體現(xiàn)在以下五個(gè)方面：1、將有聯(lián)系的工作進(jìn)行分類整理。2、將整理好有各種事務(wù)按流程或輕重緩急加以排列。3、按排列次序進(jìn)行辦理。4、為擬定上述方案需要安排一個(gè)考慮的時(shí)間。5、由于工作能夠有計(jì)劃地進(jìn)行，自然也即能夠看到這些工作應(yīng)該按什么次序進(jìn)行，各哪些是能夠同時(shí)進(jìn)行的工作。那么有人會(huì)問(wèn)：終究該怎樣做計(jì)劃呢？大概的步驟以下：1、確立目標(biāo)；2、探望達(dá)成目標(biāo)的各種路子；3、選定最正確的達(dá)成方式；4、將最正確路子轉(zhuǎn)變成月/周/日的工作事項(xiàng)；5、編排月/周/日的工作次序并加以履行；6、如期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)性以及達(dá)成目標(biāo)的最正確路子的可行性。目標(biāo)怎樣擬定，我們已在前面的內(nèi)容進(jìn)行了說(shuō)明；至于怎樣制訂并檢查計(jì)劃，我們會(huì)在后邊的章節(jié)中詳細(xì)地闡述。有了計(jì)劃，就必定有行動(dòng)。行動(dòng)是一件了不起的事，我們請(qǐng)大家記?。?、確實(shí)推行你的計(jì)劃和創(chuàng)意，以便發(fā)揮它的價(jià)值，不論想法有多好，除非真切以身作則，否則永遠(yuǎn)沒(méi)有收獲。2、推行時(shí)心理要寧?kù)o，估計(jì)困難、做好準(zhǔn)備、及時(shí)調(diào)整。美國(guó)的成功學(xué)家格林演講時(shí)，經(jīng)常對(duì)觀眾開(kāi)玩笑地說(shuō)，美國(guó)最大的快遞企業(yè)——聯(lián)邦快遞，實(shí)質(zhì)上是他發(fā)明的。他不謊話言，他確實(shí)有過(guò)這個(gè)想法。但是我們相信世界是最少還有一萬(wàn)個(gè)和他同樣的創(chuàng)業(yè)家，也想到同樣的想法。60年代格林方才起步，在全美為企業(yè)間做結(jié)合工作，每日都生活在趕截止日期、并在限時(shí)內(nèi)將文件從美國(guó)的一端送一其他一端的時(shí)間縫隙中。當(dāng)時(shí)格林以前想到，若是有人能夠創(chuàng)立一個(gè)能夠?qū)⒅匾募?4小時(shí)之內(nèi)送到任何目的地的服務(wù)，該有多好！這想法在他腦海中駐留了好幾年向到達(dá)有一個(gè)名叫弗列德·史密斯的家伙真的把這想法變換為實(shí)質(zhì)行動(dòng)。這個(gè)故事的教訓(xùn)是：成功地將一個(gè)好想法付諸實(shí)踐，比在家想象出一千個(gè)好想法要有從價(jià)值得多。3.3原則之三：分清工作的輕重緩急請(qǐng)看下面的行事次序，看看你自己平常喜好用哪一種方式？1、先做喜歡做的事，爾后再做不喜歡做的事。2、先做熟悉的事，爾后再做不熟悉的事。3、先做簡(jiǎn)單的做，爾后再做難做的事。4、先做只要開(kāi)銷少許時(shí)間即可做好的事，爾后再做需要開(kāi)銷大量時(shí)間才能做好的事。5、先辦理資料齊全的事，爾后再辦理資料不全的事。6、先做已排準(zhǔn)時(shí)間的事，爾后再做未經(jīng)排準(zhǔn)時(shí)間的事。7、先做經(jīng)過(guò)籌辦的事，爾后再做未經(jīng)籌辦的事。8、先做別人的事，爾后再做自己的事。9、先做緊迫的事，爾后再做不緊迫的事。10、先做幽默的事，再做無(wú)聊的事。11、先做易于達(dá)成的整件事或易于告一段落的事，爾后再做難以達(dá)成的整件事或難以告一段落的事。12、先做自己所尊敬的人或與自己關(guān)系親近的利害關(guān)系的人所拜托的事，爾后再其別人所委托的事。13、先做已發(fā)生的事，后做未發(fā)生的事。以上的各種行事準(zhǔn)則，從必然程度上說(shuō)大概上都不符合有效的時(shí)間管理的要求。我們既然是以目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)為導(dǎo)向，那么在一系列以實(shí)現(xiàn)目標(biāo)為依照的待做事項(xiàng)中，終究哪些應(yīng)該先著手辦理，哪些能夠拖后辦理，哪些甚至不予辦理？一般以為是依照事情的緊迫程度來(lái)判斷。若是愈是緊迫的事，其重要性愈高，愈不緊迫的事，其重要性愈低，則依循上面的判斷規(guī)則。但是在多數(shù)狀況下，愈是重要的事恰好不緊迫。比方參加管理技術(shù)培訓(xùn)、向上司提出改進(jìn)營(yíng)運(yùn)方式的建議、培養(yǎng)接班人等等。若是我們按事情的“緩急程度”做事的話，不僅使重要的事情的履行遙遙無(wú)期，而且經(jīng)常使自己處于危機(jī)或緊迫狀態(tài)之下，最大的惡果是原來(lái)重要不緊迫的事必然會(huì)轉(zhuǎn)變成重要又緊迫的事。舉個(gè)例子來(lái)說(shuō)，所有的主管都認(rèn)同（包括我們業(yè)務(wù)工作人員），業(yè)務(wù)報(bào)告是一件極其重要的事，但若現(xiàn)在距離上交業(yè)務(wù)報(bào)告的時(shí)間還有一個(gè)月的話，則一般人大概不會(huì)把它視為“今天應(yīng)該成的事”，更不會(huì)把它視為“今天必定做的事”，既然今天能夠不做這件事，那么即能夠不停地延誤下去。直到截止日期的數(shù)幾日，他們才如臨大敵般地辦理“緊迫事件”，結(jié)果不是遲交了報(bào)告，就是草率應(yīng)付了事。經(jīng)過(guò)一番掙扎此后，他們可能會(huì)信誓旦旦地下信心：下次必然要將業(yè)務(wù)報(bào)告提前準(zhǔn)備好！但是除非能夠完整地改變按“緩急程度”做事的習(xí)慣，否則到了下一次而極有可能重蹈覆轍。