最新-會(huì)計(jì)檔案管理教-PPT精品課件

1、會(huì)計(jì)檔案與聲像檔案管理 主講人：佟峰會(huì)計(jì)檔案管理 一、會(huì)計(jì)檔案的概念 二、會(huì)計(jì)檔案的歸檔和保管期限劃分 三、會(huì)計(jì)檔案的整理 四、會(huì)計(jì)檔案的分類排列 五、會(huì)計(jì)檔案案卷目錄的編制 六、會(huì)計(jì)檔案的裝盒、排架七、會(huì)計(jì)檔案的移交 、鑒定與銷毀一、會(huì)計(jì)檔案的概念會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算材料，是記錄和反映本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。財(cái)務(wù)部門經(jīng)辦的有關(guān)財(cái)會(huì)工作的方針、政策、制度、預(yù)算、計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告以及來(lái)往文書都不屬于會(huì)計(jì)文件材料的歸檔范圍，應(yīng)按照文書檔案管理辦法執(zhí)行。一、會(huì)計(jì)檔案的概念“會(huì)計(jì)檔案”與“文書檔案”的區(qū)別、形成領(lǐng)域不同會(huì)計(jì)檔案一般在資金活動(dòng)領(lǐng)域中形成，而文書檔

2、案主要在行政管理領(lǐng)域中形成。、形式和內(nèi)在聯(lián)系不同會(huì)計(jì)檔案由三種會(huì)計(jì)核算材料有機(jī)地形成一個(gè)整體，具有密不可分的內(nèi)在聯(lián)系。文書檔案多以公文形式出現(xiàn)，具有相對(duì)的獨(dú)立性。、立卷和歸檔的時(shí)間不同立卷時(shí)間：會(huì)計(jì)檔案按“日清月結(jié)年決算”的會(huì)計(jì)程序立卷，即會(huì)計(jì)憑證月終記賬完了就可以立卷了。文書檔案則通常在次年的第一、二季度立卷。歸檔時(shí)間：會(huì)計(jì)檔案由財(cái)會(huì)部門立好卷后保存一年，再移交歸檔。文書檔案一般在第二年上半年歸檔。二、會(huì)計(jì)檔案的歸檔和保管期限劃分 1、會(huì)計(jì)檔案歸檔 會(huì)計(jì)部門或會(huì)計(jì)人員將形成的會(huì)計(jì)文件材料經(jīng)過整理立卷，移交給本單位檔案部門保管的過程，叫做會(huì)計(jì)文件歸檔。各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按

3、照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案管理清冊(cè)，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。會(huì)計(jì)檔案的歸檔，僅指會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料的歸檔。其歸檔范圍是：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等。機(jī)關(guān)行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍主要包括會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)帳薄、會(huì)計(jì)憑證及其它等四大類。憑 證帳 簿報(bào) 表其 他：總帳、明細(xì)帳現(xiàn)金、銀行帳季、月報(bào)表年報(bào)（決算）2、會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍和保管期限15年永久保管、銷毀清冊(cè)移交清冊(cè)25年15年永久 5年15年會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍原始、記帳、匯總等二、會(huì)計(jì)檔案的歸檔和保管期限劃分、歸檔要

4、求: （1）、歸檔的會(huì)計(jì)核算材料真實(shí)、準(zhǔn)確。 （2）、會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。 （3）、歸檔移交會(huì)計(jì)核算材料時(shí)，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和檔案機(jī)構(gòu)要逐卷認(rèn)真清點(diǎn)，嚴(yán)格交接手續(xù)，雙方簽字。采取電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)將電子核算材料和打印輸出的紙質(zhì)核算材料一并歸檔。三、會(huì)計(jì)檔案的整理會(huì)計(jì)檔案的整理工作，就是將零散的和需要進(jìn)一步條理化的會(huì)計(jì)文件，通過科學(xué)的分類、組合、立卷、排列和編目，組成一個(gè)有序的過程。依照會(huì)計(jì)工作的基本環(huán)節(jié)，進(jìn)行科學(xué)的分類整理。整理原則：遵循會(huì)計(jì)檔案形成的自然規(guī)律及其本身固有特點(diǎn)，保持

5、其相互間的有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)的分類整理，以便有利于管理和開發(fā)利用。 注意： 1、由于會(huì)計(jì)文件材料專業(yè)性強(qiáng)，一般應(yīng)由會(huì)計(jì)人員整理立卷，然后向機(jī)關(guān)檔案部門移交。把會(huì)計(jì)文件的立卷歸檔作為會(huì)計(jì)人員的職責(zé)之一，是有效地保證全部會(huì)計(jì)檔案能系統(tǒng)完整按時(shí)歸檔的重要前提。檔案部門應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，不能對(duì)原始的卷冊(cè)拆開，重新組合。 2、同一全宗的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按年度分開整理，不應(yīng)跨年度，對(duì)跨年度的決算報(bào)表等，可放入針對(duì)內(nèi)容年度里。 3、 歸檔文件材料的收集要完整齊全，有頭有尾。對(duì)打印輸出的會(huì)計(jì)檔案，財(cái)務(wù)主管要簽字、蓋章。 三、會(huì)計(jì)檔案的整理 1、會(huì)計(jì)憑證的整理 將各種報(bào)銷單據(jù)、現(xiàn)金憑證、銀行轉(zhuǎn)賬憑證、成本核算憑證

