工作流管理與ERP的應(yīng)用

1、工作流管理與ERP的應(yīng)用 傳統(tǒng)ERP系統(tǒng)存在的問題 傳統(tǒng)ERP為制造業(yè)企業(yè)產(chǎn)供銷人財(cái)物的管理提供了一整套優(yōu)化企業(yè)資源利用，集物流、信息流、資金流為一體的現(xiàn)代化管理工具。但是它在過程集成和企業(yè)間集成方面存在不足。具體表現(xiàn)在： 1.傳統(tǒng)ERP是一個(gè)面向功能的事務(wù)處理系統(tǒng)。它為業(yè)務(wù)人員提供了豐富的業(yè)務(wù)處理功能，但是每個(gè)業(yè)務(wù)處理都不是孤立的，它一定與其他部門、其他人、其他事務(wù)有關(guān)，這就構(gòu)成了一個(gè)業(yè)務(wù)流程。傳統(tǒng)ERP對(duì)這個(gè)業(yè)務(wù)流程缺乏有效的控制和管理。許多流程是由人工離線完成的。ERP產(chǎn)生了許多報(bào)表、文件被打印裝訂成冊(cè)，按流程規(guī)定交給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。這樣，后果之一是，領(lǐng)導(dǎo)置于系統(tǒng)之外，他們不關(guān)心系統(tǒng)的運(yùn)行

2、，使系統(tǒng)的實(shí)施效果大打折扣。后果之二是，信息化本該向無紙化方向發(fā)展，但是由于沒有業(yè)務(wù)流程的電子化控制，使得現(xiàn)行ERP系統(tǒng)不是省紙化、無紙化，而是多紙化。這不僅增加了系統(tǒng)的運(yùn)行成本，而且大大降低了辦公效率，降低了業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理和控制。 2.固化的業(yè)務(wù)流程非常不利于業(yè)務(wù)流程的改變。企業(yè)要不斷地改進(jìn)自己的管理，實(shí)施流程再造，所以ERP系統(tǒng)必須是功能可重構(gòu)、流程可改變、高度柔性的系統(tǒng)。為此將工作流技術(shù)引入ERP系統(tǒng)就成為必然的結(jié)果。 工作流管理的基本概念工作流的概念起源于生產(chǎn)組織和辦公自動(dòng)化領(lǐng)域。他是針對(duì)日常工作中具有固定程序的活動(dòng)而提出的一個(gè)概念。目的是通過將一個(gè)具體的工作分解成多個(gè)任

3、務(wù)、角色，通過一定的規(guī)則和過程，約束這些任務(wù)的執(zhí)行和監(jiān)控，以達(dá)到提高企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理水平。在20世紀(jì)80年代中期發(fā)展起來的工作流技術(shù)為企業(yè)更好地實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)提供了先進(jìn)的手段。90年代隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，該技術(shù)得到了快速的發(fā)展，特別是在生產(chǎn)制造業(yè)領(lǐng)域，結(jié)合先進(jìn)的ERP應(yīng)用系統(tǒng)得到較好的應(yīng)用。 1 工作流的基本概念和定義 1993年工作流管理聯(lián)盟成立，制定了相關(guān)的系列標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)給出了工作流的定義：“工作流是一類能夠完全或者部分自動(dòng)執(zhí)行的經(jīng)營(yíng)過程，它根據(jù)一系列過程規(guī)則、文檔、信息或任務(wù)能夠在不同的執(zhí)行者之間進(jìn)行傳遞與執(zhí)行?！碑?dāng)然，還有其他的一些定義，但基本上都說明，“工作流是經(jīng)營(yíng)過程的一個(gè)計(jì)