大家還記得“波特的故事”嗎？波特的問(wèn)題生怕就在于此。因此，我們以為：辦理事情優(yōu)先次序的判斷依照是事情的“重要程度”。所謂“重要程度”，即指對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的貢獻(xiàn)大小。提請(qǐng)注意：誠(chéng)然有以上的原因，我們也不應(yīng)全面否定按事情“緩急程度”做事的習(xí)慣，可是需要重申的是，在考慮行事的先后次序時(shí)，應(yīng)先考慮事情的“輕重”，再考慮事情的“緩急”——也就是我們平常采用的“第二象限組織法”。我們以下面的時(shí)間管理的方法來(lái)商議“急事”與“要事”的關(guān)系，請(qǐng)看四象限圖：第一象限是重要又急迫的事。諸如應(yīng)付難纏的客戶、準(zhǔn)時(shí)達(dá)成工作、住院開(kāi)刀等等。這是考驗(yàn)我們的經(jīng)驗(yàn)、判斷力的時(shí)辰，也是能夠?qū)Ｐ母N的園志。若是荒棄了，我們很會(huì)可能變成行尸走肉。但我們也不能夠忘記，好多重要的事都是由于一拖再拖或預(yù)先準(zhǔn)備不足，而變成火燎眉毛。第二象限是重要但不緊迫的事。主若是與生活質(zhì)量相關(guān)，包括長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃、問(wèn)題的發(fā)掘與預(yù)防、參加培訓(xùn)、向上司提出問(wèn)題辦理的建議等等。荒棄這個(gè)領(lǐng)域?qū)⑹沟谝幌笙奕找鏀U(kuò)大，使我們墜入更大的壓力，在危機(jī)中疲于應(yīng)付。反之，多投入一些時(shí)間在這個(gè)領(lǐng)域有益于提高實(shí)踐能力，減小第一象限的范圍。做好起初的規(guī)劃、準(zhǔn)備與預(yù)防措施，好多急事將無(wú)從產(chǎn)生。這個(gè)領(lǐng)域的事情不會(huì)對(duì)我們?cè)斐啥酱倭α?，因此必定主支去做，這是發(fā)揮個(gè)人領(lǐng)導(dǎo)力的領(lǐng)域。第三象限是緊迫但不重要的事。表面看似第一象限，由于急迫的呼聲會(huì)讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯(cuò)覺(jué)——實(shí)質(zhì)上就算重要也是對(duì)別人而言。電話、會(huì)議、突來(lái)訪客都屬于這一類。我們花好多時(shí)間在這個(gè)里面打轉(zhuǎn)，自以為是在第一象限，其實(shí)但是是在滿足別人的希望與標(biāo)準(zhǔn)。第四象限屬于不緊迫也不重要的事。簡(jiǎn)而言之就是浪費(fèi)生命，因此根本不值得花半點(diǎn)時(shí)間在這個(gè)象限。但我們經(jīng)常在一、三象限來(lái)回奔波，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。這部分范圍倒不見(jiàn)得都是休閑活動(dòng)，由于真切有創(chuàng)立意義的休閑活動(dòng)是很有價(jià)值的。但是向閱讀令人上癮的無(wú)聊小說(shuō)、毫無(wú)內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。這樣的休息不僅不是為了走更長(zhǎng)的路，反而是對(duì)身心的毀損，剛開(kāi)始時(shí)也許有滋有味，到今后你就會(huì)發(fā)現(xiàn)實(shí)質(zhì)上是很空虛的?，F(xiàn)在你不如回顧一下上周的生活與工作，你在哪個(gè)象限花的時(shí)間最多？請(qǐng)注意，在劃分第一和每三象限時(shí)要特別小心，急迫的事很簡(jiǎn)單被誤以為重要的事。其實(shí)兩者的差別就在于這件事可否有助于完成某種重要的目標(biāo)，若是答案可否定的，便應(yīng)歸入第三象限。請(qǐng)思慮下面的問(wèn)題：你可否“知道”在哪一方面若是連續(xù)有優(yōu)異的表現(xiàn)，對(duì)個(gè)人生活或工作會(huì)有積極的意義？這個(gè)問(wèn)題問(wèn)過(guò)數(shù)千人，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)答案可歸類以下：1、改進(jìn)人際關(guān)系。2、改進(jìn)起初準(zhǔn)備工作。3、更周詳?shù)匾?guī)劃與組織。4、善待自己。5、抓住機(jī)遇。5、充分自我。6、增進(jìn)能力。這些都屬于第二象限，因此也都是重要的事。若是你的答案也屬于這七項(xiàng)，為什么不以身作則呢？大家好！我們已經(jīng)學(xué)習(xí)了時(shí)間管理的原則系列之一和之二，現(xiàn)在給大家做一測(cè)試，看看你在做事情的急迫性上是什么樣的狀況。急迫性指數(shù)測(cè)試采用出你最可能作出的反響行為或態(tài)度（A=從不；B=有時(shí)；C=經(jīng)常）1、我在壓力之下表現(xiàn)最好。（）2、我常歸咎外在環(huán)境太匆促或緊張，以致無(wú)法作深入的自我反省。（）3、我常因周圍的人或事動(dòng)作太慢而不耐煩。我討厭等待或排隊(duì)。（）4、我休息時(shí)會(huì)感覺(jué)不安。（）5、我憂如永遠(yuǎn)在趕時(shí)間。（）6、我常為了達(dá)成某項(xiàng)事情而拒人于千里之外。（）7、我只要片刻沒(méi)和辦公室聯(lián)系就感覺(jué)不安。（）8、我在做一件事經(jīng)常會(huì)想到另一件事。（）9、我辦理危機(jī)時(shí)表現(xiàn)最好。（）10、辦理突發(fā)狀況的愉悅感，憂如比慢工出細(xì)活更讓我感覺(jué)有成就。