6、、職工工資憑證、資產(chǎn)憑證等憑證材料，都?xì)w入會(huì)計(jì)憑證范圍整理，及時(shí)整理立卷。會(huì)計(jì)憑證一般按月立卷。會(huì)計(jì)人員根據(jù)憑證登記帳簿后，應(yīng)將各種記帳憑證按時(shí)間和原始憑證號(hào)順序組卷，每本為一卷。憑證卷裝訂前要剔除金屬物，編寫頁(yè)號(hào)，所附原始憑證可以不編號(hào)，但應(yīng)折疊整齊，要填寫好憑證封面和脊背（注明單位名稱、年度、月份和起止日期、憑證種類、起止號(hào)碼），并在封面與脊背的接封處，加蓋財(cái)務(wù)專用章和裝訂人的印章。 會(huì)計(jì)憑證一般按記賬順序裝訂成冊(cè)，厚2.53.5cm，封面內(nèi)容填寫齊全。每一本憑證為一個(gè)案卷，加蓋檔案號(hào)章。 三、會(huì)計(jì)檔案的整理 2、會(huì)計(jì)帳簿的整理 將會(huì)計(jì)總賬、明細(xì)帳、現(xiàn)金、銀行存款賬、固定資產(chǎn)帳和各種輔助帳

7、，都?xì)w入會(huì)計(jì)帳簿范圍整理。在年終決算后按帳簿的種類進(jìn)行整理立卷。 會(huì)計(jì)帳簿按年度立卷，在會(huì)計(jì)年度終結(jié)時(shí)進(jìn)行。帳簿一般都有固定格式和明確分類，立卷時(shí)要嚴(yán)格按照帳簿的種類進(jìn)行，一本帳簿為一卷。訂帳簿應(yīng)保持原來(lái)面目，活頁(yè)帳簿應(yīng)撤出空白帳頁(yè)，編寫頁(yè)號(hào)裝訂成冊(cè)。每本帳簿均要加貼封面。三、會(huì)計(jì)檔案的整理注意事項(xiàng)： （1）檢查賬簿扉頁(yè)有無(wú)填寫齊全； （2）固定賬簿不拆空白頁(yè)，在案卷備考表中詳細(xì)記明使用賬頁(yè)和空白賬頁(yè)的頁(yè)數(shù)。 （3）活頁(yè)賬簿應(yīng)將空白頁(yè)抽出，在賬頁(yè)右上方編頁(yè)數(shù)，加裝封面和封底。 一般是每本賬本為一個(gè)案卷，加蓋檔案號(hào)章。三、會(huì)計(jì)檔案的整理 3、會(huì)計(jì)報(bào)表的整理 將年度報(bào)表、月（季）度報(bào)表、不定期專用

8、報(bào)表和主要財(cái)務(wù)指數(shù)快報(bào)等，都?xì)w入會(huì)計(jì)報(bào)表范圍整理。按保管期限整理立卷，本單位與下級(jí)單位的報(bào)表分開立卷。年度會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)單獨(dú)整理組卷，財(cái)務(wù)分析在前，會(huì)計(jì)報(bào)表在后；月（季）會(huì)計(jì)報(bào)表可按情況整理成若干卷。加蓋檔案號(hào)章。 需要注意的事，在裝訂時(shí)，除會(huì)計(jì)憑證可不加卷內(nèi)目錄和備考表外，其它卷冊(cè)均應(yīng)填寫卷內(nèi)目錄和備考表。四、會(huì)計(jì)檔案的分類排列介紹兩種：1、類別年度案卷 分類排列法。按財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證、其它會(huì)計(jì)資料四個(gè)類別順序排列，每個(gè)類別內(nèi)再分別按年度順序排列，年度內(nèi)再區(qū)分不同科目排列。案卷流水號(hào)：按類別跨年度編案卷流水號(hào)。例：會(huì)計(jì)報(bào)表類：1993年：1，2，312。1994年：13，1427。會(huì)

9、計(jì)賬簿類：1993年：1，2，38。1994年：9，1014。 會(huì)計(jì)憑證類：1993年：1，2，35。1994年：16、1728。一般來(lái)講，采用跨年度編流水號(hào)的方法，其案卷號(hào)一般不超千位數(shù)，即若干年就要斷號(hào)，再?gòu)摹?”開始編流水號(hào)。此方法適用于會(huì)計(jì)檔案數(shù)量不多的機(jī)關(guān)單位。四、會(huì)計(jì)檔案的分類排列2、年度類別保管期限 分類排列法。即一個(gè)年度形成的會(huì)計(jì)檔案，分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、其它會(huì)計(jì)資料四大類，然后再按不同保管期限的會(huì)計(jì)檔案分別排列編號(hào)。案卷流水號(hào)：一年編一個(gè)流水號(hào)。例： 會(huì)計(jì)報(bào)表類： 1993年：1，2，3，4 1994年：1，2，3，4會(huì)計(jì)帳薄類： 1993年：1，2，3，4 1

