《行政管理職位工作手冊》最新版

1、行政人事部工作手冊目錄第一章行政部職責描述3（一）行政部工作職責一覽表5第二章行政部組織管理6（一）行政部組織結構與責權表4（二）行政辦公工作一覽表5（三）行政辦公職位規(guī)范表5第三章辦公事務管理7（一）行政費用計劃表5（二）行政費用申請單6（三）通訊費用報銷單7（四）外勤費用報銷單7（五）車輛費用報銷單錯誤！未定義書簽。（六）招待費用報銷單7（七）公務聯(lián)系單8（八）參觀許可證錯誤！未定義書簽。（九）接待用餐申請表8（十）公關工作計劃表錯誤!未定義書簽。（十一）會議記錄表9（十二）年度會議計劃表9（十三）會議審核項目表9（十四）決議事項確認表11（十五）決議事項實施表12（十六）會議室使用申請表

2、12（十七）印章使用登記表12（十八）印章使用審批表13（十九）印章使用申請單13（二十）印章管理登記表13（二一）印章使用范圍表14第四章文件檔案管理15（四）收文登記表16（五）公文傳遞單16（六）公文會簽單16（七）檔案索引表17（八）檔案明細表17（九）檔案調閱單17（十）信件接收登記表17（十一）外發(fā)信件登記表18（十三）借閱登記表18（十四）丟失報告單18（十五）聲像材料送審表19第六章提案管理19（一）項目提案表19（二）會議提案表20（三）員工提案匯總表20（四）優(yōu)秀提案審核基準表20（五）提案實施成果評分表21（六）員工提案改善評分表22第七章人事管理23（一）應聘人員登記表

3、23（二）面試成績評定表24（三）員工培訓申請表24（四）培訓實施計劃表25（五）培訓費用預算表28（六）員工考勤統(tǒng)計表25（七）員工請假申請單26（八）出差計劃申請表27（九）差旅費報銷清單27（十）差旅費支付明細表28第八章財產物資管理28（一）物料移交清冊28（二）物資保管清單29（三）物料使用轉移登記卡29（四）固定資產登記表29（五）固定資產移交清單30（六）固定資產保管記錄卡30（七）辦公用品請購單30（八）辦公用品一覽表31（九）辦公用品登記表31（十）辦公用品領用表31（十一）辦公用品盤點單32（十二）辦公用品耗用統(tǒng)計表32第一章行政人事部職責描述(一) 行政部工作職責一覽表行

4、政部部門職責職責細分備注1.日常辦公事務管理(1) 企業(yè)各種日常辦公事務的計劃、組織、協(xié)調與控制(2) 會議的組織、協(xié)調，會議內容的記錄與傳達在建立辦公自動化系統(tǒng)方面有給予協(xié)助的職責2辦公物品及設備管理(1) 負責制定公司辦公用品的采購、保管、發(fā)放與使用制度；(2) 負責辦公用品及固定資產的采購事宜；(3) 負責辦公用品的采購、保管、發(fā)放；(4) 辦公設備的日常保養(yǎng)與統(tǒng)計。計算機及網絡設備的故障一般由IT人員維修3文書資料管理(1) 印信的管理和文書、公文的起草、收取、傳達與處理(2) 企業(yè)各種檔案、書刊的建檔、保管、借閱(3) 做好文書資料以及內部信息的保密工作5人事日常事務管理(1) 員工

5、考勤、岀勤統(tǒng)計、報表、分析等人事管理工作(2) 對員工生活福利、安全保健、衛(wèi)生等方面的管理(3) 組織員工開展各種形式的活動6對外事務管理(1) 來客接待事宜管理，包括前臺接待、客人來訪登記與迎送等(2) 企業(yè)對外宣傳、公關聯(lián)系(3) 牽頭組織危機管理委員會，制定危機處理預案7法律事務管理(1) 審議合同的合法性，保障企業(yè)的合法利益(2) 協(xié)助處理日常涉法事務及管理合同(3) 參與企業(yè)重大合作項目和重大業(yè)務項目的談判(4) 代理企業(yè)涉訟案件第二章行政部組織管理（一）行政部組織結構與責權表部門行政部部門負責人行政部經理直屬領導行政總監(jiān)行政部組織結構圖部門編制經理級人主管級人專員級人部門職責部門權

