大型購(gòu)物廣場(chǎng)發(fā)票管理

1、PAGE 鄭州杉杉奧特萊斯購(gòu)物廣場(chǎng)有限公司內(nèi)部控制系列文件 020107發(fā)票管理2016 版批 準(zhǔn)： 2016-04-01 發(fā)布 2016-04-01實(shí)施鄭州杉杉奧特萊斯購(gòu)物廣場(chǎng)有限公司1.0目的本程序規(guī)定了公司發(fā)票管理工作的具體要求，旨在規(guī)范公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)和經(jīng)辦人員按照國(guó)家及企業(yè)有關(guān)法律、規(guī)定要求使用和管理發(fā)票，防范發(fā)票管理中的潛在風(fēng)險(xiǎn)。2.0制度要求2.1發(fā)票管理程序2.1.1財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)制定本公司發(fā)票管理程序。2.1.2本制度的管理范圍包括增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票、營(yíng)業(yè)稅發(fā)票及收據(jù)以及外來(lái)發(fā)票等。2.1.4財(cái)務(wù)部是公司發(fā)票的主管部門(mén)，工程部、招商部、企劃部、物業(yè)部、運(yùn)營(yíng)部、統(tǒng)括部等部門(mén)負(fù)

2、責(zé)協(xié)助財(cái)務(wù)部管理發(fā)票。未經(jīng)財(cái)務(wù)部授權(quán)，其他部門(mén)不得辦理有關(guān)申報(bào)購(gòu)買(mǎi)、對(duì)外簽發(fā)和使用以及保管發(fā)票等相關(guān)業(yè)務(wù)。2.1.5統(tǒng)括部應(yīng)當(dāng)和財(cái)務(wù)部、內(nèi)控人員共同組織安排公司發(fā)票管理程序的專項(xiàng)培訓(xùn)。培訓(xùn)后視情況對(duì)參加培訓(xùn)人員進(jìn)行考核。以下人員必須參加發(fā)票管理程序和發(fā)票知識(shí)的培訓(xùn)：全體財(cái)務(wù)人員全體招商、營(yíng)運(yùn)人員各部門(mén)部長(zhǎng)及主管人員發(fā)票業(yè)務(wù)授權(quán)管理人員其他部門(mén)經(jīng)理及以上相關(guān)高層管理人員2.1.6 內(nèi)控人員應(yīng)當(dāng)對(duì)公司發(fā)票管理過(guò)程進(jìn)行定期和不定期監(jiān)督檢查。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出限期整改措施。2.2發(fā)票的購(gòu)買(mǎi)2.2.1財(cái)務(wù)部應(yīng)指定主辦會(huì)計(jì)作為發(fā)票購(gòu)買(mǎi)人，在核定的份數(shù)內(nèi)辦理增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票、營(yíng)業(yè)稅發(fā)票及收據(jù)的購(gòu)買(mǎi)。2

3、.2.2增值稅專用發(fā)票及普通發(fā)票、營(yíng)業(yè)稅發(fā)票購(gòu)買(mǎi)時(shí)要對(duì)發(fā)票進(jìn)行檢查，出現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)整本退還稅務(wù)部門(mén)。2.3發(fā)票的保管 2.3.1財(cái)務(wù)部發(fā)票管理會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)保管空白發(fā)票、收據(jù)及使用過(guò)的存根等，進(jìn)行收發(fā)登記，建立臺(tái)賬（收據(jù)、發(fā)票登記簿參見(jiàn)表1），臺(tái)賬內(nèi)容包括購(gòu)票數(shù)量、編號(hào)、領(lǐng)用、核銷登記等。2.3.2從供應(yīng)商處取得的增值稅專用發(fā)票抵扣聯(lián)也需由會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)整理和保管。2.3.3企業(yè)應(yīng)盡量為發(fā)票保管人設(shè)立專用保險(xiǎn)柜，保管空白發(fā)票等。2.3.4財(cái)務(wù)部主辦會(huì)計(jì)應(yīng)每月對(duì)發(fā)票臺(tái)帳進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)核對(duì)，盤(pán)點(diǎn)出現(xiàn)異常必須及時(shí)報(bào)告財(cái)務(wù)部長(zhǎng)杉井為財(cái)務(wù)總監(jiān)，考慮財(cái)務(wù)部長(zhǎng)負(fù)責(zé)日常業(yè)務(wù)，問(wèn)題報(bào)告給財(cái)務(wù)部長(zhǎng)解決。2.4發(fā)票的領(lǐng)用2.4.1財(cái)

