高校圖書館檔案管理工作現(xiàn)狀分析及對策研究

1、摘要：從高校圖書館檔案管理的工作現(xiàn)狀出發(fā)， 提出了一些改進檔案管理工作的新思路。 關鍵詞：高校圖書館檔案工作現(xiàn)狀措施近年來，伴隨著普通高等學校辦學規(guī)模的壯大，圖書館也隨之發(fā)展壯大，館員隊伍得到擴充，業(yè)務范圍不斷擴展，更因普通高等學校本科教學水平評估的具體要求，使得圖書館在教學和科研中的重要作用越來越明顯。高校圖書館是高校三大支柱之一，高校圖書館檔案同樣是高校檔案工作的重要組成部分，其管理的好壞程度直接反映了圖書館的管理水平。 然而目前許多高校圖書館檔案管理工作還非常滯后，如何建立健全高校圖書館的檔案， 以滿足高校教學、科研等各方面的需要。筆者根據(jù)目前高校圖書館檔案管理之現(xiàn)狀進行了初步探討，并就

2、高校圖書館檔案管理工作提出了一些改進思路，以便更好地為圖書館的日常管理、學校的教學、科研提供服務。一、高校圖書館檔案管理工作現(xiàn)狀分析1檔案管理制度相對滯后目前大部分高校圖書館沒有建立一套適合本館的檔案管理制度，沒有制定檔案管理的統(tǒng)一標準，缺乏統(tǒng)一管理，很多文件材料沒有進行整理歸檔，只是雜亂地放在一起，管理混亂，對許多案卷沒有進行分類、標引，缺乏系統(tǒng)性和完整性，給查找利用帶來困難；辦公室對圖書館的日常管理檔案還比較重視，但對各業(yè)務部門提交的業(yè)務檔案沒有統(tǒng)一的要求，提交的業(yè)務檔案有采用打印的，但紙張不統(tǒng)一；有直接手寫的，用什么紙張就不用說了。如此的檔案資料裝訂起來很是麻煩，即使裝訂，也不美觀；更不

3、用說電子檔案了。2檔案管理工作不到位圖書館檔案是圖書館發(fā)展變化的歷史見證， 是圖書館管理的重要依據(jù)，具有重要的參考保存價值。但在高校， 圖書館檔案管理工作并沒有受到應有的重視，具體表現(xiàn)在：一是缺乏專職檔案員負責圖書館檔案的收集、整理、歸檔工作。高校圖書館檔案工作大都是辦公室人員兼職，而沒有安排專人去負責。眾所周知， 檔案工作是一項長期而復雜的工作，不可能一蹴而就，它是日積月累而成的。沒有專人管理會使多數(shù)應歸檔的文件散落于不同的經辦人手中， 最終會導致檔案材料的不完整、不系統(tǒng)，這樣圖書館的檔案工作永遠都做不好。二是無專用檔案室，檔案沒有集中統(tǒng)一管理?，F(xiàn)時的檔案材料大多放于紙盒或文件盒中，缺乏保護

4、措施。材料長期堆放，導致文獻不斷膨脹， 這都不利于文獻資料的開發(fā)利用。3檔案信息得不到充分利用隨著信息時代的到來和高等教育全球化的發(fā)展， 高校圖書館面臨著日趨激烈的競爭趨勢。圖書館是高校的窗口部門， 是高校的學術研究中心， 圖書館的工作過程中產生的大量具有保存價值的檔案材料，已成為領導決策、業(yè)務工作和學術研究的重要資料。充分利用好方方面面收集到的檔案資料，留學生論文 將對圖書館未來的發(fā)展起著非常重要的作用。但由于檔案意識的薄弱，許多圖書館的檔案管理大都采用了重藏輕用的管理模式， 對圖書館檔案資料的利用沒有引起足夠的重視， 很少利用現(xiàn)存的檔案資料來發(fā)現(xiàn)問題，解決問題， 在一定程度上造成了圖書館檔

5、案資源的浪費。4檔案結構不合理從檔案門類看，許多圖書館的文書檔案比重較大，以業(yè)務檔案為主的特色檔案需要豐富； 從檔案載體看，紙質檔案比重較大，其它載體檔案的種類和數(shù)量相對較小。這樣的館藏結構和內容顯然不能適應圖書館業(yè)務發(fā)展和信息社會化的需求。二、改進高校圖書館檔案管理工作應采取的對策高校圖書館檔案是高校圖書館工作的一個重要組成部分， 它真實地記載著高校圖書館各個歷史時期的發(fā)展軌跡， 具有很強的信息利用價值和信息傳播功能， 對圖書館的未來發(fā)展能起到很重要的作用。圖書館檔案管理的好壞， 直接反映了圖書館的管理水平，因此，我們的檔案水平，而應著眼于今后的發(fā)展，既做到能適應今后管理的基礎工作， 又能盡

6、快運用現(xiàn)代化管理理論和科學技術，實現(xiàn)檔案管理科學化、現(xiàn)代化。1加強組織領導，提高檔案管理水平（1）從思想上引起領導的高度重視領導重視是搞好檔案管理工作的重要前提和關鍵。要做好圖書館檔案工作， 首先要積極爭取領導對檔案工作的支持。一個單位檔案工作開展得如何， 與單位領導的重視程度有密切的關系。因此，館領導要親自抓并主動參與檔案管理工作。只有圖書館各級領導及檔案管理人員明確認識到圖書館檔案對圖書館未來發(fā)展的重要性， 從思想上給予重視，樹立起存檔意識，圖書館的檔案工作才會有大的起色。（2）從硬軟件設施上得到大的改觀在硬件方面，圖書館應當設置專門的檔案室，購置專用檔案柜及檔案盒，并配備計算機、打印機等

