淺談?dòng)?jì)算機(jī)技術(shù)_光盤技術(shù)_縮微技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用

1、淺談?dòng)?jì)算機(jī)技術(shù)、光盤技術(shù)、縮微技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用張翠華1, 徐雪麗2(1 牡丹江市教育學(xué)院; 2 牡丹江市公路收費(fèi)處摘 要:就計(jì)算機(jī)技術(shù)、光盤技術(shù)和縮微技術(shù)三個(gè)方面論述了現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。關(guān)鍵詞:計(jì)算機(jī)技術(shù); 光盤技術(shù); 縮微技術(shù); 檔案管理中圖分類號(hào):F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:C 文章編號(hào):1008-3383(2006 06-0079-011 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用計(jì)算機(jī)的工作效率較原有的傳統(tǒng)人工管理的優(yōu)勢(shì)在過(guò)去的工作實(shí)踐中已經(jīng)充分得到了證實(shí), 為了提高工作效率, 適應(yīng)新時(shí)期經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的需要, 計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作是十分必要的, 也是時(shí)代的要求。其實(shí), 早

2、在20世紀(jì)80年代計(jì)算機(jī)已經(jīng)在我國(guó)少數(shù)部門的檔案管理工作中采用了, 并且我國(guó)科研人員在不斷的實(shí)踐中, 陸續(xù)研制出許多實(shí)用的計(jì)算機(jī)系統(tǒng), 使之更完善、更可靠的防刪改、反復(fù)制、反銷毀和防泄密功能。人工管理中的分類、組卷、卷內(nèi)標(biāo)題、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)頁(yè)號(hào)、卷內(nèi)考備表, 卷皮、案卷標(biāo)題、案卷目錄、案卷裝訂等一些列與案卷有關(guān)的由于計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案也就不復(fù)存在了。只要把整個(gè)檔案管理簡(jiǎn)單的分為立卷和歸檔。在計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案時(shí)只要把需要立卷的資料通過(guò)計(jì)算機(jī)顯示屏審閱和積存檔案文件, 也可對(duì)已經(jīng)存入計(jì)算機(jī)的文件(這時(shí)通過(guò)計(jì)算機(jī)變成了電子文件 中不具備保存價(jià)值的文件刪除, 而對(duì)具有不同保存價(jià)值的文件使用不同的保管

3、期限、并在各份電子文件中注明, 這一過(guò)程就是立卷。那么剩下的就是歸檔了, 歸檔就更簡(jiǎn)單了, 那就是通過(guò)計(jì)算機(jī)處理過(guò)的軟件移交給檔案員即可, 很多單位的檔案文件的計(jì)算機(jī)技術(shù)處理和檔案保管同屬一人或同一科室就不需移交了。通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)處理后的電子檔案, 只剩下全宗號(hào)、文件號(hào), 而原案卷的目錄號(hào)、案卷號(hào)、也都不復(fù)存在了。而全宗號(hào)、文件號(hào)也就主要是用于統(tǒng)計(jì)、監(jiān)督、檢索。由于電子存儲(chǔ)載體信息容量很大, 所以只要有很小的一點(diǎn)空間就可以保存了, 但是, 電子檔案的保管條件又跟傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有不同的要求, 電子檔案儲(chǔ)存的條件相對(duì)比較嚴(yán)格, 如:存放空間必須對(duì)溫度、濕度進(jìn)行嚴(yán)格的控制, 并能防塵、防火、防高度磁

4、場(chǎng)和電場(chǎng)、并且還要嚴(yán)格防范計(jì)算機(jī)病毒。在電子檔案提供利用上, 必須注意要針對(duì)利用者情況, 運(yùn)用計(jì)算機(jī)的限讀功能, 反刪改、反復(fù)制、反銷毀功能、并防止泄密。電子檔案中文字無(wú)個(gè)人字跡征, 無(wú)書(shū)寫(xiě)墨跡的新舊之別, 一旦被篡改, 極難識(shí)別, 如果電子計(jì)算機(jī)已經(jīng)實(shí)行了并網(wǎng)連機(jī)傳遞電子檔案信息時(shí), 要運(yùn)用數(shù)據(jù)加密、用戶識(shí)別、終端識(shí)別等技術(shù), 防止在傳遞途中泄密。2 光盤技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用光盤是一種采用激光進(jìn)行讀寫(xiě)的信息處理技術(shù), 是目前深受音像市場(chǎng)、電子出版、軟件發(fā)行、圖像存儲(chǔ)及計(jì)算機(jī)用戶歡迎和喜愛(ài)的較理想的存儲(chǔ)介質(zhì)和多媒體計(jì)算機(jī)所必具備的存儲(chǔ)裝置, 也被應(yīng)用于一些國(guó)家或部門的檔案管理當(dāng)中, 利用光盤

