企業(yè)行政管理工作

1、企業(yè)行政管理工作行政管理是由著名經(jīng)濟(jì)學(xué)家馬修斯在上世紀(jì)七十年代提出的，行政管理人員的職責(zé)是規(guī)范企業(yè)日常管理運(yùn)行狀態(tài)，其管理職責(zé)對(duì)企業(yè)良性發(fā)展具有重要的意 義。我國(guó)大部分企業(yè)設(shè)立了各種崗位的行政管理人員， 不但完善了企業(yè)的管理制 度，還精細(xì)化了相關(guān)工作人員的職責(zé)。企業(yè)的行政管理體系，可以說(shuō)是企業(yè)的中樞神經(jīng)系統(tǒng)。 它是以總經(jīng)理為最高 領(lǐng)導(dǎo)、由行政副總分工負(fù)責(zé)、由人事行政部門組織實(shí)施、操作，其觸角深入到企 業(yè)各個(gè)部門的一個(gè)完整的系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)。企業(yè)要發(fā)展、要強(qiáng)大，行政管理工作發(fā)揮著不可替代的作用。 它好比潤(rùn)滑油, 適量的潤(rùn)滑可以使企業(yè)這部大車跑的更輕、更穩(wěn)、更快。一、企業(yè)行政管理的定義和內(nèi)容1、定義一般

2、來(lái)說(shuō)，企業(yè)行政管理的定義是：依靠企業(yè)內(nèi)部的行政組織，按照規(guī)章制 度和聯(lián)系渠道對(duì)企業(yè)的內(nèi)部事務(wù)和外部溝通進(jìn)行管理，具有管理功能、服務(wù)功能、協(xié)調(diào)功能。 企業(yè)的行政部門一般都是本企業(yè)的綜合管理機(jī)構(gòu)，除了對(duì)本企業(yè)日 常工作的管理職能，還包括與外部的橫向溝通職能。企業(yè)行政管理在企業(yè)中處于 居中協(xié)調(diào)管理的關(guān)鍵位置，就如同中樞神經(jīng)系統(tǒng)對(duì)身體各部分的協(xié)調(diào)管理一樣， 為整個(gè)組織的有序運(yùn)營(yíng)和不斷發(fā)展提供保障，有著重要的意義。2、六大模塊內(nèi)容企業(yè)行政管理的工作內(nèi)容，按照自上而下、由內(nèi)而外的特點(diǎn)，按照建設(shè)和服 務(wù)的職能，一般分為六個(gè)方面，我們稱之為“企業(yè)行政管理六大模塊”，這六大 模塊是指流程制度、會(huì)務(wù)外聯(lián)、文印資質(zhì)

3、、檔案資料、采購(gòu)資產(chǎn)、后勤安保六大 類管理及服務(wù)工作，具體工作清單有三十項(xiàng)以上。企業(yè)行政管理六大模塊的具體任務(wù)清單為：一、流程制度管理涉及內(nèi)容：流程建設(shè)、制度管理、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、目標(biāo)責(zé)任簽訂等；、會(huì)務(wù)外聯(lián)管理涉及內(nèi)容：秘書服務(wù)、會(huì)議管理、活動(dòng)管理、文書文稿、公共關(guān)系、黨團(tuán)工 會(huì)婦聯(lián)工作等；三、文印資質(zhì)管理涉及內(nèi)容：發(fā)文公告、印鑒管理、資質(zhì)辦理、信息管理等；四、檔案資料管理涉及內(nèi)容：檔案管理、資料管理、圖書管理、企業(yè)證書管理等；五、采購(gòu)資產(chǎn)管理涉及內(nèi)容：資產(chǎn)管理、采購(gòu)領(lǐng)用、辦公設(shè)備用品管理等六、后勤安保管理涉及內(nèi)容：車輛管理、安全保衛(wèi)、食堂管理、辦公室工位管理、宿舍管理、 鑰匙保管、名片印制、衛(wèi)生事

4、務(wù)、接待預(yù)訂服務(wù)、報(bào)刊信函收發(fā)等。二、企業(yè)行政管理的主要方面科學(xué)的企業(yè)行政管理能夠?qū)ιa(chǎn)、 經(jīng)營(yíng)活動(dòng)實(shí)現(xiàn)有效組織，助力企業(yè)經(jīng)營(yíng)目 標(biāo)的達(dá)成，保障企業(yè)之核心競(jìng)爭(zhēng)力。要注重完善行政綜合管理的各個(gè)要素的建設(shè)， 形成一套科學(xué)合理的管理體系。1 .計(jì)劃的制定計(jì)劃是管理學(xué)第一要素，同樣也是科學(xué)的企業(yè)行政管理的先要條件。 行政管 理首先就要體現(xiàn)出計(jì)劃性，包括短期、中期和長(zhǎng)期的計(jì)劃。不但要有管理目標(biāo)， 還要有實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的具體工作思路和方案，從而在各個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)管理工作進(jìn)行指導(dǎo)。2 .組織和分工計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)要靠強(qiáng)有力的組織去完成，企業(yè)行政管理對(duì)各個(gè)崗位的具體職能 要明確化，分工要細(xì)致化，權(quán)責(zé)匹配要科學(xué)化，自上而下要體系