10、994年：1，2，3，4會(huì)計(jì)憑證類： 1993年：1，2，3，4 1994年：1，2，3，4此方法適用于每年產(chǎn)生大量會(huì)計(jì)檔案的單位，如金融機(jī)構(gòu)、大型企業(yè)等。總之，不管采取何種分類排列方式，一經(jīng)確定，就不要隨便更改。五、會(huì)計(jì)檔案案卷目錄的編制會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行了分類、立卷、編號(hào)、排列后，就必須編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄，它是管理會(huì)計(jì)檔案和提供利用的檢索工具。 （一）填寫 案卷目錄1、案卷號(hào)。每本目錄內(nèi)的案卷號(hào)從“1”開始填寫。2、類別：填寫會(huì)計(jì)檔案的種類：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表或其它。3、案卷名稱：與案卷封面上的標(biāo)題一致。4、起止時(shí)間。年度的起止月份即年 月 日至年 月 日5、保管期限。填寫永久、25

11、年、15年、5年等。6、卷內(nèi)張數(shù)。如實(shí)填寫綜合后的張數(shù)。7、銷毀年限。暫不填。8、備注。按需填寫。五、會(huì)計(jì)檔案案卷目錄的編制（二）編制“會(huì)計(jì)檔案案卷目錄會(huì)計(jì)檔案分類別填寫案卷目錄后，應(yīng)按類別編制“案卷目錄”，即將會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證等案卷目錄分別匯集成冊(cè)，編制目錄號(hào)。會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄一般會(huì)計(jì)報(bào)表編制一式四份，憑證、賬簿編制一式三份。其中一份由會(huì)計(jì)部門保管供日常使用，其他幾份一年后連同會(huì)計(jì)檔案一同移交單位檔案室。 五、會(huì)計(jì)檔案案卷目錄的編制 會(huì) 計(jì) 檔 案 目 錄（封面） 全宗名稱 盤錦市檔案局 年 度 20192019 類 別 帳 簿 目 錄 號(hào) 2 保管期限 25 年 會(huì) 計(jì) 檔

12、案 目 錄（帳?。?盒號(hào)卷號(hào)名 稱年度月份冊(cè)數(shù)張數(shù)保管期限箱號(hào)銷毀日期備注11-3 盤錦市檔案局 2019年度現(xiàn)金日記帳、銀行存款帳、對(duì)帳單20191-12 31-206 2524-6 盤錦市檔案局2019年度現(xiàn)金日記帳、銀行存款帳、對(duì)帳單20191-1231-2072536-9 盤錦市檔案局2019年度現(xiàn)金日記帳、銀行存款帳、對(duì)帳單20191-1231-20525 會(huì) 計(jì) 檔 案 目 錄（憑證） 盒號(hào)卷號(hào)名 稱年度月份冊(cè)號(hào)張數(shù)保管期限箱號(hào)銷毀日期備注1 1 盤錦市檔案局 2019年度一月份會(huì)計(jì)憑證2019 1 1-63 152 2 盤錦市檔案局2019年度一月份會(huì)計(jì)憑證2019 1 64-7

13、5 153 3 盤錦市檔案局 2019年度二月份會(huì)計(jì)憑證2019 2 172 154 4 盤錦市檔案局 2019年度二月份會(huì)計(jì)憑證2019 2 7396 15六、會(huì)計(jì)檔案的裝盒、排架會(huì)計(jì)檔案整理完成后，必須裝盒、上架排列保管，那么就必須填寫會(huì)計(jì)檔案盒的有關(guān)項(xiàng)目?jī)?nèi)容。 （一）會(huì)計(jì)檔案盒項(xiàng)目的填寫1、全宗號(hào)。按市檔案館給予每個(gè)機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的全宗號(hào)進(jìn)行填寫。2、年度。本盒內(nèi)檔案形成的年度。3、目錄號(hào)。填寫檔案目錄號(hào)，如1、2、3、4、5等。4、卷號(hào)。填寫本盒內(nèi)檔案的案卷起止卷號(hào)，如1 3等。5、保管期限。如實(shí)填寫。序號(hào)責(zé)任者文號(hào)題 名日期頁(yè)數(shù)備注1盤錦市檔案局 盤錦市檔案局2019年度現(xiàn)金日記帳2

14、0191-121-1002盤錦市檔案局 盤錦市檔案局2019年度銀行存款帳20191-121-100 3 盤錦市檔案局 盤錦市檔案局2019年度銀行對(duì)帳單20191-12 1-6卷內(nèi)目錄 備 考 表 盒（卷）內(nèi)文件情況說明 本盒共兩卷：其中銀行存款日記帳，10-21頁(yè)、50-80頁(yè)、150-200頁(yè)為空白頁(yè)；現(xiàn)金日記帳，15-50頁(yè)、80-110頁(yè)、130-150頁(yè)為空白頁(yè)。 整理人 張XX 檢查人 李XX 2019年4月20日 盤 錦 市 檔 案 局會(huì) 計(jì) 檔 案 盤錦市檔案局二OO二年度 銀行存款帳、現(xiàn)金日記帳、銀 行對(duì)帳單 自2019年1月1日起至2019年12月31日止 本盒共3卷20

15、6張保管期限 25會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案類 別帳簿類 別帳簿類 別帳簿類 別帳簿年 度2019年 度2019年 度2000年 度2019 全宗號(hào) 6 全宗號(hào) 6 全宗號(hào) 6 全宗號(hào) 6 目錄號(hào) 2 目錄號(hào) 2 目錄號(hào) 2 目錄號(hào) 2 案卷號(hào) 1-3 案卷號(hào) 4-6 案卷號(hào) 7-10 案卷號(hào) 11-18 盒 號(hào) 1 盒 號(hào) 2 盒 號(hào) 3 盒 號(hào) 4保管期限 25保管期限 25保管期限 25保管期限 25六、會(huì)計(jì)檔案的裝盒、排架（二）會(huì)計(jì)檔案的排架接收入庫(kù)的會(huì)計(jì)檔案登記后，即可上架入柜固定其存放位置，以便查閱利用。排列要求：1、排列整齊。2、要在柜架上注明類別、保管期限和案卷起止號(hào)，以

