商務信函的寫法范文

1、商務信函的寫法您的商務信函寫作能力直接影響到買家對您公司的評估。您給他的每一份信函、郵件或者傳真，都代表著您公司的形象，顯示您公司的水平和實力，同時，相信您也一定是用這種方式來評估和了解您的買家。所以，商務信函寫作決定了您能否以專業(yè)的方式跟買家進行有效的溝通，在您的業(yè)務往來中占據(jù)著舉足輕重的地位。商務信函寫作前言作為一家外貿出口企業(yè)，您必須經常跟您的國外客商打交道。因而，各種商務信函的寫作成了您工作中的一個重要部分。您是否有這樣的感受，花費了大量的時間和精力，對自己所寫的信件是否專業(yè)、是否符合通常的規(guī)范卻沒有十足的把握。在本手冊里，我們將為您介紹商務信函寫作的基本知識和技巧，相信對您的工作具有

2、很高的參考價值。商務信函的重要性也許你會問商務信函真的這么重要嗎”？是的，答案是肯定的。讓我們一起來看看以下的調查結果。買家通常是怎樣來評估跟當買家和供應商從互相并不了解的基礎上開始進行業(yè)務聯(lián)系時,他聯(lián)系的供應商的呢？參考全美最暢銷的貿易書籍BuildinganImport-ExportBusiness”以下5個方面是買家最關心的：供應商如何回復買家的郵件?供應商網上的簡介和/或目錄是否做得專業(yè)？當買家詢問信息時，供應商是否完整答復所有問題?供應商的信頭是否寫明了公司地址和傳真號碼？供應商如何答復買家提出的要求？供應商多久做出答復？供應商是否愿意對產品進行修改？買家詢問多個問題時，供應商是否答

3、復所有的問題?供應商的信用如何？供應商的銀行信用記錄如何？供應商銀行帳戶開立的年數(shù)？大致的通常收支情況？銀行給供應商的貸款額度？銀行對供應商的帳戶情況是否滿意？供應商貿易往來的信用如何？合作者與該供應商的合作年數(shù)？供應商可承受多大的定單？交貨是否及時？是否能準確地完成定單？供應商是否使用了標準質量管理認證體系？比如ISO9000、ISO14,000（環(huán)境）、HazardAnalysisatCriticalPoints（適用于出口美國的海產品）您給他的每一份信函、由此可見，您的商務信函寫作能力直接影響到買家對您公司的評估。郵件或者傳真，都代表著您公司的形象，顯示您公司的水平和實力，同時，相信您也

4、一定是用這種方式來評估和了解您的買家。所以，商務信函寫作決定了您能否以專業(yè)的方式跟買家進行有效的溝通，在您的業(yè)務往來中占據(jù)著舉足輕重的地位。商務信函的基本結構傳統(tǒng)信件這里我們介紹一種商務信函中最通用的格式-齊頭式。主要特征就是每行均從左邊頂格寫，常常采用開放式的標點方式，即除了信文部分，其它部分在必要時才使用標點。信中各段落之間均空一行。1、信頭Theheading信頭就是指書信中發(fā)信人的地址和發(fā)信的日期等。通常情況下，公司都會專門印制帶有信頭的信箋紙，包括發(fā)信人的姓名，地址，電話，傳真等。當我們撰寫傳統(tǒng)信件時，直接使用這種信箋紙就可以。2、編號（寫信人的名字縮寫）和日期Thesenderna

5、meandthedate這部分內容是為了方便今后查詢信件用的。3、封內地址Theinsideaddress這里就是指收信人的姓名和地址，一般寫在信箋的左上方。收信人名稱地址的格式和信頭的格式相同，但必須把收信人的姓名一并寫出。另外，如果不是完全公事化的書信往來，或者已經從公事的關系漸漸發(fā)展成為帶有私人性質的友好信件往來，由于稱呼這一欄的內容已經說明了收信人的身份，所以可以不必填寫封內地址。4、事由Thesubjectheading讓人不必讀完全信才了解到信事由也就是我們通常說的主題，可以直接寫明信件的重點,的內容。所以事由要寫得簡明扼要。5、稱呼Thesalutation指對收信人的一種稱呼。

