高校人事檔案管理創(chuàng)新工作之我見

1、高校人事檔案管理創(chuàng)新工作之我見【摘 要】面對全球信息化浪潮的沖擊，高校人事檔案的傳統(tǒng)管理模式正面臨著前所未有的挑戰(zhàn)和機遇。人事檔案信息化建設正是在這樣一個時代背景下對傳統(tǒng)檔案管理模式的改革和創(chuàng)新。信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應用為高校人事檔案工作提供了追趕型跨越式發(fā)展的歷史性機遇，把人事檔案管理的創(chuàng)新工作提上了議事日程，高校人事檔案的改革與創(chuàng)新，是人事檔案工作發(fā)展的必然趨勢?！娟P(guān)鍵詞】高校 人事檔案 管理 創(chuàng)新當今社會，科學技術(shù)飛速發(fā)展，高校的建設步伐也日益加快，對人才的需求和利用日益擴大，人員的流動性也不斷增加，相應檔案材料數(shù)量和種類也逐步增多，因此加強檔案管理的改革與創(chuàng)新，成為了高校人事檔案管理的

2、一個主要趨勢和出路。人事檔案管理創(chuàng)新是高校人事檔案管理發(fā)展的必然趨勢，是高校人事檔案工作的重點，更是時代發(fā)展的需要。1高校人事檔案管理工作的現(xiàn)狀自第四次全國干部檔案工作會議和干部人事檔案審核工作以來，各地、各部門的人事檔案工作在制度建設、內(nèi)容的規(guī)范和完整以及鑒別等方面都取得了突破性的進展，然而許多高校仍然存在一些帶有普遍性且不容忽視的問題，主要體現(xiàn)在:（1）認識不到位，重視力度不夠一是認為人事檔案工作不是高校工作的重中之重，是一項輔助性工作，與教學和科研沒有直接聯(lián)系，不能為高校創(chuàng)造經(jīng)濟效益，在思想上不夠重視。二是認為人事檔案只要不丟失、不泄密，能應付干部調(diào)動或提拔時的查檔工作就行。而現(xiàn)今社會盛

3、行聘任制，人事檔案已沒有太大的現(xiàn)實意義。三是由于認識上的不足，在管理上就相對松懈，放松了對人事檔案工作的管理，淡化了人事檔案工作的地位和作用。使得人事檔案管理工作變得默默無聞，很少有人過問，在一定程度上缺乏應有的理解與重視，人事檔案管理工作處于“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬境地。個別高校的一些領(lǐng)導也認為人事檔案工作抓不抓，管不管都不妨礙發(fā)展大局，只要能過得去就可以了。（2）管理模式落后，效率低下高校人事檔案的管理一直使用著傳統(tǒng)的管理模式，人事檔案的提供、利用還是以紙質(zhì)檔案為主，紙質(zhì)檔案的優(yōu)點是適應性強利用范圍廣，并且具有原始憑證的作用，缺點是利用效率低，工作量大，且較容易丟失或損

4、毀。個別高校沒有制定明確的管理人員崗位職責，缺乏系統(tǒng)、完備的規(guī)章制度。在材料方面，檔案員沒有嚴格審查、把關(guān)，對報送的此案料裝袋了事，導致部分材料嚴重失實甚至造假，給今后的各項工作帶來了不必要的麻煩。同時也失去了檔案歷史性、真實性的特點。（3）缺少專職檔案管理人員的隊伍建設在一些高校領(lǐng)導重視不夠和資金不足的情況下，缺少對專職檔案人員的配備和培養(yǎng)。某些學校的檔案管理人員是由其他部門的人員兼職擔任的，尚未形成素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、科學高校的專業(yè)隊伍，因此對檔案管理方面的基本理論、基本知識和基本技能方面的培訓工作較少，對檔案管理人員繼續(xù)教育的措施乏力，直接制約了檔案管理工作的發(fā)展。（4）缺乏統(tǒng)一的人事檔

5、案管理系統(tǒng)由于各種原因，我國至今沒有統(tǒng)一的檔案發(fā)展規(guī)劃和標準，各個高校根據(jù)自身的經(jīng)濟實力和技術(shù)條件選擇硬件設備，檔案管理系統(tǒng)應用軟件水平參差不齊，在實現(xiàn)計算機管理的幾個工作環(huán)節(jié)中，信息存儲量窄、功能小操作煩瑣、信息的統(tǒng)計和綜合分析過于復雜，信息化程度不高，難以適應現(xiàn)代信息化和檔案管理網(wǎng)絡化的發(fā)展。檔案管理的發(fā)展受到極大限制。2 加強高校人事檔案管理創(chuàng)新工作的必要性隨著科學技術(shù)的快速發(fā)展和普及，信息化已成為衡量國家現(xiàn)代化和綜合國力的重要標志，成為一個國家經(jīng)濟和社會發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。高校人事檔案管理的創(chuàng)新就是為了適應社會主義現(xiàn)代化建設對高校檔案管理的要求，由傳統(tǒng)的手工操作和紙質(zhì)檔案的收集逐步過渡到以

6、計算機網(wǎng)絡為工具的電子檔案的收集。把現(xiàn)代化的科學技術(shù)運用到檔案管理工作中去，才能使人事檔案更好地為高校的各項工作提供最優(yōu)質(zhì)的服務。（1）高校人事檔案管理創(chuàng)新工作是時代發(fā)展的必然趨勢。隨著教職工隊伍的不斷壯大，人才流動的增加，使檔案信息更加復雜化。傳統(tǒng)的手工檢索和統(tǒng)計方式已經(jīng)滿足不了時代發(fā)展的要求，高校人事檔案信息化后，將實現(xiàn)人事檔案信息資源的共享，使領(lǐng)導和人事部門能夠直觀快捷地了解和掌握高校教職工各項情況，如反映教職工個人行政能力的業(yè)績、教師從事教學及科研的成果，業(yè)務能力進展、專業(yè)特長等方面的最新信息，為領(lǐng)導決策提供可靠的依據(jù)，從而提高人事檔案信息的使用價值和利用率。（2）高校人事檔案管理創(chuàng)新

