如何做好會(huì)議總控

1、如何做好會(huì)議總控 大客戶部 袁芳 2、了解職責(zé) 3、能力要求 4、工作內(nèi)容 5、注意事項(xiàng)1、認(rèn)清角色目錄會(huì)議是有組織、有目的地召集人們商議事情,溝通信息,表達(dá)意愿的行為過程。 會(huì)議分為大型會(huì)議、中型會(huì)議和小型會(huì)議三種。 一次優(yōu)質(zhì)的工作會(huì)議能夠起到以下作用：u傳達(dá)信息u獲取意見和反饋u分析和解決問題u討論和交換意見u協(xié)商或化解矛盾u知識(shí)或觀念更新 糟糕的會(huì)議則可能帶來如下后果：u浪費(fèi)時(shí)間金錢u分散對(duì)重要議題的注意力u減緩進(jìn)程延誤行動(dòng)u成為夸夸其談和喋喋不休的舞臺(tái)u造成嘈雜和混亂一、認(rèn)清角色導(dǎo)演二、了解職責(zé) 保證會(huì)議順利召開提升客戶參會(huì)體驗(yàn)完成公司下達(dá)指標(biāo) u組織協(xié)調(diào)能力 一場(chǎng)會(huì)議的圓滿舉辦不是由

2、一個(gè)人來完成的，會(huì)議的每個(gè)環(huán)節(jié)涉及到公司的每個(gè)部門，最終的達(dá)成需要各部門的支持與配合，組織協(xié)調(diào)能力支撐著整個(gè)會(huì)議的貫穿始終、非常重要！!u高度責(zé)任心 大到公司整體目標(biāo)，小到每一個(gè)角色的安排，本著對(duì)公司、會(huì)議及每一個(gè)人負(fù)責(zé)任的態(tài)度，認(rèn)真細(xì)致做好每一件事，并且由始至終要有反饋，讓公司放心！! u突發(fā)事件處理 在任何一場(chǎng)大小類型會(huì)議里總避免不了出現(xiàn)突發(fā)事件，特別是現(xiàn)場(chǎng)，要本著急事不慌、遇事不亂的狀態(tài)去處理，先處理心情再處理事情，在保證會(huì)議優(yōu)先的基礎(chǔ)上處理問題！!u未雨綢繆的預(yù)見 要對(duì)會(huì)前各種安排、推進(jìn)措施、目標(biāo)拆解有敏銳觀察、羅輯分析的能力，提前發(fā)現(xiàn)更多問題，才能保證當(dāng)天出現(xiàn)更少問題！!組織者方面三

3、、能力要求 組織者方面四、工作內(nèi)容會(huì)中會(huì)前會(huì)后 組織者方面會(huì)前市場(chǎng)、高層財(cái)務(wù) 會(huì)議時(shí)間、場(chǎng)地確認(rèn) 會(huì)議目標(biāo)確認(rèn)、拆分 總控分工內(nèi)部拆分 禮品調(diào)研、匯總會(huì)議流程確認(rèn)促銷禮品確認(rèn)邀請(qǐng)動(dòng)員會(huì)桌簽制作會(huì)前分工宣講邀請(qǐng)表項(xiàng)目制作、確認(rèn)會(huì)后數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表格式確認(rèn)續(xù)費(fèi)財(cái)務(wù)審核 把控?cái)?shù)據(jù)、及時(shí)總結(jié)反饋特殊情況協(xié)調(diào)反饋打印現(xiàn)場(chǎng)分工及重要數(shù)據(jù)提前準(zhǔn)備特殊客戶數(shù)據(jù)大客戶、行政 主桌、VIP桌人員安排現(xiàn)場(chǎng)人員分工安排、確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)跟桌安排提前彩排人員安排主持人、主講人員安排政府嘉賓人名確認(rèn)人員回程車輛安排會(huì)議方面人員方面數(shù)據(jù)方面 組織者方面會(huì)中 1、安排人員分 批入會(huì)場(chǎng)2、安排與會(huì)人員 分批就餐3、檢查會(huì)場(chǎng)各環(huán) 環(huán)節(jié)人員就位

4、 物品擺放4、重要信息及時(shí) 傳達(dá)5、隨時(shí)了解簽到 續(xù)費(fèi)情況并 匯報(bào)6、禮品補(bǔ)發(fā)解決 措施7、禮品回收裝箱8、安排人員疏散 離場(chǎng) 會(huì)中工作會(huì)中工作 組織者方面會(huì)后禮品類禮品自始至終最好同一人負(fù)責(zé)匯總類會(huì)后促銷核對(duì)庫(kù)存協(xié)調(diào)補(bǔ)發(fā)會(huì)議數(shù)據(jù)明確流程總結(jié)匯報(bào)數(shù)據(jù)匯總要分部門責(zé)定 組織者方面會(huì)后會(huì)后促銷 組織者方面5、注意事項(xiàng)禮品類匯總類會(huì)后促銷核對(duì)庫(kù)協(xié)調(diào)補(bǔ)會(huì)議數(shù)據(jù)明確流程總結(jié)匯報(bào) 安排好現(xiàn)有工作查看上次會(huì)議總結(jié)列好工作計(jì)劃取其精華棄之糟粕問題收集分類說明及時(shí)調(diào)研反饋并傳達(dá)不影響現(xiàn)有工作進(jìn)度避免發(fā)生同類問題以免工作遺漏以免因多出現(xiàn)亂差問題解決的速度=指標(biāo)完成進(jìn)度 組織者方面5、注意事項(xiàng)禮品類匯總類會(huì)后促銷核對(duì)庫(kù)協(xié)調(diào)補(bǔ)會(huì)議數(shù)據(jù)明確流程總結(jié)匯報(bào) 特殊問題特殊對(duì)待人員的調(diào)配反復(fù)確認(rèn)數(shù)據(jù)分配要具體取其精華棄之糟粕人員及各環(huán)節(jié)彩排會(huì)前重視會(huì)后工作不偏離工作重點(diǎn)保證安排得當(dāng)步調(diào)統(tǒng)一便于監(jiān)測(cè)