7、現(xiàn)代辦公設備。在軟件上，圖書館要指定專職檔案管理人員。檔案工作要求細致、嚴謹，館領導要將有責任心、有耐心、有經驗、業(yè)務能力強的同志抽調到檔案管理工作崗位上，發(fā)揮他們的主觀能動性。隨著計算機技術的普及，應同時安裝檔案管理軟件，只有這樣，才能把檔案錄入計算機，建立起檔案數(shù)據(jù)庫，這將大大提高圖書館檔案管理中存儲、處理、控制、開發(fā)利用檔案信息的能力，促進圖書館檔案工作的提高與發(fā)展，來實現(xiàn)圖書館檔案管理的現(xiàn)代化。2完善檔案管理制度建立健全完善的檔案管理制度，是搞好檔案工作的基礎。圖書館應根據(jù)檔案法和國家有關檔案文件規(guī)定，結合本館的實際情況，制定出適合本館的檔案管理制度。一是建立科學的檔案組織管理和運作機

8、制， 不僅要把科學的管理制度形成文件，而且在收集、整理、鑒定、保管、利用等每一個環(huán)節(jié)上都必須制定出相應的規(guī)章制度，保管要求、保護措施和提供利用等方面都必須制度化、規(guī)范化。二是建立和落實各級檔案管理工作責任制， 明確個人職責，使圖書館檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作落到實處。三是建立健全各項規(guī)章制度， 使檔案管理做到按章辦事、按規(guī)操作、有條不紊；做到妥善保管、萬無一失。3加強檔案信息資源的開發(fā)利用檔案的開發(fā)利用是檔案工作的最終目的， 只有積極開發(fā)利用信息資源，圖書館檔案才有生機和活力。在開發(fā)利用方面， 檔案人員應做到以下幾點：一是加強圖書館檔案的信息化建設。針對網(wǎng)絡時代用戶對信息需求快捷、方便

9、、準確等特點，檔案管理人員應利用現(xiàn)代技術對檔案進行科學管理和深層次的開發(fā)。二是在圖書館日常管理中， 圖書館檔案管理人員應配合領導決策，配合館內各項工作及時準確地提交檔案材料，為圖書館的各項工作服務。三是搞好宣傳工作， 提高檔案資源的利用率。檔案資源共享是今后的發(fā)展趨勢， 重藏輕用的檔案管理模式已不再適應當今社會的需要，因此， 我們要加強圖書館檔案工作的宣傳力度， 使用戶真正認識到圖書館檔案資料的存在價值。4 做到科學分類，實行分級管理（1） 高校圖書館因其專業(yè)性、服務性、學術性的特點，應不斷拓寬檔案信息收集范圍，適時、準確、全面地做好各類檔案信息的收集、整理、存儲工作?？茖W分類就是按照檔案部門

10、的要求， 根據(jù)圖書館的實際情況，按部門、內容等形式上的異同，分成若干類別。一是黨群類。主要包括：上級文件、校內文件、本館文件、規(guī)劃計劃、工作總結、規(guī)章制度等。二是業(yè)務類。主要包括：各業(yè)務部門的統(tǒng)計報表、工作日志、各類業(yè)務活動等，如：圖書館的采購情況、借閱情況、文獻檢索情況、課題跟蹤情況等。三是人事類。包括圖書館職工檔案，如：職工基本情況、工作經歷；組織機構及人員配備情況，如：機構人員名單、人員調進調出名單；還有職工晉升、考勤、考核，職工培訓、進修情況等。四是后勤管理類。包括圖書館的后勤管理、圖書館的建筑、儀器設備等。圖書館的檔案收集只有通過科學分類，才能揭示出它們之間的聯(lián)系和規(guī)律，有條理地反映

11、立檔單位的歷史面貌，便于系統(tǒng)地查找利用。（2）由于圖書館工作的特殊性，決定了檔案工作并非辦公室一個部門所為。圖書館各部門都有其獨立的業(yè)務范圍。圖書館日常管理檔案，如經費、財產、人事情況，各級文件的保存情況等， 應由館里指定的專職檔案員集中管理； 圖書館業(yè)務檔案， 如文獻采購檔案、文獻典藏檔案、讀者檔案、閱覽檔案等應由各業(yè)務部門分散管理。各業(yè)務部門也應建立起自己獨特的業(yè)務檔案體系，并隨時配合館里的各項活動， 及時提交某一個階段的檔案資料。這樣有利于各部門結合自己的業(yè)務進行管理和利用， 激發(fā)各部門開展檔案工作的積極性。5做好檔案信息資料編研工作隨著高校辦學規(guī)模不斷擴大，辦學層次不斷提高， 隨之而來

12、的圖書館的各個方面也發(fā)生了很大的變化。比如高校的合并、新校址的建立、圖書館的搬遷、各種服務功能的改進等，這就需要高校圖書館及時地根據(jù)圖書館的館藏變基礎設施建設、服務功能創(chuàng)新等有關檔案存儲信息，編制出最新的圖書館使用手冊、高校圖書館入館指南等對讀者進行宣傳教育或作為文獻檢索課教學使用教材；還可以將本館科研、學術活動情況， 留學生論文編制出圖書館科研工作實錄，圖書館專業(yè)論文匯編，科研成果論文集等，從而實現(xiàn)對本館已存檔的業(yè)務活動記錄、科研活動狀況、成果等，通過有效形式在館內外宣傳、介紹、交流，提升圖書館的影響力及檔案信息資源的利用率。高校圖書館是學校的學術中心，是學校的重要組成部分，高校圖書館檔案也是學校檔案的重要組成部分。做好高校圖書館檔案工作，對于提高圖