（）11、我常為了辦理突發(fā)狀況，犧牲和親友共處時(shí)間。（）12、當(dāng)我為了辦理突發(fā)狀況，必定取消約會(huì)或中途走開(kāi)，我以為別人應(yīng)該能諒解。（）13、我感覺(jué)辦理突發(fā)狀況讓一天的生活更有意義。（）14、我常邊工作邊吃飯。（）15、我向來(lái)以為總有一天能做我真切想做的事情。（）16、一天下來(lái)辦公桌上“已辦”文件若是堆得高高的，我會(huì)很有成就感。（）“A”總數(shù)：“B”總數(shù)：“C”總數(shù)：總得分：A=0分；B=2分；C=4分）0到25分屬于低度急迫性心態(tài)，26到45分屬于強(qiáng)烈急迫性心態(tài)，46分以上已經(jīng)到了嚴(yán)重急迫性的程度。2.4原則之四：合理地安排時(shí)間第一我們來(lái)看看穆?tīng)柕墓适拢喊咐聽(tīng)栍?939年大學(xué)畢業(yè)后，在哥利登油漆企業(yè)找到業(yè)務(wù)員的工作。當(dāng)時(shí)的月薪是160美元，但滿懷壯心壯志的他仍擬定了一個(gè)月薪1000美元的目標(biāo)。當(dāng)穆?tīng)栔饾u對(duì)工作感感覺(jué)心應(yīng)手后，他立刻拿出客戶資料以及銷售圖表，以確認(rèn)大多數(shù)的業(yè)績(jī)來(lái)自哪些客戶。他發(fā)現(xiàn)，80%的業(yè)績(jī)都來(lái)自于20%的客戶中，同時(shí)，不論客戶的購(gòu)買量大小，他花在每個(gè)客戶身上的時(shí)間都是同樣的。于是，穆?tīng)柕南乱徊骄褪菍⑵渲匈?gòu)買量最小的36個(gè)客戶退回企業(yè)，爾后全力服務(wù)其他20%的客戶。結(jié)果怎樣？第一年，他就實(shí)現(xiàn)了月薪1000美元的目標(biāo)，第二年便輕易地超越了這個(gè)目標(biāo)，而成為美國(guó)西海岸首屈一指的油漆制造商。最后還當(dāng)了凱利穆?tīng)栍推崞髽I(yè)（Kelly-MoorePaintCompany)的董事長(zhǎng)。這個(gè)故事除了告訴我們成立正確的目標(biāo)的重要性，還表現(xiàn)了巴列特定律（也稱80/20原理）：總結(jié)果的80%是由總耗資時(shí)間中的20%所形成的按事情的“重要程度”編排行事優(yōu)先次序的準(zhǔn)則是成立在“重要的少許與瑣碎的多數(shù)”的原理的基礎(chǔ)上。舉例說(shuō)明：80%的銷售額是源自20%的顧客；80%的電話是來(lái)自20%的朋友；80%的總產(chǎn)量來(lái)自20%的產(chǎn)品；80%的財(cái)富集中在20%的人手中；再舉個(gè)例子，傳統(tǒng)式的電冰箱在結(jié)構(gòu)上，冷凍庫(kù)是位于上端，冷藏庫(kù)則位于下端。當(dāng)你使用冷凍庫(kù)時(shí)，則經(jīng)常非下蹲不能。不幸的是我們使用冷凍庫(kù)的機(jī)率高達(dá)80%，使用冷凍庫(kù)的機(jī)率只有20%，致使我們好多家庭婦女在使用電冰箱時(shí)經(jīng)常因蹲下次數(shù)過(guò)多而感腰酸背疼?；诖?，某家電器企業(yè)在電冰箱的設(shè)計(jì)上做了更正，將冷藏庫(kù)與冷凍庫(kù)的地址做了對(duì)調(diào)，這種新式的電冰箱大大地減少了下蹲的次數(shù)。不難發(fā)現(xiàn)，這種設(shè)計(jì)就是利用了80/20原理。80/20原理對(duì)我們的一個(gè)重要啟示即是：防備將時(shí)間花在瑣碎的多數(shù)問(wèn)題上，由于就算你花了80%的時(shí)間，你也只好獲取20%的成效。因此，你應(yīng)該將時(shí)間花于重要的少許問(wèn)題上，由于掌握了這些重要的少許問(wèn)題，你只要花20%的時(shí)間，即可獲取80%的見(jiàn)效。掌握要點(diǎn)能夠讓你的工作計(jì)劃不致偏差。一旦一項(xiàng)工作計(jì)劃成為危機(jī)時(shí)，犯錯(cuò)的幾率就會(huì)增加。我們很簡(jiǎn)單陷在平?，嵥榈氖虑樘幚碇校坏怯行нM(jìn)行時(shí)間管理的人，總是保證最要點(diǎn)的20%的活動(dòng)具有最高的優(yōu)先級(jí)。2.5原則之五：與別人的時(shí)間獲取協(xié)作任何人類的組織，不論大小，都有其周而復(fù)始的節(jié)奏性、周期性；而我們作為社會(huì)或是集體組織中的一員，毫無(wú)疑問(wèn)地要與周邊部門或人發(fā)生必然的聯(lián)系。在這種狀況下，我們需要互相尊敬對(duì)方的時(shí)間安排，也就是說(shuō)要與別人的時(shí)間獲取協(xié)作。認(rèn)清并適應(yīng)組織的節(jié)奏性與周期性是成功的要素。你也許擁有全世界最偉大的廣告構(gòu)想，但是若是你在各企業(yè)都已經(jīng)做完廣告估量后才提出你的構(gòu)想，你可能就不會(huì)有太好的運(yùn)氣，可能要等到幾個(gè)月后，你的構(gòu)想才會(huì)被慎重考慮，甚至可能會(huì)一不小心扔到垃圾桶里去！同樣地，當(dāng)我們需要到某一部門去參觀學(xué)習(xí)，也需要提前與該部門人員進(jìn)行預(yù)定，雙方共同達(dá)成一個(gè)相關(guān)時(shí)間、地址、人員安排等等的約定。否則，忽如其來(lái)的打擾會(huì)令對(duì)方措手不及，甚至有可能將你拒之門外！大家想想，我們可否是也在經(jīng)常抱怨外面的打擾（電話、來(lái)訪等）、突發(fā)事件！既然這樣，我們可否是也應(yīng)該站在對(duì)方的角度考慮問(wèn)題，嚴(yán)格要求自己，提前做好計(jì)劃與安排，與別人的時(shí)間獲取協(xié)作，少一份慌亂，多一份沉著！