《會計電算化》課件第三章 總賬系統(tǒng)

1、? ?會計電算化會計電算化? ?課件第三課件第三章章 總賬系統(tǒng)總賬系統(tǒng)第三章 總賬系統(tǒng)o第一節(jié) 總賬系統(tǒng)概述 o第二節(jié) 系統(tǒng)管理與維護(hù)o第三節(jié) 總賬系統(tǒng)初始設(shè)置o第四節(jié) 總賬系統(tǒng)日常賬務(wù)處理o第五節(jié) 總賬系統(tǒng)期末賬務(wù)處理o第六節(jié) 出納管理o第七節(jié) 輔助核算與管理第一節(jié) 總賬系統(tǒng)概述o 三、總賬系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)總賬系統(tǒng)模塊初始設(shè)置憑證處理期末處理賬簿管理出納管理會計科目期初余額憑證類別外幣設(shè)置編碼檔案等填制憑證審核憑證主管簽字出納簽字查詢憑證記賬等現(xiàn)金日記賬銀行日記賬支票登記簿銀行對賬等轉(zhuǎn)賬定義轉(zhuǎn)賬生成試算平衡對賬結(jié)賬等日記賬明細(xì)賬總賬余額表銀行對賬等第一節(jié) 總賬系統(tǒng)概述o 四、總賬系統(tǒng)的操作流程

2、下一月繼續(xù)初始設(shè)置月末處理建立賬套其他設(shè)置設(shè)置會計科目分類檔案設(shè)置憑證類別設(shè)置期初余額錄入財務(wù)分工審核憑證修改、刪除憑證填制憑證取消審核記 賬出納管理賬簿查詢期末轉(zhuǎn)賬試算平衡、對賬結(jié)賬賬簿打印數(shù)據(jù)備份日常處理第一節(jié) 總賬系統(tǒng)概述o 五、總賬系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的關(guān)系總賬系統(tǒng)工資系管理固定資產(chǎn)管理應(yīng)收款管理應(yīng)付款管理項目管理成本管理報表管理財務(wù)分析第二節(jié) 系統(tǒng)管理與維護(hù) o一、賬套管理o一新建賬套o(hù) 賬套是一組獨(dú)立而完整的賬簿體系，其實(shí)質(zhì)是由相互關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)構(gòu)成的一系列數(shù)據(jù)文件。建立賬套就是為核算單位建立一套電子賬簿文件。o建賬參數(shù)：o1賬套號 2賬套名稱o3賬套路徑 4啟用日期o5記賬本位幣 6根

3、底信息o7編碼方案 8數(shù)據(jù)精度 第二節(jié) 系統(tǒng)管理與維護(hù) o二修改賬套o(hù)建完賬套后，如果發(fā)現(xiàn)某些信息需要修改，在未使用相關(guān)信息的根底上可以由賬套主管對其進(jìn)行調(diào)整修改，系統(tǒng)管理員無權(quán)進(jìn)行。修改賬套參數(shù)時，可以修改的信息有：賬套名稱、單位信息，編碼方案和數(shù)據(jù)精度在未使用的情況下可以修改。o三刪除賬套o(hù)刪除賬套是對系統(tǒng)內(nèi)的整個賬套數(shù)據(jù)進(jìn)行刪除，該賬套將從系統(tǒng)中消失。正在使用的賬套是不允許刪除的。刪除賬套只能由系統(tǒng)管理員進(jìn)行，賬套主管無權(quán)進(jìn)行。o四備份賬套o(hù)備份賬套即輸出賬套，是指將所選賬套數(shù)據(jù)進(jìn)行備份或轉(zhuǎn)移。o五恢復(fù)賬套o(hù)恢復(fù)賬套即引入賬套，是指將系統(tǒng)外的某賬套數(shù)據(jù)引入到本系統(tǒng)中。 第二節(jié) 系統(tǒng)管理與

4、維護(hù) o二、年度賬管理o一建立年度賬o年度賬的建立是在已有上年度的賬套的根底上完成的，也就是說只有建立了上年度的賬套后，才能建立下一年的年度賬。o二輸出年度賬o輸出年度賬功能與輸出賬套功能根本類似，所起的作用相同，不同的是年度賬的輸出針對的不是整個賬套，而是賬套中某個年度的數(shù)據(jù)，包含的數(shù)據(jù)內(nèi)容少，輸出所需的時間也短。o三引入年度賬o年度賬引入的是年度賬的備份數(shù)據(jù)，需要選擇引入數(shù)據(jù)的具體年度，不需要選擇賬套。o四結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)o每到年末，都應(yīng)將上年度中相關(guān)賬戶的余額及其他數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)到新的年度中。o五清空年度數(shù)據(jù)o當(dāng)用戶發(fā)現(xiàn)某年度的數(shù)據(jù)錯誤太多或者不希望將上年的余額等數(shù)據(jù)全部結(jié)轉(zhuǎn)到下一年度時，那么可以