16、方便查找。排列方法：按類別、保管期限不同分別排列，案卷順序號(hào)按大類流水編號(hào)。柜架編號(hào)原則：從左到右，自上而下。七、會(huì)計(jì)檔案的移交、鑒定與銷毀 （一）會(huì)計(jì)檔案的移交 會(huì)計(jì)檔案的移交，按會(huì)計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定：“當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管”，由本單位檔案部門實(shí)行檔案綜合管理。特殊情況，可由財(cái)會(huì)部門與檔案部門共同協(xié)商移交時(shí)間。 移交要求： 1、移交單位應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)（見附件），列明應(yīng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、備注等內(nèi)容。 2、交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，

17、交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的部門負(fù)責(zé)人監(jiān)督并簽名蓋章。 會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)（封面 ） 全 宗 名 稱 xxxx年度（或組織機(jī)構(gòu)）會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè) 共計(jì) 卷冊(cè) 移交部門主管負(fù)責(zé)人簽字 檔案部門負(fù)責(zé)人簽字 移交人簽字 接收人簽字 年 月 日 年 月 日 會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè) 編號(hào)檔案名稱卷號(hào)冊(cè)數(shù)起止年度應(yīng)保管期限已保管期限備注七、會(huì)計(jì)檔案的移交、鑒定與銷毀 （二）會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀 1、會(huì)計(jì)檔案的鑒定 包括立卷過程中的初步鑒定、銷毀前的終審鑒定。初步鑒定由財(cái)務(wù)人員實(shí)行，終審鑒定由財(cái)務(wù)人員和檔案人員共同進(jìn)行。2、會(huì)計(jì)檔案的銷毀 經(jīng)過鑒定后，確認(rèn)失去了保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案

18、，應(yīng)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)（見圖），列明銷毀會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、備注等內(nèi)容。由本單位檔案部門會(huì)同會(huì)計(jì)部門提出銷毀意見，單位負(fù)責(zé)人簽署意見，才能銷毀。 銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案部門和會(huì)計(jì)部門共同監(jiān)銷，國(guó)家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派人參加監(jiān)銷。 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè) 順序號(hào)類別檔案名稱案卷號(hào)冊(cè)數(shù)起止年度檔案編號(hào)應(yīng)保管期限已保管期限銷毀時(shí)間備注七、會(huì)計(jì)檔案的移交、鑒定與銷毀 銷毀會(huì)計(jì)檔案審批表 經(jīng)鑒定后，清出無(wú)保存價(jià)值的憑證 卷（冊(cè)） 帳簿 卷（冊(cè)） 報(bào)表 卷（冊(cè)） 共計(jì) 卷（冊(cè)）應(yīng)予以銷毀，請(qǐng)審批。 鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人（簽名）

19、年 月 日 主管負(fù)責(zé)人 （簽名） 年 月 日 監(jiān)銷人 （簽名） 年 月 日 聲像檔案管理 一、聲像檔案的概念 二、聲像檔案的特點(diǎn) 三、聲像檔案的作用 四、聲像檔案的收集歸檔 五、照片檔案的整理 六、 數(shù)碼照片檔案管理方法與程序 七、錄音、錄像檔案的整理 一、聲像檔案的概念 聲像檔案是指以攝錄手段記述和反映國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在行使職責(zé)或從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的照片、錄音帶、錄像帶、影片等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。又稱音像檔案、視聽檔案。 （一）形象生動(dòng) 聲像檔案以畫面的可視形象，生動(dòng)地將檔案內(nèi)容展現(xiàn)在利用者

20、面前，有的配有聲音，具有較強(qiáng)的形象性和直觀性，能使利用者有“身臨其境”的感覺，其生動(dòng)性和形象性是其他類型檔案難以達(dá)到的。（二）時(shí)空感受 聲像檔案運(yùn)用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，可將一瞬即逝的現(xiàn)場(chǎng)記錄再現(xiàn)，并可進(jìn)行超越時(shí)空的傳遞，具有較強(qiáng)的時(shí)間感和空間感。二、聲像檔案的特點(diǎn)（三）便于復(fù)制和轉(zhuǎn)換 聲像檔案復(fù)制簡(jiǎn)捷，并可運(yùn)用多媒體技術(shù)在不同載體之間進(jìn)行互相轉(zhuǎn)換，利用數(shù)字多媒體技術(shù)進(jìn)行存儲(chǔ)和傳播。（四）攜帶使用方便 聲像檔案信息存儲(chǔ)量大，體積小，攜帶方便，可多次重復(fù)使用。（五）保管要求高 聲像檔案是由感光材料和磁性材料為檔案載體，這些材料對(duì)溫濕度變化、灰塵、有害生物和有害氣體、外界磁場(chǎng)較敏感，保管要求高。 三、聲像