2.6原則之六：擬定規(guī)則、遵守紀(jì)律我們?cè)诔砷L(zhǎng)的過(guò)程中，常被各種紀(jì)律所拘束，“沒(méi)有規(guī)矩、不成方園”，由于有紀(jì)律，我們才有次序。在時(shí)間管理中，我們同樣強(qiáng)調(diào)紀(jì)律與規(guī)則。世界著名的音樂(lè)家莫扎特平常被描述成草率而任性的天才，然而他從15歲到過(guò)世為止，終其一世的作曲數(shù)量都是特別固定的，甚至能夠用代數(shù)程式來(lái)計(jì)算。歷史學(xué)家梅爾·克朗茲勃呆在辦公室里的每個(gè)清早都寫10封信；優(yōu)異的演說(shuō)學(xué)家喬·查伯納教授要求手下的電話行銷人員每個(gè)星期一、二都要打13個(gè)電話，禮拜三、四則是12個(gè)，禮拜五則是用來(lái)打電話給這個(gè)禮拜沒(méi)有聯(lián)系上的人。好多作家固定在每日某個(gè)時(shí)段工作，而且在擱筆前必定達(dá)成一定的字?jǐn)?shù)。這個(gè)方法很有效，若是你養(yǎng)成每日寫1000字的習(xí)慣，連續(xù)一個(gè)月后，寫1000字便萬(wàn)無(wú)一失。接著你能夠增加字?jǐn)?shù)到大概1200字，過(guò)十幾日后，或同意再增加幾百字。因此，我們說(shuō)，擬定規(guī)則、遵守紀(jì)律的核心主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：1、在進(jìn)行工作的時(shí)候，必然要念念不忘這個(gè)工作應(yīng)于何時(shí)截止。2、即使外面沒(méi)有規(guī)定截止的日期，自己也要成立一個(gè)何時(shí)達(dá)成的目標(biāo)。3、由于不得已原因此不能夠如期達(dá)成時(shí)，必然要提前和相關(guān)部門獲取聯(lián)系，將影響減小在最小范圍內(nèi)。在我們談詳細(xì)的時(shí)間管理的方法與技巧以前，先要有必要分析一下自己使用時(shí)間的方式和狀況。分析自己使用時(shí)間的方式和狀況大多數(shù)人不喜歡好好地認(rèn)識(shí)自己，閃避現(xiàn)實(shí)比觀察及講解我們的行為更簡(jiǎn)單。面對(duì)自己并客觀地?cái)M定我們對(duì)時(shí)間的使用，需要巨大的勇氣。而若你愿意花一個(gè)禮拜做這種功夫，將毫無(wú)疑問(wèn)地發(fā)現(xiàn)，這是一種有益的經(jīng)驗(yàn)。下面的練習(xí)將顯示你以你的時(shí)間與生命真切去做的好多相關(guān)事項(xiàng)。在本項(xiàng)練習(xí)中列有一個(gè)你在一禮拜內(nèi)開(kāi)銷時(shí)間的清單。這里要強(qiáng)調(diào)的這不是一個(gè)要你計(jì)算每一分鐘的“時(shí)間難題”練習(xí)，而是要求你記錄下一禮拜每隔半小時(shí)的所有活動(dòng)。請(qǐng)記?。簳r(shí)間管理并沒(méi)有什么高妙的技巧，要點(diǎn)就在于持之以恒。接下來(lái)就請(qǐng)循序漸進(jìn)地達(dá)成怎樣進(jìn)行時(shí)間使用清單的分析，此后，你會(huì)考慮到一些問(wèn)題，搜尋指引你更合適的運(yùn)用你的時(shí)間的答案。請(qǐng)先看表一和表二：表一：時(shí)間使用清單表時(shí)間統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目活動(dòng)每禮拜估計(jì)開(kāi)銷的時(shí)間（小時(shí)）每禮拜實(shí)質(zhì)開(kāi)銷的時(shí)間（小時(shí)）上兩項(xiàng)時(shí)間的差額（小時(shí)）占每禮拜的總時(shí)間的百分比%）一、公務(wù)活動(dòng)11整理儀容1上下班12飲食2開(kāi)會(huì)13睡覺(jué)3打電話小計(jì)4閱讀文件、整理通信三、家庭活動(dòng)5幫助手下14煮飯6款待貴賓15洗熨衣服7向上司報(bào)告16打掃房屋8公務(wù)出差17瑣務(wù)與家事9拜會(huì)客戶18賣雜物10其他工作上的活動(dòng)19其他的逛街活動(dòng)小計(jì)20繳款二、個(gè)人活動(dòng)21看孩子22宗教活動(dòng)29喜好23家庭出門30觀看比賽24家庭溝通31運(yùn)動(dòng)25其他家庭活動(dòng)32休閑旅游小計(jì)33聚會(huì)與社交四、休閑活動(dòng)34其他休閑活動(dòng)26聽(tīng)廣播與音樂(lè)35其他活動(dòng)27看電視小計(jì)休閑閱讀時(shí)間統(tǒng)計(jì)(小時(shí))表二：一禮拜時(shí)間日記與簡(jiǎn)單分析表時(shí)間周一周二周三周周圍五周六周日活動(dòng)標(biāo)號(hào)時(shí)間小計(jì)7:001上下班13:0013睡覺(jué)7:302開(kāi)會(huì)13:3014煮飯8:003打電話14:0015洗熨衣服8:304閱讀文件、整理通信14:3016打掃房屋9:005幫助手下15:0017瑣務(wù)與家事9:306款待貴賓15:3018賣雜物10:007向上司報(bào)告16:0019其他的逛街活動(dòng)10:308公務(wù)出差16:3020繳款11:009拜會(huì)客戶17:0021看孩子11:3010其他工作上的活動(dòng)17:3022宗教活動(dòng)12:0011整理儀容18:0023家庭出門12:3012飲食18:3024家庭溝通19:0025其他家庭活動(dòng)22:0031運(yùn)動(dòng)19:3026聽(tīng)廣播與音樂(lè)22:3032休閑旅游20:0027看電視23:0033聚會(huì)與社交20:3028休閑閱讀23:3034其他休閑活動(dòng)21:0029喜好24:0035其他活動(dòng)21:3030觀看比賽推行步驟：1、熟悉并準(zhǔn)備一份“時(shí)間使用清單表”（如表一）。