ERP的業(yè)務、財務數(shù)據(jù)一體化設計思路學習資料

1、Good is good, but better carries it.精益求精，善益求善。ERP的業(yè)務、財務數(shù)據(jù)一體化設計思路-ERP的業(yè)務、財務數(shù)據(jù)一體化設計思路一、引言ERP(EnterpriseResourcePlanning，企業(yè)資源計劃)是提高企業(yè)管理效率的重要手段，既是軟件系統(tǒng)的應用，更代表了一種全新的管理理念，它以供應鏈為核心，基于流程的管理思想，與傳統(tǒng)的基于職能崗位的管理思想完全不同，流程的規(guī)范化是企業(yè)成功實施ERP的必備條件，企業(yè)進行BPR(BusinessProcessReengineering)業(yè)務流程重組以后才能實施ERP，產(chǎn)生預期的效益。對于生產(chǎn)制造企業(yè)而言，涉及生

2、產(chǎn)、經(jīng)營、管理的各個環(huán)節(jié)。企業(yè)實施ERP時，需要將財務數(shù)據(jù)與業(yè)務數(shù)據(jù)有效集成，業(yè)務信息輸入系統(tǒng)后能夠實時、準確生成財務信息，實現(xiàn)物流與資金流的統(tǒng)一。如果不能對企業(yè)業(yè)務流程重組或優(yōu)化處理，流程達不到規(guī)范化要求，ERP的先進理念就得不到充分展現(xiàn)，就無法發(fā)揮其應有的效率，而只是軟件系統(tǒng)的簡單應用。因此，根據(jù)業(yè)務流程對會計流程重組或優(yōu)化設計是ERP實施過程中必不可少的重要環(huán)節(jié)。研究企業(yè)運作過程的核心環(huán)節(jié)即供應鏈環(huán)節(jié)中物資和信息的流動過程，以及ERP系統(tǒng)實現(xiàn)業(yè)務信息與財務信息自動轉化的方法。在此基礎上設計出ERP環(huán)境下會計業(yè)務流程優(yōu)化的策略是本文將要解決的問題。ERP環(huán)境下會計業(yè)務流程優(yōu)化技術的設計ER

3、P系統(tǒng)由若干模塊組成，其處理過程與物流同步進行，企業(yè)生產(chǎn)的各個環(huán)節(jié)均伴隨著物資流和信息流，在物資流動時，各種單據(jù)同步輸入ERP系統(tǒng)并傳遞至財務子系統(tǒng)，自動產(chǎn)生查詢、管理決策所需的數(shù)據(jù)。ERP中的財務子系統(tǒng)負責會計信息的集成化管理，即通過數(shù)據(jù)模型和共享數(shù)據(jù)庫的建立，使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理和通用數(shù)據(jù)接口實現(xiàn)數(shù)據(jù)的集成、管理與控制。會計信息的處理模式由傳統(tǒng)的“原始憑證一記賬憑證一賬簿一會計報表”轉化為“原始憑證一數(shù)據(jù)庫一賬簿報表”的內部管理模式。會計業(yè)務流程的優(yōu)化技術主要有自動憑證觸發(fā)技術、會計業(yè)務多樣化信息處理技術、引擎技術和聯(lián)機事務處理技術。1、自動憑證觸發(fā)技術自動憑證觸發(fā)的設計思想是：經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生

4、時，部門信息處理人員將單據(jù)信息輸入數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫中變動的業(yè)務信息傳遞至ERP的財務子系統(tǒng)，即自動觸發(fā)憑證模板，根據(jù)業(yè)務與賬戶之間的關系形成會計數(shù)據(jù)，再將業(yè)務單據(jù)的摘要、賬戶、日期、金額等數(shù)據(jù)填入憑證相應欄目。系統(tǒng)將自動產(chǎn)生會計憑證，并以憑證形式顯示或打印。從原始憑證（單據(jù)信息）錄入業(yè)務子系統(tǒng)開始到記賬憑證的形成，再到賬簿的產(chǎn)生，其本質都是通過指定條件從數(shù)據(jù)庫中調出記錄和字段內容，自動觸發(fā)形成，在這一過程中，憑證及其他數(shù)據(jù)的源頭都是業(yè)務單據(jù)，由于數(shù)據(jù)源頭的唯一性，保證了數(shù)據(jù)的準確性與一致性。2、會計業(yè)務多樣化信息處理技術財務數(shù)據(jù)庫所存貯的數(shù)據(jù)流不僅隱含改變企業(yè)資產(chǎn)、負債、所有者權益的財務會計事項