21、檔案的作用（一）較強(qiáng)的憑證作用（二）重要的科研和宣傳素材（三）便捷的信息交流手段（四）較高的藝術(shù)欣賞價(jià)值 四、聲像檔案的收集歸檔（一）、收集原則1. 以我為主即要以本單位形成的并能反映本單位職能活動(dòng)的聲像材料作為收集重點(diǎn)。2. 突出主題即收集的聲像材料要能反映出重要活動(dòng)、會(huì)議等的主要內(nèi)容、場(chǎng)景、人物的實(shí)況。3. 質(zhì)量精良對(duì)收集來(lái)的聲像材料必須進(jìn)行精心挑選，把主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁的聲像材料歸檔。4. 內(nèi)容齊全歸檔的聲像材料內(nèi)容要完整。即照片檔案要照片、底片、文字說明（應(yīng)含事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等諸要素）齊全，照片與底片相符；錄像檔案要錄像片、解說詞、文字說明（

22、含錄像片的片名、制式、語(yǔ)種等）齊全。(二)聲像檔案的歸檔制度 按照中華人民共和國(guó)檔案法確定的檔案管理原則和機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范的有關(guān)規(guī)定，單位、部門或個(gè)人在各種重大活動(dòng)中拍攝的具有保存價(jià)值的聲像檔案應(yīng)及時(shí)向檔案部門移交歸檔，任何部門或個(gè)人不得以任何借口據(jù)為已有。 1. 聲像檔案歸檔范圍一、記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的聲像材料；二、領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的聲像材料；三、本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的聲像材料；四、記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的聲像材料；五、記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自

23、然風(fēng)光以及民風(fēng)民俗和著名人物的聲像材料；六、其他具有保存價(jià)值的聲像材料。 應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，采取隨時(shí)歸檔與定期歸檔相結(jié)合的方式。 隨時(shí)歸檔。對(duì)具有歸檔價(jià)值的聲像材料，其攝影者或承辦單位應(yīng)及時(shí)系統(tǒng)規(guī)范整理后，向檔案室歸檔，一般不應(yīng)跨年度。 定期歸檔。依檔案法實(shí)施辦法之規(guī)定，聲像檔案應(yīng)隨立檔單位其他載體形態(tài)檔案一并向有關(guān)檔案館移交。特殊情況下，經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門同意可提前或延遲移交。 2. 聲像檔案歸檔時(shí)間 五、照片檔案的整理 照片檔案的整理應(yīng)遵循“三個(gè)有利于”（即有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用）的原則。歸檔的照片與底片影像應(yīng)一致；無(wú)底片的照片應(yīng)翻拍底片（數(shù)碼影片無(wú)須翻

24、拍，直接用光盤存儲(chǔ)影像信息）； 無(wú)照片的底片應(yīng)沖洗出照片；照片檔案的底片、照片應(yīng)分開存放。 目前的照片檔案有兩種：一種是用一般相機(jī)和普通膠卷，采用可見光使膠片感光的照片；另一種是運(yùn)用數(shù)字技術(shù)與光學(xué)技術(shù)相結(jié)合而形成的照片，即我們通常說的數(shù)碼相片。（一）照片檔案的構(gòu)成與種類 （普通）照片檔案由底片、照片及文字說明三部分構(gòu)成。 （1）底片底片是與被攝景物顏色相反的負(fù)影像，以感光膠片為載體。底片是照片檔案的重要組成部份，它可分為原底片和翻版底片（原底片的拷貝或通過原照片的翻拍形成）。對(duì)于一些重要的、珍貴的照片，應(yīng)制作翻版底片，并與原底片同時(shí)保存。 （2）照片照片是與被拍攝景物顏色相同的正影像，它是通過

25、底片沖印而成的。 （3）文字說明文字說明是對(duì)照片檔案內(nèi)容的介紹和補(bǔ)充，它與照片相輔、互不可分。文字說明應(yīng)包含事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等諸要素。1、照片檔案的構(gòu)成（1）底片的分類 對(duì)于大部分單位來(lái)說，底片數(shù)量不多，可不分類，只按底片收集的先后順序編流水號(hào)即可。 對(duì)于底片數(shù)量和類型較多的單位，可按以下幾種方式分類：第一，按制成材料分類，可分為軟制底片和硬制底片，黑白底片和彩色底片；第二，按形成方式分類，可分為原底片與翻版底片；第三，按底片呈像分類，可分為負(fù)片和反轉(zhuǎn)片；第四，按尺寸大小分類，可分為2寸、4寸和特大號(hào)等；第五，按年度分類，即按不同歷史時(shí)期、不同年度產(chǎn)生的底片來(lái)分類；第六，按

26、內(nèi)容分類，即按底片反映的問題、項(xiàng)目、產(chǎn)品等來(lái)分類。各單位可根據(jù)實(shí)際情況采用切合本單位實(shí)際的分類法。（三）底片檔案的分類、排列及編號(hào) 底片排列是按收集時(shí)間順序進(jìn)行。 底片號(hào)編制格式：全宗號(hào)保管期限代碼張?zhí)枴?全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。 保管期限代碼（目錄號(hào)）：分別用“1、2、3”或“Y、C、D”對(duì)應(yīng)代表永久、30年、10年。對(duì)照片、底片保管期限的劃分按照國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定執(zhí)行（要與新的文書檔案保管期限表一致）。 張?zhí)枺涸谀骋蝗谀骋槐９芷谙迌?nèi)底片從“1”開始編流水號(hào)。 底片號(hào)登錄順序應(yīng)與照片號(hào)登錄順序保持一致。（2）底片的排列與編號(hào) 底片應(yīng)放入底片袋內(nèi)保管，一張一袋，