5、化，管理渠道要 暢通化。對(duì)于執(zhí)行中存在問(wèn)題的工作，能夠迅速地尋找出原因，制定解決方案， 使得管理更有時(shí)效性和目的性。3 .指揮和協(xié)調(diào)人的要素在管理學(xué)中是關(guān)鍵要素，能否做好企業(yè)行政管理，要看行政管理人 員的指揮和協(xié)調(diào)能力，應(yīng)努力提升相應(yīng)人員的積極性，培養(yǎng)和塑造他們的領(lǐng)導(dǎo)力、溝通力、執(zhí)行力，做好上傳下達(dá)，保證上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的精神能夠充分貫徹、命令能夠 直達(dá)基層，同時(shí)還要及時(shí)反饋有關(guān)基層部門的執(zhí)行情況。三、企業(yè)行政管理的目的和意義1、企業(yè)行政管理的目的1）計(jì)劃工作既確定管理內(nèi)容的目標(biāo)和決定如何達(dá)到這些目標(biāo)?，F(xiàn)代企業(yè)行政管理必須具 有計(jì)劃性，這是企業(yè)實(shí)現(xiàn)行政管理科學(xué)化和保證行政管理成功的必要條件。2）組織工

6、作企業(yè)的各級(jí)行政管理人員必須明確工作內(nèi)容，并將其按性質(zhì)分類，逐級(jí)建立自上而下的責(zé)權(quán)關(guān)系，保證行政管理管渠道暢通無(wú)阻。3）指揮工作企業(yè)行政管理中采取的具體措施，調(diào)動(dòng)和協(xié)調(diào)各級(jí)行政管理人員按要求完成 各項(xiàng)工作。4）控制工作對(duì)指揮工作的各項(xiàng)措施進(jìn)行監(jiān)督、控制與調(diào)整，包括建立激勵(lì)機(jī)制、監(jiān)督系 統(tǒng)和制定獎(jiǎng)懲條例并認(rèn)真執(zhí)行。2、企業(yè)行政管理的意義1）有利于提升效能和收益企業(yè)行政管理之最根本目的就是為企業(yè)取得更大的經(jīng)濟(jì)效益，這是通過(guò)提供科學(xué)管理和優(yōu)質(zhì)服務(wù)而實(shí)現(xiàn)的。企業(yè)在規(guī)章制度的管理框架下，通過(guò)行政管理， 充分利用各類資源，包括人力、物力、財(cái)力、技術(shù)，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn) 企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)。2）有利于增強(qiáng)

7、企業(yè)管理規(guī)范性企業(yè)行政管理通常按照本單位實(shí)際需要， 對(duì)行政管理職能進(jìn)行劃分，完善行 政管理的每個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)于增強(qiáng)企業(yè)管理的規(guī)范性有著至關(guān)重要的作用。各管理職能 有分工也有合作，不同層級(jí)、不同部門之間互不干涉，同時(shí)也能相互協(xié)調(diào)溝通,使得企業(yè)行政管理合理有序的進(jìn)行。3）有利于企業(yè)的文化建設(shè)企業(yè)良好的行政管理，有助于企業(yè)自身文化的建設(shè)。企業(yè)的行政管理關(guān)系到 整個(gè)企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，在管理過(guò)程中，各部門有效的配合，形成一套有效的規(guī)章和制度，而行政管理則能夠?qū)σ?guī)章制度的進(jìn)行細(xì)化和落實(shí)， 并對(duì)具體效果進(jìn)行實(shí) 時(shí)跟蹤，及時(shí)反饋，上傳下達(dá)，通過(guò)良好的宣傳、溝通和監(jiān)督，使各部門真正落 實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度，進(jìn)而得到企業(yè)員工的