6、力相關說明編制人數(shù)審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期（二）行政辦公工作一覽表部門:序號工作內容概述人數(shù):填寫日期：年月日（三）行政辦公職位規(guī)范表職位名稱直接上級直接下級管轄范圍直接責任主要權力職務代理人任職條件第三章辦公事務管理（一）行政費用計劃表編號：單位：元科目上年度平均數(shù)本年度預算數(shù)變動量變動率%備注一季度二季度三季度四季度固01薪資支出疋費用02間接人工03租金支岀04辦公費05郵電費06水電油料費07保險費08醫(yī)保費09社保費合計變動費用01加班費02差旅費03運費04維護費05交際費06職工福利費用07雜項購置費用08會務費09培訓費10勞務費11其他費用合計費用總計（二）行

7、政費用申請單編號：部門：填寫日期：單位：元費用類別金額用途說明附件張數(shù)合計人民幣（大寫）報銷人簽字:報銷人簽字:審核人簽字:主管領導簽字:（三）通訊費用報銷單編號：填寫日期:部門使用人通訊工具類別（）固定電話（）移動電話（）其他號碼費用（合計）人民幣（大寫）審批意見主管領導（簽字）審核（簽字）總經理（簽字）費用明細（四）外勤費用報銷單財務審批部門主管審批財務復核部門經理審核經辦人簽名報銷人簽名員工姓名所屬部門報銷時間備注序號費用類別大寫小寫0001交通費0002資料費0003交際費0004補貼費0005其他費用合計（六）招待費用報銷單編號：填表日期：年月日姓名職務招待事由附件部門招待對象招待人

8、數(shù)客人人，陪同人備注財務審批部門主管審批財務復核部門經理審核經辦人簽名報銷人簽名日期招待地點餐飲費住宿費禮品禮金其他費用金額合計十萬千百十元角分金額（大寫）合計（七）公務聯(lián)系單送抵時間簽收人已閱簽字轉岀時間聯(lián)系事項簽復填表人（九）接待用餐申請表申請日期：年月日接待負責部門接待負責人負責人職務來賓負責人工作單位部門和職務接待總人數(shù)用餐時間陪同人數(shù)接待事由招待規(guī)格（根據(jù)公司相關規(guī)定確定）受理日期經辦人審核意見接待部門行政部主管副總（十一）會議記錄表編號：填寫日期:會議時間地點主持人記錄人會議名稱參加者會議議題會議過程會議決策記錄審核人審核結果（十二）年度會議計劃表會議名稱主持人開會地點會議召集單位

9、開會日期會議主要工作人員開會時間與會者應備資料會議宗旨及議題會場標示資料與會單位會場擬分發(fā)資料人數(shù)（十三）會議審核項目表序號審核項目審核結果序號審核項目審核結果1會議的主題女服務員著裝方面2會議的規(guī)模（總人數(shù)）查邀請回函22（1）洋裝（2）旗袍3會議預算（3）其他民族服飾4招待對象的層次新聞媒體5活動日期及時間（注意是否與其他同業(yè)的活（1）文字記者動沖突）23（2）新聞稿6會議天數(shù)（3）攝影記者7會議負責人（4）錄像記者及電源準備8會議事項分工表住宿安排方面會場的預訂（1）安排來賓的住宿（套房、（1）主會場（2）分會場（3）洽談室24單人房、雙人房）9（4）展示室（5）來賓休息室（2）領導人的

10、住宿預訂房間（6）工作人員休息室（3）妥善分配房間（7）演藝人員休息室制作來賓名冊支付的負擔范圍（住宿、餐費、10包括姓名、地址、公司名稱、電話、職務等25取用冰箱內的食物費用、電話費）各類函件安排用餐方面邀請函、信封、邀請卡、回函明信片、紀26（1）住宿者的用餐事宜11念品、停車場、指引地圖、餐券訂制張數(shù)（多（2）來賓、司機的用餐問題印20%以備用）、信封書寫投遞日期（3）服務人員的用餐（4）演員、樂隊的用餐問題紀念品方面活動行程方面紀念品的選定、包裝、外包裝書寫、禮品提（1）司儀開場白12款、蝴蝶結（裝飾禮品包裝）訂制數(shù)量（2）主持人的致辭（要多出20%以備用）（3）來賓致辭交通工具方面2