27、并在底片袋右上方標(biāo)明底片號(hào)。翻拍底片應(yīng)在底片袋左上方標(biāo)明“F”字樣；拷貝底片標(biāo)明“K”字樣。對(duì)大幅底片，應(yīng)墊襯柔軟的中性偏堿性紙張后放入專用檔案袋檔案盒。底片裝袋插冊(cè)后應(yīng)填寫冊(cè)內(nèi)備考表、冊(cè)脊（3）底片裝袋插冊(cè)備考表應(yīng)放在冊(cè)內(nèi)最后位置。本冊(cè)情況說明：填寫冊(cè)內(nèi)底片缺損，補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。對(duì)底片冊(cè)立冊(cè)以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)由有關(guān)的檔案管理人員填寫說明，并簽名、標(biāo)注時(shí)間。底片冊(cè)的冊(cè)脊底片冊(cè)冊(cè)脊的項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、目錄號(hào)、年度、案卷號(hào)。（1）照片的分類 應(yīng)在全宗內(nèi)按保管期限年度問題進(jìn)行分類。保管期限年度問題分類法，例:永久-2019年-黨群、永久-2019年-綜合、永久-2019年-業(yè)務(wù)、永久-

28、2019年-黨群、 永久-2019年-綜合、永久-2019年-業(yè)務(wù)每個(gè)年度形成照片數(shù)量少的單位可以將這種分類法簡(jiǎn)化成:保管期限年度例:永久-2019年、永久-2019年在這種分類法下,在冊(cè)內(nèi)將照片按問題集中排列,即分別按黨群(黨辦)、綜合（辦公室）、業(yè)務(wù)（業(yè)務(wù)科）的順序集中排列，在每一問題（機(jī)構(gòu)）內(nèi)再將照片按時(shí)間、重要程度結(jié)合事由排列。2、照片檔案的分類、排列及編號(hào)（2）照片的排列排列時(shí)，要注意先排組，后排張。一組照片是指有密切聯(lián)系的若干張照片，如一次會(huì)議、一項(xiàng)活動(dòng)、一個(gè)項(xiàng)目等形成的若干張照片，為一組照片。組與組的排列是按該組產(chǎn)生的時(shí)間順序而定。每組的順序確定后，就要進(jìn)行組內(nèi)每張照片的排列。如

29、一次會(huì)議的照片共歸檔了8張，排列順序可以是：第一張，有會(huì)議會(huì)標(biāo)的大會(huì)會(huì)場(chǎng)照片；第二張，大會(huì)主席臺(tái)的照片；第三張，大會(huì)主持人主持會(huì)議的照片；第四、五、六張分別是大會(huì)發(fā)言人的照片；第七張，領(lǐng)導(dǎo)為先進(jìn)單位頒獎(jiǎng)的照片；第八張，大會(huì)群眾場(chǎng)面的照片。 格式一：全宗號(hào)保管期限代碼冊(cè)號(hào)張?zhí)?格式二：全宗號(hào)保管期限代碼張?zhí)?其中全宗號(hào)、保管期限代碼與底片號(hào)中的全宗號(hào)、保管期限代碼是一致的。 冊(cè)號(hào)：是指在某一全宗某一保管期限內(nèi)照片冊(cè)的排列從“1”開始編流水號(hào)。 張?zhí)枺焊袷揭恢械膹執(zhí)柺侵刚掌趦?cè)內(nèi)的排列從“1”開始的順序編號(hào)；格式二中的張?zhí)柺侵冈谀骋蝗谀骋槐９芷谙迌?nèi)照片的排列從“1”開始的順序編號(hào)。 （3）照片檔

30、案的編號(hào)照片號(hào)的編制有兩種格式： 例如：盤錦市統(tǒng)計(jì)局的照片檔案分類大綱與編號(hào)方法： 分類大綱：黨群類、綜合類、業(yè)務(wù)類、領(lǐng)導(dǎo)視察類四類。 編號(hào)方法：采用全宗號(hào)保管期限代碼冊(cè)號(hào)張?zhí)柧幪?hào)方法。 如：31Y11代表盤錦市統(tǒng)計(jì)局永久保管的照片檔案中的第1冊(cè)（黨群類）的第1張照片。保管期限年度問題分類法下，以全宗號(hào)保管期限代碼冊(cè)號(hào)張?zhí)柕母袷骄帉懻掌?hào)、冊(cè)號(hào)，示例：31-Y-1-131-Y-1-231-Y-1-331-Y-1-431-Y-1-531-Y-1-631-Y-2-131-Y-2-231-Y-2-331-Y-2-431-Y-2-531-Y-2-631-Y-3-131-Y-3-231-Y-3-331-

31、Y-3-431-Y-3-531-Y-3-631-Y-4-131-Y-4-231-Y-4-331-Y-5-131-Y-5-231-Y-5-331-Y-6-131-Y-6-231-Y-6-331-Y-6-431-Y-6-531-Y-6-6黨群1冊(cè)綜合2冊(cè)業(yè)務(wù)3冊(cè)黨群4冊(cè)綜合5冊(cè)業(yè)務(wù)6冊(cè)2019年2019年 永 久31-Y-1-131-Y-1-231-Y-1-331-Y-1-431-Y-1-531-Y-1-631-Y-1-731-Y-1-831-Y-1-931-Y-1-1031-Y-1-1131-Y-1-1231-Y-2-131-Y-2-231-Y-2-331-Y-2-431-Y-2-531-Y-2