4、務(wù)部開(kāi)票會(huì)計(jì)一般一次向發(fā)票保管會(huì)計(jì)領(lǐng)取一本發(fā)票，簽字登記領(lǐng)用發(fā)票的號(hào)碼，開(kāi)完之后到發(fā)票保管會(huì)計(jì)處核銷，核銷后再次領(lǐng)用，主辦會(huì)計(jì)杉井為稅務(wù)會(huì)計(jì)，考慮主辦會(huì)計(jì)購(gòu)買(mǎi)發(fā)票，申購(gòu)也由主辦會(huì)計(jì)辦理。應(yīng)及時(shí)掌握發(fā)票庫(kù)存情況，不足時(shí)應(yīng)及時(shí)向稅務(wù)部門(mén)申購(gòu)。2.4.2財(cái)務(wù)部相關(guān)會(huì)計(jì)、出納需使用收據(jù)的，一次向發(fā)票保管會(huì)計(jì)領(lǐng)取一本，簽字登記領(lǐng)用收據(jù)的號(hào)碼，開(kāi)完后將存根聯(lián)交發(fā)票保管會(huì)計(jì)核銷，核銷后再次領(lǐng)用。2.4.3 本公司業(yè)務(wù)人員或客戶領(lǐng)取發(fā)票時(shí)在發(fā)票登記簿上簽字。2.4.4 財(cái)務(wù)部長(zhǎng)杉井為財(cái)務(wù)總監(jiān)，考慮財(cái)務(wù)部長(zhǎng)負(fù)責(zé)日常業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)部長(zhǎng)監(jiān)督檢查工作。應(yīng)每季度對(duì)發(fā)票領(lǐng)用管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.5填開(kāi)發(fā)票、退票和廢票處理

5、2.5.1財(cái)務(wù)部憑各業(yè)務(wù)部門(mén)提交的開(kāi)票申請(qǐng)單（參見(jiàn)表2）開(kāi)具發(fā)票。2.5.2 財(cái)務(wù)部主辦會(huì)計(jì)應(yīng)仔細(xì)審核銷售合同、協(xié)議、開(kāi)票數(shù)量、客戶實(shí)際收貨數(shù)量、開(kāi)票價(jià)格等內(nèi)容。審核無(wú)誤后由開(kāi)票會(huì)計(jì)開(kāi)具增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票。2.5.3財(cái)務(wù)部應(yīng)指定非開(kāi)票會(huì)計(jì)保管“發(fā)票專用章”，其蓋章前應(yīng)當(dāng)對(duì)發(fā)票進(jìn)行復(fù)核，審核發(fā)票填寫(xiě)的正確性，開(kāi)具發(fā)票有實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)依據(jù)，復(fù)核無(wú)誤后加蓋“發(fā)票專用章”。2.5.4財(cái)務(wù)部一方面根據(jù)開(kāi)出的發(fā)票登記銷售賬，同時(shí)將發(fā)票原件直接轉(zhuǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人，由其負(fù)責(zé)直接送達(dá)或郵寄給客戶并確認(rèn)是否收到。公司各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在辦理交接增值稅發(fā)票及其他發(fā)票過(guò)程中時(shí)，應(yīng)當(dāng)在本部門(mén)和相關(guān)部門(mén)設(shè)定的專