這份假設(shè)的清單是效率先生所作，效率先生，35歲，銷售經(jīng)理，有兩個(gè)孩子，太太也是職業(yè)婦女，因此效率先生也分擔(dān)了一些家務(wù)。2、在表一中效率先生列出約30項(xiàng)每禮拜中的主要活動(dòng)，并分成五或六類。希望你按表一的要求近似地列出公務(wù)活動(dòng)、個(gè)人活動(dòng)、家庭活動(dòng)與休閑及其他活動(dòng)等類30余項(xiàng)，但你的分類與活動(dòng)可能與效率先生很不同樣。3、在列出在所有活動(dòng)并予以分類后，將每一活動(dòng)挨次序編號(hào)，如表一。4、準(zhǔn)備一份的“一禮拜日記與簡(jiǎn)單分析表”（如表二），將表一中的活動(dòng)對(duì)應(yīng)地列在表二中。5、在下周一開(kāi)始的時(shí)候，請(qǐng)注意隨時(shí)攜帶你的表二，每半小時(shí)在表二的合適地址記上該活動(dòng)的號(hào)碼。比方效率先生禮拜一上午7點(diǎn)到7點(diǎn)半穿衣服去上班，他就把編號(hào)11記在禮拜一上午7點(diǎn)的空格里。6、該禮拜結(jié)束時(shí)，表二的所有空格都應(yīng)該有一個(gè)號(hào)碼?，F(xiàn)在統(tǒng)計(jì)每一項(xiàng)活動(dòng)出現(xiàn)的次數(shù)。比方效率先生在時(shí)間表上第二項(xiàng)活動(dòng)出現(xiàn)了15次，即表示他花了7個(gè)半小時(shí)在工作時(shí)打電話。因此效率先生要在打電話這一欄的“時(shí)間小計(jì)”中記上7.5。依上述方法填滿表二，直到“時(shí)間小計(jì)”中都有一個(gè)數(shù)量字（可能是零）。7、爾后把表二中的“時(shí)間小計(jì)”填到表一的“每禮拜實(shí)質(zhì)開(kāi)銷時(shí)間”上。8、將“每禮拜估計(jì)開(kāi)銷時(shí)間”減“每禮拜實(shí)質(zhì)開(kāi)銷時(shí)間”的余數(shù)填在表一的“上兩項(xiàng)時(shí)間的差額”上。若是是負(fù)數(shù)，表示你開(kāi)銷在該活動(dòng)上的時(shí)間多于你的估計(jì)；若是是正數(shù)，則正好相反。9、為每項(xiàng)活動(dòng)算出“占每禮拜總時(shí)間的百分比”，公式以下：百分比（%）=（每禮拜實(shí)質(zhì)開(kāi)銷時(shí)間÷168）×10010、檢查數(shù)量字?！懊慷Y拜實(shí)質(zhì)開(kāi)銷時(shí)間”的總計(jì)應(yīng)該等于168，而“占每禮拜總時(shí)間的百分比”的總計(jì)應(yīng)該是100%。若有些微差別，不用擔(dān)憂。本項(xiàng)練習(xí)的目的在于顯示你的時(shí)間去處，而不是一項(xiàng)講精確的練習(xí)。11、再把每一類所有活動(dòng)的數(shù)量字相加，并分門別類制成一表，可對(duì)你怎樣使用時(shí)間有更顯然的印象。效率先生的總結(jié)清單如表三：表三一禮拜時(shí)間總結(jié)表時(shí)間統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目活動(dòng)每禮拜估計(jì)開(kāi)銷的時(shí)間（小時(shí)）每禮拜實(shí)質(zhì)開(kāi)銷的時(shí)間（小時(shí)）上兩項(xiàng)時(shí)間的差額（小時(shí)）占每禮拜的總時(shí)間的百分比（%）公務(wù)活動(dòng)小時(shí)4550-529.8%個(gè)人活動(dòng)小時(shí)4540523.8%家庭活動(dòng)小時(shí)3246-1427.4%休閑活動(dòng)小時(shí)4027.512.516.4%其他活動(dòng)64.51.52.6%時(shí)間總計(jì)1681680100%一旦你達(dá)成了時(shí)間使用清單，并對(duì)資料達(dá)成精曉，下一步就是應(yīng)用這份信息，幫助你在將來(lái)把時(shí)間使用得更好。毫無(wú)疑問(wèn)地，你真的會(huì)有一些吃驚，可能它們其實(shí)不全讓你快樂(lè)?，F(xiàn)在，請(qǐng)你達(dá)成誠(chéng)實(shí)地做到以下練習(xí)。拿出幾張紙、你的時(shí)間使用清單以及你寫下來(lái)的目標(biāo)，詳細(xì)考慮后，寫出你對(duì)以下問(wèn)題的答案：1、我怎樣浪費(fèi)我的時(shí)間？將來(lái)有何算路子可預(yù)防或減低時(shí)間的浪費(fèi)？2、我怎樣浪費(fèi)別人的時(shí)間？我浪費(fèi)了誰(shuí)的時(shí)間？我應(yīng)怎樣預(yù)防不使其發(fā)生？3、哪些活動(dòng)我現(xiàn)在能夠減少、不予考慮或交給別人做？4、別人怎樣浪費(fèi)我的時(shí)間？將來(lái)有沒(méi)有方法減少或除去其發(fā)生？若是有的話，是什么方法？5、我做的哪些事既重要又緊迫？6、我做的哪些事對(duì)我的目標(biāo)很重要？7、我可否開(kāi)銷時(shí)間追求那些對(duì)我很重要的事？若是沒(méi)有，原因何在？若是有，是哪些事？這些問(wèn)題的答案應(yīng)能供給好多使你將時(shí)間使用得更理想的構(gòu)想。每6個(gè)月做一份一禮拜時(shí)間使用清單，也是極佳的構(gòu)想，第二次做的時(shí)候就輕松多了。你知道怎樣做，就不會(huì)感覺(jué)吃驚。在努力擬定計(jì)劃與設(shè)定目標(biāo)此后，你大概會(huì)發(fā)現(xiàn)你的時(shí)間管理技巧有了進(jìn)展。