5、的數(shù)據(jù)，而且還包含管理人員所需的企業(yè)戰(zhàn)略決策、計劃、控制和業(yè)績評價方面的作業(yè)細節(jié)數(shù)據(jù)，呈現(xiàn)多樣化。信息使用者可根據(jù)決策需求，選擇各種會計處理方法對其再加工處理，生成所需的決策視圖。通過引入事件驅動規(guī)則構成會計憑證生成方法，形成會計業(yè)務多樣化(diversification)處理過程。將規(guī)則劃分為事件、條件和過程3個部分，當事件發(fā)生時，從多種可能條件中選擇一個條件，執(zhí)行相應的過程，而這個動作可能就是一個套用憑證模板，產(chǎn)生一張機制憑證。3、引擎技術引擎(Engineer)是一個連接數(shù)據(jù)庫和應用系統(tǒng)的程序段，用來采集、處理、輸出會計相關信息，是基于數(shù)據(jù)庫語言來設定整個應用系統(tǒng)運作模塊的參數(shù)，可以重置

6、數(shù)據(jù)庫結構，還能夠主動引導設計過程。引擎與使用者問處于一個互動性的關系，具有很高的自主性，會保護系統(tǒng)免于不當設計的損害。通過引擎能夠建立各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的自動傳遞，實現(xiàn)各子系統(tǒng)的聯(lián)動和同步處理。4聯(lián)機事務處理技術事務(transaction)是指作為單個邏輯工作單元執(zhí)行的一系列操作。是確?！巴瑫r成功則成功，任何一步失敗則全部失敗”的一種機制。一個事務往往包括3種動作：開始事務、提交事務和撤銷。從開始事務到提交事務過程中所發(fā)生的一切數(shù)據(jù)庫修改全部成功才能提交到數(shù)據(jù)庫保存，只要有一個動作失敗，必須恢復修改前的狀態(tài)。在ERP中，通過聯(lián)機事務處理系統(tǒng)(On-LineTransactionProcessing

7、，OLTP)實現(xiàn)，例如在銀行存款時，先鎖定賬號，到存款過程結束才釋放賬號，保證賬號與金額的一致性。二、ERP環(huán)境下會計業(yè)務流程的優(yōu)化設計ERP是在MRP(制造資源計劃)的基礎上發(fā)展起來的，對于制造企業(yè)而言，核心是供應鏈，包括3個環(huán)節(jié)：企業(yè)的采購環(huán)節(jié)、生產(chǎn)制造環(huán)節(jié)、銷售環(huán)節(jié)。1、供應鏈會計業(yè)務流程的優(yōu)化目標企業(yè)從原材料和零部件采購、運輸、加工制造、分銷直至最終送到顧客手中的過程被看成是一個環(huán)環(huán)相扣的鏈條，稱為供應鏈(SupplyChain)。我們不是孤立地看待鏈上的各個企業(yè)，而是把從供應商、制造商到銷售商、用戶的整個供應鏈看成一個有機整體。供應鏈流程主要由物流、信息流及資金流3部分構成。在ERP

8、環(huán)境下。信息流是核心，物流是保障，而資金流則是實現(xiàn)的手段。三者之間的有效互動構成了一個完整的同步處理模型。傳統(tǒng)供應鏈管理存在的缺陷包括：基礎管理薄弱、流程與制度不規(guī)范；業(yè)務處理效率低、部門職責不清晰；財務業(yè)務脫節(jié)，經(jīng)營分析滯后，庫存量大，信息傳遞速度不準時處理需求單一。而在ERP環(huán)境下，企業(yè)可以及時掌握企業(yè)生產(chǎn)、庫存情況?？焖夙憫蛻粜枨?，有效管理控制銷售價格，管理訂單、發(fā)貨、出庫、開票全過程，配合采購、銷售、生產(chǎn)等業(yè)務控制物料收發(fā)，隨時掌握庫存，做到賬實相符，防止呆滯料和庫存積壓，減低庫存成本。為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù)支持。供應鏈會計業(yè)務流程的優(yōu)化目標是：規(guī)范流程，去除人為因素，確?；A數(shù)據(jù)完善無

9、誤；減少庫存量通過JIT(敏捷制造)，努力實現(xiàn)零庫存；系統(tǒng)內信息準確輸送。及時反饋共享，與財務系統(tǒng)協(xié)同工作，自動完成供需協(xié)調，實現(xiàn)供應鏈的無縫連接。2、供應鏈會計處理流程的優(yōu)化設計供應鏈會計業(yè)務流程優(yōu)化設計的基本思路是：將供應鏈業(yè)務流程與會計處理流程融合，以業(yè)務流程為導向，利用自動憑證觸發(fā)技術、業(yè)務多樣化技術、引擎技術和聯(lián)機事務處理技術，實現(xiàn)財務、業(yè)務信息協(xié)同處理，實時生成。數(shù)據(jù)信息實現(xiàn)數(shù)據(jù)的一方錄入，多方使用，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。其集成實現(xiàn)過程主要有3步：基礎資料錄入設計。主要完成對供應商信息、部門信息、職員信息、物料信息、計量單位信息、會計科目信息、物料供貨信息等基礎資料的錄入，基礎資料的準確與