6、較常使用的有DearSirs,DearMadam,DearMr.XX,。稱呼后面的標點，一般使用逗號。稱呼里的第一個字母要大寫。6、開頭語Theopensentences開頭語沒有統(tǒng)一的格式，但習慣上先用客套的語句把收到對方來信的日期，主題及簡單內容加以綜合敘述，使對方一目了然這是答復哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用開頭語作必要的自我介紹，并表明目的要求。開頭語一般與正文分開，自成一節(jié)，要求簡單明了。7、正文Thebodyoftheletter信的主體。一封信件的優(yōu)劣，完全要看正文寫的好或壞。我們會在后面繼續(xù)討論寫作商務信函的一些技巧、規(guī)則。8、結尾語Thecomplimentary

7、close結尾語一般用來總結文本所談的事項，提示對收信人的要求，如希望來信來函定貨：答復詢問”等，另外也附加一些略帶客套的語氣。正文結束后，另起一段寫結尾語。9、結束語Thecomplimentaryclose結束語是結束信函時的一種客套，應該與前面的稱呼相呼應。例如：Sincerely,BestRegards,orYoursTruly名吉束語.寫在結尾語下隔一行，只有第一個字母大寫，后面加逗號。10、簽名Thesignatrue寫在結束語的下面，簽上寫信人的名字。如果是傳統(tǒng)的信件，寫信人最好親筆簽上您的名字，因為用印章的話，說明該信件并非本人親自過目，只是通函而已，不為人重視。簽名的下面，最

8、好寫上發(fā)信人的職位。11、附件Enclosure如果信中有附件，應在左下角注明Encl,或Enc.。例如：Encls:2InvoicesEnc.:1B/LadingIII電子郵件眾所周知，電子郵件即E-mail是如今我們做電子商務使用最普遍的一種聯(lián)系手段。電子郵件使用方便，信息傳遞迅速高效，且非常節(jié)省成本。但是E-mail的撰寫也并不是一件很容易的事情。您知道，當一封E-mail發(fā)送出去后，只要收信人在線，他可以幾分鐘內就收到。所以，在您發(fā)送前，必須要檢查一下您所寫的內容是否正確合適，因為一旦您點擊了發(fā)送鍵后，您就再也無法將其收回了。通常我們理解E-mail的撰寫風格可以比傳統(tǒng)的信件，傳真等稍

9、加隨便一點。但是我們在這里還是要建議大家，即便是寫E-mail,由于是談論公事，所以還是采用正式嚴肅的風格。尤其當您是第一次跟收信人聯(lián)系的話，正式的商務信函能讓您留給對方非常專業(yè)的印象。1、收信人的郵箱2、發(fā)信人的郵箱3、寫信日期寫日期時，請注意以下幾點：a.年份要寫完整，不能用03代替2003。b.月份要寫英文名稱，不能用數(shù)字來代替，如31/3/03不能在正式的信件中出現(xiàn)。但是可以用英文縮寫，比如用Aug.代替August。4、時間5、主題6、稱呼7、正文8、結束語9、簽名10、聯(lián)系方法這部分內容要完整，包括寫信人姓名、職位、公司名稱以及聯(lián)系方法（地址、電話、傳真、郵箱、網址）。寫地址時請注

10、意：一般來說，門牌號和街道名稱之間不用逗號點開，但城市名稱和國家名稱之間一定要用逗號。您可以在自己的郵箱系統(tǒng)中事先做好一個模板。每次寫信只要選擇這個模板，信件會自動顯示這些內容。商務信函寫作的要點寫作商務信函并不要求您使用華麗優(yōu)美的詞句。所有您需要做的就是，用簡單樸實的語言，準確的表達自己的意思，讓對方可以非常清楚的了解您想說什么。圍繞這一點，我們總結了幾方面的內容，希望對您寫作商務信函有借鑒作用。1、口語化每一封信函的往來，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現(xiàn)感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫作商務信函就應該用一種特殊的生意腔”，于是把一封本來應