新的壞習(xí)慣在根深蒂固以前，即可迅速裸露并加以除去。仿佛薩繆爾·約翰生所言：“習(xí)慣的拘束平常是感覺(jué)不出來(lái)的，等到發(fā)現(xiàn)時(shí)又已經(jīng)變得難以破除了?！比缙谑褂们鍐?，使你有一個(gè)更好的機(jī)遇打破那些拘束。第七章、怎樣擬定計(jì)劃]在我們對(duì)自己時(shí)間使用的方式和狀況有了一個(gè)初步的認(rèn)識(shí)后，即能夠依照部門/個(gè)人的工作/生活目標(biāo)來(lái)擬定計(jì)劃了。第一，讓我們對(duì)計(jì)劃的基礎(chǔ)看法有一些認(rèn)識(shí)：計(jì)劃的種類分類標(biāo)準(zhǔn)種類按廣度分戰(zhàn)略性計(jì)劃、作業(yè)性計(jì)劃準(zhǔn)時(shí)間框架分短期計(jì)劃、長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)劃按明確性分詳細(xì)性計(jì)劃、指導(dǎo)性計(jì)劃應(yīng)用于組織，為之成立整體目標(biāo)和追求組織在環(huán)境中地位的計(jì)劃成為戰(zhàn)略計(jì)劃；而規(guī)定目標(biāo)怎樣實(shí)現(xiàn)的細(xì)節(jié)的計(jì)劃稱為作業(yè)計(jì)劃。戰(zhàn)略計(jì)劃趨向于覆蓋較久的時(shí)間間隔，平常以年為單位，涉及較寬的領(lǐng)域和不規(guī)定詳細(xì)的目標(biāo)；作業(yè)計(jì)劃趨向于覆蓋較短的時(shí)間間隔，如月度計(jì)劃、周計(jì)劃、日計(jì)劃，主要側(cè)重于實(shí)現(xiàn)的方法。短期計(jì)劃與長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)劃短期是指一年之內(nèi)的時(shí)期；長(zhǎng)遠(yuǎn)一般高出5年以上；而中期界于兩者之間。詳細(xì)計(jì)劃與指導(dǎo)性計(jì)劃詳細(xì)的計(jì)劃擁有明確規(guī)定的目標(biāo)，不存在簡(jiǎn)單引起誤解的問(wèn)題；指導(dǎo)性計(jì)劃只規(guī)定一些一般的目標(biāo)，指出要點(diǎn)而不限制在特定的行動(dòng)方案上。比方一個(gè)增加利潤(rùn)的詳細(xì)計(jì)劃，可能詳細(xì)規(guī)定在將來(lái)6個(gè)月中，成本要降低4%，銷售額增加6%；而指導(dǎo)性計(jì)劃也許只提出將來(lái)6個(gè)月使利潤(rùn)增加5%—10%。顯然，指導(dǎo)性計(jì)劃擁有內(nèi)在的靈便性，詳細(xì)計(jì)劃則更擁有明確性。剛剛我們已經(jīng)介紹了怎樣確立目標(biāo)，實(shí)質(zhì)上目標(biāo)是計(jì)劃的基礎(chǔ)，確立了方向，怎么走就清楚多了。注意事項(xiàng)1、起初的認(rèn)識(shí)：、所在部門的業(yè)務(wù)定位、所在崗位的業(yè)務(wù)定位、上司主管的業(yè)務(wù)目標(biāo)、上司主管對(duì)你的希望和要求、與其他相關(guān)崗位的業(yè)務(wù)接口關(guān)系2、依照5W2H原則Why:為什么要做這項(xiàng)任務(wù)，對(duì)工作目標(biāo)可否有支持What：任務(wù)的內(nèi)容和達(dá)成的目標(biāo)When：在什么時(shí)間段進(jìn)行Where：任務(wù)發(fā)生的地址Who：哪些人員參加此任務(wù)，由誰(shuí)負(fù)責(zé)Howto：用什么方法進(jìn)行Howmuch：需要多少成本3、設(shè)置控制點(diǎn)（milestone）、在目標(biāo)或任務(wù)中設(shè)置階段性的里程碑，經(jīng)過(guò)檢查，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)自己難以解決的，還能夠夠獲取同事或領(lǐng)導(dǎo)的支持。比方說(shuō)，我們計(jì)劃在3天之內(nèi)給六層樓的地面刷上油漆，那么第一天就要成立控制點(diǎn)，若是不能夠刷完2層，顯爾后邊就要利用增加人手、提高效率等方式，才能保證任務(wù)最后的如期達(dá)成。、堅(jiān)持工作周記和工作日記，對(duì)計(jì)劃的履行狀況進(jìn)行總結(jié)，發(fā)現(xiàn)和糾正各種偏差，同時(shí)對(duì)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和轉(zhuǎn)動(dòng)。其他，還能夠夠?qū)ο绕诘墓ぷ鲿r(shí)間分配進(jìn)行分析，千錘百煉時(shí)間管理。利用計(jì)劃工具1、定義WBS（工作任務(wù)分解）是創(chuàng)立出產(chǎn)品所必定進(jìn)行的所有活動(dòng)的清單，它是PERT、GANTT分層計(jì)劃以及估量和人員分配的基礎(chǔ)。2、WBS基本構(gòu)架階段、步驟、任務(wù)、活動(dòng)3、權(quán)衡標(biāo)準(zhǔn)v可否所有分解達(dá)成WBS分解的所有活動(dòng)可否所有定義了項(xiàng)目的工作所分解的活動(dòng)可否可行可否包括臨時(shí)的里程碑和監(jiān)控點(diǎn)WBS的分解結(jié)構(gòu)可否合適分解后的活動(dòng)在邏輯上可否能形成一個(gè)大的活動(dòng)可否集成了所有的要點(diǎn)要素邏輯上可否合理、清楚和簡(jiǎn)單3.2計(jì)劃管理－－PERT1、定義PERT（網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃評(píng)審技術(shù)）是以網(wǎng)絡(luò)圖的形式擬定計(jì)劃，求得計(jì)劃的最優(yōu)方案，并據(jù)以組織和控制開(kāi)發(fā)進(jìn)度，達(dá)到預(yù)定目標(biāo)的一種科學(xué)管理方法。