8、認(rèn)同，由規(guī)章制度上升為企業(yè)文化，從而 使企業(yè)可持續(xù)地健康發(fā)展。四、行政管理優(yōu)化舉措每個(gè)企業(yè)都有行政管理部門，然而，并非所有企業(yè)的行政管理部門都充分發(fā) 揮了作用，有的比較隨意散漫，有的人浮于事，有的則是兼職管理，甚至一些小 企業(yè)的行政管理部門成為裙帶關(guān)系去處， 這些都難以助力企業(yè)效益之最大化。 行 政管理是企業(yè)的中樞，要成就卓越企業(yè)就要以科學(xué)和高效為抓手， 對(duì)行政管理進(jìn) 行充分優(yōu)化。1 .建立、完善企業(yè)行政規(guī)章制度和管理機(jī)制建立健全規(guī)章制度，完善企業(yè)的管理體系，規(guī)范企業(yè)行政管理行為，有助于 企業(yè)實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，提高勞動(dòng)生產(chǎn)率和經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)的規(guī)章制度有助于規(guī)范各 級(jí)員工的行為，有助于樹立和優(yōu)化企業(yè)

9、形象，有助于實(shí)現(xiàn)企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)和良好 發(fā)展。企業(yè)規(guī)章制度要與企業(yè)的主營(yíng)業(yè)務(wù)和生產(chǎn)模式相適應(yīng)，規(guī)章制度的建立要 有科學(xué)性、民主性，不搞“一言堂”，不搞“小圈子”，要充分聯(lián)系實(shí)際，廣泛 征求意見(jiàn)，在規(guī)章制度的擬定、發(fā)布、落實(shí)中使得相關(guān)的制定部門和落實(shí)部門都 能參與進(jìn)來(lái)，做到規(guī)劃科學(xué)、傳達(dá)良好、執(zhí)行有力，從而能夠保證規(guī)章制度的合 理性和有效性。2 .建立和創(chuàng)新企業(yè)行政管理模式企業(yè)的行政管理模式是一種生產(chǎn)活動(dòng)的基本框架和方式。行政管理模式有很 多種，不同的模式適應(yīng)企業(yè)在不同的發(fā)展階段使用， 不可能一勞永逸，組織結(jié)構(gòu)模式的設(shè)計(jì)也需要適應(yīng)不同發(fā)展階段和新的目標(biāo)。 由此可知，選擇和建立管理模 式要匹配企業(yè)業(yè)

10、務(wù)特點(diǎn)，這是使相應(yīng)的行政指令能夠得以貫徹的前提條件。 堅(jiān)持 科學(xué)的管理模式，合理構(gòu)建企業(yè)行政管理部門，強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部管理職能，將行政 與管理有效的結(jié)合，構(gòu)筑企業(yè)的行政管理模式。3 .打造行政管理優(yōu)秀人才團(tuán)隊(duì)良好的管理制度要優(yōu)秀的管理人才去實(shí)現(xiàn)， 對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)行政管理來(lái)說(shuō)，優(yōu) 質(zhì)行政管理人才是關(guān)鍵，他們應(yīng)具備較為寬廣的視野、較高的管理素質(zhì)和能力以 及匹配企業(yè)業(yè)務(wù)和管理制度的知識(shí)結(jié)構(gòu)，還應(yīng)具有專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)、強(qiáng)烈的責(zé)任 心和使命感，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)。企業(yè)只有不斷發(fā)掘、吸收并培養(yǎng)高素質(zhì)的行政管 理人才，才能夠使管理制度和諧有序地運(yùn)行。4 .確立監(jiān)督保障和獎(jiǎng)懲機(jī)制企業(yè)行政管理涉及到企業(yè)的對(duì)內(nèi)對(duì)外的各個(gè)方面

11、， 有權(quán)利的必須有監(jiān)管，要 確立和完善監(jiān)督保障機(jī)制，增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)外對(duì)行政管理崗位和人員的監(jiān)督作用，使企業(yè)行政管理更加規(guī)范化、透明化。同時(shí)，有效額獎(jiǎng)懲機(jī)制也是管理的重要手段， 以恰當(dāng)?shù)哪繕?biāo)來(lái)引導(dǎo)正確的行為，科學(xué)地評(píng)價(jià)人員素質(zhì)和水平，促進(jìn)企業(yè)不斷發(fā) 掘、吸收、培養(yǎng)行政管理人才。企業(yè)行政管理關(guān)系著企業(yè)的生存和發(fā)展，行政管理工作直接作用于企業(yè)各項(xiàng) 工作，要做好企業(yè)行政管理工作，如同各項(xiàng)管理工作一樣，要從計(jì)劃、組織、領(lǐng) 導(dǎo)、控制等方面勤下苦功，制定規(guī)章制度、規(guī)范崗位職能、協(xié)調(diào)指揮得當(dāng)、監(jiān)督 保障有力，做到有法可依、有章可循，在此基礎(chǔ)上引導(dǎo)和培育良好的企業(yè)文化， 保障企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。五、如何做好企業(yè)行政管