5、使用清空年度數(shù)據(jù)功能。 第二節(jié) 系統(tǒng)管理與維護(hù) o三、用戶管理主要功能具體功能系統(tǒng)管理員賬套主管賬套管理建立賬套修改賬套刪除賬套備份賬套恢復(fù)賬套年度賬管理建立年度賬清空年度數(shù)據(jù)備份年度賬恢復(fù)年度賬結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)用戶管理角色設(shè)置 用戶設(shè)置權(quán)限分配上機(jī)日志第二節(jié) 系統(tǒng)管理與維護(hù) o三、用戶管理o一相關(guān)概念o二角色設(shè)置o三用戶設(shè)置o四權(quán)限分配第二節(jié) 系統(tǒng)管理與維護(hù) o四、系統(tǒng)維護(hù)o一設(shè)置備份方案o二上機(jī)日志o三去除異常任務(wù)o四去除單據(jù)鎖定第三節(jié) 總賬系統(tǒng)初始設(shè)置o一、設(shè)置業(yè)務(wù)參數(shù)o一憑證選項o 1制單控制 2憑證控制o 3憑證編號方式 4外幣核算o 5預(yù)算控制o二賬簿選項o三會計日歷o四其他第三節(jié) 總

6、賬系統(tǒng)初始設(shè)置二、會計科目設(shè)置一設(shè)置會計科目的原那么二設(shè)置科目的主要參數(shù) 1科目編碼 2科目名稱 3科目類型 4賬頁格式 5助記碼 6科目性質(zhì) 7輔助核算第三節(jié) 總賬系統(tǒng)初始設(shè)置三會計科目的主要功能 1增加會計科目 2修改會計科目 3刪除會計科目 4復(fù)制會計科目 5指定會計科目第三節(jié) 總賬系統(tǒng)初始設(shè)置o三、憑證類別設(shè)置o一憑證類別的分類方式o二憑證類別的設(shè)置參數(shù)o1憑證類別字 o2憑證類別名稱 o3限制條件 o4限制科目 第三節(jié) 總賬系統(tǒng)初始設(shè)置o三憑證類別設(shè)置注意問題o1為了便于記賬憑證的分類與管理，用戶最好設(shè)置憑證類別。o2設(shè)置限制類型和限制科目是系統(tǒng)在制單時進(jìn)行憑證類別檢驗(yàn)的前提。 o3

7、限制科目可以是非末級科目，也可以是末級科目。 o4已使用的憑證類別不能刪除，類別字不允許修改。第三節(jié) 總賬系統(tǒng)初始設(shè)置o四、期初余額錄入o一期初余額錄入的內(nèi)容o1一般科目余額的錄入o2外幣核算科目余額的錄入o3數(shù)量核算科目余額的錄入o4輔助核算科目余額的錄入第三節(jié) 總賬系統(tǒng)初始設(shè)置o二期初余額錄入的問題o1年初建賬余額錄入o2年中建賬余額錄入o3總賬科目與明細(xì)科目余額的錄入o三相關(guān)功能o1試算平衡 2調(diào)整余額方向o3期初對賬 4清零第三節(jié) 總賬系統(tǒng)初始設(shè)置o五、外幣設(shè)置o一幣符 o二幣名 o三折算方式 o四固定匯率與浮動匯率 o五記賬匯率 o六調(diào)整匯率 第三節(jié) 總賬系統(tǒng)初始設(shè)置o六、結(jié)算方式設(shè)

8、置o七、常用摘要設(shè)置o八、常用憑證設(shè)置o九、部門與職員檔案o一部門檔案設(shè)置o二職員檔案設(shè)置o十、客戶/供給商檔案第三節(jié) 總賬系統(tǒng)初始設(shè)置一客戶/供給商分類二客戶/供給商檔案十一、工程目錄一工程大類 二工程分類 三工程目錄 第四節(jié) 總賬系統(tǒng)日常賬務(wù)處理o一、憑證處理o一填制憑證o1憑證頭的內(nèi)容o2憑證體的內(nèi)容o二審核憑證o1出納簽字 o2審核簽字o3主管簽字第四節(jié) 總賬系統(tǒng)日常賬務(wù)處理o三修改憑證o1無痕跡修改適用于未記賬憑證o2有痕跡修改適用于未記賬、已記賬憑證o四作廢/刪除憑證o五查詢憑證o六匯總憑證o七沖銷憑證第四節(jié) 總賬系統(tǒng)日常賬務(wù)處理o二、記賬處理o一記賬原理o二記賬過程o1選擇記賬范