詳細(xì)來(lái)講，網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃評(píng)審技術(shù)是：第一，用網(wǎng)絡(luò)圖來(lái)表達(dá)一項(xiàng)開(kāi)發(fā)計(jì)劃中各工作（階段、模塊等）的先后次序和互相關(guān)系；爾后，經(jīng)過(guò)計(jì)算找出計(jì)劃中要點(diǎn)工序和要點(diǎn)路線；第三，經(jīng)過(guò)不停改進(jìn)網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃，選擇最優(yōu)方案并付諸推行，最后，在計(jì)劃履行過(guò)程中進(jìn)行有效的控制和督查，保證合理地使用人、財(cái)、物，按預(yù)定目標(biāo)達(dá)成任務(wù)。2、計(jì)劃要素1）PERT主要反響任務(wù)的時(shí)間、資源、配合、控制等。2）WBS主要反響任務(wù)的層次。建議：1）先畫WBS,注明milestone（里程碑）時(shí)間及deadtime（截止時(shí)間）2）注明任務(wù)間關(guān)系3）再畫PERT2、計(jì)劃要素步驟一：先畫圖第一不用側(cè)重雅觀，主要弄清楚任務(wù)之間的互相關(guān)系。步驟二：估計(jì)時(shí)間v工序時(shí)間=(a+4b+c)/6（a：最樂(lè)觀時(shí)間；b：希望時(shí)間；c：最消極時(shí)間）倒推法：一般確立結(jié)束時(shí)間，再逐漸推出各部分需要時(shí)間。留有余地、應(yīng)付突發(fā)任務(wù)步驟三：確立要點(diǎn)路徑1、時(shí)間上的要點(diǎn)路徑繪制完網(wǎng)絡(luò)圖，能夠很簡(jiǎn)單算出整個(gè)計(jì)劃的所需時(shí)間。同時(shí)，能夠?qū)⒄麄€(gè)開(kāi)發(fā)計(jì)劃分解成若干個(gè)開(kāi)發(fā)流水線（路線、路徑），每一條流水線都能夠算出一個(gè)總連續(xù)時(shí)間，其中時(shí)間最長(zhǎng)的一條路徑TMAX，我們稱為要點(diǎn)路徑。2、技術(shù)上的要點(diǎn)路徑某項(xiàng)任務(wù)采用的技術(shù)為要點(diǎn)技術(shù)，它的達(dá)成決定整個(gè)任務(wù)的達(dá)成時(shí)間，則該任務(wù)所在的路徑為技術(shù)上的要點(diǎn)路徑。3、要點(diǎn)路徑是能夠變化的3.2計(jì)劃管理－－PERT1、定義PERT（網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃評(píng)審技術(shù)）是以網(wǎng)絡(luò)圖的形式擬定計(jì)劃，求得計(jì)劃的最優(yōu)方案，并據(jù)以組織和控制開(kāi)發(fā)進(jìn)度，達(dá)到預(yù)定目標(biāo)的一種科學(xué)管理方法。詳細(xì)來(lái)講，網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃評(píng)審技術(shù)是：第一，用網(wǎng)絡(luò)圖來(lái)表達(dá)一項(xiàng)開(kāi)發(fā)計(jì)劃中各工作（階段、模塊等）的先后次序和互相關(guān)系；爾后，經(jīng)過(guò)計(jì)算找出計(jì)劃中要點(diǎn)工序和要點(diǎn)路線；第三，經(jīng)過(guò)不停改進(jìn)網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃，選擇最優(yōu)方案并付諸推行，最后，在計(jì)劃履行過(guò)程中進(jìn)行有效的控制和督查，保證合理地使用人、財(cái)、物，按預(yù)定目標(biāo)達(dá)成任務(wù)。2、計(jì)劃要素1）PERT主要反響任務(wù)的時(shí)間、資源、配合、控制等。2）WBS主要反響任務(wù)的層次。建議：1）先畫WBS,注明milestone（里程碑）時(shí)間及deadtime（截止時(shí)間）2）注明任務(wù)間關(guān)系3）再畫PERT2、計(jì)劃要素步驟一：先畫圖第一不用側(cè)重雅觀，主要弄清楚任務(wù)之間的互相關(guān)系。步驟二：估計(jì)時(shí)間v工序時(shí)間=(a+4b+c)/6（a：最樂(lè)觀時(shí)間；b：希望時(shí)間；c：最消極時(shí)間）倒推法：一般確立結(jié)束時(shí)間，再逐漸推出各部分需要時(shí)間。留有余地、應(yīng)付突發(fā)任務(wù)步驟三：確立要點(diǎn)路徑1、時(shí)間上的要點(diǎn)路徑繪制完網(wǎng)絡(luò)圖，能夠很簡(jiǎn)單算出整個(gè)計(jì)劃的所需時(shí)間。同時(shí)，能夠?qū)⒄麄€(gè)開(kāi)發(fā)計(jì)劃分解成若干個(gè)開(kāi)發(fā)流水線（路線、路徑），每一條流水線都能夠算出一個(gè)總連續(xù)時(shí)間，其中時(shí)間最長(zhǎng)的一條路徑TMAX，我們稱為要點(diǎn)路徑。2、技術(shù)上的要點(diǎn)路徑某項(xiàng)任務(wù)采用的技術(shù)為要點(diǎn)技術(shù)，它的達(dá)成決定整個(gè)任務(wù)的達(dá)成時(shí)間，則該任務(wù)所在的路徑為技術(shù)上的要點(diǎn)路徑。