5、做為載體記錄數(shù)據(jù), 心圖像掃描器作為主要輸入手段, 高分辨率顯示器和打印機(jī)作為輸出途徑, 以實(shí)現(xiàn)檔案的原文存儲(chǔ)和檢索為目的的計(jì)算機(jī)檔案系統(tǒng), 該系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)文件的輸入、圖像的顯示、圖像編輯、壓縮、存盤、檢索、打印輸出等。經(jīng)過(guò)許多部門的實(shí)踐證明, 在檔案管理中采用光盤系統(tǒng)有以下幾方面的優(yōu)點(diǎn)。第一, 光盤做為載體, 以其容量大, 能夠解決全文的存儲(chǔ)和檢索的問(wèn)題, 而且也便于實(shí)現(xiàn)聯(lián)機(jī)檢索, 使利用者能夠在計(jì)算機(jī)上查閱所需的文件。第二, 利用掃描輸入能方便迅速地把文件、圖表、圖片等檔案原件輸入到光盤內(nèi), 對(duì)于較大幅面的文件或圖紙可以采取部分掃描輸入, 用機(jī)器拼接的方法輸出。第三, 可以借助高分辨率顯示器

6、進(jìn)行閱讀, 也可以將文字打印出來(lái)提供利用, 這樣可以避免珍貴的檔案原件因頻繁翻閱所造成的損壞。第四, 由于是把原有的紙質(zhì)檔案文件通過(guò)現(xiàn)代技術(shù)記錄在光盤上, 只要在計(jì)算機(jī)上利用數(shù)據(jù)加密, 用戶識(shí)別, 終端識(shí)別等手段, 既可以防止在傳輸過(guò)程中泄密。3 縮微技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用縮微技術(shù)是將原有的檔案文件通過(guò)攝像過(guò)程制成縮微卷式膠片, 然而, 這種經(jīng)過(guò)縮微后的卷式膠片在提取利用時(shí)很不方便, 而且機(jī)械磨損也大, 所以, 為了便于提取利用, 又把這種卷式膠片制成片式, 然(下轉(zhuǎn)第81頁(yè)2006年 第6期(總第148期黑龍江交通科技HEILONGJIANG JIAOTONG KEJINo . 6, 200

7、6(Sum No . 148用, 并加強(qiáng)自行車交通管理。交通管理部門加強(qiáng)交通法規(guī)宣傳, 鼓勵(lì)文明交通行為, 對(duì)違反交通法規(guī)的車輛和行人嚴(yán)格處罰, 使人們樹(shù)立文明交通意識(shí), 有助于形成良好的交通秩序。4 大力發(fā)展低成本、交通運(yùn)輸系統(tǒng)高效率的城市公共交通公共交通是城市交通形式的主體, 在城市道路的使用上最經(jīng)濟(jì), 同時(shí), 公共交通是減少機(jī)動(dòng)車排放的重要手段和方式, 因此大力發(fā)展公共交通是城市交通發(fā)展的根本出路, 應(yīng)從政策上大力支持、鼓勵(lì)公共交通的發(fā)展。(1 公共交通系統(tǒng)分為:軌道交通, 包括地鐵與市郊鐵路、輕軌鐵路、有軌電車等; 公共汽車; 準(zhǔn)公共交通, 即各類出租車。(2 各地都在發(fā)展巴士快速交通

8、(B RT 系統(tǒng), 聯(lián)合國(guó)、世界銀行、國(guó)際能源機(jī)構(gòu)(IEA 以及公共交通國(guó)際聯(lián)合會(huì)(UI TP 等國(guó)際組織與機(jī)構(gòu)都把BRT 作為解決城市公共交通問(wèn)題的革命性方向, 積極向世界各大城市推薦。巴士快速交通系統(tǒng)(DRT , 是利用現(xiàn)代巴士技術(shù)配合智能交通和運(yùn)營(yíng)管理, 使傳統(tǒng)的巴士交通系統(tǒng)達(dá)到輕軌交通(LRT 系統(tǒng)的服務(wù)水平, 它具有低成本、高質(zhì)量的優(yōu)點(diǎn)。BRT 的基本特點(diǎn)就是由巴士專用道(路 組成網(wǎng)絡(luò), 行駛證道路上的都是大容量(載客在200人以上 的大型巴士(鉸接式 , 巴士專用道(路 的優(yōu)先權(quán)確保乘坐巴士相對(duì)其它交通方式(特別是兩輪和多輪私人交通工具 更有吸引力, 促使城市居民將乘坐巴士作為出行