12、理工作做好企業(yè)行政管理工作，從管理中提高效益，要從以下幾點(diǎn)加以認(rèn)識(shí) 1、明確崗位職責(zé)。日常辦公事務(wù)管理包括日常事務(wù)的計(jì)劃安排、 組織實(shí)施、信息溝通、協(xié)調(diào)控 制、檢查總結(jié)和獎(jiǎng)勵(lì)懲罰等方面的管理工作；辦公物品管理包括辦公物品的發(fā)放、 使用、保管、采購(gòu)以及相應(yīng)制度的制定；文書資料管理包括印信管理、公文管理、 檔案管理、書刊管理；會(huì)議管理包括會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后工作；其他事務(wù) 視具體情況而定。作為行政部門就要按崗位職責(zé)明確分工，保證每項(xiàng)工作有人抓。2、加強(qiáng)溝通。溝通包括縱向溝通和橫向溝通?？v向溝通分為與上級(jí)溝通和與下級(jí)部門溝 通。與上級(jí)溝通主要是充分領(lǐng)悟上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，把握住方向，同時(shí)將自己和下級(jí)

13、部門的觀點(diǎn)很好的傳達(dá)給上級(jí)，這需要行政人員有觀察分析能力和表達(dá)能力。 與下級(jí)溝通主要是執(zhí)行上級(jí)的決定以及收集整理下級(jí)部門各項(xiàng)信息，這需要較強(qiáng)的應(yīng)變能力和組織能力。橫向溝通包括公司內(nèi)部相關(guān)部門和外界媒體政府機(jī)關(guān)等 等。在傳達(dá)精神及布置工作任務(wù)及協(xié)調(diào)各部門工作時(shí)，務(wù)必真誠(chéng)、謙虛。與外界 溝通需要較強(qiáng)的適應(yīng)能力和自我控制能力。3、注重信息的收集和整理，并及時(shí)提供給管理者。信息包括企業(yè)外部信息和內(nèi)部信息。外部信息具體包括：國(guó)家相關(guān)政策法規(guī)； 社會(huì)習(xí)慣、風(fēng)俗、時(shí)尚變化；市場(chǎng)需求、消費(fèi)結(jié)構(gòu)、消費(fèi)層次的變化；競(jìng)爭(zhēng)企業(yè) 信息；科學(xué)技術(shù)發(fā)展信息；突發(fā)事件等。內(nèi)部信息具體包括財(cái)務(wù)狀況；生產(chǎn)狀況； 產(chǎn)銷狀況；采購(gòu)、

14、庫(kù)存信息；設(shè)備的使用和管理；人才資源等。作為一名行政管 理人員最重要的是要及時(shí)了解企業(yè)內(nèi)部情況發(fā)展變化和國(guó)家政府機(jī)關(guān)相關(guān)政策 和法律規(guī)定的變化。4、培育傳播企業(yè)文化。在企業(yè)中，僅僅用薪金留人是不夠的，還要用企業(yè) 文化去吸引、感化人。也就是我們通常所說(shuō)的人文管理。公司“誠(chéng)信、友善、寬 容”的企業(yè)文化很具特色，很有代表性，非常符合企業(yè)的特點(diǎn)。通過(guò)企業(yè)文化的 建設(shè)不斷促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。企業(yè)文體的建設(shè)包括：(1)組織結(jié)構(gòu)清晰，戰(zhàn)略導(dǎo)向明確。分工明確，這是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。企業(yè)不僅應(yīng)該有近期目標(biāo)，更要有遠(yuǎn)期規(guī)劃。行政管理人員應(yīng)該協(xié)助企業(yè)管理者制 定一個(gè)好的組織結(jié)構(gòu)，并制定近、遠(yuǎn)期戰(zhàn)略目標(biāo)，從而形成一個(gè)完善的團(tuán)結(jié)的團(tuán) 隊(duì)。(2)建立完善的績(jī)效評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，形成公平、競(jìng)爭(zhēng)的平臺(tái)。管理者不完全控 制員工做事情的方式，而去衡量做事情的結(jié)果，使任何人員能上能下。(3)注重企業(yè)形象建設(shè)。包括物質(zhì)形象和精神形象。物質(zhì)形象包括司容、 司貌、技術(shù)裝備、產(chǎn)品、服務(wù)設(shè)施等。精神形象包括員工精神面貌、企業(yè)風(fēng)格、 人文環(huán)境等。讓工作“生活化”。(4)重視人才，用企業(yè)的發(fā)展凝聚人，用榜樣激勵(lì)人，用員工成才教育人。 企業(yè)在給員工發(fā)展空間的同時(shí)，注重提供給