32、-631-Y-2-731-Y-2-831-Y-2-931-Y-2-1031-Y-2-1131-Y-2-1231-Y-2-13黨群1冊(cè)綜合1冊(cè)業(yè)務(wù)1冊(cè)黨群2冊(cè)綜合2冊(cè)業(yè)務(wù)2冊(cè)2019年2019年永 久保管期限年度簡(jiǎn)化分類法下，以全宗號(hào)保管期限代碼冊(cè)號(hào)張?zhí)柕母袷骄帉懻掌?hào)、冊(cè)號(hào)，示例： 文字說明是照片檔案不可或缺的重要組成部分。 1、內(nèi)容包括六要素：事由（照片所反映的事情或事物的緣由）、時(shí)間（拍攝時(shí)間）、地點(diǎn)、人物（照片中主要人物的姓名、身份） 、背景、作者（拍攝人或單位）。（四）照片檔案的說明2、格式：?jiǎn)螐堈f明或組合說明。(1)單張照片說明的填寫 題 名：遼寧省檔案局局長(zhǎng)某某視察本單位館庫(kù) 照片

33、號(hào)：28(全宗號(hào))1(目錄號(hào))13(案卷號(hào))9(張?zhí)? 底片號(hào)：28(全宗號(hào))1(目錄號(hào))127(張?zhí)? 參見號(hào)：文書檔案2812341表示與盤錦市檔案局（館）文書檔案永久目錄234案卷號(hào)第1頁(yè)對(duì)應(yīng)。 時(shí) 間：20190709 攝影者：張三 文字說明：2019年7月9日，遼寧省檔案局局長(zhǎng)某某（左3）在市委副書記某某（左2）的陪同下，對(duì)本單位館庫(kù)進(jìn)行了視察。 （2）組合照片的說明（總說明） 一組(若干張)聯(lián)系密切的照片按順序排列后，可擬寫組合照片說明。采用組合照片說明的照片，其單張照片說明可以從簡(jiǎn)。組合照片說明應(yīng)概括提示該組照片所反映的全部信息內(nèi)容及其他需要說明的事項(xiàng)。 舉例：如一組盤錦市政協(xié)三

34、屆一次會(huì)議開幕式會(huì)場(chǎng)照片說明 2019年2月9日,政協(xié)盤錦市委員會(huì)三屆一次會(huì)議在市人民劇場(chǎng)召開。會(huì)議開幕式上，主席團(tuán)常務(wù)主席王乃仁宣布大會(huì)開幕。主席臺(tái)就坐的市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（左起）：巴殿璞、王向民、王乃仁、周守忠、張樹海、甄質(zhì)、趙我華、鄭天西、李巍、王廷喜 一組當(dāng)中的單張照片說明（分說明） 1、 市政協(xié)三屆一次會(huì)議開幕式會(huì)場(chǎng) 2、主席臺(tái)就坐的市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（左起）：巴殿璞、王向民、王乃仁、周守忠、張樹海、甄質(zhì)、趙我華、鄭天西、李巍、王廷喜 3、主席團(tuán)常務(wù)主席王乃仁宣布大會(huì)開幕4、主席團(tuán)常務(wù)主席王錫茂致開幕詞 采用組合照片說明的照片，其單張照片說明可以從簡(jiǎn)。但其說明編寫應(yīng)符合客觀準(zhǔn)確、編寫及時(shí)的要求。組合照片

35、說明可放在本組第一張照片的上方，也可放在本冊(cè)所有照片之前。編號(hào)的方法是按照照片的排列順序，在照片冊(cè)內(nèi)編制照片流水號(hào)。把若干張反映同一活動(dòng)（或同一會(huì)議、同一項(xiàng)目）的照片為一組，以這一組照片為單位，編流水號(hào)；同一組中若干張照片用“-”區(qū)分，如1-1、1-2分別表示第一組照片第一張、第二張，如遇單張不成組片，以單張照片為單元與成組照片混合編號(hào)，如1-1、1-2、2、3-1、3-2。編號(hào)時(shí)注意，每卷從1開始，照片號(hào)不重、不空、不漏。(五)填寫照片檔案卷內(nèi)目錄( 舉例)照片檔案卷內(nèi)目錄 照片號(hào)題名底片號(hào)/參見號(hào)所在頁(yè)號(hào)拍攝時(shí)間備注1.1-1 市政協(xié)三屆一次會(huì)議開幕式會(huì)場(chǎng) 75/11.1.83 12019

36、02092.1-2主席臺(tái)就坐的市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（左起）：巴殿璞、王向民、王乃仁、周守忠、張樹海、甄質(zhì)、趙我華、鄭天西、李巍、王廷喜 76/11.1.83 1201902093.1-3 主席團(tuán)常務(wù)主席王乃仁宣布大會(huì)開幕 77/11.1.832201902094.1-4 主席團(tuán)常務(wù)主席王錫茂致開幕詞 78/11.1.83.5 220190209下一頁(yè)(六)、填寫卷內(nèi)備考表(七)、擬制案卷封面標(biāo)題案卷封面標(biāo)題應(yīng)概括案卷內(nèi)全部照片的基本主題。如“某某單位某某會(huì)議照片”“某某單位獲得各類榮譽(yù)照片”等等。（以政協(xié)案卷封面填寫為例）（八）、建立照片檔案案卷目錄照片檔案的案卷目錄是照片檔案的基本檢索工具。一本照片冊(cè)寫