4、算機(jī)實(shí)現(xiàn)，而工作流管理系統(tǒng)則是這一實(shí)現(xiàn)的軟件環(huán)境”。 使用工作流來作為經(jīng)營(yíng)過程的實(shí)現(xiàn)技術(shù)，首先要求工作流系統(tǒng)能夠反映經(jīng)營(yíng)過程的如下幾個(gè)方面的問題：經(jīng)營(yíng)過程是什么（活動(dòng)、任務(wù)）？怎么做（條件、規(guī)則）？由誰(shuí)來做（組織、角色）？做得怎樣（監(jiān)控）？ 工作流管理系統(tǒng)的定義是：“工作流管理系統(tǒng)是一個(gè)軟件系統(tǒng)，它完成工作流的定義和管理，并按照在計(jì)算機(jī)中預(yù)先定義好的工作流邏輯推進(jìn)工作流實(shí)例的執(zhí)行?！惫ぷ髁飨到y(tǒng)不同于ERP系統(tǒng)，但只有在工作流管理系統(tǒng)的支撐下，通過集成具體的業(yè)務(wù)應(yīng)用軟件系統(tǒng)（ERP、CRM、SCM等），才能良好地完成對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程運(yùn)行的支持，在更廣的范圍內(nèi)，不同的時(shí)間跨度上做好企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理，提

5、高企業(yè)的整體水平和競(jìng)爭(zhēng)力。 2 工作流管理系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu) 為了實(shí)現(xiàn)工作流技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化和開放性，對(duì)異構(gòu)的工作流管理系統(tǒng)與其他應(yīng)用系統(tǒng)之間的集成，工作流管理聯(lián)盟提出了工作流管理系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)的參考模型，該模型中規(guī)范了功能組成部件和接口。 工作流管理系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)圖 從圖中的體系結(jié)構(gòu)中，我們可以看出，工作流管理系統(tǒng)主要內(nèi)容分三部分： 軟件構(gòu)件。完成相應(yīng)功能的實(shí)現(xiàn)，包括流程過程定義，流程的發(fā)起、審批、監(jiān)控、結(jié)束等。 系統(tǒng)控制數(shù)據(jù)。存儲(chǔ)本系統(tǒng)和其他系統(tǒng)進(jìn)行邏輯處理、流程控制、規(guī)則、約束條件、狀態(tài)、結(jié)果等數(shù)據(jù)。 其他應(yīng)用與應(yīng)用數(shù)據(jù)。供工作流系統(tǒng)調(diào)用的外部應(yīng)用和數(shù)據(jù)。 3 系統(tǒng)的軟件構(gòu)件 通過分析，我們可以看到

6、，工作流管理系統(tǒng)的軟件構(gòu)件是實(shí)現(xiàn)工作流管理的基本構(gòu)件，負(fù)責(zé)整個(gè)工作流管理的基本功能實(shí)現(xiàn)。它包括：工作流模型建立，工作流執(zhí)行服務(wù)，客戶應(yīng)用管理。 工作流模型建立：工作流模型描述了能夠由工作流執(zhí)行服務(wù)、執(zhí)行的過程所需要的所有信息，它是工作流管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。它可以利用第三方的建模工具，形象化地建立流程模型，并通過接口關(guān)系，建立系統(tǒng)所需要的控制數(shù)據(jù)；也可以通過系統(tǒng)本身的流程定義，直接生成控制數(shù)據(jù)。在流程定義中，要包括流程、活動(dòng)、轉(zhuǎn)換條件、相關(guān)數(shù)據(jù)、角色、需要的應(yīng)用等實(shí)體。 工作流執(zhí)行服務(wù)：工作流執(zhí)行服務(wù)是工作流管理系統(tǒng)的核心。它是企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程的任務(wù)調(diào)度器。在過程建立完畢后，將由工作流執(zhí)行服務(wù)進(jìn)行全面管