6、用登記簿上簽字。2.5.5如客戶向本企業(yè)提出退票要求，經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)對(duì)該客戶的退票原因進(jìn)行嚴(yán)格的審核。如果發(fā)現(xiàn)確實(shí)是公司財(cái)務(wù)部錯(cuò)誤，應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部辦理重新開(kāi)票手續(xù)。如不是本企業(yè)財(cái)務(wù)部錯(cuò)誤，則應(yīng)與客戶及時(shí)溝通，客戶提供相應(yīng)資料后重新走開(kāi)票審批流程，審批通過(guò)后由財(cái)務(wù)部辦理重新開(kāi)票手續(xù)。2.5.6重新開(kāi)票必須由經(jīng)辦人說(shuō)明理由并附上客戶退票和退票說(shuō)明，業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)和財(cái)務(wù)部只有在收到退回的原發(fā)票后方可辦理重開(kāi)發(fā)票手續(xù)或開(kāi)紅字發(fā)票進(jìn)行沖銷，以避免重復(fù)開(kāi)票。 2.5.7開(kāi)票業(yè)務(wù)人員在填制發(fā)票時(shí)，對(duì)已填好的發(fā)票內(nèi)容不得涂改，如填寫(xiě)有誤，應(yīng)將有誤的發(fā)票每一聯(lián)上加蓋“作廢”章，記錄廢票信息，然后重新開(kāi)具新發(fā)票。

7、作廢發(fā)票在開(kāi)票會(huì)計(jì)向發(fā)票保管會(huì)計(jì)換領(lǐng)發(fā)票時(shí)統(tǒng)一交發(fā)票保管會(huì)計(jì)保管。2.6發(fā)票保存期限和銷毀2.6.1增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票、收據(jù)保存期均為10年。2.6.2使用后的普通發(fā)票、收據(jù)存根及增值稅專用發(fā)票抵扣聯(lián)等，保存期滿后，由分管人員清理造冊(cè)；專用發(fā)票和普通發(fā)票報(bào)稅務(wù)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后銷毀。3.0流程圖（另附）4.0政策4.1公司不得擅自通過(guò)提前開(kāi)票或延后開(kāi)票達(dá)到調(diào)節(jié)當(dāng)期經(jīng)營(yíng)成果的目的。4.2合同價(jià)格調(diào)整必須有書(shū)面的價(jià)格修改協(xié)議或合同，并按批準(zhǔn)權(quán)限批準(zhǔn)，否則不能開(kāi)票或按新價(jià)格更換發(fā)票。4.3禁止業(yè)務(wù)部門(mén)人員掌握和開(kāi)具增值稅發(fā)票。4.4禁止利用年底時(shí)間，虛開(kāi)發(fā)票，預(yù)支來(lái)年銷售。禁止業(yè)務(wù)部門(mén)人員保存虛開(kāi)出的

8、發(fā)票。4.5發(fā)生空白發(fā)票丟失，有關(guān)人員應(yīng)立即報(bào)告財(cái)務(wù)總監(jiān)，并立即報(bào)告主管稅務(wù)機(jī)關(guān)，在稅務(wù)機(jī)關(guān)的指導(dǎo)下通過(guò)報(bào)刊和電視等媒介公告聲明丟失的發(fā)票作廢。對(duì)開(kāi)出的增值稅發(fā)票丟失也必須及時(shí)報(bào)告主管稅務(wù)機(jī)關(guān)備案。4.6未經(jīng)主管稅務(wù)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，不得跨地區(qū)攜帶、郵寄、運(yùn)輸空白的增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票。業(yè)務(wù)部門(mén)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員對(duì)已開(kāi)出的發(fā)票在送達(dá)客戶前負(fù)有安全保管的責(zé)任。4.7禁止關(guān)聯(lián)公司間轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開(kāi)、虛開(kāi)、拆本、單聯(lián)填開(kāi)所有發(fā)票。4.8公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在處理業(yè)務(wù)過(guò)程中，如果發(fā)現(xiàn)有利用增值稅發(fā)票或其他發(fā)票，出售發(fā)票、代開(kāi)發(fā)票、制造虛假銷售騙取銷售提成等違法違紀(jì)行為給組織造成損失者，將按有關(guān)處罰規(guī)定予以處罰。4.9原則上本制度必須每年修訂一次，遇特殊情況時(shí)經(jīng)授權(quán)審批后可隨時(shí)進(jìn)行修改。本制度最終解釋權(quán)歸屬于總經(jīng)理辦公會(huì)議。5.0相關(guān)制度和表單表1發(fā)票、收據(jù)登記簿 表2開(kāi)票申請(qǐng)單表1 收 據(jù)、發(fā) 票 登 記 簿 日期起 迄 號(hào) 碼封 面 順序號(hào)領(lǐng)用