11、7（4）宣讀賀電13飛機、面包車、轎車（5）致謝辭14酬謝費（給司機人員等）（6）活動行程表會場布置（7）播放背景音樂主席臺、會標、燈光、音響效果、錄音、座（8）放映宣傳影片、幻燈片15次、臺下座位、緊急疏散方案、茶水飲料供應16宴會的形式（1）餐桌入座式（2）自助餐入座式（3）半入座式自助餐（4）雞尾酒立食式自助餐28服務柜臺的工作方面（1）來賓岀、缺席之確認（2）發(fā)放胸章（3）發(fā)放活動行程表（4）引導來賓到休息室（5）發(fā)放座位牌（6）發(fā)放紀念品（7）設置臨時電話（8）來賓簽名紀念16料理樣式和菜單印制17飲料香煙（1）國產白酒（2）雞尾酒（3）啤酒（4）飲料類18花飾（1）花籃（2）桌上花

12、飾（3）雕冰花飾（4）胸花（5）贈用花束（6）典禮臺花飾（7）載掛花飾（8）蠟燭（9）展示品飾花19看板、標示板類（1）大門看板（2）方向標示（3）專用停車場示牌（4）展示商品說明標牌29座位順序（1）桌面標示卡（2）桌面標示卡的書寫20拍照攝影方面（1）紀念照片（2）快照30胸章、名牌（1）顏色、大小、種類的選疋（2）公司名稱、職銜、姓名的書寫21選擇桌子（如圓桌或方桌）（十四）決議事項確認表決議事項決議內容達到目標所需支持執(zhí)行措施執(zhí)行負責人備注（十五）決議事項實施表會議名稱:決議事項決議日期決議負責人部門執(zhí)行負責人實施目標實施進度等評價各部門每個月的實施檢查表月份實施進度評價月份實施進度評

13、價142536（十六）會議室使用申請表填寫日期:使用日期使用時間會議名稱具體地點參會人數(shù)所需設備備注申請使用單位管理單位名稱填表人王官管理人王官經理（十七）印章使用登記表蓋章時間文件名稱發(fā)文號印章類別蓋章次數(shù)使用人批準人備注（十八）印章使用審批表注：請在備注欄中簡要說明蓋章用途編號用章部門蓋章時間印章類別蓋章次數(shù)文件發(fā)文號文件名稱備注用章人（簽章）批準人（簽章）（十九）印章使用申請單單位申請日期年月曰用印類別用印份數(shù)文件名稱文件說明申請人核準人（二十）印章管理登記表種類區(qū)分名稱印章內容管理責任人辦理責任人備注公司名印公司名印公司全稱行政部經理行政部經理印章部部門印行政部印公司名、部門名行政部經

14、理行政事務主管門分店分店印公司名、分店名XX分店經理分店印工廠名行政科長早職務董事、經理職務名稱行政部經理行政事務主管金屬制印章部長印財務部經理印公司名、職務名財務部經理財務主管（銀行專用）（二一）印章使用范圍表種區(qū)分公司支票及合同及定貨單各類辭請收人事關員工委銀行兌其他重及日常對外系及有存款任現(xiàn)憑證要文件業(yè)務文文件關證明賬目狀類債券件令示據(jù)公公司司名章名股份稱公司專用印部門名章早分公司名章職董事長名章務董事（股份名公司專用）早名章其他高級職員名章財務部經理名章分公司經理章第四章網絡信息管理（一）計算機故障維修記錄卡部門：填寫日期：單號:機器編號規(guī)格數(shù)量故障說明預估修理費使用人備注（二）計算機

15、網絡報修登記表序號報修時間報修部門報修原因維修人維修情況完成時間備注12345異常情況說明：（三）計算機網絡設備檔案表設備使用部門：設備名稱設備品牌規(guī)格型號銷售號碼銷售公司設備價格購買日期維護公司維護年限年維修費用故障現(xiàn)象及維修情況維修人維修時間更換配件記錄故障記錄備注第五章文書檔案資料管理（一）收（發(fā)）文登記表收文發(fā)文月日發(fā)文單位文號事由份數(shù)有無附件簽收月日收文單位文號事由份數(shù)有無附件寄件人簽收（二）公文傳遞單填寫日期：年月日收文公文編號文件名稱發(fā)文簽收備注（三）公文會簽單發(fā)文單位發(fā)文文號發(fā)文日期年月日時限普通件急件特急件密級普通秘密機密絕密內容會簽順序單位接文時間交文時間行政部轉呈時間1月