7、理、監(jiān)控和調(diào)度具體的實(shí)例執(zhí)行。包括：過程的實(shí)例化和執(zhí)行、為過程和活動(dòng)進(jìn)行調(diào)度、與外部資源交互、處理相關(guān)數(shù)據(jù)。 客戶應(yīng)用管理：是客戶操作具體任務(wù)和活動(dòng)的管理模塊，負(fù)責(zé)工作流任務(wù)表中任務(wù)的分發(fā)管理?？梢詫⒁粋€(gè)工作流管理系統(tǒng)中的任務(wù)管理器提供給客戶；同時(shí)，也可以針對(duì)多個(gè)工作流產(chǎn)品或者是多個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)品，編寫通用的任務(wù)管理器，進(jìn)行系統(tǒng)的集成。 4 系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分類 工作流管理系統(tǒng)中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)可以分成：工作流控制數(shù)據(jù)，它是工作流執(zhí)行服務(wù)對(duì)其進(jìn)行控制，用于處理過程或活動(dòng)實(shí)例；相關(guān)數(shù)據(jù)，控制過程實(shí)例狀態(tài)轉(zhuǎn)換的條件，并決定相關(guān)的邏輯走向，可以被應(yīng)用所修改；應(yīng)用數(shù)據(jù)，是指由應(yīng)用程序操作的數(shù)據(jù)，反映的是具體業(yè)務(wù)的實(shí)

8、際內(nèi)容信息，它是在整個(gè)流程中進(jìn)行流動(dòng)。實(shí)際上，前兩個(gè)數(shù)據(jù)是工作流管理系統(tǒng)中本身需要的數(shù)據(jù)，第三類數(shù)據(jù)是其他系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。比如，ERP系統(tǒng)結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)。 5 其他應(yīng)用的調(diào)用 工作流管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)和實(shí)施中，都必須提供足夠的柔性，來滿足不同應(yīng)用的需要。在與不同的應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行交互時(shí)，要提供足夠的靈活性。可以建立應(yīng)用接口規(guī)范和提供標(biāo)準(zhǔn)的API函數(shù)在不同的系統(tǒng)間進(jìn)行交互；可以建立靈活的調(diào)用通道，直接調(diào)用ERP系統(tǒng)中的應(yīng)用進(jìn)行事務(wù)處理，這種調(diào)用可以在分布和異構(gòu)的系統(tǒng)間進(jìn)行。 工作流技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用現(xiàn)狀 工作流技術(shù)的發(fā)展，經(jīng)過十幾年的努力，取得一定的結(jié)果。但在實(shí)際應(yīng)用中，應(yīng)用的企業(yè)還是較少，應(yīng)用的范圍窄，

9、效果不理想。這里與產(chǎn)品的全面性、集成性有關(guān)，也與企業(yè)應(yīng)用的狀況有關(guān)，具體有以下幾點(diǎn)： 1 工作流底層環(huán)境的建立 工作流管理系統(tǒng)必須建立在底層通信的基礎(chǔ)上，才能實(shí)現(xiàn)分布計(jì)算，這要額外付出經(jīng)費(fèi)和精力進(jìn)行構(gòu)筑，這是企業(yè)所不希望的，從而限制了在企業(yè)中的廣泛應(yīng)用。 2 標(biāo)準(zhǔn)化程度差 不同的廠商所提供的工作流產(chǎn)品具有獨(dú)立的一套工作流模型、工作流定義語(yǔ)言、API函數(shù)。但難于在不同系統(tǒng)之間進(jìn)行交互，集成的效果不理想，不能方便地在不同系統(tǒng)間進(jìn)行應(yīng)用對(duì)象的重復(fù)利用和數(shù)據(jù)的方便交流。 3 系統(tǒng)的集成性不理想 工作流管理系統(tǒng)沒有達(dá)到真正的集成，還是在自己獨(dú)立地運(yùn)行，處理一些行政上簡(jiǎn)單的流程業(yè)務(wù)，不能很好將OA、ERP