7、工作是實際工作的需要。高校人事檔案管理工作不是孤立存在的，是和我國社會主義現(xiàn)代化建設事業(yè)緊密聯(lián)系在一起的，社會主義現(xiàn)代化建設離不開科學技術(shù)，因此人事檔案的管理也有賴于科學技術(shù)的發(fā)展。目前很多高校人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學技術(shù)手段的不斷更新而實現(xiàn)人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索，更無法實現(xiàn)對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低，由此導致很多人事統(tǒng)計工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費。高校人事檔案管理工作的創(chuàng)新已是迫在眉睫。3 對高校人事檔案管理創(chuàng)新工作的幾點

8、建議（1） 解放思想，提高認識，加強宣傳隨著高校各項事業(yè)的全面發(fā)展，高校領(lǐng)導和廣大教職工在新形勢下對檔案管理工作的重要性應當具有足夠的全面的認識，要充分了解人事檔案管理工作和高校的發(fā)展以及教職工的個人成長是密不可分的，是為高校的各項改革、人才評聘提供服務的。人事檔案管理部門應該通過會議、校報、校園廣播以及校園網(wǎng)絡等各種渠道擴大宣傳范圍，加強宣傳力度，使領(lǐng)導和全體教職員工充分認識人事檔案的重要作用，切實提高廣大教職工的人事檔案意識，從而形成全員參與建檔、管檔、用檔的良好局面。（2） 加強服務意識，提升業(yè)務能力，提高服務質(zhì)量要實現(xiàn)高效人事檔案管理工作的創(chuàng)新，檔案管理人員更應該注重自身服務意識和業(yè)務

9、水平的提高，首先自己不能認為檔案工作在學校的發(fā)展中是可有可無的，是微不足道的，而產(chǎn)生一些消極怠慢情緒，要充分意識到本職工作的重要性。要全麥面加強自身業(yè)務能力的提高，當今的檔案管理工作已不僅僅是“收起來、裝盒里、放柜里”的原始管理模式了，要加強責任感，樹立現(xiàn)代化管理思想，努力用現(xiàn)代化管理手段去管理人事檔案，掌握先進的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡工作環(huán)境，適應時代發(fā)展的要求。（3）加大人力財力投入，給予有力保障目前一些高校檔案管理技術(shù)相對落后，高校應該給予一定的財政支持，有計劃、有步驟地加大投入，完善基礎設施建設，以加強檔案管理的硬件裝備，為人事檔案管理工作的創(chuàng)新提供極為關(guān)鍵的物質(zhì)基礎，同時還要加大科研開

10、發(fā)人員的投入。合理、充分利用高?，F(xiàn)有科技人才，做好高校人事檔案信息化建設的研究和開發(fā)工作。并及時解決在檔案管理創(chuàng)新工作中出現(xiàn)的各種問題，解決該項工作在財力人力方面的后顧之憂。（4）建設信息網(wǎng)絡，實現(xiàn)資源共享為了更好地服務于高等院校戰(zhàn)略發(fā)展的需要，有效利用檔案資源信息，更院校部門應該打破各自為政的局面，建立一個統(tǒng)一格式、同意編排的檔案信息網(wǎng)絡，實現(xiàn)資源共享，使各部門和廣大教職工在使用時能夠方便快捷地獲取更多的，更廣的檔案信息。通過資源共享，使各個兄弟院校、各部門能夠朝著有側(cè)重、有特色、系統(tǒng)的、專業(yè)的方向充分挖掘資源潛力，實現(xiàn)檔案資源互補，提高館藏利用率，行成整體效應和規(guī)模效應。（5）加強人事檔案

11、管理信息化建設高校人事檔案管理信息化建設是創(chuàng)新工作的重中之重，是創(chuàng)新工作的基礎。首先具有高科技含量的現(xiàn)代計算機技術(shù)的應用是檔案管理信息化的基礎，檔案管理部門應具備相應的技術(shù)力量的支持，要做好日常保養(yǎng)維護，安全保護和故障處理等日常工作。其次，要建立并完善高校人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。高效地利用人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫中的信息資源才能將人事檔案的日常管理通過計算機實現(xiàn)信息化管理。三是建設高校人事檔案信息網(wǎng)站，建立起以人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫為核心，以人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為服務手段的高校人事檔案信息網(wǎng)站，通過網(wǎng)站將檔案信息服務直接面向用戶，形成用戶與人事檔案信息管理者之間良好的互動?？傊?，實行高校人事檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，以科學信息化為依托，運用現(xiàn)代信息化技術(shù)，解放思想、更新理念、提高認識、整合資源，人事檔案的管理工作就會更加的科學化、合理化、有序化，繼而就能更好地為人事管理工作和經(jīng)濟建設服務，促進高等院校和社會的蓬勃發(fā)展。參考文獻：1賀焱，改革學校人事檔案管理工作的思考J.云南檔案，2008.32羅紅秋、李偉時，事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新勢在必行J.黑龍江科技信息，2008.153潘廷將，試論高校實施“人才強?！睉?zhàn)略對人事檔案管理工作的要求J.右江民族醫(yī)學院