11、該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。他們寧愿寫“Yourletterhasbeenreceived:Yourcomplaintisbeinglookedinto而不是havereceivedyourletter或者”Wearelookingintoyourcomplaint。其實我們簡單的來理解下，每次信函的往來不就是跟對方進行了一次交談嗎？只不過是把交談的內容寫到了紙上而已。多用一些簡單明了的語句，用我/我們做主語，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情，友好，就象兩個朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化。想象一下，如果您由于無法準時交貨而在電話上跟您的合作伙伴表示歉意時，您會怎么說？我想您會說

12、Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday?！奔热辉陔娫捴心鷷@樣說，為什么在信件中要改成“Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday?放棄這種所謂的生意腔”吧，讓您的信也象談話那樣簡單，自然，人性化。2、語氣語調由于您寫的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的語氣語調也應該符合您的目的。在寫之前先不妨仔細考慮一下，您寫這封信函是想達到一個什么樣的目的，您希望對收信人產生一種怎樣的影響呢？是歉意的，勸說性的，還是堅決的，要求性的。這完全可以通過信函中的語氣語調來表現(xiàn)。3、真誠不管是生活中的交往還是生意上的合作，真誠

13、是最重要也是最基礎的，所以您的信函也必須能夠充分體現(xiàn)您的真誠。不管說什么，都要帶著您的誠意去說。把寫好的信函拿起來讀一遍，確保如果此時對方正在電話中與您通話，他一定能夠感受到您的自然和真誠。4、直接跟您一樣，您的合作伙伴們每天都要閱讀大量信函文件。所以，信函一定要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點。如果是不符合主題或者對信函的目的不能產生利益的內容，請毫不留情的舍棄它們。因為這些內容不僅不能使交流通暢，反而會混淆視聽，非但不能讓讀者感興趣，反而會讓他們惱火，產生反感。5、禮貌特別要注意，當雙方觀點不能統(tǒng)一時，我們首先要理解并尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時，請表現(xiàn)一下您

14、的高姿態(tài)，您可以據(jù)理力爭，說明您的觀點，但注意要講究禮節(jié)禮貌，避免用冒犯性的語言。還要提醒一點，中國人有句話叫做過猶不及任何事情，一旦過了頭，效果反而不好。禮貌過了頭，可能會變成阿諛奉承，真誠過了頭，也會變成天真幼稚。所以最關鍵的還是要把握好度”，才能達到預期的效果。6、簡潔就象前面提到的，要用簡潔樸實的語言來寫信函，讓您的信函讀起來簡單，清楚，容易理解。用常見的單詞，避免生僻或者拼寫復雜的單詞。一個單詞可以表達，就不要用詞組。多用短句，因為短句更容易理解。少用and；but,however,aconsequently這些讓句子變得冗長的連詞。在同一封信函里，不要使用多個相同含義的單詞。比如，

15、您前面寫了“goodshavebeensent”,那后面再提到這件事時就不要再用其他單詞如forwarddispatCh因為這樣寫會誤導您的讀者無謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。8、精確當涉及到數(shù)據(jù)或者具體的信息時，比如時間，地點，價格，貨號等等，盡可能做到精確。這樣會使交流的內容更加清楚，更有助于加快事務的進程。9、針對性請在郵件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種群發(fā)的通函，從而表示對此的重視。當然，如果您無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫DearSirsorDearSirorMadam10、語言樸實前面我們說過，商務信函不需要用華麗的詞句。根據(jù)西方的語言習慣，他們更愿意使用簡練而樸實的語言。所以當我們跟西方人