10、、CRM、SCM等具體事務(wù)處理系統(tǒng)緊密地聯(lián)系在一起，達(dá)到數(shù)據(jù)錄入一次即可有效的目的。 4 實(shí)現(xiàn)的復(fù)雜性 實(shí)施一個(gè)完整的工作流管理系統(tǒng)，是一個(gè)復(fù)雜的過程，要了解其他應(yīng)用系統(tǒng)的業(yè)務(wù)，進(jìn)行流程處理分析、業(yè)務(wù)流程改造、管理規(guī)程和操作規(guī)范建立等，并且還必須有不同軟件供應(yīng)商的全力配合。5 系統(tǒng)的安全性 系統(tǒng)中對(duì)于并發(fā)訪問和異常錯(cuò)誤缺乏正確和可靠的支持。一旦系統(tǒng)出現(xiàn)非正常退出，如何恢復(fù)數(shù)據(jù)并保證數(shù)據(jù)的一致性還需要解決。 6 企業(yè)管理者的觀念改變 一個(gè)系統(tǒng)實(shí)施的好與壞，與企業(yè)的管理者有密切的關(guān)系。任何一個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)實(shí)施成功標(biāo)記就是：成功=使用。 目前工作流技術(shù)的研究日益受到重視，大家研究的主要問題包括三個(gè)方面：

11、工作流的理論基礎(chǔ)，包括體系、模型、語(yǔ)言、接口等；工作流實(shí)現(xiàn)技術(shù)，包括性能、可靠性方面的研究；工作流技術(shù)的應(yīng)用，包括實(shí)施方法、應(yīng)用集成等。 工作流與ERP系統(tǒng)的應(yīng)用 工作流在ERP系統(tǒng)的發(fā)展中，是一個(gè)相當(dāng)重要的里程碑，對(duì)企業(yè)IT的應(yīng)用帶來的變化是極其強(qiáng)烈的。以工作流為基礎(chǔ)可配置可重構(gòu)的ERP系統(tǒng)，可以將工作流和ERP的事務(wù)處理結(jié)合在一起進(jìn)行考慮，將具有更好的集成性，具有更長(zhǎng)的生命周期。國(guó)家863計(jì)劃提出的新一代ERP系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)中，明確要求以工作流引擎為基礎(chǔ)，加強(qiáng)流程控制與事務(wù)處理系統(tǒng)的集成。通過我們的實(shí)際研發(fā)，總結(jié)出工作流與ERP系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用中的關(guān)系： 1 以工作流實(shí)現(xiàn)ERP和OA集成 企業(yè)過

12、程管理非常重要，經(jīng)常有些業(yè)務(wù)是貫穿ERP和OA兩個(gè)系統(tǒng)的。例如采購(gòu)流程包括：采購(gòu)申請(qǐng)、申批、定單、驗(yàn)收單、入庫(kù)單等，他涉及到組織、角色、任務(wù)和過程的定義和管理。工作流管理系統(tǒng)恰如其分地將辦公審批、流轉(zhuǎn)、發(fā)布等流程控制與ERP系統(tǒng)結(jié)合在一起，讓企業(yè)過程管理隨時(shí)得到監(jiān)控。 2 工作流和BPR 工作流與BPR的概念，已經(jīng)被幾乎所有的研究者聯(lián)系在一起研究和應(yīng)用。一個(gè)基于工作流、可配置、可重構(gòu)的ERP系統(tǒng)對(duì)于BPR十分重要。 工作流是支持企業(yè)業(yè)務(wù)過程重組和ERP系統(tǒng)動(dòng)態(tài)重構(gòu)的關(guān)鍵技術(shù)，工作流技術(shù)可以支持應(yīng)用程序按用戶定義的流程或路線進(jìn)行運(yùn)行。基于工作流的ERP系統(tǒng)，可以通過流程的再定義，靈活地將應(yīng)用系統(tǒng)的功能連接在一起，快速完成企業(yè)BPR和ERP系統(tǒng)的搭建。 綜上所述，工作流管理技術(shù)是解決業(yè)務(wù)過程