16、日時月日時月曰時2月日時月日時月曰時3月日時月日時月曰時備注（四）檔案索引表序號檔案號檔案名稱建檔日期儲存位置檔案內容處理（五）檔案明細表全宀宗號目錄號案卷號移岀歸還日期單位名稱經手人姓名管理人員簽字日期管理人員簽字（六）檔案調閱單編號：填寫日期：年月日類另U調卷部門調卷人文件內容摘要調閱用途調閱期限自年月日起至年月曰止，計日原收文編號借出日期檔號歸還日期備注保管人簽章（七）信件接收登記表月份：年份:日期信件種類接收人收信人所屬單位/職位分發(fā)日期簽收人（八）外發(fā)信件登記表序號外發(fā)時間信件信息發(fā)信人信息密級信件類別外發(fā)地址收信人發(fā)信件單位（十）借閱登記表年月日借閱日期編號名稱借閱人歸還日期借閱人

17、簽字借閱辦理人:（十一）丟失報告單填表日期：年月日丟失資料編號丟失資料名稱發(fā)現(xiàn)（大致）日期資料存檔日期資料所屬級別資料管理人丟失原因：資料管理人員簽名：日期:年月曰單位處理意見保衛(wèi)處處理意見單位主管簽名：保衛(wèi)處主管簽名：年月日年月日總經理審批意見：年月日（十二）聲像材料送審表送審日期：年月日聲像資料名稱附加文字材料頁數(shù)聲像資料送審人簽字確認欄攝編人員配音人員文字起草人員參審人員簽名：年月曰簽名：年月曰簽名：年月曰簽名：年月曰審核意見簽名：年月日第六章提案管理（一）項目提案表填寫日期：年月日單位職稱姓名提案名稱編號現(xiàn)況、缺點（附圖）、說明提案改善內容（具體、詳細、附圖）估計投資額（分項估算）預計

18、效益暨投資回收期（二）會議提案表XX公司XX會議第X號提案提案人所在部門提案日期提案編號理由（寫明提岀建議或意見的理由）措施（寫明實現(xiàn)所提主張的措施）審查意見審查人簽名（蓋章）備注（三）員工提案匯總表編號：月份：年月提案編號提案人所屬部門類別提案事項收件日期審核日期審核人結果實施效果核發(fā)獎金生產類技術類苴/、他可用可試不佳（四）優(yōu)秀提案審核基準表編號：填寫日期：年月日提案名稱評審人員評價項目評價基準等級分評價分有形效果（30）1.30萬元以上302.21萬30萬元（以2萬元為單位得1分）26293.11萬20萬元（以2萬元為單位得1分）21254.6萬10萬元（以1萬元為單位得1分）11205

19、.1萬5萬元（以1萬元為單位得1分）6106不足1萬元（以2000元為單位得1分）15（注：以年為單位的預計金額）無形效果（10）1安全性、勞動強度、環(huán)境或外形改善的效果明顯8102以上任意項改善效果一般373以上任意項可以看岀有改善12波及效果（15）1可以在整個集團推廣使用11152可以在公司內推廣使用7103適用于本部門464只適用于本班組（科、室）13獨創(chuàng)性（15）1全體員工共同提案12152.獨自的想法、建議8113計劃性的改善（對策）474.單純模仿改善35.般業(yè)務1活動評價（30）1活動難度極高6102.活動難度一般151.付出了極大的努力352一般性努力121改善效果長期有效3

20、52改善效果短期有效121.本部門實施6102其他部門實施15總得分100分（五）提案實施成果評分表提案名稱提案編號項目評分標準分數(shù)（分）項目評分標準分數(shù)（分）標準得分標準得分動主動發(fā)覺實施1015投無需投資2025機原來有缺陷，激發(fā)實施510資回收期半年以下152015%上級指標或旁人建議15回回收期0.51年1015創(chuàng)完全屬獨創(chuàng)、開發(fā)性1520收回收期12年510造參考科技資料加以研究、修1015期回收期2年以上15性正、改良25%20%由類似科技資料聯(lián)想并比510月10萬元以上1525照實施效經他人暗示或向他人學習15益2.5萬10萬元1015努力1付出精力多少25%1萬5萬元510程序