37、一條案卷目錄，案卷目錄項(xiàng)目包括館（室）編號(hào)、題名、時(shí)間、照片張數(shù)、備注等。 已使用科怡、清華紫光檔案管理軟件的單位可直接使用軟件登記，打印出目錄。 照片檔案封面 政協(xié)盤錦市委員會(huì) 綜合類 政協(xié)盤錦市委員會(huì)三屆一次會(huì)議的照片自2019年2月至2019年2月 保管 期限永久 本卷照片共40張20頁(yè)歸檔號(hào)下一頁(yè)照片檔案案卷目錄 館編 室編 題 名時(shí) 間照片張數(shù)備注 1 盤錦市XX局2019年召開的各類會(huì)議的照片201901201912 78 2 盤錦市XX局2019年各項(xiàng)工作活動(dòng)照片201901201912 85 數(shù)碼照片檔案管理方法與程序一、數(shù)碼照片的歸檔范圍二、數(shù)碼照片的歸檔要求三、數(shù)碼照片的歸

38、檔流程一、數(shù)碼照片的歸檔范圍按照普通照片的歸檔范圍執(zhí)行。注意事項(xiàng)如下：選擇性歸檔 一般不把將活動(dòng)中形成的數(shù)碼照片全部作為歸檔照片、而是有選擇重要的、有代表性的、有查考利用價(jià)值的照片進(jìn)行歸檔。歸檔照片數(shù)量 各單位根據(jù)本單位實(shí)際情況自定，主要是要結(jié)合重要程度、實(shí)際工作需要等因素來(lái)定，在實(shí)際工作中需要具體情況具體分析。其他適用情況 通過掃描、數(shù)碼翻拍普通照片等形成的數(shù)碼照片歸檔方式也適用二、數(shù)碼照片的歸檔要求建立健全相關(guān)制度照片分辨率與格式 單張數(shù)碼照片文件分辨率應(yīng)在三百萬(wàn)像素以，數(shù)碼照片的存儲(chǔ)格式應(yīng)JPG。 三、數(shù)碼照片歸檔流程一、歸檔前期工作（攝影人或責(zé)任科室負(fù)責(zé)） 1、挑選數(shù)碼照片 2、沖印數(shù)

39、碼照片 3、移交歸檔照片二、具體歸檔工作（檔案室負(fù)責(zé)完成） 1、實(shí)體照片歸檔 2、數(shù)碼照片歸檔三、光盤的編號(hào)與保管（檔案室負(fù)責(zé)完成）（一）歸檔前期工作之一挑選照片如何挑選：有代表意義的、反映活動(dòng)、事件、會(huì)議發(fā)展過程、結(jié)果的，注意量的控制如何分組：并非同一類照片為一組，而是同一次活動(dòng)、事件、會(huì)議的照片為一組如何編寫組說明與照片說明 組說明：對(duì)本組照片作簡(jiǎn)單說明，包括六要素：時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、背景、攝影者。 照片說明：說明每組內(nèi)單張照片的具體情況（如對(duì)人物姓名、職務(wù)、行為的說明等等）。一組照片說明（總說明）照片號(hào)：28（全宗號(hào)）1（目錄號(hào)）3（案卷號(hào)）（16） （本組第一張照片的照片號(hào)-本組

40、最后一張照片的照片號(hào)）題名：2019年2月25日召開全市檔案工作會(huì)文字說明：2019年2月25日在市委會(huì)議室召開全市檔案工作大會(huì)，會(huì)議由市委副秘書長(zhǎng)、市委辦公室主任看金明主持，市委副書記李淑芳、市委秘書長(zhǎng)宋文利、副市長(zhǎng)陳斯來(lái)等領(lǐng)導(dǎo)出席了大會(huì)。會(huì)議總結(jié)了2019年檔案工作，布置了2019年工作，并對(duì)2019年度先進(jìn)個(gè)人予以表彰。本組共6張，是16號(hào)攝影者：張三 攝影時(shí)間：2019.02.25 一組當(dāng)中單張照片說明（分說明）單張照片號(hào)：全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)張?zhí)栒掌?hào)：28131題名：全市檔案工作會(huì)會(huì)場(chǎng)照片號(hào)：28132題名：看金明副秘書長(zhǎng)主持會(huì)議照片號(hào)：28133題名：為2019年度先進(jìn)個(gè)人頒證照片號(hào)：28134題名：李淑芳副書記講話照片號(hào)：28135題名：宋文利秘書長(zhǎng)講話照片號(hào)：28136題名：陳斯來(lái)副市長(zhǎng)講話（一）歸檔前期工作之二沖印照片沖印數(shù)量數(shù)碼與實(shí)體一一對(duì)應(yīng) 所有挑選出歸檔的照片全部沖印沖印方式 專門數(shù)碼照片沖印點(diǎn)沖印。沖印大小 全部6寸，珍貴的照片可沖印大幅照片。（一）歸檔前期工作之三移交照片移交手續(xù) 1、移交簽字 2、移交清單移交存儲(chǔ)：不可存儲(chǔ)在系統(tǒng)盤（即不可存在C盤下）移交內(nèi)容：實(shí)體照片、數(shù)碼照片、文字說明三者必須同時(shí)移交移交時(shí)間：各單位自定，提倡照片形成一周后移交檔案室，即隨時(shí)移交。（二）具體歸檔工作之一實(shí)體照片歸檔