9、圍o2系統(tǒng)自動檢驗(yàn)o3數(shù)據(jù)自動備份o4正式記賬處理o5記賬結(jié)束第四節(jié) 總賬系統(tǒng)日常賬務(wù)處理o三記賬要求o在記賬工作中需要注意的問題有：o1已審核簽字的憑證才能記賬；o2第一次記賬時，如果期初余額試算不平衡，那么不能記賬；o3對于不平衡的記賬憑證和有誤的憑證，不允許記賬；o4上一會計期間未結(jié)賬，那么本期不允許記賬；o5記賬過程不允許無故中斷或關(guān)機(jī)操作。 第四節(jié) 總賬系統(tǒng)日常賬務(wù)處理四反記賬三、賬簿處理一科目余額表二日記賬輸出三總賬輸出四明細(xì)賬輸出五多欄賬輸出第五節(jié) 總賬系統(tǒng)期末賬務(wù)處理o一、期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)定義o一自定義轉(zhuǎn)賬o二對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)o三銷售本錢的結(jié)轉(zhuǎn)o四匯兌損益o五期間損益o二、期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)生成

10、o三、試算平衡與對賬o四、期末結(jié)賬第六節(jié) 出納管理o一、支票管理o支票登記簿的使用應(yīng)注意幾個問題：o1只有在結(jié)算方式中設(shè)置了票據(jù)管理屬性，才能進(jìn)行支票管理；o2只有在會計科目設(shè)置了“銀行賬屬性的科目，才能進(jìn)行支票登記；o3支票登記簿中的報銷日期欄目，是由系統(tǒng)自動填寫；如果需要取消或填寫，也可以手工進(jìn)行；o4已報銷的支票是不允許修改的，如果要修改，須先取消報銷日期。第六節(jié) 出納管理o二、銀行對賬o一銀行對賬的數(shù)據(jù)處理流程憑證臨時文件銀行對賬單記賬錄入銀行對賬銀行賬庫文件對賬單庫文件未達(dá)賬項已達(dá)賬項編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表刪除第六節(jié) 出納管理o二銀行對賬功能o三銀行對賬內(nèi)容o1銀行對賬期初數(shù)據(jù)o2錄

11、入銀行對賬單銀行對賬銀行對賬期初錄入銀行對賬單銀行對賬銀行存款余額調(diào)節(jié)表核銷銀行賬第六節(jié) 出納管理o3銀行對賬o4銀行存款余額調(diào)節(jié)表o三、日記賬及資金日報表的管理 第七節(jié) 輔助核算與管理o一、往來核算與管理o一個人往來核算與管理往來核算與管理往來業(yè)務(wù)初始往來日常業(yè)務(wù)往來管理往來賬齡分析往來核算科目往來檔案設(shè)置往來初始數(shù)據(jù)錄入往來催款單往來業(yè)務(wù)兩清往來憑證輸入往來憑證審核往來憑證記賬第七節(jié) 輔助核算與管理1個人往來核算初始設(shè)置2個人往來業(yè)務(wù)日常核算3個人往來管理二客戶往來核算與管理1客戶往來核算初始設(shè)置2客戶往來業(yè)務(wù)日常核算3客戶往來管理第七節(jié) 輔助核算與管理o三供給商往來核算與管理o1供給商往

12、來核算初始設(shè)置 o2供給商往來業(yè)務(wù)日常核算o3供給商往來管理第七節(jié) 輔助核算與管理o二、部門核算與管理部門核算與管理部門初始設(shè)置部門日常業(yè)務(wù)部門賬表輸出部門檔案設(shè)置部門核算科目部門初始數(shù)據(jù)部門憑證錄入部門憑證審核部門憑證記賬部門總賬輸出部門明細(xì)賬輸出部門收支分析表第七節(jié) 輔助核算與管理o一部門初始設(shè)置o1設(shè)置部門編碼方案 o2設(shè)置部門檔案 o3設(shè)置部門核算會計科目 o4錄入部門期初數(shù)據(jù) o二部門日常業(yè)務(wù)核算o1部門核算日常業(yè)務(wù)憑證的錄入o2部門業(yè)務(wù)憑證審核、記賬o3輸出部門賬o4核對部門賬o三部門管理第七節(jié) 輔助核算與管理o三、工程核算與管理項目核算與管理項目初始設(shè)置項目日常業(yè)務(wù)項目賬表輸出項目核算科目項目目錄設(shè)置項目初始數(shù)據(jù)