21、2參與規(guī)劃專案人員數(shù)目無形效益或1萬元以下1515%3所需完成的工作量合計100實施分數(shù)50以5159606465697074757980單獎金（分）下以上位核定獎金5001000200040006000800010000主（元）管注：此表用于重大建設性提案的評分。（六）員工提案改善評分表提案人所屬部門提案日期評定日期提案名及內容概要評評定標準評審意見最高評分權重（%評分經濟利益50疋創(chuàng)造性15應用范圍10成研究觀察花費時間10改善成本10績提案完整性5合計100評審者其他建議資金金額評定1經濟效益顯著者：年經濟效益核算額X2經濟效益不明顯者：評分資金20%董事長總經理審查主任委員審查小組評定

22、人注：此表用于一般建設性提案的評分。第七章行政人事管理（一）應聘人員登記表應聘職位：填表日期：年月日姓名性別年齡岀生日期籍貫民族身高體重學歷職稱健康狀況婚姻狀況畢業(yè)院校所學專業(yè)第一外語級別第二外語級別聯(lián)系方式身份證號期望工資上崗時間其他要求所受教育起止時間學校名稱專業(yè)學歷工作經驗起止時間公司名稱所擔任職務相關證明人參加的培訓培訓時間培訓機構培訓內容所獲得的證書所受過的獎勵及處分興趣和愛好個人特長及自我評價（二）面試成績評定表應聘者姓名性別年齡畢業(yè)院校專業(yè)學歷應聘職位應聘時間評價項目評定等級A-優(yōu)B-良C-好D-一般E-差儀表、儀態(tài)專業(yè)知識技能的掌握工作經驗與應聘職位的關聯(lián)程度語言表達能力分析判

23、斷能力應變能力情緒控制能力綜合評價人力資源部評價錄用決策予以錄用儲備不予考慮用人部門評價錄用決策予以錄用儲備不予考慮總經理評價錄用決策予以錄用儲備不予考慮（三）員工培訓申請表申請部門申請人培訓時間總時數(shù)培訓講師需費用培訓地點培訓人員培訓內容培訓器材部門主管審核：簽字：年月日主管領導批準：簽字：年月日（四）培訓實施計劃表擬辦單位：填寫日期:舉辦培訓班名稱本年度舉辦班數(shù)培訓地點培訓負責部門（人）培訓目的培訓對象培訓人數(shù)培訓時間教學目標培訓科目名稱培訓方式講師姓名培訓時間培訓地點備注科目培訓周次培訓內容摘要備注第1周進度第2周第3周（五）培訓費用預算表編號：申請日期：年月日課程名稱日期地點費用預算明

24、細1教材元/本X本=元2講師報酬元/時X時=元3講師交通費元4講師住宿費元/日X日=元5講師膳食費元/日X_日=元6其他費用元7合計費用元8預支費用元參加培訓人員名單（計人）部門姓名職稱備注（六）員工考勤統(tǒng)計表編號：填表日期：年月日姓名所屬部門岀勤天數(shù)應岀勤天數(shù)請假遲到早退備注事假病假婚假產假其/、他遲到累計時間早退累計時間（七）員工請假申請單編號：填表日期：年月日姓名所屬部門填表日期請假類別事假病假婚假產假喪假其他（請注明）請假事由請假時間年月日至年月日部門負責人意見人力資源部意見主管副總意見總經理意見（八）出差計劃申請表財務主管：會計：經辦人:務職-代務職簽認人差出人理代差點出地岀差時間日決起訖時時日日月月年年自至部人請申期日交費通交費宿住計合計合張證憑附分角元拾佰仟萬（九）差旅費報銷清單填寫日期：單位：元姓名職務岀差累計時間單據(jù)張岀差事由項目金額總經理：財務主管：部門主管：岀差人:起止時間地點車費起止時間地點車費住宿費起止起止起止起止膳食費交通費其他備注合計（十）差旅費支付明細表填寫日期：單位：元岀差人岀差日期核付金額岀差事由日期起訖時間起訖地點交通費膳食費住宿費雜費合計工作要點月