10、否，直接關系到會計信息的質量，所以必須錄入準確、完整的基礎資料數(shù)據(jù)。系統(tǒng)參數(shù)設計。這是優(yōu)化設計的關鍵一步，ERP系統(tǒng)既要保證通用性，也要滿足用戶的特殊需要通過設置多種事務處理方法，用戶要根據(jù)企業(yè)實際情況認真確定參數(shù)，實現(xiàn)由通用軟件到個性化定制的轉化。如暫估業(yè)務處理方式的選擇、預警數(shù)目的設置、多級審核的設置等。當然，這些參數(shù)設計的難易、優(yōu)劣完全依賴于ERP系統(tǒng)本身所提供的系統(tǒng)參數(shù)，不同的ERP系統(tǒng)其參數(shù)的設計原理及操作的易用性是有很大區(qū)別的。憑證模板設計。即設置事務處理對應的會計科目(包括總賬科目和明細賬科目)及會計科目上的借貸關系。生成憑證是業(yè)務系統(tǒng)與財務系統(tǒng)的接口，系統(tǒng)通過實時生成憑證，實現(xiàn)

11、財務與業(yè)務數(shù)據(jù)的集成，而要實現(xiàn)實時、自動生成憑證，憑證模板的設置是關鍵。當經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時，通過憑證觸發(fā)機制自動選擇相應憑證模板，自動生成憑證。供應鏈的憑證模板主要有采購入庫憑證模板、銷售出庫憑證模板、采購費用發(fā)票憑證模板、付款憑證模板、收款憑證模型、轉賬憑證模型等。通過執(zhí)行以上3個步驟，基本能夠實現(xiàn)與供應鏈業(yè)務有關的采購、生產(chǎn)、倉管、銷售、財務等各部門的集成。ERP系統(tǒng)之所以能夠實現(xiàn)財務與業(yè)務數(shù)據(jù)的集成，引擎機制起著非常重要的作用。它實時檢測數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)變化情況，一旦金額字段發(fā)生改變。則自動觸發(fā)相應代碼，自動處理記賬、過賬業(yè)務并為報表系統(tǒng)提供相關的報表數(shù)據(jù)，結果存人數(shù)據(jù)庫或者以表單方式顯示，

12、同時通過其智能分析程序處理分析，向相應的管理會計報表系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)支持，生成決策所需的各種報表、報告等信息。三、供應鏈會計業(yè)務流程優(yōu)化過程的實現(xiàn)網(wǎng)絡及數(shù)據(jù)庫技術的發(fā)展，為供應鏈信息的集成提供了技術上的支持，為實現(xiàn)ERP先進的管理目標提供了可能，供應鏈業(yè)務流程優(yōu)化的基本思想是將企業(yè)業(yè)務處理和會計信息處理流程融合為一體，融合財務會計和管理會計職能，從全局的角度構建整體化的供應鏈流程體系。下面以采購環(huán)節(jié)為例進行具體描述，其他業(yè)務與此方法相同。企業(yè)的采購環(huán)節(jié)包括獲取原材料并支付現(xiàn)金或銀行存款，通常包括下單、稽催、入庫、退貨、對賬和付款等基本環(huán)節(jié)。按照業(yè)務流程重組的思想，企業(yè)要以企業(yè)目標為導向調整業(yè)務流程

13、和組織結構，打破傳統(tǒng)職能部門的界限。由一個人或一個工作團隊來完成某一業(yè)務的所有步驟，讓決策產(chǎn)生在信息生成的地方。在ERP系統(tǒng)中記賬工作也已經(jīng)變得非常簡單，只需要工作人員按一下按鈕發(fā)出指令，就可以由系統(tǒng)自動完成整個記賬過程。在ERP環(huán)境下，甚至可以設置憑證審核以后由系統(tǒng)自動記賬其實記賬操作只是指揮計算機在相應數(shù)據(jù)庫中的記錄上做個標志。隨著ERP系統(tǒng)的完善，針對各種可能出現(xiàn)的業(yè)務情形，設置了相應的會計憑證模板與之對應，企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時，能由系統(tǒng)自動生成準確無誤的會計憑證?；蛘吒鶕?jù)單據(jù)直接登記賬簿。對于采購環(huán)節(jié)應付賬款的處理，遵循決策產(chǎn)生在信息生成的地方這一原則，在輸入發(fā)票的同時系統(tǒng)能夠自動檢查有關的采購單和收貨單，進行三方匹配，匹配成功即可以執(zhí)行付款，而不必再等到財務部發(fā)出付款指令。即在處理業(yè)務單據(jù)的同時處理相關會計業(yè)務信息，當流程走完，則整個采購過程結束。四、結束語在傳統(tǒng)崗位分工的情況下，作業(yè)流程被分