9、首選方式。這個(gè)系統(tǒng)包括設(shè)立巴士專用路、修建管筒式車站、分散運(yùn)營(yíng)線路和在巴士車站設(shè)立售票處等。(3 交通的國(guó)際典范巴西庫(kù)里蒂巴市是全世界公共快速交通技術(shù)應(yīng)用最成功的城市, 目前已形成了較為完善的綜合公共交通系統(tǒng), 吸引了全市75%的交通量, 使得這個(gè)城市私人機(jī)動(dòng)車使用減少, 污染也減少, 加上他們積極的綠色生態(tài)環(huán)境建設(shè), 成為享譽(yù)全球的 世界生態(tài)之都 。我國(guó)城市公交通的基本現(xiàn)狀是客流量大、道路交通擁擠而公共交通運(yùn)營(yíng)效率低, 通過(guò)推行公共交通優(yōu)先政策, 應(yīng)用巴士快速交通系統(tǒng)(B RT 可以不需要巨大的資本投入, 用有限的金錢與時(shí)間實(shí)現(xiàn)城市高水平的機(jī)動(dòng)性, 這對(duì)許多資金有限而充滿發(fā)展活力的城市來(lái)講,

10、 應(yīng)是一個(gè)理想的選擇方案。提高愈來(lái)愈依賴于路況監(jiān)控、交通信號(hào)優(yōu)化和道路交通管理水平的提高。21世紀(jì)后城市現(xiàn)代化交通發(fā)展的方向是應(yīng)用智能交通系統(tǒng)(ITS 對(duì)交通進(jìn)行誘導(dǎo)、控制和管理, 智能交通技術(shù)的應(yīng)用可以有效地提高城市交通管理水平和效率, 給使用者帶來(lái)便利。智能交通的特點(diǎn)是將先進(jìn)的信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)通信技術(shù)、傳感器技術(shù)、電子控制技術(shù)、自動(dòng)控制理論、運(yùn)籌學(xué)、人工智能等有效地綜合運(yùn)用于整個(gè)交通服務(wù)、管理與控制, 從而建立起一種大范圍、全方位發(fā)揮作用的實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確、高效的運(yùn)輸綜合管理系統(tǒng), 以解決日趨惡化的道路擁擠、交通事故和環(huán)境污染問(wèn)題是刻不容緩的。收稿日期:2006-03-02(上接第79

11、頁(yè)后再將它存儲(chǔ)在半自動(dòng)檢索柜中, 在提取利用時(shí)采用計(jì)算機(jī)目錄索引與半自動(dòng)檢索柜相結(jié)合的方法。首先檔案管理員按照用戶所需檔案目錄、內(nèi)容等, 通過(guò)人機(jī)對(duì)話, 得到半自動(dòng)檢索柜內(nèi)縮微檔案的目錄, 內(nèi)容、位置和編號(hào), 下一步檔案管理員按照計(jì)算機(jī)顯示的信息找到具體的柜子抽屜, 將半自動(dòng)檢索柜內(nèi)的編號(hào)調(diào)整好, 就可以直接提取利用縮微檔案了?？s微技術(shù)是集光學(xué)、化學(xué)、電子、通訊、機(jī)械和系統(tǒng)工程為一體的先進(jìn)技術(shù)。它是隨著大量信息的產(chǎn)生而興起的產(chǎn)業(yè), 并以記錄信息快、精度高, 特別重要的一點(diǎn)是能夠完全真實(shí)地再現(xiàn)檔案的本來(lái)面目等優(yōu)點(diǎn)(這一點(diǎn)是計(jì)算機(jī)軟件怕不能比擬的 。所以在近些年來(lái), 我國(guó)有些部門檔案管理中, 縮微

12、技術(shù)得到了充分發(fā)展和利用, 并占有一個(gè)重要的地位。尤其是縮微技術(shù)在有些行業(yè)中可以大顯身手, 利用它的再現(xiàn)原件面目的這一特點(diǎn)就可以為某些行業(yè)多次, 大量使用同一文件提供了極大的方便, 節(jié)省了大量時(shí)間和人員, 提高的工作效率更是無(wú)法計(jì)算的, 同時(shí)也節(jié)約了大量的經(jīng)費(fèi)。這種方法投資少、操作簡(jiǎn)單、技術(shù)要求不高, 容易掌握, 而且速度快, 準(zhǔn)確性高, 不會(huì)造成其它的機(jī)械性磨損?？s微技術(shù)主要適用于科技文件, 設(shè)計(jì)定型圖, 工藝文件, 基建工程竣工文件, 貴重設(shè)備儀器文件及各種專業(yè)的科技文件等, 但是, 目前利用縮微技術(shù)來(lái)替代原始檔案提供利用, 已在許多部門普遍采納使用。在檔案文件實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理中, 并不是全部過(guò)程全都能做到的, 如在檔案文件的收集整理, 也就是檔案管理工作的前期立卷階段就很難實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。而后期的歸檔利用是比較