3、要點(diǎn)路徑是能夠變化的第八章、不要讓別人浪費(fèi)你的時(shí)間3.3不要讓別人浪費(fèi)你的時(shí)間辦公室的打擾無(wú)可防備，電話、來(lái)訪、郵件等等，甚至有很多人對(duì)打擾提出了抱怨，同時(shí)也有無(wú)奈。對(duì)待打擾的方法有好多，有全面出擊來(lái)應(yīng)付，也有消極地對(duì)應(yīng)付，更有甚者是聽(tīng)而不聞。全面出擊的人終會(huì)變得疲倦不堪，消極應(yīng)付和視而不見(jiàn)的人終究會(huì)錯(cuò)失良機(jī)或是貽誤大事那么終究怎樣做才是我們的可取之道呢？——我們的策略是將被打擾的時(shí)間縮短，將其負(fù)面影響減至最少。打電話的藝術(shù)1、起初的約定與準(zhǔn)備打電話約準(zhǔn)時(shí)間和約定要求其實(shí)不是什么奇異的看法，經(jīng)過(guò)約定能夠避免你在需要沉寂工作的時(shí)候被不停打擾、或是占線、或是接不到電話，更主若是防備電話中需要某些資料卻無(wú)法供給，從而造成時(shí)間的浪費(fèi)。2、保持簡(jiǎn)短而明確的開(kāi)場(chǎng)白平常我們?cè)诖螂娫挒榱寺?lián)系感情的需要，在開(kāi)場(chǎng)白中經(jīng)常會(huì)有一些寒喧，除了拜會(huì)客戶、問(wèn)候長(zhǎng)輩等狀況，比方“你近來(lái)很忙啊，在哪里發(fā)達(dá)啊”、“您身體還好吧、吃飯還行吧？”等，但是在辦公室場(chǎng)合就應(yīng)該少有寒喧，盡量從工作角度出發(fā)，使用簡(jiǎn)短而明確的開(kāi)場(chǎng)白。若是你正在將電話打給某人，不如斬釘截鐵：“你好，我是XXX，我給你打電話是由于”或“你好，我是XXX，有這樣一件事需要”等等；若是是某人打電話給你，你能夠說(shuō)“接到你的電話真快樂(lè)，有什么事需要幫忙嗎？”或“你打電話來(lái)我真快樂(lè)，能為你做點(diǎn)什么嗎？”或“好久沒(méi)有收到你的信息了，請(qǐng)問(wèn)有什么事需要幫忙嗎？”等等。3、控制通話時(shí)間、保持通話主題在我們打電話的時(shí)候，要注意做好合適的記錄，省得掛下電話后忘記某些信息，又不得不重新聯(lián)系一次。另一個(gè)需要注意的就是：控制好打電話的時(shí)間并保持通話的主題。我們有好多人喜歡拿起電話就開(kāi)始滔滔不停，而且經(jīng)常是缺少主題。在這種狀況下，你不如直言：“你現(xiàn)在需要我們解決的問(wèn)題是什么呢？”、“你的要點(diǎn)是什么？”、“你看我們今天的溝通/討論可否是這到這里呢？”誠(chéng)然一次電話省下的時(shí)間可能只有2~3分鐘，但依照你每日接10個(gè)電話來(lái)算，每個(gè)月你即能夠省下7~10個(gè)小時(shí)，一年就是就84~120個(gè)小時(shí)，這但是一段很多的時(shí)間呀！4、過(guò)濾電話你必然經(jīng)常遇到一些不想接的電話，這個(gè)時(shí)候你就需要“過(guò)濾電話”了。第一講解你現(xiàn)在不能夠接電話的原因，如立刻要出門了、要去開(kāi)會(huì)了、正在與主管或其他同事商宜工作了等等，但是在拒絕的時(shí)候必然要注意有禮貌，并約定回電或是對(duì)方再次來(lái)電的時(shí)間，在保證自己時(shí)間的前提下，同時(shí)不要給對(duì)象留下不良印象。當(dāng)你被打斷時(shí)在前面的“時(shí)間管理的誤區(qū)”中，我們以前提到了怎樣接受請(qǐng)托，但是在我們被各種狀況所打斷時(shí)，應(yīng)該怎樣辦理呢？1、來(lái)自上司的打斷來(lái)自上司的打擾最難控制，特別是當(dāng)你正在悉心全力地辦理一項(xiàng)緊迫而重要的事情時(shí)。但是，若是你就是一名上司，你還是應(yīng)該第一想想，你可否是也會(huì)對(duì)手下這樣呢？以下是怎樣辦理近似問(wèn)題的一個(gè)實(shí)質(zhì)例子和妙招：有一位職員，每當(dāng)他應(yīng)召支見(jiàn)上司時(shí)，他手上總是帶著一件仍待達(dá)成的工作：編寫一份報(bào)告、檢查報(bào)告草案、也許閱讀必要的資料等，一來(lái)可以利用在一旁等待上司打電話或是其他事務(wù)辦理的時(shí)間，二來(lái)能夠提示上司自己的工作也是很忙的，希望能夠趕忙結(jié)束對(duì)話或事情的安排，三來(lái)還能夠讓主管對(duì)他的工作態(tài)度留下深刻的印象。2、來(lái)自手下的打斷你不如想想以下相關(guān)解決手下打擾上司的各項(xiàng)問(wèn)題：1）你可否以前訓(xùn)練你的助理，將別人可能的打擾含集中起來(lái)，爾后每日或每禮拜一次地向你報(bào)告？2）你可否是盡可能地把集體例會(huì)列為每日/周工作的一部分？3）你可否是每日都會(huì)保留一段固定的時(shí)間，供手下向你提出問(wèn)題，同時(shí)在一旦察覺(jué)某些工作日程發(fā)生改變時(shí)，會(huì)告訴對(duì)方何時(shí)見(jiàn)面較合適？4）你可否是以前激勵(lì)手下以便條/郵件方式提出問(wèn)題，而不用親自上門打擾你的工作？5）你可否是立刻向手下回話，使他們不至于以為他們必定經(jīng)常打擾你，才能立刻獲取回應(yīng)？3、來(lái)自同事的打擾在上司打擾的時(shí)候，你只好無(wú)奈地加以接受；而手下在打擾你的時(shí)候，你能夠?qū)⑺拇驍_方式加以定型化。但是，要辦理同事或同級(jí)人員的打擾，生怕必定多花一點(diǎn)心思才行。以下是你應(yīng)該牢記的一些要點(diǎn)：1）雙方應(yīng)起初達(dá)成共識(shí)。你應(yīng)該力求對(duì)他們的要求保持熱忱、同情以及隨時(shí)愿意加以協(xié)